Le imprese russe, in virtù dei requisiti legislativi, possono avere l'obbligo di fornire vari tipi di rendicontazione agli enti statali, in particolare la contabilità. La redazione di documenti pertinenti può richiedere il consolidamento di volumi significativi di risorse interne. Allo stesso tempo, molte aziende prestano attenzione alla formazione di specifici rapporti di gestione. La sua presentazione agli organi statali è facoltativa, ma molte società lo formano e questo processo potrebbe richiedere uno sforzo non minore da parte dell'azienda. Perché ha senso applicarli? Qual è l'utilità del tipo appropriato di segnalazione?
Il ruolo del reporting gestionale
Che cos'è il reporting gestionale e qual è il suo ruolo nell'azienda? Questo termine si riferisce a una serie di documenti interni che contengono numeri che riflettono vari aspetti delle attività commerciali dell'azienda.
I rapporti sulla gestione, a differenza, ad esempio, della contabilità, sono volontari. Non è necessario che sia inviato al servizio fiscale federale e ad altre agenzie governative. Il suo ruolo è fornire alla direzione aziendale o ai suoi proprietari informazioni affidabili sullo stato delle cose nell'organizzazione.
Il reporting gestionale può integrare il reporting contabile o finanziario in termini di generazione di dati fondamentali per l'ottimizzazione di un modello di business e l'aumento della redditività di un'azienda. Il tipo di attività in esame può anche includere informazioni non finanziarie, che è importante per la corretta interpretazione dell'efficacia delle decisioni di gestione prese dal management dell'azienda. Il tipo di report in esame non è valutato per il fatto che contenga cifre impressionanti, ma è esattamente il contrario, per l'opportunità di rilevare difetti nel modello di business dell'impresa che impediscono una crescita di successo.
Il reporting gestionale è una componente essenziale della pianificazione. I documenti che lo compongono includono dati di grande importanza per il calcolo delle prospettive per l'attuazione di determinate decisioni livello di gestione. A sua volta, al completamento di una o un'altra fase dello sviluppo dell'azienda, il tipo di segnalazione in esame ci consentirà di analizzare in quali punti il management dell'azienda avrebbe dovuto agire diversamente e con cosa è connesso.
Vantaggi dei rapporti sulla gestione
Cosa differenzia fondamentalmente dai rapporti finanziari, contabili, gestionali? Innanzitutto la metodologia. I primi due tipi di rendiconti finanziari prevedono la raccolta di informazioni prevalentemente statistiche che riflettono il turnover del capitale in alcune aree dei processi aziendali. A sua volta, il reporting gestionale presuppone non solo il riflesso delle statistiche, ma anche l'interpretazione delle cifre corrispondenti. Il management dell'azienda sarà in grado non solo di osservare determinati indicatori, ma anche di capire cosa significano.
Pertanto, i report di gestione dell'organizzazione possono mostrare il motivo della maggiore redditività nella produzione di tipi specifici di prodotti o, al contrario, qual è la ragione per entrate insufficienti e costi troppo elevati per un particolare segmento di attività. L'interpretazione delle cifre registrate nella relazione sulla gestione consente alla direzione aziendale di prendere decisioni competenti in merito agli acquisti necessari, all'aggiornamento delle immobilizzazioni, alla modernizzazione delle attrezzature, ecc.
I rapporti sulla gestione interna, purché preparati in modo tempestivo, possono identificare tempestivamente le parti del processo aziendale in cui l'efficienza dei dipendenti dell'azienda non è sufficientemente elevata.
Contenuto dei rapporti sulla gestione
Cosa possono essere contenuti nei documenti che compongono il tipo di segnalazione in esame? Il fatto è che fonti di informazione del tipo corrispondente possono essere rappresentate nel quadro di un gran numero di varietà. Di norma, alcuni documenti sono adattati a gestori specifici. Il reporting è chiamato manageriale principalmente per il fatto che è destinato in modo specifico ai manager.
il struttura gestionale le organizzazioni moderne, di norma, presentano le posizioni del direttore generale e dei suoi vice. Questi possono essere: addetti alla produzione, alle vendite o, ad esempio, per questioni finanziarie. Nel primo caso, le relazioni sulla gestione interna possono includere dati relativi a:
- il costo di prodotti o servizi (in relazione a varietà specifiche di prodotti);
- caratteristiche dei lavori in corso, produzione di beni e servizi in relazione agli ordini di clienti specifici;
- la quantità di produzione che va al magazzino;
- scorte di materie prime, materiali o componenti coinvolti nel rilascio di merci.
