קיום תוכנית פעולה בכל מצב עוזר להשיג את המטרה באמצעים חסכוניים יותר. העקרונות הבסיסיים של תכנון אסטרטגי בניהול הם הבסיס לארגון פעילויות בארגון. התוכנית מאפשרת לתאם את הפעולות של כל המשתתפים בתהליך ולהקצות נכון את המשאבים הזמינים. לכן בניהול יש חשיבות כה רבה לתהליכי התכנון.
מושג תכנון
מהרגע בו אדם החל לחשוב על הסיכויים שלו, מופיע התכנון הפשוט ביותר. בהדרגה, האנושות צוברת ניסיון, משפרת שיטות לבניית תוכניות פעולה המובילות לתוצאות. אז יש תכנון, המהות, העקרונות הבסיסיים והשיטות הנלמדים בימינו על ידי מדע שלם - ניהול. זה מובן כמערכת ורצף של פעולות שיש להשלים כדי להשיג מטרה כלשהי. זהו סוג של גשר בין מצב העניינים הנוכחי למדינה הרצויה.
אסטרטגיה ותכנון
נהוג להבחין בין תכנון אסטרטגי ותקני. המטרות והעקרונות הבסיסיים של תכנון ארגון העבודה של הארגון הקשורים לפיתרון של משימות ארוכות טווח קשורים בהכרח לאסטרטגיית החברה. הצורך באסטרטגיה מוסבר על ידי הצורך להקל על תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות. על המנהל להבין לאן החברה הולכת, ובכיוון זה הוא יכול לקבל החלטות. פיתוח אסטרטגיה הוא סוג התכנון הגבוה ביותר, וכבר במסגרתו מיושמים צורות פשוטות יותר. תכנון שוטף הוא בלתי אפשרי או לא יעיל ללא אסטרטגיה. כמו שהחלטות טקטיות מבטיחות מימוש יעדים ארוכי טווח, מכיוון שאי אפשר להגיע אליהם "בצעד אחד".
יעדים ויעדים
יעדים ומשימות עיקריות, עקרונות תכנון כמובן קשורים לספציפיות של החברה, עם זאת, ישנם יעדים אוניברסליים האופייניים לכל עסק. אלה כוללים:
- הצורך לייעל את הוצאות המשאבים (כספי, אנושי, זמני, ייצור);
- התאמת החברה וההנהלה לשינוי בתנאים חיצוניים והפחתת הסיכונים הכרוכים בעשיית עסקים;
- תיאום כל המאמצים והתהליכים בחברה ושחרור המשאבים;
- שיפור ארגוני, שיפור מבנה החברה ותהליכי ייצור כדי להגדיל את הפרודוקטיביות ואת היעילות הארגונית.
עקרונות בסיסיים
כל סוג התכנון יש לו מאפיינים ייחודיים בשל הפרטים הקטנים של הארגון. עם זאת, ישנם תנוחות אוניברסליות האופייניות לכל סוג של פעילות שכזו. תאורטיקן ההנהלה הצרפתי א 'פייול דיבר על חמשת הכללים של תוכנית פעולה טובה, על העקרונות הבסיסיים של התכנון. בהנהלה כיום תוכלו למצוא רשימה רחבה וצרה של הוראות מפתח. על פי רשימה צרה, העקרונות הבסיסיים של התכנון הם: אחדות, דיוק, המשכיות, גמישות, השתתפות. בפרשנות רחבה יותר מתווספים להם המוצבים הבאים: תוכן מידע, כדאיות כלכלית, כמו גם מורכבות, זמניות, מיקוד, אינטגרציה. עקרונות אופציונליים כוללים אופטימיות, יציבות, עקביות, קונקרטיות ומדידות וכו '. ניתן להמשיך ברשימה, מכיוון שתכנון הוא תהליך מורכב ומגוון ביותר. לכן באופן מסורתי בניהול מדברים על 5-7 עקרונות אוניברסליים.
אחדות
כל העקרונות הבסיסיים של התכנון מצייתים לכלל המובילים הראשון של אחדות, או הוליזם. הוא קובע: על כל מרכיבי התכנון להתקיים יחדיו במערכת ובאינטראקציה. אחדות באה לידי ביטוי בגישה שיטתית אליו קביעת יעדים ובחירת האמצעים להשגתם. יש להבטיח את הקשר בין נושאי התכנון והאלמנטים המבניים של הארגון ברמה האופקית והאנכית. אי אפשר לתכנן את פעילויותיה של יחידה אחת במנותק ממחלקות ושירותים אחרים. כל שינוי בתכניות של אלמנט מבני אחד בארגון צריך להשתקף ולהביא בחשבון בתוכניות של כל המחלקות האחרות. רק תכנון יחיד מקצה לקצה של פעילויות הארגון מאפשר לנו לממש את המטרות הכלליות של החברה ולהשיג את היעדים הפרטיים של המחלקות והעובדים.
גמישות
יש להבין שתכנית אינה דוגמה או משפט, והיא מושפעת מגורמים רבים של הסביבה החיצונית והפנימית. לכן הרעיון, העקרונות הבסיסיים של התכנון צריכים תמיד לעמוד בכללי הגמישות. אפילו התכנון הטוב והסביר ביותר אינו מסוגל לחזות הכל, לכן התוכנית צריכה בתחילה להיות בעלת גמישות מסוימת כך שתוכל לעדכן אותה במועד, אם יתקיימו שינויים בנסיבות ותנאי החברה. עם זאת, זה לא אמור לצמצם את שאר המאפיינים של התוכנית: מוחשיותה, יכולת ההישגיות שלה, וודאות זמנית וכו '. לרוב, לא מתבטאת בגמישות בכך שמונחות בתוכנית השקעות נוספות סבירות אפשריות ושונות פעולות במצבים מסוימים. לדוגמא, במקרה של כוח עליון או מקרי משבר.
