ניהול מודרני מבוסס על מגוון רחב למדי של תורות וגישות לניהול. במשך יותר ממאה שנה יזמים יצרו תיאוריות רבות שנבדקות כל העת בפועל. ועושר האלטרנטיבות הזה מבלבל לעיתים קרובות את המנהלים: הם לא יודעים באיזו גישת ניהול להשתמש במצבים שונים.
מערכות בקרה בסיסיות
תיאורטיקנים ומתרגלים מודרניים מבחינים בשלוש מערכות ניהול עיקריות: גישה תהליכית, שיטתית ומצבית. כל האחרים בבחינה מדוקדקת מתגלים כנגזרות של אחת מהשיטות הללו.
מה ההבדל? גישות לתהליך הניהול מבוססות על גישה שונה לארגון עצמו, לזמן ורגע היישום של פעולת הבקרה ולחץ מהסביבה. לכן מערכת התהליכים רואה בניהול שרשרת אינסופית של פונקציות ניהול קשורות זו בזו. גרסת המערכת מתמקדת בכך שהארגון מורכב מיחידות רבות, באופן כזה או אחר מתקשרים זה עם זה. והגישה המצבית לניהול מתרכזת בקבלת החלטות רגעית על בסיס אירועים המתרחשים בשוק.
ניהול הוא תהליך
נציגה של בית הספר המינהלי לתורת הניהול הוצעה גישה תהליכית לניהול. הוא רואה בפונקציות של מנהל כמערכת יחידה קשורה זו בזו. השגת יעדי החברה, על פי הוראה זו, היא פיתרון עקבי לבעיות קטנות. כשלעצמה, כל החלטה כזו אינה משחקת תפקיד בפעילותה של החברה, אך היותה חוליה בשרשרת היא חלק בלתי נפרד מההצלחה.
גישת התהליך לניהול מובטחת על ידי יישום של ארבעה פונקציות קריטיות: תכנון, ארגון, מוטיבציה ובקרה. כל אחד מהם מייצג גם מערכת. לכן, הצלחת הארגון נחשבת לסכום של כל ההחלטות הניהוליות שמתקבלות בכל הרמות בסולם ההיררכי של הארגון.
בנוסף, כדי לשלב את הפעילות של כל גורמי החברה, יש צורך בתהליכי החיבור. או תקשורת.
פונקציות ניהול
הפונקציה הראשונה היא תכנון. בשלב זה ההנהלה עוסקת בקביעת יעדים ויעדים וקובעת את כיוון היחידות העסקיות של החברה. אנו יכולים לומר שתכנון מאפשר לך לפתח מערכת פעולות יחידה של גורמי הארגון להשגת היעדים.
תכנון הוא פעילות מתמשכת של המנהיג. העובדה היא שגם הסביבה החיצונית וגם המשתנים הפנימיים מבצעים כל הזמן התאמות לאסטרטגיה שנבחרה. לפיכך, על המנהל לפקח כל העת על עמידת הפעילויות השוטפות ביעדים שנקבעו.
תפקיד הארגון כרוך בפיתוח המבנה הארגוני של המיזם, פיתוח אלגוריתם לאינטראקציה והעברת מידע בין מחלקות שונות. מטרה נוספת של הארגון היא ליצור היררכיה של כפיפות. הראש לא רק בוחר את הצוות שיבצע עבודות ספציפיות, אלא גם מאציל אליו חלק מהאחריות והסמכות.
אבל להצלחה של משלחת סמכויות זה לא מספיק. יש למצוא גישה לכל עובד כדי להגדיל את תפוקת העבודה.אם קודם לכן האמינו שמספיק שכל העובדים מבטיחים תגמול מהותי, כעת החוקרים טוענים שיש הרבה מניעים שונים. ו משימת המנהל - בחר נכון עבור כל עובד.
תורת הניהול המודרנית פיתחה מספר גישות לניהול כוח אדם. אחד מהם מציע למנהל לקבוע את הצרכים האמיתיים של העובדים על מנת למצוא תמריץ הגון.
כל מצב של כוח עליון עשוי להשפיע על המסלול הבא. זו הסיבה שפונקציית הבקרה נחשבת לרציפה. ככל שתגלה מוקדם יותר סטייה, כך מהר יותר ועם פחות הפסדים ניתן יהיה לשקם את החברה. הנפוצים ביותר הם שלושה סוג שליטה. הראשון הוא פיתוח תקנים. כל תוכניות החברה מפותחות בקפידה ומוגדרים מועדים מדויקים להשלמת משימות. השנייה היא מדידה. ההנחה היא כי תוצאת הפעילות שהתקבלה לפרק זמן מסוים מושווה לתוצאה הצפויה (המתוכננת). ולבסוף, השלב השלישי בבקרה הוא הסתגלות. עבודת הארגון מתוקנת על פי נתונים סביבתיים חדשים או הפרות פנימיות.