Se la segnalazione deve essere fornita al vicedirettore delle vendite, la sua struttura può includere:
- informazioni sulla struttura di vendita in relazione a specifici tipi di beni e servizi, con clienti specifici;
- dati sulla dinamica della spedizione dei prodotti;
- informazioni sulle scorte in magazzino;
- dati sull'ammontare dei costi per la vendita di beni o per la consegna al consumatore;
- indicatori programmati relativi al ricevimento della merce in magazzino;
- informazioni sui crediti per posizioni vendute.
Se la segnalazione deve essere presentata al vicedirettore delle finanze, può contenere:
- informazioni sull'esecuzione del bilancio aziendale;
- informazioni sui costi associati alle attività economiche;
- cifre che riflettono il costo di beni o servizi;
- dati di profitti e perdite;
Inoltre, la segnalazione può contenere informazioni sui crediti e sui propri debiti della società su prestiti e altre obbligazioni.
Frequenza dei rapporti di gestione
Con quale frequenza devono essere effettuati i rapporti sulla gestione? È auspicabile che le informazioni che riflettono le aree di attività indicate dell'impresa non siano obsolete per più di una settimana. In alcuni casi, gli indicatori chiave possono essere definiti in una particolare impresa che dovrà essere aggiornata più frequentemente. Allo stesso modo, la direzione può fissare indicatori secondari, la cui preparazione non può essere spesa molto tempo, e quindi tali informazioni possono essere fornite molto meno frequentemente.
Segnalazione agli azionisti
Gli esperti nel campo della gestione aziendale raccomandano di prestare particolare attenzione alla preparazione delle relazioni destinate agli azionisti della società. Qual è la specificità delle comunicazioni pertinenti?
La caratteristica principale qui è che gli azionisti della società non possono prendere parte direttamente alla gestione della società. Accade spesso che l'unica area di interesse per loro siano i dati sull'utile netto. In alcuni casi le decisioni di gestione dettagliate nelle relazioni fornite agli azionisti della società sono inadeguate. Tuttavia, poiché i proprietari dell'azienda sono coloro che prendono le decisioni chiave in merito alla nomina dei top manager, sarà possibile riflettere nei rapporti informazioni che caratterizzano l'efficacia del lavoro del direttore generale e dei suoi supplenti.
Che aspetto potrebbe avere la segnalazione?
Quali sono le forme di rendicontazione della direzione? Abbiamo notato in precedenza che, a differenza dei documenti finanziari e contabili, il tipo di carta corrispondente è, in effetti, informale. Le forme di rendicontazione della direzione non sono regolate dalla legge. Pertanto, possono essere sviluppati dall'organizzazione in base alla struttura più appropriata, ad esempio a seconda del destinatario dei report.
Forse sarà più comodo per il vicedirettore delle finanze trattare documenti tabulari e il proprietario dell'azienda con programmi che mostrano chiaramente come i profitti cambiano in base a vari fattori. In alcuni casi, i moduli di segnalazione in questione possono essere molto simili a quelli compilati nella raccolta di indicatori finanziari o contabili
Procedura di segnalazione
Come si possono formare documenti di questo tipo? La segnalazione in questione comporta la soluzione di due gruppi di attività.
Innanzitutto, è la raccolta dei numeri necessari. È probabile che la loro fonte siano i file generati dai dipartimenti di contabilità e produzione dell'azienda nel corso delle attività in corso. Ad esempio, se un determinato volume di merci è stato spedito a un magazzino, i dati corrispondenti vengono generalmente registrati nel sistema CRM dell'azienda. I dati su altre attività commerciali svolte presso l'impresa si riflettono allo stesso modo.
In secondo luogo, questa è un'interpretazione degli indicatori raccolti in vari siti di produzione o presentati in cifre contabili. È necessaria un'analisi dei rapporti sulla gestione. La sua attuazione, ancora una volta, dipenderà da dove devono essere trasferiti esattamente i documenti pertinenti. Inoltre, in alcuni casi, sono desiderabili meno dettagli e, in altri, più dettagli sugli indicatori. Allo stesso modo, una lunga interpretazione dei risultati può essere accolta favorevolmente o, al contrario, è richiesta un'estrema brevità.
In alcuni casi, come tale, l'interpretazione delle cifre potrebbe non essere affatto necessaria, ad esempio quando si tratta di riferire a un CFO esperto. Probabilmente, interpreta i risultati meglio di qualsiasi altro manager, e avrà abbastanza figure pure.
Algoritmo di reporting
Considerare in che modo è possibile realizzare in pratica la formazione dei rapporti sulla gestione. Tra gli esperti russi, è popolare un algoritmo che presuppone la soluzione del problema in esame nelle fasi successive.
