Le società russe, le agenzie governative, gli imprenditori e altre persone giuridiche in procinto di comunicare tra loro utilizzano regolarmente documenti ufficiali. L'aspetto più importante della corretta interazione di organizzazioni e individui è l'uso dei dettagli. Il loro elenco è determinato dalla legge russa. Requisiti dei documenti: questo è l'attributo più importante delle fonti ufficiali pubblicate da imprese, autorità o compilate da persone fisiche quando contattano qualsiasi struttura. Quali sono le caratteristiche di lavorare con loro?
definizione
I requisiti dei documenti sono elementi obbligatori della progettazione visiva di varie fonti di informazioni, approvati, di regola, su supporto cartaceo, su carta, approvati a livello di standard statali, industriali o aziendali.
I tipi di documentazione che appartengono alla categoria organizzativa e amministrativa sono redatti in conformità con GOST R 6.30-2003. Questa fonte di standard include criteri unificati che sono obbligatori per l'uso durante lo scambio di documenti con la partecipazione di imprese, autorità e altre istituzioni russe con status ufficiale.
Considerare i dettagli più importanti dei documenti definiti dallo standard di stato specificato.
Dettagli di base secondo GOST: stemma della Federazione Russa
Molti documenti ufficiali devono includere lo stemma della Russia. Questo simbolo di stato può essere rappresentato in tre varietà: come multicolore sullo scudo araldico, come monocolore - con o senza un elemento simile. Lo stemma multicolore della Federazione Russa dovrebbe essere collocato su documenti contenenti le disposizioni delle leggi costituzionali federali e delle leggi federali, i regolamenti emanati dal Presidente, dal Governo e dall'Assemblea Federale.
Lo stemma monocolore della Federazione Russa senza scudo araldico dovrebbe essere collocato sui documenti pubblicati:
- Commissione interdipartimentale sul segreto di Stato;
- tribunali federali;
- la procura;
- Il comitato investigativo e altri organi con un profilo simile.
L'emblema della Federazione Russa viene utilizzato come elemento in lettere e altri documenti.
Stemma del soggetto della Federazione Russa e dei comuni
I dettagli dei documenti adottati nelle entità costitutive della Federazione Russa includono il proprio emblema della regione. Le regole per la sua collocazione sono regolate da atti normativi adottati in un determinato argomento. Inoltre, a livello regionale, possono essere approvate le regole per l'apposizione dello stemma della Federazione Russa su determinati documenti. I dettagli dei documenti rilasciati a livello di territori municipali, a loro volta, possono contenere l'emblema della città e di altri insediamenti o comuni. Le regole per il posizionamento di questo attributo sono stabilite da atti normativi adottati dalle autorità locali.
marchio
La registrazione dei dettagli dei documenti nelle organizzazioni può comportare l'uso di un emblema o di un marchio. Tali elementi sono collocati in conformità con le disposizioni della carta delle società. Inoltre, l'emblema non è posto sui documenti contemporaneamente all'emblema della Federazione Russa, un'entità costituente della Federazione Russa o di un comune. I marchi possono includere parole e immagini. Il colore degli oggetti di scena corrispondenti può essere qualsiasi.
Codice dell'organizzazione
In conformità con il classificatore di imprese tutto russo, il codice del documento può anche essere un codice di organizzazione. Questa informazione di solito serve come funzione di riferimento. Il documento principale, nella cui struttura è presente un codice organizzativo, è una lettera.
BIN
Nella maggior parte dei casi, i dettagli dei documenti primari dell'organizzazione richiedono l'inclusione nella sua struttura OGRN. Nelle lettere, questo elemento è indicato come parte delle informazioni di base sull'organizzazione. Il PSRN viene utilizzato anche per l'emissione di carta intestata dell'azienda. Per gli imprenditori, esiste un attributo simile: IP OGRN. Viene utilizzato principalmente per gli stessi scopi dell'elemento corrispondente nel flusso di documenti con la partecipazione di persone giuridiche.
TIN e PPC
Questi dettagli, insieme al PSRN, sono spesso utilizzati nella documentazione principale, nonché nelle intestazioni redatte dai dipendenti dell'organizzazione. PPC - un elemento inerente alle persone giuridiche. I singoli imprenditori non usano tali oggetti di scena.
