מדוע אתה זקוק למלאי של מסמכים?

העבודה של כל ארגון, ככלל, קשורה למספר גדול של מסמכים. זוהי התכתבויות נכנסות והתשובות שנשלחו אליה, הוראות והצהרות שונות של עובדים, הוראות טכניות ודוחות חשבונאיים. כולם דורשים חשבונאות ואופטימיזציה במועד. אחת האפשרויות לפיתרון סוגיה זו היא מלאי של מסמכים.

בהתאם לחוק

המומחה העוסק בעבודה משרדית בארגון יודע הכי טוב מהי מלאי של מסמכים. במהלך השנה עוברת כמות עצומה של ניירות. כולם חשובים, וכל אחד מהם ממלא תפקיד מיוחד בפתרון סוגיה זו או אחרת. פשוט אי אפשר לזרוק מטען כזה, מכיוון שלכל אחד מהניירות הללו יש תקופת אחסון מסוימת במהלכה הוא תקף ועשוי בהחלט להועיל. מסמכים כאלה בדרך כלל מופקדים בארכיון, שם הם נמצאים כל הזמן.

בכל עת ניתן לקחת אותם משם ולהשתמש בהם כמתוכנן. בחוק הפדרלי "לענייני ארכיונים" מאוקטובר 2004, רשימה של כל האפשריים סוגי מסמכים ולכל אחד מהם יש תאריך יעד ספציפי אליו עליו להיות עם הבעלים. אבל איך לקחת בחשבון את כמות הניירות העצומה שהתקבלה לאחסון? לשם כך יש מלאי של מסמכים. זה מורכב על ידי העובד האחראי לארכיון, ומהווה תוספת חובה לכל תיקיה או תיק המוגש לאחסון לטווח הארוך.

שולח מסמכים חשובים

המזכירה בארגון גם מציגה לרוב מלאי של מסמכים. אין פירושו רישום של התכתבויות נכנסות או יוצאות. לשם כך, לכל מזכירה יש יומן מיוחד. שם, רגע קבלת המכתב או שליחתו נרשם בהתאם, מציין את התאריך, הנמען והממונה. המלאי עשוי במקרים מסוימים להיות בתוך התכתבויות כאלה.

לדוגמה, ארגון שולח חבילת מסמכים לכתובת. הם לא יכולים פשוט להכניס מעטפה ולזרוק אותם לתיבה על ידי הדבקת חותמת. היכן הערבות לכך שהניירות יגיעו במלואן? כמובן שאם מדובר בעלונים או עלונים פשוטים, אל תדאגו. בכל עת ניתן לשלוח אותם שוב. אבל לפעמים צריך לשלוח מסמכים רציניים לפי בקשה רשמית. במקרה זה, בנוסף לניירות הערך העיקריים, יש לכלול בחבילה מכתב כיסוי ומלאי שיהיה רשימת תיעוד שנשלחה לכתובת זו.

העברת מסמך

עובדים העוסקים בהתקשרות יודעים היטב מה מלאי המסמכים. אתה יכול להכין מדגם בקלות בעצמך.

העיקר שמאמר זה מכיל את כל המידע הדרוש:

• שם השולח כתוב בפינה השמאלית העליונה, או שמונחת חותמת החברה.
• מימין נתוני הנמען (שם החברה ושם המלא של ראשו).
• מתחת למרכז השם. לדוגמה, זו תהיה "רשימת המסמכים שיועברו לחוזה" שצריך לציין גם את המספר והתאריך שלהם.
• יתרה מזאת, נערך באופן אקראי טבלה, שבה חייבים להיות לפחות 4 עמודות (מספר בסדר, שם המסמך, מספרו ותאריךו, מספר העותקים, מספר הגיליונות).
• לאחר מכן נערך רשומה סופית לגבי מספר המסמכים המועברים על פי מלאי זה. עליכם לחשב גם את המספר הכולל של גיליונות המצורפים.
• בתחתית העמוד נרשמת הערה מי העביר וקיבל את המסמכים הללו עם התאריך, שם המשפחה והמיקום.

