היעילות האישית היא הסוד העיקרי להצלחה בכל העניינים והיא תלויה, בין היתר, ביכולת להקצות נכון משאבי זמן. ניהול זמן נועד למחקר מדעי ותכנון. ישנן טכניקות מיוחדות המאפשרות לך להפיץ נכון את הזמן כך שיספיק להכל.
מושג ניהול זמן
אדם בלידה מקבל משאב ייחודי שאין לו תחליף - זמן. לעתים קרובות איך שהוא מסלק את זה, תלוי לעתים קרובות בהצלחתו של אדם בעסק, באפקטיביות שלו. ניהול זמן, או ניהול זמן, הוא תהליך רב שלבי הכולל מיומנויות בתכנון, ניתוח וארגון תהליכים.
הרעיון של ניהול זמן אינו חדש כלל, גם בשנים הראשונות של תקופתנו כתב הפילוסוף הרומאי סנקה כי הזמן דורש גישה מיוחדת, וגיבש את הכללים הראשונים של ניהול זמן: אתה צריך לנהל יומן זמן, אתה צריך להעריך כמה זמן הוקדש ואיך תקופת הזמן הייתה רוויה באירועים. מאוחר יותר, פילוסופים חשבו לא פעם כיצד לשמור על הזמן הזורם, הציגו תיאוריות והמציאו שיטות לכלכלה והוצאות רציונליות שלה.
אבל מדעי גישה ניהולית משאב זה מופיע רק בסוף המאה ה -19 וה 20. פרדריק טיילור, מהנדס אמריקני, הציע את הרעיון של ניהול זמן עובדים וקשר תהליך זה עם מוטיבציה וקביעת יעדים. בראשית המאה העשרים יצרו מדענים רוסים תחום שלם שנקרא "ארגון העבודה המדעי" והניחו בסיס רציני לתאוריה המודרנית של ניהול זמן. המונח "ניהול זמן" מופיע רק בשנות ה -70 של המאה ה -20, ובראשית המאה ה -21, התעשייה הזו הפכה לאחד החלקים החשובים והמפותחים בניהול.
סוגי זמן
על מנת לנהל משהו אתה צריך להבין את מהות האובייקט. זמן הוא מושא ניהול ספציפי, על מנת לבזבז אותו נכון, כדאי לחלק אותו לסוגים. הסיווג הראשון מבוסס על מושגי עבודה ופנאי, ובמקרה זה הזמן מחולק לעבודה ופנאי, או חופשי. ניהול העונות מאפשר לך להבחין בין מינים כמו זמן עונתי: זמן בילוי בעונה גבוהה ונמוכה.
אתה יכול גם לסווג משאב זמני בהתאם לפעילות שהוא מוקדש, ואז מוקצים זמן עבודה, אישי וחברתי. עובד מבלה במילוי תפקידים רשמיים, תכנון, אישי כולל פנאי, חינוך, בידור, והציבור מושקע על משפחה, חברים, על הקמת תקשורת שונים. כשמדובר בתכנון, לרוב נלקחים בחשבון זמן עבודה, אם כי, כמובן, יש צורך ליישם את הכישורים שנרכשו של בזבוז זמן כלכלי על כל סוגיו.
תכונות לניהול זמן
כל ניהול מבצע את הפונקציה העיקרית - זהו השימוש הרציונאלי במשאבים. תפקידי ניהול הזמן הם תכנון, חלוקה והוצאות של משאב בלתי מתחדש זה. ניהול זמן נחוץ על מנת לנצל את היעיל ביותר בשמורת הזמן הזמינה, אשר משפיעה ישירות על התפוקה של אדם או עובד. הפונקציות העיקריות של ניהול זמן הן תכנון השימוש בזמן, ארגון תהליכים לשימוש בזמן, פיקוח על ציות לעקרונות וקביעת משך הזמן.
