Tevékenységük során a jogi személyek gyakran döntéseket hoznak a közgyűlés elé terjesztett kérdésekben, amelyeken alapítók, részvényesek, egységek vezetői, valamint üzleti partnerek képviselői vehetnek részt. Ilyen helyzetben a közgyűlésen megoldandó feladatokat a közgyűlés jegyzőkönyvének felhasználásával kell elkészíteni. Ez egy meglehetősen specifikus dokumentum, amely rövid formában tükrözi a teljes esemény menetét, és tartalmazhat egy rövid összefoglalót a bemutatott információkról.
A közgyűlés jegyzőkönyve alapján megoldott kérdések
A közgyűlés jegyzőkönyve szükséges a szervezet vagy vállalkozás szerves részét képező különféle problémák megoldásához. Ennek a dokumentumnak a segítségével meg lehet változtatni az alapítók vagy részvényesek összetételében, részvények kibocsátásában, a vállalkozás átszervezésében vagy felszámolásában.
Azokban az ügyekben, amelyekben kollektív határozat szükséges, a közgyűlés jegyzőkönyvét kell használni. Az összeállítási modell ugyanazon szervezeten belül minden ilyen eseménynél azonos. Így a vállalkozás gazdasági tevékenységének tükrében ez a dokumentum fontos jogi jelentőséggel bír.
A közgyűlés jegyzőkönyvét, annak összeállításának mintáját és annak tartalmára alkalmazandó szabályokat az Orosz Föderáció különféle jogalkotási aktusai rögzítik. Ezért szigorúan be kell tartani a végrehajtására vonatkozóan megállapított követelményeket, mivel a szabályozó hatóságoknak az ellenőrzések során joguk van érvényben tartani a jogi személy döntéseit a meglévő jogsértések és a jegyzőkönyv alapkövetelményeinek be nem tartása alapján.
A regisztráció jogi követelményei
A szervezet gazdasági tevékenységében részt vevő tagok közgyűlésének jegyzőkönyvét legkésőbb a szervezet megszerzésétől számított 15 napon belül el kell készíteni. A dokumentum két példányban készült, és tartalmaznia kell egy meghatározott adatkészletet:
- Az ülés ideje és helye.
- A résztvevők tulajdonában lévő szavazatok száma.
- A távollévő résztvevők által leadott összes szavazat.
- Az ülés elnökének vezetékneve és neve.
- Az elnökség összetétele.
- A napirend.
A jegyzőkönyv rendszerint kivonatok formájában jelzi a megvitatáshoz és a szavazáshoz benyújtott fő kérdéseket, valamint a jóváhagyott eredményeket.
A jegyzőkönyv célja
Közgyűlés jegyzőkönyve - ez egy dokumentum a jogi személy irányát meghatározó döntések meghozatalának vázlata kollektív módon. A jegyzőkönyvek minden formája és típusa célja a kollegiális testületek döntéseinek dokumentálása. A jegyzőkönyvet üzleti találkozók, bizottsági ülések, tárgyalások és tanácskozó ülések során is elkészítik. A jegyzőkönyv célja az elért kollegiális határozatok és megállapodások dokumentálása.
Bármely vállalkozásnak vagy szervezetnek alkalmaznia kell a kollegiális döntéshozatali módszereket, és képesnek kell lennie arra, hogy helyesen készítsék üléseik jegyzőkönyveit. A kollektív úton elfogadott határozatok nyilvántartásának jelentősége jó segítséget nyújt a tevékenységük jogi személy általi helyes elvégzéséhez.
Ha a társaság alapítója vagy igazgatója egyedüli döntést hoz az üzleti tevékenység folytatásáról, akkor egy tanácskozó értekezletet szükségszerűen csoportosítani kell a társasággal kapcsolatos fontos döntések meghozatala érdekében.Így az ilyen döntések és a felmerülő kérdések megvitatását a közgyűlés jegyzőkönyve rögzíti.
Fontos eljárás
A protokoll összeállítási folyamata több szakaszból áll:
- A napirend meghatározása és elkészítése.
