למפעלים רוסיים, מכוח דרישות החקיקה, עשויים להיות חובות לספק דיווחים מסוגים שונים לגופים ממלכתיים - בפרט, חשבונאות. עריכת מסמכים רלוונטיים עשויה לדרוש איחוד של כמויות משמעותיות של משאבים פנימיים. במקביל, חברות רבות שמות לב ליצירת דיווחי ניהול ספציפיים. הגשתו לגופים ממלכתיים היא לא חובה, אך תאגידים רבים יוצרים אותה, ותהליך זה עשוי לדרוש מאמץ לא פחות מהחברה. מדוע הגיוני ליישם אותם? מה התועלת בסוג הדיווח המתאים?
תפקיד הדיווח ההנהלי
מהו דיווח הנהלה ומה תפקידו בארגון? מונח זה מתייחס לקבוצה של מסמכים פנימיים המכילים מספרים המשקפים היבטים שונים בפעילות העסקית של החברה.
דיווח ניהולי, שלא כמו, למשל, חשבונאות, הוא וולונטרי. זה לא צריך להישלח לשירות המס הפדרלי ולסוכנויות ממשלתיות אחרות. תפקידה לספק להנהלת החברה או לבעליה מידע מהימן על מצב העניינים בארגון.
דיווח ניהולי יכול להשלים דיווח חשבונאי או פיננסי מבחינת הפקת נתונים שהם קריטיים למיטוב מודל עסקי והגדלת הרווחיות של החברה. סוג הפעילות הנדונה עשוי לכלול גם מידע לא כספי, החשוב לפרשנות נכונה של אפקטיביות החלטות הניהול שמתקבלות על ידי הנהלת החברה. סוג הדיווח הנבדק אינו מוערך בעובדה שהוא מכיל נתונים מרשימים, אלא להפך - לצורך ההזדמנות לגלות פגמים במודל העסקי של המפעל שמגביל צמיחה מוצלחת.
דיווח ניהולי הוא מרכיב חיוני בתכנון. המסמכים המרכיבים אותו כוללים נתונים שיש להם חשיבות רבה לחישוב סיכויי היישום של החלטות מסוימות עליהם רמת ניהול. בתורו, עם סיום שלב כזה או אחר בפיתוח החברה, סוג הדיווח הנדון יאפשר לנו לנתח באילו נקודות הנהלת החברה הייתה צריכה לפעול אחרת ולמה היא קשורה.
היתרונות של דיווח ניהולי
מה שונה באופן מהותי בדיווח הכספי, החשבונאי והניהול? קודם כל, המתודולוגיה. שני הסוגים הראשונים של דוחות כספיים כוללים איסוף של מידע סטטיסטי בעיקר המשקף את מחזור ההון בתחומים מסוימים של תהליכים עסקיים. בתורו, דיווח ההנהלה מניח לא רק את ההשתקפות של הסטטיסטיקה, אלא גם את הפרשנות של הנתונים המתאימים. הנהלת החברה תוכל לא רק לצפות במדדים מסוימים, אלא גם להבין את כוונתם.
כך שדיווחי ההנהלה של הארגון יכולים להראות את הסיבה לרווחיות הגבוהה יותר בייצור סוגים מסוימים של מוצרים, או להפך, מהי הסיבה להכנסות בלתי מספקות ועלויות גבוהות מדי עבור פלח עסקי מסוים. הפרשנות של הנתונים הרשומים בדיווח ההנהלה מאפשרת להנהלת החברה לקבל החלטות מוסמכות לגבי רכישות נחוצות, עדכון רכוש קבוע, מודרניזציה של ציוד וכו '.
דיווח ניהולי פנימי, בתנאי שהוא מוכן במועד, יכול לזהות בזמן את אותם חלקים בתהליך העסקי שבהם היעילות של עובדי החברה אינה גבוהה מספיק.