היתרונות של ניהול זמן
ניהול זמן נותן מספר תוצאות חיוביות.כדי להשיג הצלחה בכל פעילות, עליכם ללמוד לבזבז נכון את זמנכם. אדם ששולט בטכנולוגיה של ניהול זמן מקבל את היתרונות הבאים:
- מהר יותר ולעתים קרובות יותר משיג את יעדיו;
- הוא יוצר את נסיבות חייו ויכול לשלוט בהן;
- יכולת להשיג כל מטרה והצלחה בכל פעילות;
- חוויות פחות עצבניות, כמו שבחייו אין יהירות וחיפזון במקום;
- יש מספיק זמן לחינוך עצמי ולהתפתחות רוחנית;
- יש תוכנית פעולה לכל יום, נעשית ממושמעת יותר ונאספת;
- נח יותר ולכן מרגיש עליז ובריא, יש יותר הזדמנויות לתקשורת עם חברים וקרובים, לשיעורי תחביב;
- פרודוקטיבי יותר בעבודה;
- בסופו של דבר, אדם בטוח יותר ושמח.
מבנה תהליכי ניהול זמן
מערכת ניהול הזמן כוללת מספר תהליכים בסיסיים:
- ניתוח - כדי לעבור למקום כלשהו, אתה צריך לדעת מה אתה רוצה ואילו משאבים יש לך;
- תכנון אסטרטגי;
- הצהרת יעדים;
- תכנון טקטי ותפעולי;
- השגת יעד;
- שליטה על הוצאות משאבים והשגת יעדים.
ישנן גישות אחרות לקביעת מבנה ניהול הזמן, היא מבדילה 4 תחומים של היווצרות של ידע, מיומנויות והרגלים, ואלה כוללים:
- הגדרת יעדים, שליטה בטכניקות של הגדרת יעדים;
- יכולת לתעדף;
- היכולת להשתמש בכלי תכנון ויישומם המוסמך;
- פיתוח, איחוד ויישום מיומנויות של שימוש רציונאלי בזמן.
סוגי ניהול זמן
כמו כל ניהול, ניתן לחלק את ניהול הזמן העיקרי לתכנון אסטרטגי ותפעולי. ניתן לחלק אותו גם לסוגי ניהול משאב זה לפי זמן: לטווח ארוך ולטווח הקצר, אשר למעשה משכפל את הסיווג הראשון.
תכנון אסטרטגי קשור להשגת יעדים גלובליים ארוכי טווח, בעוד שהזמן מוקצה לשנה או יותר. זה קשור לחיזוי, המבוסס על ניתוח מעמיק של המצב.
ניהול זמן נוכחי קשור להשגת יעדים בטווח הקצר: מחודש לשישה חודשים. זה מוטמע בתוכנית האסטרטגית, אך מכסה רק את החלק המיידי שלה.
הקצאת הזמן המבצעית קשורה בהכנת תוכניות לשבוע וליום. הקצאת משאבים טקטיים קשורה למצב אמיתי ואקטואלי בו הנסיבות יכולות לבצע תיקון.
עקרונות כלליים של ניהול זמן
תהליכי ניהול זמן מבוססים על העקרונות העיקריים, וכוללים:
- הגדרת יעד נכונה. מידת הנגישות והמוטיבציה שלה להשיג זאת תלויים בכך. ישנן טכניקות שונות להגדרת יעדים, המפורסם והיעיל ביותר הוא מודל ה- SMART.
- מוטיבציה. חיסכון בזמן צריך להיות מודע וקשור בסיפוק של כמה צרכים חשובים, אחרת לא צריך לצפות להצלחה מניהול זמן.
- חוסך. ניהול זמן נחוץ על מנת להסיר או לצמצם את גירעון הזמן, כדי להגדיל את הפרודוקטיביות לאותן תקופות זמן.
שיטות ניהול זמן
כיום ידועות אסטרטגיות וטכניקות שונות להפצה ולשימוש בזמן. שיטות ניהול הזמן המפורסמות ביותר הן כדלקמן:
- מטריקס אייזנהאואר. שיטה זו מורכבת במילוי מטריצה על פי 4 מאפיינים: חשוב, לא חשוב, דחוף, לא דחוף. כל המקרים לתקופת התכנון נבדקים בסדר גודל זה ומדורגים ליישום. ראשית, נעשים עניינים דחופים וחשובים, עניינים פחות דחופים וחשובים נדחים לשלב השני, העיקר לא לדחות את יישומם כך שלא יכנסו לקטגוריה הראשונה.יש להאציל מקרים דחופים ופחות חשובים לפקודים ככל האפשר, אסור להצטבר על עניינים לא דחופים וחסרי חשיבות, ולכן יש להאציל אותם או לא לבצע אותם בכלל ולהוציא אותם מחוץ לתוכניות.