- A szükséges dokumentáció elkészítése és elkészítése.
- Minden résztvevő értesítése a közgyűlés helyéről.
- A résztvevők számára az ülés napirendjére való felkészüléshez szükséges információk terjesztése, az egyes kérdésekre kiterjedően.
A tárgyalások megkezdése előtt rögzíteni kell a találkozó résztvevőinek regisztrációs adatait a jegyzőkönyvben. E célból összeállítják az összes résztvevő listáját, amelynek számának meg kell felelnie a jogilag döntéshoz szükséges szavazatok számának.
A meghozott döntésekkel és a közgyűlés menetével kapcsolatos információk további dokumentálása érdekében a hang- vagy videofelvétel modern technikai eszközeit használják, amelyeket az összes beszéd és döntés stenográfiájához és feldolgozásához használnak. Ezenkívül a felvételtel egyidejűleg a jegyzőkönyv tervezetét írásban kell kidolgozni az ülés során. Feltétlenül tüntesse fel a dokumentumok listáját, amelyek részt vettek a szavazáshoz vagy megvitatáshoz szükséges kérdések benyújtásában. Ezek a közgyűlésen használt jelentések, projektek, referenciák.
A regisztráció szabályai
A tulajdonosok vagy a résztvevők közgyűlésének jegyzőkönyvét hozzáértő módon kell elkészíteni, és teljes mértékben meg kell felelnie az Orosz Föderáció jogszabályainak előírásainak.
Tartalma szerint a dokumentum lehet egyben a találkozó részletes és összefoglalója is. A tanácsadó testület közgyűlésén tartott összes beszéd teljes formában megjelenik. A rövid űrlap csak információkat tartalmaz a felszólalókról, a kézbesített beszéd témájáról. A rövid formát protokollrendszernek hívják. A jegyzőkönyv elkészítésének formáját az ülés elnöke vagy a testület döntése határozza meg. Az alábbiakban bemutatjuk a résztvevők közgyűlésének jegyzőkönyvének mintáját.
Ezt a dokumentumot az irodai munka minden normájának és követelményeinek megfelelően állítják össze, hogy a részleteket a GOST-nak megfelelően alakítsák ki.
A protokoll tartalma. Szervezeti adatok
A közgyűlés jegyzőkönyvének, amelynek mintája kidolgozás alatt áll, szükségszerűen tartalmaznia kell a szervezet teljes névére vonatkozó adatokat, valamint a jogi formára vonatkozó elfogadott rövidítéseket (LLC, JSC stb.). Ebben az esetben a névnek meg kell egyeznie a vállalkozás alapszabályában megadott és az Egységes Állami Nyilvántartásba bejegyzett névvel, valamint teljes dekódolással kell rendelkeznie, rövidítések nélkül.
Ha ez az LLC közgyűlés jegyzőkönyve, akkor a mintát ugyanazon szabályok és előírások szerint kell elkészíteni, mint a más jogi formájú szervezetek számára. Rögzíti a jogi személy helyét, tükröződve a szervezet jogi címének nyilvántartásában, és ennek meg kell egyeznie az alapító okiratokban rögzítettekkel, valamint az egységes állami nyilvántartásba való bejegyzéssel.
Találkozási adatok
A következő szakaszban, a jogi adatok meghatározása után, amelyek tükrözik a vállalkozás székhelyének valós nevét, meg kell adni az ülés idejével és formájával kapcsolatos információkat. Mindenekelőtt meg kell jelölni a közgyűlés típusát, amely lehet éves, rendkívüli, tervezett stb. Az LLC résztvevők közgyűlésének a hatályos jogszabályok szerinti jegyzőkönyve legalább évente egyszer kerül meghatározásra.
Találkozási űrlapok
Az ülés formáját a következőképpen lehet meghatározni:
- A meghatalmazott képviselõk vagy részvényesek személyes jelenléte.
- Levelezési formanyomtatvány a korábban elküldött dokumentumok gyűjtésével a szavazási kérdésekkel kapcsolatos vélemények tisztázására.
