בפעילות המיזם או בכל תחומי חיים אנושיים קיימים כל העת יעדים מסוימים, כדי להשיג רצף של פעולות שיש לתאר. תמצית התכנון היא פיתוח אלגוריתם איכותי שישיג תוצאות ספציפיות בזמן.
מה מתכנן?
תמצית התכנון היא הקצאת זמן ומשאבים חומריים, כמו גם פיתוח אלגוריתם של פעולות להשגת המטרות. אם ניקח בחשבון מושג זה ביחס לארגון, אז זהו אחד התפקידים העיקריים של הניהול. במקרה זה, תהליך התכנון ייראה כך:
- הצהרת משימה של הארגון;
- בהתאם לפסקה הקודמת, מפתחים יעדים המתוכננים להשיג;
- עריכת תוכנית פעולה כללית;
- לחפש משאבים הדרושים ליישום התוכנית;
- קביעת מעגל מבצעי התוכנית והבאת מידע מקיף להם;
- רישום התוצאות בצורה של מסמך מאושר של הטופס שהוקם.
כך, ניתן לפרש את מהות התכנון כהתפתחות מערכת יעדים, כמו גם דרכים להשיג אותם. אובייקט הוא ארגון ספציפי או היחידה המבנית שלו שלגביה נערכת תוכנית מבטיחה. באשר לנושאי התכנון, מדובר באנשים או מחלקות ספציפיות המבצעות פעילות זו.
עקרונות בסיסיים
נבדלים בין העקרונות הבסיסיים לתכנון:
- עיקרון האחדות הוא שכל המשימות הקטנות הכלולות בתוכנית צריכות להיות מכוונות להשגת המטרה הגלובלית הסופית;
- עקרון ההשתתפות מרמז כי בדרך זו או אחרת, כל האנשים שיעבדו על ביצוע הפרויקט צריכים להיות מעורבים בתהליך התכנון;
- עקרון ההמשכיות קובע כי אין להפסיק את ביצוע התוכניות בגלל נסיבות בלתי צפויות (עליכם להגביל את עצמכם לבצע התאמות);
- עקרון הגמישות מרמז על אפשרות לשנות את התוכנית, כדי להתאים אותה לתנאים המשתנים ללא הרף;
- עקרון מדעי - יש להצדיק בבירור את כל ההוראות בהתאם לתיאוריות ידועות;
- עקרון הדיוק הוא לתאר את התוצאות הסופיות והבינוניות בצורה אובייקטיבית ככל האפשר.
כל הדרישות הללו מחייבות. תוך שמירה על עקרונות תכנון אלה, תוכלו לערוך תוכנית פעולה איכותית ואפקטיבית.
שיטות תכנון משאבים בסיסיות
ניתן לבצע תכנון משאבים בארגון בהתאם לשיטות הבסיסיות הבאות:
- שיטת האיזון כוללת מציאת איזון בין צרכי המשאבים לבין מקורותיהם;
- שיטת החישוב והניתוח מאפשרת לקחת בחשבון את כל הגורמים המשפיעים על השגת התוצאה הסופית, כמו גם את הדינמיקה שלהם;
- שיטות כלכליות ומתמטיות כרוכות בשימוש במודלים מעוצבים במיוחד המאפשרים להשיג תוצאות מדויקות ביותר;
- שיטת גרף-אנליטי מורכבת בשימוש באמצעים מיוחדים להצגת תוצאות ביניים וסופיות;
- שיטת יעד-תכנית כוללת פיתוח מערך של צעדים ומשימות אשר יישומם מבטיח את השגת התוצאה הסופית.
בחירת שיטות התכנון תלויה לא רק בפרטי המפעל, אלא גם במצב שהתפתח בסביבה הפנימית והחיצונית לפרק זמן מסוים.
היעדים העיקריים של התכנון
בכדי שהשגת המטרות תהיה אמיתית, יש צורך להכין תוכניות ואלגוריתמים של פעולות באיכות גבוהה. כך ניתן לנסח משימות תכנון באופן הבא:
- יצירת רשימת בעיות שיש לפתור בתקופת התכנון;
- לחפש תרחישים שלפיהם המצב עשוי להתפתח;
- ביסוס היעדים וקביעת מידת חשיבותם;
- לחפש מקורות משאבים, כמו גם פיתוח תוכנית לשימוש בהם;
- ייעוד התוצאות הסופיות והבינוניות, לפיהן יבוצע מעקב אחר השגת היעדים.
לאחר פיתוח תוכנית גלובלית, חשוב לפרוס אותה למשימות מקומיות. הם פועלים כסוג שלבים, אשר יישומם מקרב את הארגון להשגת המטרה הסופית.
מדוע אתה צריך לתכנן תוכניות?