השתתפות
עם פירוט העקרונות הבסיסיים של התכנון, צריך להתעכב במיוחד על השתתפות: המספר המרבי האפשרי של עובדי החברה צריך להשתתף בתהליך התכנון, באופן אידיאלי, כל העובדים. השתתפות בתכנון מאפשרת לאדם לעמוד רגשית ביעדיו, ומעורבות זו מניעה אותו לעבוד בצורה יעילה יותר. סגנון תכנון משתתף חושף את הפוטנציאל היצירתי של העובדים, מבטיח שילוב מאמצים ביצירת תוכנית, מה שמגדיל את איכותו ויעילותו. ההשתתפות בתכנון מועילה גם לחברה על ידי פיתוח עובד, מה שמניע אותו להרהר בגורלו של המפעל. עבודה משותפת על תכנית הארגון יוצרת רוח ארגונית מיוחדת בחברה, מחזקת את הפעילות והחדשנות של הצוות.
המשכיות
למרות העובדה שתוכנית צריכה תמיד להיות מגבלת זמן ליישום, תוך פירוט העקרונות הבסיסיים של תכנון העבודה בארגון, A. Fayol מדבר על המשכיותו של תהליך זה. אין סוף לתכנון בהנהלה, שכן אפילו התחלת יישום תוכנית פעולה, יש צורך לפקח על המצב ולפקח על עמידת התוכנית בנסיבות עכשוויות. במידת הצורך, תמיד ניתן לבצע התאמות לתוכנית. לאחר השגת המטרות, יש צורך להעריך את יעילות התוכנית, תוך התחשבות בהישגים ובטעויות, להתחיל מחזור תכנון חדש. התרגול מראה שהמנהל מפתח לראשונה אסטרטגיה, אחר כך מתכנן פעולות מתמשכות בדחיפות שונה, ואז מבצע תכנון שבועי ויומי. כך, כל מעשיו קשורים לתהליכי התכנון.
דיוק
בדומה לעקרונות תכנון בסיסיים אחרים, הדיוק תלוי בהשפעה החיצונית והפנימית על הארגון. עם זאת, כאשר התכנון צריך לחתור לבירור והפרט הגדול ביותר האפשרי. ככל שהתוכנית מדויקת יותר, כך קל יותר ליישם אותה. בדרך כלל, לתכניות אסטרטגיות יש פחות גרגיריות מתוכניות טקטיות.ככל שתקופת הזמן קצרה יותר וקרובה יותר לרגע הנוכחי שלשמו מפותחת תוכנית הפעולה, כך תוכלו לתכנן בצורה מדויקת יותר צעדים להשגת המטרה. דיוק צריך לבוא לידי ביטוי במדידת המטרות, במועדי הזמן שנקבעו, בוודאות של המשאבים שהוקצו.
תוכן הסברה
כל העקרונות הבסיסיים של התכנון מבוססים על תמיכה אינפורמטיבית רחבה. על מנת לפתח תכניות אפקטיביות, על המנהלים להחזיק נתונים רבים: כלכלי, תעשייתי, חברתי. ניתוח הנסיבות המקרו-מיקרו-כלכליות, הסבר על מעמדה של החברה בשוק, הערכת התחרותיות והיציבות של הארגון - כל זה אפשרי רק עם תמיכה תכנונית אינפורמטיבית גבוהה. לכן על הארגון לבנות מערכת מידע אמינה ויעילה המלווה את עבודת המנהל.
כדאיות כלכלית
העקרונות הבסיסיים ושיטות התכנון נועדו תמיד להשיג בסופו של דבר את ההצלחה הכלכלית של החברה. לכן על המנהל להבין כי כל יעדיו ותוכניותיו צריכים להיות קיימא מבחינה כלכלית לארגון ומוצדקים כלכלית. כל החלטה מתוכננת צריכה להתקבל על בסיס קריטריונים כלכליים. התוכנית צריכה לשאוף למקסם את הרווחיות של החברה, אלא אם מדובר בארגון חברתי ללא מטרות רווח. לפיכך, יש לקבל החלטות תכנון סופיות על בסיס ניתוח מערכת מפורט, חיזוי והצדקה כלכלית.
שלבי תכנון
כל תכנון מורכב מאותם פעולות רצף. שלבי התכנון כוללים:
- הערכת המצב החיצוני והפנימי הקיים בחברה;
- קביעת יעדים לתכנית;
- הפקת רעיונות לגבי האפשרויות להשגת יעדים, הערכה ודירוג רעיונות אלה;
- קביעת מערך הפעולות הנחוצות והאפשריות;
- פיתוח צירי זמן ורצף פעולות;
- קביעת משאבים זמינים ונחוצים;
- גיבוש התוכנית;
- הכנת אפשרויות תכנית במקרה של כוח עליון, פיתוח לוח זמנים ותוכנית פעולה ברורה;
- יישום התוכנית, בקרה על דרך הפעולות, תיקון התוכנית;
- השגת תוצאה, הערכת הפריון של התוכנית.