Codice modulo documento
In conformità con il classificatore tutto russo della documentazione di gestione, il codice del modulo deve essere presente nella struttura dei dettagli di varie fonti. Questo elemento viene utilizzato principalmente per ottimizzare la velocità di trasferimento dei file su canali elettronici.
Nome dell'azienda
I dettagli obbligatori del documento includono un elemento come il nome dell'organizzazione. È importante che sia coerente con quanto indicato nei documenti costitutivi dell'azienda. I moduli devono contenere il nome completo dell'azienda. L'abbreviazione può essere posizionata accanto (sotto o dietro).
Informazioni di riferimento
Il prossimo elemento dei dettagli dei documenti - informazioni di riferimento sulla società. La loro struttura prevede l'inclusione di un indirizzo postale, numeri di telefono e altre informazioni che la società ritiene necessarie per inserire. Inoltre, di norma, sono apposti il codice dell'organizzazione, PSRN, TIN e KPP.
Nome tipo di documento
Il documento deve essere classificato correttamente per tipo. Il nome corrispondente della specie è registrato nella carta dell'azienda. Deve inoltre soddisfare i criteri inclusi nell'OKUD. Di solito l'articolo in questione è fissato sui moduli. Per le lettere, questo attributo (nome del documento) non è tipico. È scritto in maiuscolo.
Data del documento
Il prossimo attributo importante è la data del documento. Dovrebbe riflettere il tempo di creazione della fonte corrispondente o, ad esempio, la sua firma. La data è timbrata dalla persona che ha l'autorità di firmare il documento o il servizio interno dell'organizzazione responsabile dello scambio di fonti pertinenti. In alcuni casi, la data può essere timbrata dall'autore del documento.
Numero di registrazione
Il numero di registrazione (indice) è un requisito, che è stato fissato per facilitare la classificazione della fonte nei registri e negli archivi interni dell'organizzazione, nonché un identificatore durante il flusso di lavoro con altre società. Le regole per l'apposizione del requisito si riflettono nelle fonti amministrative approvate dalla società.
Inoltre, in alcuni casi, l'elemento in questione può essere integrato con un collegamento che include, in effetti, il numero di registrazione, nonché la data del documento che richiede una risposta. Cioè, questo attributo viene spesso utilizzato nelle lettere che sono redatte in risposta a ricorsi alla società.
Luogo di compilazione
In alcuni casi, può essere indicato il luogo di compilazione di un documento. Ad esempio, se lo determini sulla base di altri dettagli è difficile. Ma se il luogo di compilazione è già indicato in altri elementi del documento, non è necessario includere gli oggetti di scena corrispondenti nella struttura di origine.
destinatario
Il prossimo attributo significativo è il destinatario. Viene indicato se è necessario inviare un documento a uno specifico unità strutturale Azienda corrispondente. Inoltre, il destinatario può essere un funzionario o un cittadino nello stato di un individuo.
approvazione Grif
Potrebbe essere necessario un timbro di approvazione della fonte. Questo attributo può conferire al documento un carattere normativo.Ad esempio, un direttore di una società può utilizzare il timbro di tipo "I affirm", dopo di che le disposizioni nella fonte diventeranno vincolanti per i dipendenti della società.
risoluzione
Un altro attributo interessante è la risoluzione. Si attiva se un funzionario, come il direttore della società, vuole prendere una decisione, presa sulla base delle informazioni contenute nel documento. Questo requisito contiene anche un nome completo, i contenuti dell'ordine, il termine entro il quale deve essere completato, la firma, la data. Possono essere indicati gli esecutori dell'incarico.
testata
Alcuni documenti usano un'intestazione. Lo scopo è quello di presentare un breve riassunto delle informazioni presenti nella fonte. Nel significato, dovrebbe essere correlato al nome del documento. Esempio di intestazione: “Ordine di costituzione di un comitato di certificazione”.
Contrassegno di controllo
In alcuni casi, il documento richiede tali oggetti di scena come un segno di controllo. Questo elemento indica che la fonte è accettata dalla struttura competente dell'azienda e che sono in corso lavori su di essa. Di solito, questo attributo appare come un timbro con la parola "controllo".
Testo del documento
Probabilmente il requisito chiave del documento. Riflette l'essenza delle informazioni trasmesse attraverso i supporti cartacei. In generale, è compilato in russo o uno che ha uno status ufficiale in materia di Federazione Russa. Il testo può includere tabelle, vari elementi di formattazione.