הצורך בתכנון בכל תחומי הפעילות נובע מכמה סיבות:
- ההתפתחות הכלכלית מאופיינת ברמת אי וודאות גבוהה, ואופטימיזציה של השימוש במשאבים על ידי עריכת תוכנית ברורה עוזרת להחלקת רגעי משבר;
- תכנון מסייע ביצירת יתרונות תחרותיים בשל העובדה שבמסמכים פוטנציאליים ניתן לספק תנודות בסביבה החיצונית, הפרעות באספקת המשאבים ונושאים אחרים;
- מערכת תכנון מאפשרת לך ליישם תוכניות ליישום חידושים והישגים של התקדמות מדעית וטכנולוגית;
- חברה יציבה הפועלת על בסיס תוכנית מתוכננת בבירור אטרקטיבית יותר להשקעה;
- טרנספורמציות מבניות הדרגתיות המבטיחות השגה שיטתית של יעדים טקטיים ואסטרטגיים;
- עריכת תוכניות אמיתיות על ידי מתאם בין ההזדמנויות הנוכחיות לתוכניות לטווח הארוך;
- התפתחות תכליתית של הארגון והתנועה בכיוון שנבחר;
- היכולת לצפות בעיות אפשריות;
- אפקט מגרה לעובדים בכל הרמות;
- ייעול פעולות ניהול ופעילויות אחרות.
תוכנית שנערכה כראוי מאפשרת למנהיג ולפקודיו להתקדם באופן שיטתי לקראת השגת המטרה. בעקבות אלגוריתם ברור, לא תצטרך להיות מוסח על ידי פעולות זרות. בנוסף, התכנית מספקת לעיתים קרובות אפשרויות לתגובה למצבים בלתי צפויים, ולכן ניתן יהיה לפלס את המצב ללא הפסדים מהותיים וזמניים משמעותיים.
מה צריכה להיות תכנית יעילה
על מנת שתהליך התכנון יהיה יעיל, מוצגות אליו מספר דרישות, כלומר:
- התוכנית צריכה להיות מתאימה ומתאימה במצב ספציפי;
- התוכניות מציבות יעדים ומדדים ריאליסטיים בר השגה;
- המסמכים משקפים מידע מקיף לגבי המצב הנוכחי, כמו גם המצב העתידי;
- התוכנית נערכה על פי תקנים וכללים ברורים;
- אוסף תוכניות מבטיחות צריך להיות שיטתי;
- במסגרת התוכנית יש לפעול עם מספרים ברורים וביטויים ספציפיים.
ראוי לציין כי אלגוריתם הפעולות עבור הארגון שונה באופן משמעותי מזה שהאדם ממציא לעצמו. במקרה של ארגון, התוכנית מחמירה יותר ומאפשרת רק התאמות במצבי חירום.
תפקיד התכנון האסטרטגי
לתכנון אסטרטגי היתרונות הבאים עבור העסק:
- קובע את הכיוון הכללי של ההתפתחות, לפיו נערכת תוכנית לשיווק נוסף ומחקרים אחרים;
- קביעת המטרה הגלובלית שאליה נקשרות התוכניות המקומיות של כל מחלקות הארגון;
- זה הבסיס לחיפוש ולהפצה של משאבים;
- כרוך בפיתוח של מספר אלטרנטיבות שהחברה יכולה לקחת במקרה של נסיבות בלתי צפויות;
- סיכויים ארוכי טווח מכריחים את הניהול לנתח חולשות וגם לחפש דרכים להתמודד איתן.
ראוי לציין שתכנון אסטרטגי הוא תנאי מוקדם לתפקודו של המיזם. זה קובע את ההנחיות הכלליות של פעילויות, כמו גם את עמדת הארגון בעתיד.
סוגי תכנון
סיווג סוגי התכנון מתבצע בהתאם לתכונות הבאות:
- על פי תקופת התכנון:
- לטווח ארוך (מעל 5 שנים);
- טווח בינוני (עד 5 שנים);
- לטווח קצר (פחות משנה).
- על פי רמת התכנון:
- עבור הארגון בכללותו (קובע את הכיוון הכללי לפעילות);
- ליחידה ספציפית;
- על הפרויקט;
- עבור חובותיו של עובד מסוים.
- בהתאם לנושא:
- תכנון מחקרי;
- תכנון תהליכי ייצור;
- קביעת נפחים וערוצי הפצה;
- תכנון משאבי אנוש;
- אספקת משאבים חומריים וכלכליים.
- בהתאם למטרה של:
- מבצעית;
- אסטרטגי.
תהליך תכנון אסטרטגי
לצורך תפקוד תקין, לכל עסק צריכים להיות הנחיות ארוכות טווח. אז, תהליך התכנון האסטרטגי כולל את רצף הצעדים הבא:
- הגדרת המשימה המשמשת כיוון כללי להתפתחות הארגון;
- ניתוח נקודות החוזק והחולשה בארגון, כמו גם איומים והזדמנויות הקיימות בסביבה החיצונית;
- ניסוח יעדים ארוכי טווח;
- פיתוח חלופות במקרה של נסיבות בלתי צפויות;
- בחירת האסטרטגיה הבסיסית שעל בסיסה יפעל הארגון.