מצב השוק מכתיב את התנאים
הגישה המצבית לניהול מציינת כי קבלת ההחלטות צריכה להיות מבוססת על ניתוח המצב הקיים כיום. רק על ידי לימוד מערכת תנאים ספציפית לרגע נתון, ניתן לקבל את ההחלטה הנכונה היחידה. התיאורטיקנים של בית ספר זה אינם רואים את כל טכניקות הניהול האחרות כבלתי נכונות או שגויות. להפך, הם מנסים לשלב את הגישות החלקיות של תורות אחרות. המבטיח ביותר בעניין זה נחשב לגישה שיטתית לניהול.
ניהול עסק מבוסס על ניתוח מצב השוק מניח שלראש החשיבה הסיטואציונית יש יכולת להתרכז במשימות ספציפיות ולחפש את הפתרונות שלהן. במקרה זה אסור למנהל לפגוע ביישום היעדים האסטרטגיים של החברה. זה משלב גישות מצביות ומערכתיות לניהול ארגוני.
מפתיע גם שתיאורטיקני ההנהלה כבר בשנות העשרים אמרו כי המצב שולט בכל דבר. מעריצה ידועה ויוצרת תיאוריית הארגונים, מרי פרקר פולט טענה כי "מצבים שונים דורשים ידע שונה."
מתודולוגיית ניהול מצבים
מומחים בתחום ניהול מצבים שוקלים את הניסיון המצטבר ויעילות קבלת ההחלטות על ידי מנהלים אחרים בתנאים דומים. המתודולוגיה עצמה היא תהליך בן ארבעה שלבים.
ראשית, על המנהל להכיר כלי ניהול יעילים. הוא צריך להבין את תיאוריית ההתנהגות של הכפופים לצרכנים, לדעת את היסודות של ניתוח מערכות, להיות מסוגל לזהות את הגורמים המשמעותיים ביותר (הן בחברה ומחוצה לה), לפקח על התקדמות המשימות.
שנית, המנהל צריך להיות מסוגל לחזות את התפתחות המצב בהתאם להחלטה שהתקבלה ולהיות מסוגל לשקול מספר פתרונות חלופיים בו זמנית. מכיוון שלכל גישות הניהול המודרניות יש צדדים חיוביים ושליליים, מיומנות זו היא הערכית ביותר עבור המנהיג.
שלישית, יש צורך להיות מסוגלים לזהות נכון קשרים סיבתיים בין אירועים. רק הערכה נאותה של המצב תקבל את ההחלטה הניהולית הנכונה. למרבה הצער, מיומנות זו באה רק עם ניסיון.
ולבסוף, רביעית, גישה זו בנושא ההנהלה דורשת יכולת לקשר בין שיטות שונות להשפעה על פעילויות המיזם. יש לבנות תוכנית פעולה שתעניק השפעה שלילית מינימלית (כלומרלא יביא שינויים שליליים בגורמים אחרים) בנסיבות הקיימות.
משתנים
גישה כזו לניהול היא יעילה רק אם המנהל מסוגל לקבוע ולהעריך נכון וביעילות את המשתנים של המצב הנוכחי ואת מידת השפעתם על הארגון. אם ניתן לנתח את המצב, אז יש מעט מאוד מקום לכל מיני השערות ושימוש בשיטת "ניסוי וטעייה".
לכן התיאורטיקנים בטכניקה זו מבדילים בין הניסיון והניסיון של המנהיג כאל היסודות החשובים ביותר להצלחת החברה. רק בשנים האחרונות מחקרים אפשרו לנו להדגיש כמה משתנים מצבים המשפיעים משמעותית על קבלת החלטות ההנהלה.
עם זאת, אי אפשר לקבוע את כל המשתנים (ובמיוחד את מידת השפעתם על המצב). כל דבר, החל מהמצב הרוח והמצב הרוח של כל עובד בחברה וכלה בשינויים גיאו-פוליטיים בעולם, יכול במידה זו או אחרת להשפיע על נכונות ההחלטה. אנשי מקצוע מנוסים שוקלים שתי קטגוריות של גורמים:
1) השפעה ישירה על החברה;
2) פוטנציאל.
ניהול מערכות
כל גישות הניהול הארגוני מתמקדות בהיבט אחד של העסק. וזו אשמתם. אחרי הכל, יעילות הניהול תלויה בגורמים רבים. פיתוח כל בתי הספר לניהול אפשר למנהלים לאמת את שלמות המערכת הארגונית, את חשיבות קשרי הגומלין בין מחלקות בודדות לבין אחדות המיזם והעולם החיצון.
זו הסיבה שתאורטיקני ניהול מערכות מבקשים לשלב אלמנטים של גישות ניהול שונות. לראשונה הם החלו לדבר על הצורך להתייחס לניהול כתהליך רציף אחד באמצע המאה העשרים. ומאז גישה שיטתית לניהול הפכה פופולרית יותר מדי שנה.