זוהי רשימת המסמכים הנפוצה ביותר, שמדגם שלה ידוע לכל פקיד כטופס דואר מספר 107. ניתן לקחת טפסים מוכנים מראש בכל סניף דואר על מנת למלא באטיות ולבדוק אותם במקום העבודה.

דקיקות לארכיון

כל עובד בארכיון מכיר את רשימת מסמכי התיק. זה מתבצע במהלך העברת ניירות ערך לאחסון. מסמך זה אינו רק תוכן של תיקיה ספציפית. זה מאפשר בכל עת למצוא את המידע הדרוש בקרב מספר עצום של מאמרים.

הזמנות, דוחות והשקעות אחרות ממודאות ומתמצות בטבלה, שאמורה להכיל שש עמודות נדרשות:

• מספר סידורי.
• אינדקס של מסמך ספציפי בהתאם למינוח.
• התאריך שלו (זה שצוין בהרשמה).
• כותרת (הזמנה, מכתב, חוזה).
• מספרי גיליונות.
• הערה

השולחן יכול להיות די גדול. אך בכל מקרה, ממש בסוף, יש לערוך רשומה סופית לגבי מספר המסמכים המופיעים בו, כמו גם את המספר הכולל של העמודים שחושבו. כעת, כשאתם בודקים תיקיה כזו תוכלו למצוא בקלות את הנייר הרצוי לפי הפרמטרים הנדרשים מבלי להתאמץ במיוחד.

תכונות המלאי

רשימת המסמכים הפנימית מחייבת ידע מיוחד ותשומת לב מיוחדת מהמהדר שלה. לפעמים שגיאות בעיצוב גורמות לכך שהנייר פשוט הולך לאיבוד בזרם מידע עצום. בהיותה לא במקום, היא עפה מחוץ לטווח הראייה.

לדוגמה, עבור בדיקה מתוכננת מפקחת המס הייתה זקוקה לדו"ח לפני שנה שעברה, והיא הוגשה ברשלנות יחד עם מסמכים אחרים. היה מצב בו עובד של המפעל לא יכול לאשר מידע זה או אחר שנמסר קודם לכן. אי הבנה כזו עשויה לגרום לקנס לארגון ולעונש על עובדים האחראים על מסירת מידע ואחסון מסמכים. כמות האובדן תלויה בחשיבות הנתונים המבוקשים. כדי למנוע זאת, יש לשמור את רישומי המסמכים כנדרש. תהליך זה הוא כמובן מורכב מאוד וגוזל זמן. בנוסף, יש לקחת בחשבון את רב השלבים ואת רצף ההליך.

תיקים אישיים של עובדים

שירות כוח האדם של כל ארגון או ארגון כלשהו הוא גם קטע דרכו עוברים מסמכים רבים ושונים. רובם נצברים בתיקים האישיים של העובדים.

הם מאוחסנים במקום עד הפיטורים, ורק לאחר מכן נשמרים בארכיון. במקרה זה, על פקיד כוח האדם לערוך מלאי של תיקים אישיים. ראוי לציין כי בחקיקה של רוסיה אין כללים מסוימים לגבי הכנתה. כל הכללים נלקחים מהתקופה הסובייטית. בהתאם להם, מלאי כזה צריך להיות טבלת סוגים של שבע עמודות:

• מספר לפי הסדר.
• אינדקס של מסמך ספציפי.
• תאריך
• הכותרת והסיכום של המסמך.
• מספרי גיליונות.
• תאריך בו נכלל המסמך בקובץ.
• הערה לתווים מיוחדים.

בסוף, מחושב המספר הכולל של המסמכים המופיעים ברשימה. כל זה נעשה בחתימת קצין כוח האדם המציין את מועד העברת התיק.