Prima di tutto, è necessario scoprire che tipo di informazioni compongono le dichiarazioni che il direttore generale, i suoi vice e proprietari vogliono vedere e con quale frequenza. Qualcuno potrebbe preferire conoscere le cifre su base settimanale, per un altro sarà sufficiente vedere gli indicatori chiave una volta al mese. È anche consigliabile che un futuro compilatore di rapporti scopra all'inizio dell'interazione con il management quale tipo di dati sarà molto probabilmente prioritario e quale tipo sarà secondario.
Il passo successivo è la comunicazione con il commercialista per determinare l'algoritmo in cui una persona impegnata nella risoluzione del problema in questione richiederà i numeri necessari. Il compilatore di report può anche interagire con i dipendenti di altre società nelle aree in cui vengono generati indicatori rilevanti per i documenti richiesti. La società dovrebbe costituire un sistema di rendicontazione gestionale al quale parteciperanno tutti i dipendenti competenti.
Il prossimo passo è creare forme di documenti in cui, da un lato, i numeri verranno registrati e, dall'altro, interpretati. Allo stesso tempo, la persona responsabile della segnalazione potrebbe trovarsi di fronte alla necessità di creare diverse forme di documenti adattati per un determinato destinatario: il direttore generale, i suoi sostituti e i proprietari.
I prossimi passi saranno collegati alla segnalazione pratica.Se l'impresa è piccola, quindi, in linea di principio, la persona coinvolta nella risoluzione del problema in questione può provare a raccogliere lui stesso i numeri necessari. Ma è probabile che avrà bisogno dell'aiuto dei colleghi. In questo caso, le fasi pratiche associate alla raccolta di informazioni possono essere precedute da alcune riunioni in cui la persona comunicherà agli altri dipendenti quali sono le basi della rendicontazione della direzione, a quale scopo vengono generati i documenti pertinenti e perché è importante per l'azienda. La risoluzione di questo problema può facilitare la gestione dell'azienda attraverso la pubblicazione di atti legali locali che richiedono ai singoli dipendenti di promuovere il lavoro della persona responsabile della segnalazione.
Varietà segnalanti
Dopo aver considerato i principi chiave del reporting gestionale, possiamo studiare singole varietà dei modelli corrispondenti per la visualizzazione di numeri che riflettono le attività dell'impresa.
Il primo tipo di segnalazione in questione è il saldo di gestione. Quali sono le sue caratteristiche?
Il bilancio gestionale, in linea di principio, è simile a quello contabile. La sua differenza fondamentale sta nel suo scopo funzionale. Il bilancio di gestione non è inteso solo a riflettere i dati, ma anche a interpretarli in termini di efficacia del modello di business dell'organizzazione, stato delle cose riguardo ai beni dell'organizzazione, obblighi della società verso i partner e viceversa.
Le cifre, che comprendono la contabilità, la gestione, i rendiconti finanziari, possono, in linea di principio, essere inserite nelle stesse forme. Tuttavia, il modo in cui verranno interpretati gli indicatori pertinenti può predeterminare la creazione di documenti in una struttura completamente originale. È importante chi sono gli utenti dei rapporti sulla gestione: ne abbiamo parlato sopra.
Il saldo che stiamo prendendo in considerazione comporta l'inclusione di informazioni che potrebbero essere di interesse sia per il direttore che per qualsiasi supplente, nonché per il proprietario dell'azienda. In questo senso, può essere un documento abbastanza universale.
Quali altri tipi di rapporti sulla gestione esistono? Tra questi, il conto profitti e perdite. Inoltre, è tradizionalmente accettato il riferimento a fonti contabili. Conto profitti e perdite: un documento che le imprese sono tenute a presentare sotto forma di relazioni ufficiali alle autorità di regolamentazione. Tuttavia, può anche essere utilizzato come fonte nella formazione di rapporti sulla gestione. Ciò è dovuto principalmente alla struttura molto conveniente di questo documento.
Il conto profitti e perdite dell'organizzazione registra i risultati finanziari delle attività dell'azienda per un determinato periodo di tempo. Riflette i dati relativi a ricavi, costi e risultati finanziari con un totale cumulativo. La struttura del documento del tipo in esame riflette: fonti di entrate, voci di spesa, redditività dell'azienda. Ma, come abbiamo definito sopra, contabilità gestionale e la segnalazione implica non tanto la risoluzione dei problemi legati alla raccolta dei numeri quanto l'interpretazione di vari indicatori. Pertanto, il documento in questione dovrà probabilmente essere accompagnato da fonti aggiuntive, che registreranno le spiegazioni necessarie per quanto riguarda le cifre che riflettono le entrate, le spese e i profitti della società.
