Memorandum. A dokumentum lényege és elkészítésének szabályai

A termelési környezetben gyakran felmerül a helyzet, amikor az egyik alkalmazott úgy dönt, hogy ezt vagy azt az információt átadja a vezetésének. Az ilyen írásban benyújtott fellebbezést „feljegyzésnek” nevezik. Mi ez a dokumentum és hogyan lehet azt összeállítani? Erről érdemes külön beszélni.

Alapfogalmak

Minden alkalmazottnak joga van kapcsolatba lépni közvetlen felettesével. Mindezt szóbeli és írásbeli módon is megteheti. Az első esetben mindez egy szokásos beszélgetéshez vezet, amely nem kötelezi az egyes feleket semmire. A második esetben a fellebbezés már hivatalos.

Egy ilyen üzleti papírt „feljegyzésnek” hívnak. Mi a különbség egy ilyen dokumentum és a vezetőségnek címzett egyéb nyilatkozatok között? A kérdés lényege a nevében rejlik. Egy alkalmazott elkészít egy ilyen papírt, hogy jelentést készítsen egy adott helyzetről vagy eseményről. Az információ vonatkozhat egyénre, a telephelyre vagy a termelés egészére. Attól függően, hogy kinek küldték, a feljegyzés mind a belső, mind a külső dokumentumokra vonatkozhat. Az első lehetőség az, amikor a munkavállaló az adott vállalkozáson belüli bármely szint vezetőjéhez fordul. És a második akkor érhető el, ha elküldi papírját egy magasabb hatóságnak. Aztán természetesen a külső szintre megy.

A probléma lényege

Általános szabály, hogy egy memorandumot meghatározott célra készítenek. Írható annak érdekében, hogy:

1. Javítsa ki a helyzetet. Például egy alkalmazottnak olyan tényei vannak, hogy a vállalat olyan intézkedéseket hajt végre, amelyek akadályozzák a munkafolyamat rendes menetét. Erről értesíti vezetését, kérve a megfelelő intézkedéseket.
2. Védje magát az igazságtalanságtól. Ez akkor fordul elő, amikor egy személy elfogult hozzáállást látva úgy dönt, hogy erről közvetlen vezetõjét értesíti. Ezt segítséget és védelmet keresve teszi meg.
3. Javítani kell a munkát. Az alkalmazottak néha észreveszik, hogy más osztályok vagy szervezeti egységek alkalmazottai hibákat követnek el, amelyek csökkent hatékonysághoz vezetnek. Aztán a vezetőhöz fordul, hogy segítsen a rend helyreállításában.
4. Kerülje a nem kívánt felelősséget. Ez akkor fordul elő, amikor egy esemény bekövetkezik. Miután elmondta feletteseiről, a munkavállaló kedvező feltételeket teremt saját magának, amikor nem lehet panaszt emelni ellen.

Ezen esetek mindegyikében a munkavállaló nem csupán információt közvetít, hanem segítséget kér a probléma megoldásában.

Igazságos büntetés

A munka fegyelemének köszönhetően az állampolgár lelkiismeretesen látja el feladatait a munkahelyén. Ezen túlmenően be kell tartania az elfogadott végzést, valamint a munkáltató minden utasítását és megrendelését. De az életben nem minden történik olyan simán. A munkavállalók cselekedetei néha eltérnek az általánosan elfogadott normáktól. Ebben az esetben a közvetlen főnökök kötelességüknek tartják, hogy tájékoztassák a vállalkozás vezetőségét arról, hogy mi történik. Egy ilyen jel eredménye a munkafegyelem megsértésének feljegyzését jelenti.

Általában ebben a dokumentumban az eset a következőkre vonatkozik:

1. Speciális utasítások be nem tartása.
2. Az elkövető helyzetével kapcsolatos közvetlen funkciók elmulasztása.
3. Munkafegyelem megsértése. Ez a távolmaradás, a késés, a munkahelyi részeg vagy más esetekre vonatkozik.
4. Jogellenes cselekmények elkövetése, amelyek közigazgatási vagy büntetőjogi felelősséggel járnak. Ebben az esetben lopásról, elrontásról, sikkasztásról és más bűncselekményekről van szó.