La struttura del testo viene generalmente presentata in due parti: la prima riflette le ragioni e gli obiettivi dell'invio del documento, la seconda riflette l'idea principale dell'appello, della richiesta, della raccomandazione, ecc. In alcuni casi, è consentito utilizzare solo la seconda parte della struttura dell'attributo corrispondente.
Marchio applicativo
Accade così che nel testo del documento sia problematico visualizzare tutti i dati necessari. In questo caso, la fonte può essere integrata da applicazioni. Questo fatto dovrebbe essere visualizzato sul documento attraverso gli oggetti di scena appropriati. Come può essere incluso il marchio in questione nella struttura di origine? Di norma, scrivono: "Applicazione su tale e tale numero di fogli in tale e tale volume di copie". In alcuni casi, potrebbe essere necessario indicare il nome del documento contenente la domanda.
firma
I tipi più importanti di dettagli del documento includono un elemento come una firma. Viene messo da un funzionario, registrando così l'accuratezza delle informazioni contenute nella fonte. E questo non è solo un autografo: una firma come attributo indipendente dovrebbe contenere il nome della posizione della persona che firma il documento, nonché una trascrizione.
Grif armonizzazione
I requisiti per i dettagli dei documenti stabiliti in alcune organizzazioni richiedono la presenza di un timbro di firma. Viene utilizzato nei casi in cui è necessario fissare il fatto che le informazioni nella fonte sono approvate da una persona o struttura competente nella società.
Il timbro dovrebbe contenere la parola "concordato", nonché informazioni sulla posizione della persona che approva le informazioni pertinenti, la sua firma e la decrittazione. Una caratteristica chiave del timbro di approvazione è l'uso nella gestione dei documenti che coinvolge diverse organizzazioni.
Omologazione del visto
Un elemento abbastanza vicino alla tastiera può essere chiamato un visto di approvazione. La sua funzionalità chiave viene utilizzata solo all'interno dell'organizzazione. Allo stesso tempo, un visto può essere apposto più volte poiché il documento viene controllato in sequenza da vari dipartimenti.
stampa
Quasi sempre, i dettagli dei documenti di pagamento, così come altri tipi di fonti primarie, richiedono alle organizzazioni di apporre un sigillo. In Russia, di solito è inchiostro. La struttura della stampa di solito contiene informazioni sulla società: nome, PSRN, TIN e altri dettagli.
Scartoffie: sfumature
Abbiamo stabilito che i dettagli dei documenti sono il criterio più importante per l'organizzazione delle procedure corrette per l'interazione dell'azienda con partner, agenzie governative, nonché per le comunicazioni interne. Quali sfumature caratteristiche dell'attuazione pratica del flusso di lavoro nelle aziende russe si possono notare?
Si può notare che mettere tutti i dettagli richiesti da GOST è un evento raro. Ogni documento richiede l'uso di un insieme appropriato di elementi. Ad esempio, per quanto riguarda le lettere ufficiali, usano molto spesso dettagli come lo stemma della Federazione Russa, l'oggetto della federazione, il logo della città o della società, il codice della società, PSRN, TIN, KPP e il nome dell'organizzazione.
Il nome del tipo di documento in lettere non viene solitamente inserito. Mentre, ad esempio, tipi di fonti come un ordine, un atto, memorandum oppure una decisione deve contenere nella sua struttura l'elemento corrispondente. Nelle lettere è necessario indicare il nome completo dell'azienda a cui viene inviato il documento e se esiste un nome abbreviato previsto da fonti ufficiali, dovrebbe essere indicato anche (scrivere tra parentesi dopo il nome completo).
Esistono diversi metodi corretti per ridurre i nomi delle organizzazioni: dalle prime lettere (ovvero si ottiene un'abbreviazione come un istituto di ricerca), dalle sillabe iniziali (ad esempio, è possibile ottenere Uralmash) o da un altro metodo approvato nei documenti ufficiali dell'azienda destinataria.
Altri dettagli importanti dei documenti sono l'indirizzo postale, nonché i numeri di telefono e fax. Anche nelle lettere ufficiali sono generalmente indicati coordinate bancarie organizzazione. Un altro elemento importante del documento pertinente è la data, che riflette il momento della sua firma. Quindi viene firmato il documento ufficiale, su cui è posto il timbro dell'azienda.