תוכן לדיווח ניהולי
מה ניתן להכיל במסמכים המרכיבים את סוג הדיווח הנבדק? העובדה היא כי ניתן לייצג מקורות מידע מהסוג המקביל במסגרת מספר רב של זנים. ככלל, מסמכים מסוימים מותאמים למנהלים ספציפיים. הדיווח נקרא ניהולי בעיקר בגלל העובדה שהוא מיועד במיוחד למנהלים.
בתוך מבנה ניהול ארגונים מודרניים, ככלל, מציגים את עמדות המנכ"ל ואת סגניו. אלה עשויים להיות: סגן לייצור, למכירות, או למשל לעניינים כספיים. במקרה הראשון, דיווח ניהול פנימי עשוי לכלול נתונים הנוגעים ל:
- עלות מוצרים או שירותים (ביחס לזנים מסוימים של מוצרים);
- מאפיינים של עבודה בתהליך, ייצור סחורות ושירותים ביחס להזמנות של לקוחות ספציפיים;
- כמות הייצור שהולכת למחסן;
- מלאי חומרי גלם, חומרים או רכיבים העוסקים בשחרור טובין.
אם יימסר דיווח לסגן מנהל המכירות, מבנהו עשוי לכלול:
- מידע על מבנה המכירות ביחס לסוגים ושירותים ספציפיים, עם לקוחות ספציפיים;
- נתונים על הדינמיקה של משלוח המוצרים;
- מידע על מניות במלאי;
- נתונים על סכום העלויות של מכירת טובין או למשלוח לצרכן;
- אינדיקטורים מתוכננים לגבי קבלת טובין במחסן;
- מידע על חייבים למשרות שנמכרו.
אם יש להגיש את הדיווח לסגן מנהל האוצר, הוא עשוי להכיל:
- מידע על ביצוע תקציב הארגון;
- מידע על העלויות הכרוכות בפעילות כלכלית;
- נתונים המשקפים את עלות טובין או שירותים;
- נתוני רווח והפסד;
כמו כן, הדיווח עשוי להכיל מידע אודות חייבים וחובותיה של החברה על הלוואות והתחייבויות אחרות.
תדירות דיווח ניהולי
באיזו תדירות יש לבצע דיווח ניהולי? רצוי שמידע המשקף את תחומי הפעילות המצוינים של המפעל לא יתייעד במשך יותר משבוע. במקרים מסוימים, ניתן להגדיר אינדיקטורים מרכזיים בארגון מסוים אשר יהיה צורך לעדכן אותו בתדירות גבוהה יותר. באופן דומה, ההנהלה יכולה לקבוע אינדיקטורים משניים שלא ניתן להקדיש זמן להכנתם, ולכן ניתן לספק מידע כזה בתדירות נמוכה בהרבה.
דיווח לבעלי המניות
מומחים בתחום ניהול העסקים ממליצים לשים לב במיוחד להכנת דוחות המיועדים לבעלי המניות של החברה. מה הספציפיות של התקשורת הרלוונטית?
המאפיין העיקרי כאן הוא שבעלי מניות החברה אינם רשאים לקחת חלק באופן ישיר בניהול החברה. לא פעם קורה שתחום העניין היחיד עבורם הוא נתוני הרווח הנקי. במקרים מסוימים החלטות ניהול מפורטות בדוחות שנמסרו לבעלי המניות של החברה אינן ראויות. עם זאת, מכיוון שבעלי החברה הם אלה שמקבלים החלטות מפתח ביחס למינוי מנהלים בכירים, ניתן יהיה לשקף בדוחות מידע המאפיין את יעילות עבודת המנהל הכללי וסגניו.
איך אולי נראית הדיווח?
מהן צורות הדיווח הניהולי? ציינו לעיל כי בניגוד למסמכים פיננסיים וחשבונאיים, סוג הנייר המתאים הוא, למעשה, לא פורמלי. צורות דיווח ניהוליות אינן מוסדרות בחוק. לכן הם יכולים לפתח אותם על ידי הארגון על בסיס המבנה המתאים ביותר - למשל, תלוי בנמען הדוחות.