Ezen esetek mindegyikében az elkövetőnek ki kell viselnie a megérdemelt büntetést.

A dokumentum szerzője

Leggyakrabban a munkavállalóról szóló memorandumot közvetlen közvetlen felettese készíti. Ebben átadja a vezetésnek az alárendeltje tevékenysége negatív aspektusait.

Ugyanakkor a dokumentum általában a szerző személyes értékelését tartalmazza. A probléma elképzelésével együtt kínál lehetséges megoldásokat. De az utolsó szó, természetesen, a vezető lesz. Például egy alkalmazott munkáltatást tett. Ebben az esetben a főnöke elkészíti a rendezőnek címzett dokumentumot, amely általában a következőkkel kezdődik: „Felhívom a figyelmedet”. Ezután részletesen leírja, hogy mikor történt a jogsértés, és felajánlja a gondatlan alkalmazott büntetésének lehetőségét. Mivel egy ilyen megjegyzés a belső használatra szolgáló dokumentumokra vonatkozik, egy közönséges, A4 formátumú üres lapon adható ki. A szöveg tetszőleges formában kerül bemutatásra. Feltételesen két részre osztható. Az egyik a probléma leírását tartalmazza, a másik következtetéseket és konkrét javaslatokat tartalmaz erről.

A jogsértés különleges esete

A munkafegyelem megsértésének egyik típusa az, hogy a munkavállaló nem teljesíti a feje által neki ráruházott feladatot. Ez akkor fordulhat elő, ha a munkavállaló elfelejtette, nem tudta elhagyni vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyta ezt a parancsot.

Az ilyen cselekedet a fegyelem megsértésének minősül, és a közvetlen felügyelő memorandumot készít a megbízás teljesítéséről. Egy ilyen bűncselekményért egy személyt igazságosan meg kell büntetni. De ez csak akkor fog megtörténni, ha magyarázatot ad az eseményről. Ha az okok, amelyek arra ösztönözték a munkavállalót az ilyen cselekedetekre, meggyőzőnek tűnnek, akkor el is kerülheti a büntetést. Nehezebb megoldani a kérdést, ha a munkavállaló engedetlensége negatív következményekhez vezet. Itt valószínűleg nem lesz képes távol maradni. Különösen akkor, ha ilyen mulasztás eredményeként károkat okoztak, vagy súlyos károkat követtek el. A büntetést ebben az esetben a vonatkozó szabályozási aktusok alapján határozzák meg.

Hogyan lehet jelentést készíteni?

Bármely szintű menedzsernek tudnia kell, hogyan kell memo írni. A mintát egy konkrét példával lehet megfontolni. Tegyük fel, hogy néhány alkalmazott nem jött idejére dolgozni, és akkor egy látogató ott várt rá, hogy fontos szerződést írjon alá. Néhány óra múlva a munkavállaló ennek ellenére megjelent, de az idő elveszett, és az ügyfél már távozott. Egy ilyen cselekmény több jogsértést tartalmaz egyszerre:

• későn dolgozik;
• találkozó megszakítása;
• a társaságnak a szerződés aláírásának elmulasztása miatt okozott károk.

Ha a jelenlegi helyzetet nem lehet megváltoztatni, akkor a főnök köteles erről tájékoztatni a vezetést.

Egy hasonló dokumentumnak így kell kinéznie:

1. Először a jobb felső sarokban "sapka" van feltüntetve, amely jelzi, hogy kinek és kinek irányítják.
2. A központ közepén van a neve.
3. Az alábbiakban található a fő szöveg, amelyben az információkat meghatározott sorrendbe helyezik. Először a helyzet leírását tartalmazza. Ezután kérés következik a rendezés érdekében. Ezt követően következtetéseket vonnak le a fentiek alapján. Összegezve, a szerző kifejtheti ötleteit vagy javaslatait arra vonatkozóan, hogy véleménye szerint miként lehetne megszabadulni ebből a helyzetből.
4. A legalacsonyabb részre a dátumot és az aláírást, valamint F. I. O. teljes átiratát és a beosztott pozíciót helyezi.

Az októl függően a feljegyzés szövege tisztán informatív lehet, vagy szükség lehet a vezetőség beavatkozására a rend helyreállításához.