- פירמידה של ב. פרנקלין. מודל סולידי זה דורש הכנה יסודית בפעם הראשונה, ואז קל לשימוש. הפירמידה מבוססת על יעדים וחיים עולמיים ערכים אנושיים. הרמה השנייה היא יעדים ארוכי טווח במשך 10-20 שנה. השלישית היא תוכנית אסטרטגית, החלטות כיצד להשיג יעדים גלובליים. הבא הוא התוכנית לשנה הקרובה, ואז התוכנית לטווח הקצר. למעלה היא תוכנית ליום. יש לעדכן ולעדכן את הפירמידה כזו.
ישנן טכניקות אחרות לניהול זמן, אך כולן מבוססות על היכולת להפריד בין החשובים לחשובים, מיומנויות של הצבת יעדים נכונים וניתנים להשגה, והמוטיבציה לחסוך זמן.
ניהול זמן עבודה: טכניקות וכללים בסיסיים
החלוקה הרציונאלית של זמן העבודה היא המשימה החשובה ביותר עבור אנשים המנסים להגדיל את היעילות שלהם. שיטות ניהול זמן, ניהול שמטרתן לחסל את המחסור בזמן עבודה. לכן חשוב ביותר לתכנן יום עבודה על בסיס העקרונות הבאים:
- יש צורך לספק את היכולת לרשום את הזמן שהוקדש לפעולות שונות;
- במהלך הכנת התוכנית יש להקדיש 60% מהזמן לעבודות מתוזמנות, 20% לעניינים בלתי צפויים, 20% למשימות ספונטניות;
- יש צורך לזהות "כיורי זמן" ולחסל אותם ככל האפשר;
- צריך לדרג משימות עבודה בדחיפות וחשיבות;
- תכנון הזמן צריך להיות שיטתי, עקבי, מוצדק.
כדי לנהל זמן בארגון, נעשה שימוש בשיטת ABC לרוב, הוא מאפשר לך לסווג את משאבי החברה לפי דרגת חשיבות. הוא בנוי משלושה עקרונות:
- הדברים החשובים ביותר נעשים על ידי המנהיג; הוא מקדיש להם 15% מזמנו;
- משימות בעלות חשיבות בינונית מועצות למנהלים, ומוקצות להם 20% מזמן העבודה;
- משימות פחות חשובות מועצות למבצעים שמבלים 65% מזמנם.
ניהול זמן בארגון
ניהול זמן בחברה הוא דרך לחסוך עד 30% מזמן העבודה של רופא מומחה. לכן יש לשים לב לכך. ניהול זמן בארגון נופל על כתפיהם של מנהלים המנסחים תכניות עבודה תפעוליות ובינוניות עבור מבצעים. כיום ישנן תוכנות מחשב רבות המאפשרות לתכנן את שעות העבודה של העובדים, כמו גם לפקח על ביצוע המשימות ואת משך הזמן שהוקדש להם. לדוגמה, Toggl, Bitrix "Team" ו- "Project". ישנן שלוש אסטרטגיות עיקריות לניהול זמן בארגון:
- האצה. יש צורך למזער את משך הזמן הקיים בביצוע פעולות טיפוסיות, ובעיקר חוזרות על עצמן.
- הצטברות. יש לזהות עתודות וסדרי עדיפויות בכל שלב ייצור, כדי ליצור עתודה של זמן לביצוע משימות בלתי צפויות.
- התייעלות. יש צורך ליישם מערכות אפקטיביות לתכנון ובקרה על הוצאות זמן.
ניהול זמן חופשי
כל אדם מרגיש תמיד חוסר זמן פנוי, והוא צריך לתכנן בזהירות כמו עובד. לשם כך עליכם ללמוד כיצד להפריד בין עבודה בקפידה לפנאי, כך שיהיה זמן להחזיר את כושר העבודה. במהלך החגים אתה צריך להגביל את עצמך משיחות והודעות בעבודה כדי להירגע לחלוטין. יש ללמוד עבודה ביתית להתארגן תוך חסכון מקסימאלי בזמן. יש לפתח את המיומנות לזיהוי המשימות החשובות ביותר, כך שיהיה מספיק זמן לא רק להרפיה, אלא גם להתפתחות עצמית. עליכם ללמוד גם לנטוש את השגרה הקטנה, חסרת תועלת, ולהשאיר זמן מקסימאלי להשגת יעדי עדיפות.