אולי יהיה זה יותר נוח לסגן מנהל הכספים להתמודד עם מסמכים טבליים, ובעל החברה עם לוחות זמנים המראים בבירור כיצד הרווח משתנה בהתאם לגורמים שונים. במקרים מסוימים, טופסי הדיווח המדוברים יכולים להיות דומים מאוד לאלו שנערכו באוסף האינדיקטורים הכספיים או החשבונאיים
נוהל דיווח
כיצד ניתן ליצור מסמכים מסוג זה? הדיווח המדובר כרוך בפתרון של שתי קבוצות משימות.
ראשית, זהו אוסף המספרים הדרושים. ככל הנראה המקור שלהם יהיה קבצים שנוצרו על ידי מחלקות החשבונאות והייצור של החברה במהלך הפעילות השוטפת. לדוגמה, אם נפח טובין מסוים נשלח למחסן, הנתונים המתאימים נרשמים בדרך כלל במערכת CRM של המשרד. הנתונים על פעילויות עסקיות אחרות המתבצעות במפעל משתקפים באופן דומה.
שנית, מדובר בפרשנות של אינדיקטורים שנאספו באתרי ייצור שונים או המוצגים בנתונים חשבונאיים. יש צורך בניתוח דיווח ניהולי. יישומה, שוב, יהיה תלוי לאן בדיוק יש להעביר את המסמכים הרלוונטיים. יתר על כן, במקרים מסוימים, פחות פירוט רצוי, ובאחרים, יותר פירוט על המדדים. באופן דומה, פרשנות ארוכה של התוצאות עשויה להתקבל בברכה, או להיפך, נדרש קיצור קיצוני.
במקרים מסוימים, ככאלה, יתכן ופירוש הנתונים אינו נחוץ כלל - למשל בכל מה שקשור לדיווח למנהל כספים מנוסה. כנראה שהוא מפרש את התוצאות טוב יותר מכל מנהל אחר, ויהיו לו מספיק נתונים טהורים.
דיווח על אלגוריתם
שקול כיצד ניתן לבצע את גיבוש דיווח הניהול בפועל. בקרב מומחים רוסים, אלגוריתם פופולרי שמניח את פיתרון הבעיה הנחשבת בשלבים הבאים.
ראשית, יש לברר איזה סוג מידע המרכיב את ההצהרות שהמנכ"ל, סגניו ובעליו רוצים לראות, ובאיזו תדירות. מישהו עשוי להעדיף להכיר את הנתונים על בסיס שבועי, עבור אחרת זה יספיק לראות את אינדיקטורי המפתח פעם בחודש. רצוי גם למהדר דיווח עתידי לברר כבר בתחילת האינטראקציה עם ההנהלה איזה סוג נתונים יהיה ככל הנראה בראש סדר העדיפויות ואיזה סוג יהיה משני.
השלב הבא הוא תקשורת עם רואה החשבון לקביעת האלגוריתם בו אדם העוסק בפתרון הבעיה המדוברת יבקש את המספרים הדרושים. מהדר הדיווח יכול גם לקיים אינטראקציה עם עובדי החברה האחרים באזורים שבהם נוצרים אינדיקטורים הרלוונטיים למסמכים הנדרשים. על החברה להקים מערכת לדיווח ניהולי בה כל העובדים המוסמכים ישתתפו.
השלב הבא הוא ליצור צורות של מסמכים שבהם מצד אחד יתועדו מספרים ומצד שני יפורשו. יחד עם זאת, האחראי לדיווח עשוי להתמודד עם הצורך ליצור צורות שונות של מסמכים המותאמים לנמען מסוים - המנהל הכללי, סגניו ובעלים.
הצעדים הבאים יהיו קשורים לדיווח מעשי.אם המפעל קטן, אז באופן עקרוני האדם המעורב בפתרון הבעיה העומדת בפניו יכול לנסות לאסוף את המספרים הדרושים בעצמו. אך סביר להניח שהוא יזדקק לעזרתם של עמיתים. במקרה זה, לפני השלבים המעשיים הקשורים לאיסוף המידע עשויים להקדים כמה פגישות בהן האדם יספר לעובדים אחרים מהם יסודות הדיווח ההנהלי, לאיזו מטרה נוצרים מסמכים רלוונטיים ומדוע חשוב לחברה. פיתרון בעיה זו יכול להקל על ניהול החברה באמצעות פרסום מעשים משפטיים מקומיים המחייבים עובדים בודדים לקדם את עבודתו של האחראי לדיווח.