קונספט
הרעיון להתייחס לארגון כאל מערכת הגיע לניהול מהמדעים המדויקים. כדי להבין את הרעיונות הבסיסיים של בית ספר זה, יש לקבוע מהי מערכת בכלל.
מערכת היא שלמה המורכבת מאלמנטים לא שווים אך קשורים זה לזה. כל אלמנט כזה תורם לתיאור ולמאפייני השלם. ארגונים הם גם מערכות המורכבות מאנשים (כוח אדם), טכנולוגיה, ציוד, מימון וכדומה. בשל האינטראקציה בין אנשים ומכונות, חברות מסווגות כמערכות סוציו-טכניות. במקרה זה, כל ארגון צריך לפתח גישות לניהול כוח אדם באופן עצמאי, מכיוון שהתאימות הפסיכולוגית של העובדים חשובה לא פחות מהזמינות של ציוד יקר או טכנולוגיה מודרנית.
סוגי מערכות
התיאוריה מבחינה בין שני סוגים שונים של מערכות - פתוחים וסגורים. סגור מוגבל לחלוטין ועצמאית בלתי תלויה בעולם החיצון. דוגמה בולטת למערכת כזו היא עבודת השעון. בקרב חברות אין כמעט מערכות סגורות לחלוטין.
לעתים קרובות יותר אנו נתקלים במערכות פתוחות. הם מאופיינים בכך שהם מתקשרים באופן פעיל עם העולם. מערכות כאלה זקוקות לאנרגיה, מידע, חומרים ומשאבים (פיזיים, כלכליים ואנושיים כאחד). כל זה נמצא בסביבה החיצונית. בנוסף, מערכות פתוחות יכולות להסתגל לתנאים המשתנים ללא הרף. זוהי תנאי מוקדם למערכת פתוחה ארוכה בחיים.
תת מערכת
אנו כבר זוכרים שהמערכת מורכבת מאלמנטים. לרוב, כל רכיב כזה הוא בעצמו מערכת. כדי לפשט את ההבנה, הם נקראים מערכות משנה. חלוקת הארגון לחלקים כאלה חשובה מאוד, במיוחד כאשר יש צורך לפתח גישות אליהם ניהול איכות. אחרי הכל, כישלון בהפעלת תת-מערכת יביא לאימוץ החלטות שגויות במערכת עצמה.לכן, תקלות בעבודה של אפילו המבנה הקטן ביותר יכולות להשפיע על התוצאה של כל פעילויות הייצור.
זו ההבנה כי הארגון הוא מערכת פתוחה מורכבת מורכבת שמסבירה מדוע אי אפשר להחיל ללא תנאי את המוצבים של בית ספר כלשהו לניהול לצורך ניהול אפקטיבי. אחרי הכל, כל אחד מהם התמקד במערכת משנה אחת. אז, בית הספר לניהול מדעי חוקר את מערכות המשנה הטכניות וההתנהגותנות עוסקת בצד החברתי של עבודת הארגון.
חוקרים מודרניים טוענים כי הצלחת החברה נקבעת על ידי גורמים סביבתיים. הם קובעים מראש את התנאים והיכולות של החברה. ורק לאחר שלמד את מצב העניינים בסביבה החיצונית, המנהל יכול לבחור את הפיתרון הרציונאלי והיעיל ביותר לבעיה.
ארגון הוא מערכת פתוחה
הארגון יכול להיחשב כסוג של מכונה או שילוב. בחירה וערבוב של רכיבים (מידע סביבתי, טכנולוגיה, כוח אדם, ציוד וכו '), החברה מעבדת אותם למוצר סופי ומעלה אותם לשוק. למעשה, מידע, אנשים, הון וחומרים נקראים תשומות הארגון. והסחורות והשירותים המיוצרים נקראים תפוקת הארגון.
אם תהליך ניהול הארגון מאורגן נכון, אז במהלך עיבוד המשאבים נוצר ערך מוסף. כתוצאה מכך, בנוסף לסחורות שנמצאות בתפוקת הארגון, ישנם רווחים, צמיחת שוק, צמיחת ייצור (כתוצאה מגידול במכירות).
כך נראות גישות ניהול בסיסיות מודרניות. אנו חוזרים על עצמם: אין סגנון ניהול אחד נכון, בדיוק כפי שלא יכולה להיות החלטה נכונה אחת של מנהל. קצב העברת המידע והתפתחות הסביבה המודרנית הוא כה גדול עד שהמנהיג יכול רק לחפש את הפתרונות הפחות "מזיקים". כלומר, אלה שאינם כרוכים בתנודות חמורות במצב הסביבה החיצונית והפנימית של הארגון.
