מהי KPI וכיצד לעבוד איתם?

כמה כבר נאמר על מערכות המוטיבציה של הצוות! וכנראה שרק עצלן או פשוט לא מעוניין בנושא זה לא שמע על המתודולוגיה של KPI, שצברה מספר עצום של תומכים ברחבי העולם. מה זה ומה התכונות שלו, נספר במאמר זה.

המהות והמושג של KPI

כל נציג שמכבד את עצמו בשירותי משאבי אנוש, משווק, מנהל ופשוט עובד בחברה משגשגת תהה לפחות פעם אחת: "מהי KPI?" מושג חדש למדי בסחר פוסט-סובייטי, שצבר תאוצה במהירות ותפס נישה ראויה ומרשימה בארגון העבודה.

מדדי KPI עיקריים (אינדיקטורים לביצועים עיקריים) הם המקדמים החשובים ביותר שקובעים את מידת האפקטיביות של לא רק עסקים בשוק, אלא גם את ביצועי האלמנטים האישיים שלהם (אלה יכולים להיות פרויקטים שונים או נציגים מקובצים של שירותים שונים בארגון).

אינדיקטור ביצועים זה טוב ופופולרי מכיוון שיש לו גמישות ורלוונטיות גבוהה, כך שניתן יהיה לעבוד בפירוט עבור תוכניות אסטרטגיות ספציפיות של ארגון מסחרי. וכתוצאה מכך, כדי לשקף באופן מלא את מידת הכדאיות של הצגת האלמנטים האישיים שלה.

תפקיד מדדי הביצועים העיקריים בניהול מודרני

אינדיקטורים של KPI במערכת הניהול של ימינו, בתנאי שמשתמשים בהם נכון, יכולים להראות את התאמתם של גורמים עסקיים בודדים לתוכניות האסטרטגיות של הישות העסקית כולה. במילים אחרות, אינדיקטור זה יוכל לסייע בקביעת מידת האפקטיביות של הניהול על כל ביטוייה.

מכיוון שהשוק התחרותי המודרני אינו מאפשר לנציגי עסקים בודדים להירגע (עליהם להעלות את הקצב, להציג פרויקטים חדשניים, לשפר את איכות המוצרים והשירותים שלהם), אינדיקטור זה פשוט הכרחי.

אך אל תשכח: אינדיקטורים לביצועי מפתח מצביעים באופן ספציפי על יעילות האסטרטגיה שנבחרה, מה שאומר שבעזרתה אי אפשר לקבוע את נכונותם של תהליכים טכנולוגיים בודדים, הוא יכול רק להעריך את נקודת המבט לטווח הרחוק של הדרך המיועדת.

זני KPI

מדדי ביצועים של KPI (דוגמאות ליישומים שניתן למצוא בכל עסק), כמו מקדמים מוחלטים אחרים, ניתן לסווג לפי קריטריונים שונים. ראשית, חשוב להבין מה הם משרתים ומה צריך למדוד.

אז, ניתן לחלק אותם לעלות וללא כספיים. הראשון מבוסס על אינדיקטורים לתקציב והם חלק בלתי נפרד הנהלת חשבונות מפעלים. ניתן לחלק את אלה שאינם פיננסיים בהתאם למטרה: הם מתייחסים ל- KPI זמניים (דוגמאות הן קווי זמן לביצוע עבודה מסוימת, אספקת מוצרים המחולקים על ידי מתווכים) או כאלה המהירים (שיעורי הפריון).

בהתאם למטרות, המקדם יכול להיות נורמטיבי (ממוקד לטווח הקצר) ואסטרטגי (לכסות את היתכנותו של העסק בכללותו).

אינטראקציות ביצועים

מה זה KPI? זה לא רק מקדם בודד שמראה את היעילות של פרויקט. זה קודם כל חלק ממערכת מאוזנת, שצריכה לעבוד בצורה חלקה ולהעביר מידע למשתמש הקצה באופן נגיש ומובן.

חשוב למנהלים בדרך זו לקשר נתוני מפתח זה לזה, כך שהם יוכלו להראות במלואם את מידת האינטראקציה של פעילויות תפעוליות עם המטרות האסטרטגיות של העסק ובהתאם, את היתכנות ורמת היישום של האחרון.

אכן, בכל פעם שקובעים יעד מסוים אנו קובעים לא רק את המוציא לפועל שלה, אלא גם מכוונים שיטות, שחשוב מאוד להיבחר בקפידה.במילים אחרות, על המנהל לקבוע סדרי עדיפויות איכותיים וכמותיים, ביניהם עלות הפרויקט, מועד ביצועו ואחרים. לשם כך אנו זקוקים לאינדיקטורים של KPI, דוגמאות לכך ניתן למצוא בכל עסק מצליח.

מוטיבציה של הצוות

אבל בואו נדבר על הכי קרוב לרבים מאיתנו - איך המקדם הרגיל הזה יכול להשפיע על עובד משרד רגיל? מהי KPI ואיך בעזרתם אנשי עסקים מנוסים מניעים את העובדים שלהם? הכל פשוט מאוד.

זה אופי הטבע האנושי - הצוות יעבוד ביעילות רבה יותר ובתפוקה גבוהה יותר אם רמת עבודתם נתמכת בתגמול מהותי. לפיכך, מדיניות משאבי אנוש של הארגון נוקטת לעתים קרובות במדידה קבועה של KPI (דוגמאות ליישומים כאלה ניתן למצוא על כל גורם עסקי שיש לו הון זר) של עובדים.