דיווחים על זנים
לאחר ששקלנו את עקרונות המפתח לדיווח הנהלה, נוכל ללמוד זנים בודדים של המודלים המתאימים להצגת מספרים המשקפים את פעילות העסק.
הסוג הראשון של הדיווח המדובר הוא מאזן הניהול. מהן התכונות שלו?
המאזן הניהולי, באופן עקרוני, דומה לזו החשבונאית. ההבדל המהותי שלה טמון בתכליתו התפקודית. מאזן הניהול נועד לא רק לשקף את הנתונים, אלא גם לפרש אותם מבחינת האפקטיביות של המודל העסקי של הארגון, מצב העניינים בנוגע לנכסי הארגון, התחייבויות החברה כלפי שותפים ולהיפך.
את הנתונים, הכוללים דוחות חשבונאיים, ניהוליים, כספיים, ניתן באופן עקרוני להזין באותן צורות. עם זאת, כיצד יתפרשו האינדיקטורים הרלוונטיים עשויים לקבוע מראש את יצירת המסמכים במבנה מקורי לחלוטין. חשוב מי המשתמשים בדיווחי ההנהלה - דיברנו על זה לעיל.
היתרה שאנו שוקלים כוללת הוספת מידע שעשוי לעניין הן את הדירקטור והן את כל סגן, כמו גם את הבעלים של החברה. במובן זה זה יכול להיות מסמך אוניברסלי למדי.
אילו סוגים אחרים של דיווחי ניהול יש? ביניהם - חשבון הרווח וההפסד. יתר על כן, באופן מקובל מקובל להתייחס למקורות חשבונאיים. הצהרת רווח והפסד - מסמך אותו נדרשים חברות להגיש בצורה של דיווח רשמי לרשויות הרגולציה. עם זאת, יתכן שהוא משמש כמקור גם בהרכבת דיווח ניהולי. זה בעיקר בגלל המבנה הנוח מאוד של מסמך זה.
דוח הרווח וההפסד של הארגון רושם את התוצאות הכספיות של פעילויות החברה לפרק זמן מסוים. זה משקף נתונים הנוגעים להכנסות, עלויות, כמו גם לתוצאות כספיות עם סך מצטבר. מבנה המסמך מהסוג הנבדק משקף: מקורות הכנסה, סעיפי הוצאות, רווחיות החברה. אבל, כפי שהגדרנו לעיל, הנהלת חשבונות ודיווח אינו כרוך בפתרון בעיות הקשורות לאיסוף מספרים כמו פירוש אינדיקטורים שונים. לפיכך, ככל הנראה המסמך המדובר יצטרך להיות מלווה במקורות נוספים, אשר יתעדו את ההסברים הנדרשים לגבי הנתונים המשקפים את הכנסות, הוצאות ורווחי החברה.
מסמך משמעותי נוסף הוא דוח תזרים מזומנים. מקור זה משקף את הכנסותיה הכספיות של החברה בהתאמה למקורות, כמו גם את תשלומי החברה ביחס לתחומי ההוצאות העיקריים - גם ביחס לתקופה מסוימת. דוח תזרים המזומנים יכול להראות כיצד הדברים מתנהלים בחברה מבחינת התוצאות הנוכחיות בייצור, בתחום הנזילות. מסמך זה מאפשר לך להעריך את אמינות האשראי של החברה. המקור המדובר עשוי להועיל הן להנהלת החברה והן לבעליה.
שקלנו את הסוגים העיקריים של דיווח ניהולי - ניתן כמובן להוסיף מקורות אחרים דוח רווח והפסד, כמו גם מסמך המתעד נתונים על תזרימי המזומנים. שניהם יכולים להיות דומים לאלה שלמדנו, ולהתבסס על גישות שונות במהותה לקט.