תכנון צוות
תכנון כוח אדם הוא פעילות תכליתית וסבירה של הארגון, אשר מורכבת בהקמת צוות עובדים מן המניין בנקודת זמן מסוימת. זו אחת המשימות החשובות ביותר, מכיוון שהעובדים הם אלו שמבטיחים את הפעילות היציבה של הארגון. לכן ניתן לנסח את היעדים של תכנון הצוות כדלקמן:
- פיתוח מדיניות משאבי אנוש;
- קביעת הצורך בצוות כמותי ואיכותי;
- קידום עובדים מבטיחים בסולם הקריירה;
- פיתוח תרחיש של תגובת חירום;
- הבאת קו עם יעדי הארגון וכל עובד ספציפי;
- קביעת עלויות לתחזוקה ופיתוח כוח אדם.
כוח אדם הוא בסיס עבודתם של כל עסק כאחד המשאבים החשובים ביותר. זו הסיבה שיש צורך לפנות לתכנון כוח אדם בכל אחריות, תוך מתן עבודות מן המניין הן בהווה ובעתיד העתיד.
תמצית התכנון הטקטי
ניתן להגדיר תכנון טקטי כמפרט של האסטרטגיה הגלובלית של הארגון. אנו יכולים לומר כי מדובר בפעולות המבטיחות השגה יעילה של יעדים ארוכי טווח. לתכנון טקטי יש את התכונות הבאות:
- מרמז על פיתוח תוכניות מפורטות המציינות אלגוריתם של פעולות שלב אחר שלב;
- בעל אופי לטווח קצר;
- לתכנון מסוג זה הוא באחריות צוות ההנהלה הבינונית;
- כרוך בפתרון סוגיות הומוגניות שלעתים קרובות חוזרות על עצמן;
- הפעולות צריכות להתבצע בהתאם ללוח זמנים ספציפי;
- מספר מוגבל של פתרונות חלופיים.
לפיכך, אנו יכולים לומר שטקטיקות הן אמצעי להשגת יעדים אסטרטגיים. אלה שלבים ספציפיים, אשר יישומם מקרב את הארגון להשגת התוצאה הסופית.
מסקנות
תמצית התכנון היא חלוקה רציונלית של זמן ומשאבים חומריים, כמו גם הכנת אלגוריתם ברור של פעולות להשגת יעד ספציפי. ראוי לציין כי לא מדובר רק בתהליך חובה, אלא גם באחד מתפקידי הניהול הבסיסיים. על מנת שהתכנית לא תהיה הצהרתית, אלא חובה, הם בוודאי יתנו לה צורה של מסמך רשמי. ביצועו מפוקח על ידי ההנהלה הבכירה. פיקוח על השגת מדדים מתוכננים צריך להתבצע לא רק בשלב הסופי של העבודה, אלא גם לאורך כל התקופה. זה מאפשר לך להגיב בזמן לסטיות ולבצע התאמות בתזמון ושיטות העבודה.
בעת ביצוע תכניות עליכם להיות מונחים על ידי מספר עקרונות חובה. כל היעדים והיעדים לא צריכים לסתור זה את זה, אלא לכוון יחיד. כמו כן, ראוי לציין כי רצוי לערב את כל האנשים שיהיו אחראים על יישומה בתהליך עריכת התוכנית. חשוב להבין שלא משנה את הנסיבות, אין להשהות את התוכנית. יש לבצע תיקונים בהתאם למצב הקיים בכדי להבטיח את המשך העבודה המלאה. התוכניות חייבות להיות גמישות. אלגוריתמים של פעולות צריכים להיות בסיס מדעי, והתוצאות שצוינו צריכות להיות מאופיינות ברמת דיוק מקסימאלית.
תכנון הוא אחד התנאים ההכרחיים לתפקוד יעיל של העסק. הדבר נובע בעיקר מהעובדה שהמשק מאופיין בדרגה מסוימת של אי וודאות. תוכנית מעוצבת היטב מאפשרת לך לצפות ולהחיל היבטים שליליים מראש. יש גם הזדמנות להשיג יתרונות משמעותיים בקרב המתחרים. בעזרת תוכנית מפורטת ניתן להכניס באופן שיטתי את ההתפתחויות והטכנולוגיות האחרונות לייצור. בנוסף, חשוב להקפיד על שינויים מבניים בארגון. אסטרטגיית התכנון אמורה לספק אפשרות לבעיות מסוימות, כמו גם דרכים להגיב להן. אנו יכולים לומר שלא מדובר רק באלגוריתם של פעולות, אלא גם בכלי להנעת עובדים.