Un altro documento significativo è un rendiconto finanziario. Questa fonte riflette i proventi finanziari della società in correlazione con le fonti, nonché i pagamenti della società in relazione alle aree chiave delle spese, anche in relazione a un periodo specifico. Il rendiconto finanziario può mostrare come stanno andando le cose in azienda in termini di risultati attuali nella produzione, nel campo della liquidità. Questo documento consente di valutare l'affidabilità creditizia dell'azienda. La fonte in questione può essere utile sia alla direzione dell'azienda sia ai suoi proprietari.
Abbiamo preso in considerazione i principali tipi di rendicontazione della gestione: conto economico, bilancio, nonché un documento che registra i dati sui flussi di cassa, può ovviamente essere integrato da altre fonti. Possono essere entrambi simili a quelli che abbiamo studiato e basarsi su approcci fondamentalmente diversi alla compilazione.
Segnalare le sfide
Quindi, abbiamo studiato cos'è il reporting gestionale, in che cosa differisce dalla contabilità o finanziaria, abbiamo conosciuto la procedura per la sua formazione. Sarà anche utile considerare le possibili difficoltà che accompagnano la sua compilazione.
Secondo gli esperti nel campo della gestione aziendale, il problema più importante che caratterizza il processo di segnalazione in questione è la mancanza di lealtà nei confronti del documento pertinente da parte dei dipendenti dell'azienda, e in alcuni casi anche top manager e proprietari. I dipendenti dell'azienda - commercialisti, dipendenti dei siti di produzione - non sempre percepiscono i rapporti sulla gestione come un documento a cui dovrebbe essere concesso il tempo per il quale ha senso spendere energia. Le imprese, come sapete, sono già obbligate a presentare documenti ufficiali agli organi statali, la cui redazione non è un compito facile.
Una posizione simile, quando il reporting di gestione non è percepito come qualcosa che merita attenzione, può essere ricoperta anche da top manager e proprietari, come abbiamo notato sopra. Molti dei leader, secondo gli esperti, si riferiscono ai documenti in questione come una varietà del metodo di gestione fuorviante, soprattutto se è necessario distogliere l'attenzione dagli indicatori di produzione non eccezionali.
Come risolvere un problema simile? Gli analisti raccomandano di iniziare con il livello di leadership. Sarà in primo luogo più giustificato per i gestori degli interessi nella preparazione delle relazioni sulla gestione, in modo che essi, a loro volta, formino gli atti giuridici locali necessari, in base ai quali gli altri dipendenti dovranno assistere nella formazione dei documenti pertinenti.
Un'altra difficoltà che caratterizza la soluzione del problema in questione è la necessità di sviluppare costantemente nuovi approcci all'interpretazione delle cifre contenute nel rapporto. Ciò può essere dovuto principalmente a cambiamenti nella struttura produttiva dell'azienda. Nel caso della rendicontazione contabile e finanziaria, come sappiamo, non è richiesta alcuna interpretazione delle cifre. Pertanto, diventa possibile utilizzare forme standardizzate in cui sono registrati gli indicatori corrispondenti.
Il rapporto di gestione dell'organizzazione, a sua volta, risolve molti altri problemi. È necessario, innanzitutto, dalla società stessa e non dagli enti governativi, come nel caso degli indicatori contabili e finanziari. Se l'interpretazione dei numeri contenuti nelle relazioni sulla gestione per una determinata struttura produttiva in un determinato periodo ha avuto un ruolo positivo, non è garantito che sarà ugualmente utile a condizione che le caratteristiche di alcuni processi aziendali siano cambiate. Molto probabilmente, il compilatore dei documenti di reporting dovrà migliorare gli approcci interpretativi man mano che la società cambia nell'ambito delle attività produttive. Ciò potrebbe richiedere molto tempo - sia i suoi personali che i colleghi, a cui può rivolgersi per consigli, opinioni o alcuni indicatori ausiliari che riflettono i risultati dell'azienda, al fine di capire come migliorare l'approccio all'interpretazione dei numeri.
Questo problema può essere risolto, ancora una volta, attraverso comunicazioni periodiche con i colleghi sotto forma di incontri, il cui argomento è la considerazione degli attuali indicatori di produzione, nonché lo sviluppo di misure per migliorarli, anche attraverso l'introduzione di nuovi metodi di rendicontazione, come la gestione.Nel contesto di approcci positivi per l'ottimizzazione degli indicatori di produzione, è più probabile che vengano percepiti positivamente dai dipendenti dell'azienda.
