קובץ אישי של העובד: עיצוב לדוגמא

על עובדי מחלקת כוח האדם להיות בעלי מידע מדויק, מלא ואובייקטיבי אודות כל עובדי המפעל אשר נמצאים בצוותו. תיעוד הרשומות הפרטניות, המכיל מידע על פעילותו המקצועית של כל עובד, נאסף במעין תיק. בשלב הבא, אנו שוקלים כיצד מתבצע היווצרות תיקים אישיים של עובדים בארגון.

מידע כללי

התיק לעובד נחוץ לשיטתיות של המידע הזמין, לסיכום במקום אחד. התיק האישי של העובד, המדגם שיובא להלן, הוא סט של ניירות הנוגעים ל:

• תעסוקה.
• תהליך קידום.
• עמידה בכללי משמעת העבודה.
• סיום היחסים עם המעסיק ואחרים.

קטגוריות עיקריות של עובדים

יש לציין כי ניהול תיקים אישיים של עובדים אינו חובה ביחס לכל העובדים. דוגמה לכך היא החוק הפדרלי מס '79. הוא קובע רישום חובה של תיקים אישיים של עובדים שנמצאים בשירות המדינה. לגבי עובדים אחרים ניתן לקבוע את נוהל עריכת התיק על ידי פעולות רגולטוריות בעלות אופי מקומי. הקבצים האישיים עשויים להישמר על ידי העובדים הבאים:

1. מנהלים (ראשי מפעלים, סגנים, עוזרים).
2. ראשי אגפים מבניים וסגניהם.
3. מומחים מובילים (עיקריים).
4. אחריות עובדים.
5. עובדים הכלולים בשמורת כוח האדם לצורך העברתם לתפקידים בעלי חשיבות מיוחדת.
6. מומחים המספקים את הפעילות של מנגנון ניהול הארגון.

היתרונות בהרכבת תיק

יש לציין כי התיק האישי של עובד הוא מקור נתונים נוח מאוד על כל עובד. בתיקיה אחת נאספים כל העותקים של המסמכים האישיים של העובד, הזמנות שנלקחו ביחס אליו וכן הלאה. זה מאפשר לך להפיק את המירב ביותר מאפיין עבור העובד, לשים לב לגופו או להפך, לכל הפרה והפרות שביצע במהלך פעילותו המקצועית במפעל.

מעשים פנימיים של המיזם: התיק האישי של העובד

המסמכים נאספים ונאספים על ידי עובדים שונים לפי שיקול דעת ההנהלה. אם תיקיות עם ניירות אישיים אמורות לכל העובדים, רצוי ליצור מעשה מקומי מתאים. בנוסף, יש לכלול קטע שמספק את הצורך בפתיחת התיק האישי של העובד עבור כל עובד במשרה מלאה, כולל אנשי צוות טכני. בחלק מהארגונים, המנהלים מעדיפים לפתח מעשה נפרד הקובע את כל הפרטים של אוסף התיקים.

הניואנסים העיקריים

ללא קשר לצורת ההסדרה להכנת תיקונים לעובדים, כאשר אתה עובד איתם, עליך לקבוע:

1. קטגוריות של עובדים עליהם מוגשים תיקים אישיים. האם זה יהיה כל העובדים או רק קבוצות נפרדות מהם. לדוגמה, זה יכול להיות רק מנהלי כל מחלקות הניהול.
2. האופן בו נערך התיק האישי של העובד. המדגם צריך לכלול את כל הסעיפים והעמודות הדרושים בהם מוזמן מידע על המומחה.
3. הרכב המסמכים שנאספים בתיק. במקביל, מצוין אילו מסמכים מוגשים בצורה של עותקים ואילו במקור.
4. סדר עריכת תיקים.
5. כללים להכרת העובד במסמכים עליו.
6. הנוהל לאחסון תיקים אישיים של עובדים.

האם יש צורך בתיקייה למשרה חלקית?

זה יהיה תלוי בשאלה אם העובד ממלא תפקיד בו יש צורך בתיק האישי של העובד. במקביל, בדרך כלל מתחילים תיקים חדשים עבור חלקי זמן חיצוניים, ולתיקיות פנימיות המסמכים המתאימים מוגשים לתיקיות הקיימות. אם הארגון קובע התנהלות חובה של עניינים אישיים בחיקוקי רגולציה, הם יושמו גם על משרות חלקיות, בהתאם לנוהל שנקבע.

עבור עובדים במשרה חלקית, התיק נערך על פי הכללים הכלליים שהוגדרו בכל מפעל מסוים. על פי האמנות. 283 לחוק העבודה, אזרח, כאשר הוא ממנה אותו לתפקיד במקביל, מציג דרכון או מסמך אחר המאשר את זהותו. אם התפקיד דורש ידע מיוחד, הזכות של המעסיק לבקש מהמומחה העתידי להציג תעודה או מסמך אחר בנושא חינוך או הכשרה (או העתק ממנו, מוסמך כדין). בעת הגשת בקשה למפעל עם תנאי עבודה קשים או מסוכנים (מזיקים), המעסיק עשוי לדרוש אישור על אופי ותנאי הפעילות במקום העיקרי של העובד. יש להגיש עותקים של המסמכים שהוגשו לתיק האישי.