A tanácsadó testület ülésének időpontját és helyét szintén megjelöltük, feltüntetve a résztvevők tényleges címét.
A protokoll fő része
Megjelölik azt a témát és kérdéseket, amelyekkel az ülés megtörtént. Éves ülések esetén a törvény számos olyan kérdést meghatároz, amelyeket figyelembe kell venni. Az ülés többi részében a résztvevők szabadon választhatják meg a megoldáshoz szükséges témákat.
A megbeszélésen való részvételre és részvételre jogosult személyek regisztrációjának kezdő és befejezési idejét meg kell jelölni. Ebben az esetben a szervező vagy a titkár elvégzi az összes érkezési regisztrációt úgy, hogy megállapítja a jelenlévők személyazonosságát, és ezeket az adatokat beírja a jegyzőkönyv „Jelenlegi” szakaszába. Ügyeljen arra, hogy jelezze a résztvevő, valamint az ő pozíciója és a szavazatok száma. A részvénytársaságok esetében személyi igazolvánnyal vagy kiállított meghatalmazással kapcsolatos adatokat is be lehet írni.
Ebben a részben szintén feltüntetjük a kollegiális ülés megnyitásának és bezárásának idejét, a szavazási eredményeket, amelyeket a szavazatok számlálásának időpontja rögzít.
A napirend egyes pontjainak mérlegelésekor a következőket kell feltüntetni:
- Az ülésen való részvételre jogosult szavazatok száma.
- A leadott szavazatok száma.
- A különböző szavazási lehetőségekre leadott szavazatok száma.
- A meghozott döntések megfogalmazása.
Ezt követi egy szakasz, amely rögzíti a meghallgatott beszédek összes főbb rendelkezését, valamint az egyes kérdésekben beszélt személyek nevét. Az információkat kivonatok formájában mutatják be, amelyek a felszólalások összegzését alkotják.
Záró rész
Az alapítók, részvényesek vagy más résztvevők közgyűlésének jegyzőkönyve elkészítése után az elnök, valamint a közgyűlés titkárának aláírásait lepecsételik. Meghatározza az előkészítés időpontját is, amely nem eshet egybe az ülés időpontjával.
Különleges jegyzőkönyvek és ülések
Az ilyen dokumentáció másik érdekes példája a ház vagy a háztulajdonosok közgyűlésének jegyzőkönyve kertészeti partnerség. Az ilyen találkozókat és azok rögzítését megkülönbözteti az a tény, hogy a résztvevők egyenlő jogokkal rendelkeznek, és ha nagyszámú ember nem jelenik meg, döntéseket lehet hozni még azoknak a véleménye alapján, akik megérkeztek és részt vettek a megvitatásra benyújtott kérdések megoldásában. Egy ilyen jegyzőkönyv alapján a háztartási vagy kertészeti társaság fennmaradó tagjai kötelesek aláírni a meghozott döntéseket, függetlenül attól, hogy részt vettek-e a találkozón.
Egy ilyen dokumentum megfogalmazásakor általában megjelöli az újraszámoló bizottság összetételét. Az ülés elnöke és titkára mind a feljogosított személyek, mind a jelenlévő résztvevők által szavazás alapján kiválasztott személyek. módja lakóház menedzsment vagy kertészeti társaságot a lakóépületek vagy a földtulajdonosok közgyűlése választja meg. Az e kérdésekben hozott határozatok minden tulajdonosra nézve kötelezőek.
A közgyűlés jegyzőkönyvének végrehajtása különös figyelmet és bizonyos dokumentációs készségeket igényel. Nem szabad megengedni a dokumentum végrehajtására kidolgozott szabályok figyelmen kívül hagyását, mivel ez az egyetlen dokumentumszerű visszatükrözés a kollégiumi ülés döntéseinek jogszerűségéről, amelyek fontosak, ugyanakkor nagy jogi erővel bírnak, és amelyeket a ellenőrzések szabályozó hatóságok.