דיווחים על אתגרים
אז, למדנו מהו דיווח הנהלה, במה הוא שונה מ חשבונאות או פיננסי, התוודענו לנוהל הקמתו. יהיה כדאי גם לקחת בחשבון את הקשיים האפשריים הנלווים להרכבתו.
לדברי מומחים בתחום ניהול העסקים, הבעיה החשובה ביותר המאפיינת את תהליך הדיווח המדובר היא היעדר נאמנות למסמך הרלוונטי מצד עובדי החברה, ובמקרים מסוימים גם מנהלים ובעלי צמרת. עובדי החברה - רואי חשבון, עובדי אתרי ייצור - לא תמיד תופסים דיווח ניהולי כמסמך שיש לתת לו זמן לגיונו לבזבז אנרגיה. חברות, כידוע, כבר מחויבים להגיש מסמכים רשמיים לגורמים ממלכתיים, שנסחתן אינו משימה קלה.
עמדה דומה, כאשר דיווחי ההנהלה לא נתפסים כמשהו ראוי לתשומת לב, יכולה גם להיות ממלאת על ידי המנהלים הבעלים והבעלים, כפי שציינו לעיל. רבים מהמובילים, על פי מומחים, מתייחסים למסמכים המדוברים כאל מגוון של שיטת ההטעיה של הניהול, במיוחד אם אתה צריך להסיח את תשומת הלב ולא ממדדי הייצור המצטיינים ביותר.
כיצד לפתור בעיה דומה? אנליסטים ממליצים להתחיל ברמת המנהיגות. יהיה זה מוצדק יותר למנהלי העניין מלכתחילה בהכנת דוחות ניהול, כך שהם, בתורם, יוצרים את המעשים המשפטיים המקומיים הנחוצים, לפיהם עובדים אחרים יצטרכו לסייע בהקמת המסמכים הרלוונטיים.
קושי נוסף המאפיין את פיתרון הבעיה המדוברת הוא הצורך בפיתוח מתמיד של גישות חדשות לפרשנות הנתונים הכלולים בדיווח. זה יכול להיות בעיקר בגלל שינויים במבנה הייצור של העסק. במקרה של דיווח חשבונאי ופיננסי, כידוע, אין צורך לפרש את המספרים. לכן ניתן להשתמש בטפסים סטנדרטיים בהם נרשמים האינדיקטורים המתאימים.
הדיווח הניהולי של הארגון, בתורו, פותר מספר בעיות נוספות. זה קודם כל נדרש על ידי החברה עצמה, ולא על ידי גופים ממשלתיים, כמו שקורה באינדיקטורים חשבונאיים ופיננסיים. אם לפרשנות המספרים הכלולים בדיווח הניהולי עבור מבנה ייצור נתון בתקופה מסוימת היה תפקיד חיובי, לא מובטח שזה יהיה שימושי באותה מידה בתנאי שהמאפיינים של תהליכים עסקיים מסוימים השתנו. ככל הנראה, המהדר של מסמכי הדיווח יצטרך לשפר את גישות הפרשנות ככל שהחברה תשתנה בתחום פעילות הייצור. זה עשוי לדרוש זמן רב - הן האישי והן הקולגות שלו, אליהם הוא יכול לפנות לייעוץ, חוות דעת או אינדיקטורים עזר כלשהם המשקפים את תוצאות החברה, על מנת להבין כיצד לשפר את הגישה לפרשנות המספרים.
ניתן לפתור את הבעיה הזו, שוב, באמצעות תקשורת תקופתית עם עמיתים בצורה של פגישות, שנושאיה הם שיקול מדדי הייצור הנוכחיים, וכן פיתוח אמצעים לשיפורם, כולל באמצעות הנהגת שיטות דיווח חדשות, כמו ניהול.בהקשר של גישות חיוביות לאופטימיזציה של מדדי הייצור, סביר להניח שהוא נתפס באופן חיובי על ידי עובדי החברה.