אוסף ראשוני

יצירת תיקים אישיים מתבצעת לקיבוץ מסודר של מידע מתועד על עובדים ישירות בתהליך קיבוץ יחסי עבודה עימם. הידור, ככלל, נעשה בתיקיה נפרדת עבור כל עובד. צורה זו של ניהול עניינים אישיים נחשבת לדרך הנוחה ביותר לארגון מידע. יחד עם זאת, יש לזכור שאסור לקבל, לעבד ולצרף לתיק מידע שמצביע על אמונותיו הפוליטיות, הדתיות והאחרות, חייו הפרטיים, חברות בארגונים ציבוריים, כולל איגודים מקצועיים.

דרישות בסיסיות

בפועל, בעת עריכת קבצים אישיים, מסמכים מונחים בתיקיה. על הכריכה הודבק מספר סידורי שהוקצה לתיק. תחתיו, התיק האישי של העובד רשום ביומן (ספר) המתאים לחשבונאות. דרישה זו כלולה באמנות. 695, פיסקה ב 'ברשימת ניירות המודל הארכיוניים שנוצרו בתהליך תפקודם של גופי מדינה, רשויות מקומיות עם ציון על תקופת האחסון. לאחר שעובד עוזב את העסק, התיק שלו מוסר מהתיקיה. ואז התיק האישי מבוצע לצורך העברה לארכיון ומופקד.

מידע על יומן חשבונאות (ספר)

מסמך זה עשוי להכיל את הנתונים הבאים:

1. מספר התיק.
2. שם מלא מומחה.
3. מספר התיקים הראשוניים.
4. תאריך העברת ניירות לארכיון.
5. מידע אחר שנמסר מדיניות פנים מפעלים.

ביצוע ראשוני כולל קיבוץ ניירות המעידים על העסקתו של אזרח, ואז כל המידע הקשור לפעילותו המקצועית של עובד בארגון.

רשימת נתוני אב

בחקיקה לא מוגדרת רשימת המסמכים שיש לכלול בתיקים אישיים. לגבי עובדי מדינה, ניתן בתיק שלהם נתונים אישיים ואחרים הנוגעים לקבלה לשירות, העברתו ופיטוריו. מידע אישי כולל גם את המידע הדרוש כדי להבטיח את פעילותה של סוכנות ממלכתית. התיק כולל גם:

1. רשימת מסמכים פנימית.
2. גיליון הרשמה אישי או טופס בקשה.
3. אוטוביוגרפיה.
4. עותקים:

• מסמך זהות;
• תעודת ביטוח;
• TIN (אם מסופק על ידי עובד);
• תעודות רישום צבאיות לגיוסים ואזרחים הכפופים לטיוטה;
• ניירות ערך המאשרים את זכותו של המומחה לניכויי מס, המפורטים בסעיף. 218 קוד מס;
• תעודות לקביעת רמת המגבלות על מוגבלות, נכות (כאשר מסופק על ידי רופא מומחה);
• הוראות (פקודות) בקבלה למדינה;
• תיאור תפקיד;
• הסכם על קבלת אחריות (אם התפקיד קובע זאת);
• חוזה עבודה (אם המקור מאוחסן בתיקיה נפרדת).

5. מאמרים הנוגעים לגישה למידע המהווה סוד המוגן בחוק (אם מילוי תפקידו של מומחה כרוך בשימוש במידע כזה).

6. תוצאות הבדיקה הרפואית המקדימה (בדיקה), המתבצעת לביסוס התאמתם המקצועית (במקרים שנקבעו בחוק).

מסמכים נוספים

במהלך עבודתו של המומחה, ניתן להגיש את הדברים הבאים לתיק האישי שלו:

1. העתקי הסכמים לחוזה הראשי (או העותקים שלהם).
2. התראות על שינויים בתנאי חוזה העבודה ביוזמת המעביד.
3. עותקים:

• דוחות ופתקי הסבר, הצהרות ועתירות של העובד בנושאים שונים;
• הוראות (הוראות) על העברת עובד לפעילות אחרת (תפקיד), על הסרת סנקציות משמעתיות, תמריצים, הפסקת פעילות במפעל;
• ספר עבודה.

4. תוצאות בדיקות רפואיות תקופתיות (חובה).

5. חומרי הסמכה (אם המשרה מחייבת אמצעים אלה).

6. מסמכים אחרים הנוגעים לפעילות המומחה בארגון.

צילום מומחה

היא נוכחת גם בתיק האישי. בדרך כלל משתמשים בתצלום 4x6. על גבו כתוב השם המלא עובד. רצוי לשנות את הצילום לפחות פעם בחמש שנים או כשמגיעים לגיל מסוים. נושא זה מוסדר על פי שיקול דעת הרשויות.

שנה פרטים

על עובדי כוח אדם האחראים להכנה ולניהול עסק לפקח על מצבם ולעדכן את המידע בזמן. אין צורך לתקן את השאלון או את גיליון הרישום, וכן לחייב רופא מומחה למלא את העיתון שוב. כל ההתאמות נעשות על ידי עריכת מעשים בודדים. הם נקראים תוספות לקטע מסוים (בנוסף לשאלון, למשל). ככלל, הם מוצגים בצורה טבלאית. פיתוח טפסים מתאימים נתון לשיקול דעתו של המעסיק.