מדוע זה עובד, וגם בהצלחה? כי ראשית, במקרה זה, כל עובד מונחה אך ורק על ידי התוצאה שלו, שנית, מערכת זו הוגנת ומובנת לכל עובד, ושלישית, קל לנהל אותה באופן מעשי.

אינדיקטורים לביצועים עיקריים

ברור כי אין צורך למדוד כל העת את מידת ההתאמה של כל גורם בפעילות התפעולית של המיזם. ניהול אסטרטגי המבוסס בעיקר על מספר נקודות מפתח, שעבורן נקבעים מדדי ביצועי KPI.

עבור כל עסק, הנקודות העיקריות יהיו שונות זו מזו, אך עם זאת, על מנת לבחור מספר מהחשובים שבהם, מנהלים מודרניים מונחים על ידי מספר קריטריונים:

1. אינדיקטור המפתח תואם את עסקי הליבה.
2. זה עומד ביעדים האסטרטגיים העיקריים של החברה.
3. המחוון אמור להיכנע בקלות להנהלה, אך יחד עם זאת הוא צריך להפעיל את השפעתו על העסק.
4. עליו להיות בעל תכונות כמו בהירות והבנה, שכן פלג כוח האדם שיהיה אחראי עליו מחויב לפקח בבירור על קשר הגורם לתוצאה בדינמיקה של המקדם.

יעילות KPI כמערכת עקרונות

אם מערכת כלשהי מוצגת בארגון, היא צריכה להיות מוצדקת במלואה על ידי הניהול האסטרטגי של החברה, ויחס יעילות אינו יוצא מן הכלל. לפיכך, תיאורטיקנים מערביים הציגו זה מכבר מערך עקרונות, שרק תואמים אליהם ניתן להעריך את העסק בצורה מספקת הן מהצד של הפעילות התפעולית והן מבחינה יסודית יותר.

אז ראשית, כשמשיגים מטרה משותפת שמכוונת לגידול של מקדם יעילות מפתח, יש להקפיד על עקרון השותפות בין העובדים. וזה אומר שכל אחד מחברי הצוות צריך לזכור לא רק את עצמם, אלא גם את שאר החברים. זה מרמז גם על העיקרון השני - התמקדות בתוצאה הסופית (במילים אחרות, הצוות צריך להכניס מאמץ מירבי לערוץ אחד).

אנו גם לא שוכחים מטרות אסטרטגיות, מה שאומר שהעיקרון של התאמת פעילויות תפעוליות ליעדים עסקיים מרכזיים הוא לא פחות חשוב. וכמובן, העיקרון האחרון הוא המוטיבציה. אחרי הכל, מעטים יכולים לקרוא לעצמם מתנדב נלהב.

טווחי יעילות

ניתן להשתמש במדדי KPI בהקשר של היבטים שונים בעסקי החברה. ברמה ההיררכית העליונה, כפי שאפשר לנחש, ישנם גורמי יעילות והתאמה לעסק ככאלה. אלה כוללים את הדינמיקה של הכספים דיווח הנהלה.

על מנת להעריך את הפעילויות של כל יחידה מבנית או תהליך עסקי בנפרד, ניתן להכניס אינדיקטורים לביצועים באופן אינדיבידואלי עבור כל תחום פעילות - זהו תחום אחר ליישוםו.

תפקיד KPI במערכת ניהול מודרנית

כיום, מעטים זוכרים את הגישה המתוכננת שהייתה כל כך פופולרית לפני כמה עשורים, שכל עובדי הייצור נקטו בה בכדי להשיג את התוצאה הרצויה. מהי KPI לנציגי הניהול המודרניים? כן, זו סוג של גישה מתוכננת בעיבוד שונה ומודרני מעט יותר.

אם מנגנון המדידה של KPI בארגון ניפוי בבירור, האלגוריתם של לא רק בונוסים ותגמולים, אלא, בתורו, עונשים על אי מילוי המשימות, מתוכנן כראוי, אפשר אפילו לקרוא למערכת זו אידיאלית. אבל ככל שידוע לכולנו, בפועל, שום דבר מושלם לא קורה. לכן, אפשר רק לקוות שפעם בשוק הפוסט-סובייטי תוקם מערכת ניהול מושלמת, שתניח את תחילתו של עידן חדש, הממוקד בעיקר בתוצאות.

היתרונות והחסרונות של המערכת

אך איננו מכוונים לדבר על כך שמדדי הביצועים של KPI הם אידיאליים וקלים לשימוש.

מדוע מערכת בקרה כזו גרועה? ובכן, ראשית, לעיתים קרובות ניהול בין יעדים בר השגה ללא כישלון מציב מטלות כאלה עבור הצוות, שכמעט בלתי אפשרי להשיג. זה מדלל את הדינמיקה החיובית של צמיחת מקדם היעילות, שחוסך לחברה כסף על ידי הפחתת בונוסים, אך יחד עם זאת גם מדכא את המוטיבציה של העובדים עצמם. ובכלל, חלקו של כל עובד קטן כל כך בסיכום הכולל של KPI, עד שחלקם, למרבה הצער, לא משתים לב.

אבל עדיף לסיים את הביקורת הזו בנימה אופטימית. עם זאת, יש לזכור שמערכת ניהול זו מאפשרת להניע עובד באותה מידה כמו אף אחד לפניה. העובד יודע למה לשאוף, ויש לו מושג לאילו פרסים מחכים לו להשגת יעדיו. ומה יכול להיות חשוב יותר בבניית עסק תאגידי?