Cos'è una lettera di risposta e come comporla?

Nella corrispondenza commerciale, ogni documento ha il suo significato e può, in un modo o nell'altro, influenzare il rapporto tra i partner. Tra l'enorme numero di diversi tipi di tali documenti, un posto speciale è occupato dalla lettera di risposta.

Classificazione dei documenti commerciali

Nelle relazioni tra le parti, la maggior parte dei problemi viene risolta per iscritto. E secondo la legge, come sapete, gli accordi verbali non sono validi. Pertanto, ogni azienda deve corrispondenza commerciale. È un mezzo generalmente accettato per lo scambio di informazioni a seguito di contatti ufficiali tra varie organizzazioni e imprese.

Tutte le lettere commerciali sono divise in due categorie:

1. Quelli che richiedono una risposta obbligatoria.
2. Quelli che non hanno bisogno di una simile reazione.

La lettera di risposta appartiene alla seconda categoria. È uno dei tipi commerciali di documenti insieme a una lettera di richiesta, informazioni, avvertenze, offerte, promemoria o presentazione. Tali titoli sono generalmente utilizzati al momento della conclusione e ulteriore supporto di vari accordi e altri accordi tra le parti. La lettera di risposta, a differenza delle altre, non chiede nulla e non offre nulla. Contiene solo informazioni precedentemente richieste dall'altra parte.

Conferma della domanda

Viene preparata una lettera di risposta in diversi casi. Questa potrebbe essere una reazione a un reclamo, un reclamo o una richiesta specifici. Inoltre, può essere sia positivo che negativo. Nel secondo caso, il documento presenterà già una specie di lettera di rifiuto. Ma è necessario dargli una spiegazione dettagliata dei motivi che hanno portato a tale decisione. Ad esempio, possiamo considerare il caso in cui la società ha ricevuto un ordine scritto ufficiale per la fabbricazione di un determinato tipo di prodotto per un periodo specificato. Se tale cooperazione è auspicabile per l'impresa, è necessario rispondere immediatamente. La risposta è arbitraria Può iniziare con le parole: "Completeremo" o "Produrremo". Come periodo, è meglio indicare la data di spedizione, tenendo conto del tempo necessario per produrre le merci e trasferirle al magazzino. Inoltre, è necessario stabilire i termini di pagamento, poiché il cliente può contare su più fasi. Inoltre, resta solo da calcolare l'importo totale e fornire i dettagli per i quali il cliente effettuerà trasferimenti di denaro. Tale documento è di solito firmato dal direttore e dal contabile principale e alla fine sono riportate le coordinate dell'esecutore diretto.

Corrispondenza con gli individui

Alcune imprese, per natura della loro attività, hanno un contatto diretto con le persone. Può trattarsi di un'organizzazione che lavora nel settore dei servizi o di un'azienda che produce beni di consumo. Informazioni di natura molto diversa, sia positiva che negativa, possono arrivare ai cittadini a rivolgersi a tale impresa. Tuttavia, richiede una risposta appropriata e una risposta obbligatoria. In questi casi, non puoi limitarti a una conversazione personale o una telefonata. Un cittadino deve ricevere chiarimenti completi su tutte le questioni che gli interessano. Questa dovrebbe essere una risposta dettagliata alla lettera.

Un campione di tale documento deve soddisfare determinati requisiti:

1. Per qualsiasi corrispondenza commerciale è meglio utilizzare il modulo ufficiale.
2. È necessario tenere conto delle peculiarità della compilazione di tali documenti.La cosa principale è che dovrebbero essere scritti in conformità con la nota regola del parallelismo, ovvero contenere gli stessi vocaboli e le stesse svolte linguistiche utilizzate dall'autore-iniziatore. Ciò massimizzerà la comprensione reciproca.
3. Assicurati di fare un collegamento alla lettera di richiesta, indicarne il numero e la data.
4. È meglio iniziare il testo con la frase: "Al tuo numero di lettera ...", "In risposta alla tua richiesta ..." o "Ti informiamo ...".

Quella che segue è una dichiarazione dei fatti e viene presa una decisione finale.

Rigorosamente formale

Se vuoi rispondere alla lettera ufficiale, devi farlo correttamente. Va ricordato che un simile appello deve essere certamente educato e corretto. Non dimenticare anche l'alfabetizzazione. È ridicolo vedere evidenti errori nelle informazioni fornite da un'organizzazione rispettabile.

Sin dall'inizio, l'indirizzo è stampato nell'angolo in alto a destra. È una copia esatta di ciò che è indicato sulla busta. La risposta è sempre data ad un qualche tipo di richiesta, quindi, nel timbro di registrazione in alto a sinistra, devono essere annotati i suoi dettagli originali (numero e data di partenza). Quindi arriva un breve appello al destinatario (puoi semplicemente indicare il cognome senza iniziali). Il testo dovrebbe contenere spiegazioni dettagliate sul problema di interesse. Come argomenti, dovrebbero essere utilizzati solo i dati verificati. In nessun caso non si può fare affidamento su voci e speculazioni. Se necessario, è possibile utilizzare estratti di regolamenti con gli articoli pertinenti. Il direttore dell'impresa firma tale documento e una nota viene resa un po 'più bassa con i dati del nome e del numero di telefono del dirigente responsabile.