Mémo L'essence du document et les règles pour sa préparation

Dans l'environnement de production, il arrive souvent qu'un des employés décide de transmettre telle ou telle information à sa direction. Un tel appel, rédigé par écrit, est appelé un "mémorandum". Qu'est-ce que ce document et comment le compiler? Cela vaut la peine de parler séparément.

Concepts de base

Tout employé a le droit de contacter son supérieur immédiat. Il peut le faire oralement et par écrit. Dans le premier cas, tout se résume à une conversation normale, qui n'oblige chacune des parties à rien. Dans le second cas, l'appel est déjà officiel.

Un tel journal économique s'appelle un «mémo». Quelle est la différence entre un tel document et d’autres déclarations adressées à la direction? L'essence de la question réside dans son nom même. Un employé rédige un tel document afin de rendre compte d'une situation ou d'un événement spécifique. Les informations peuvent concerner un individu, un site ou une production dans son ensemble. Selon le destinataire, le mémo peut concerner des documents internes et externes. La première option est lorsque l'employé s'adresse au responsable de tout niveau de l'entreprise. Et le second est obtenu s'il envoie son papier à une autorité supérieure. Ensuite, naturellement, il passe au niveau externe.

L'essence du problème

En règle générale, un mémorandum est rédigé dans un but spécifique. Il peut être écrit pour:

1. Corrigez la situation. Par exemple, un employé a des faits sur le fait que l'entreprise prend des mesures qui interfèrent avec le déroulement normal du processus de travail. Il en informe sa direction en lui demandant de prendre les mesures appropriées.
2. Protégez-vous de l'injustice. Cela se produit lorsqu'une personne, constatant une attitude partiale, décide d'en informer ses dirigeants immédiats. Il le fait à la recherche d'aide et de protection.
3. Améliorer le travail. Parfois, l'un des employés s'aperçoit que des employés d'autres départements ou unités structurelles commettent des erreurs qui réduisent l'efficacité. Puis il se tourne vers le chef pour aider à rétablir l'ordre.
4. Évitez les responsabilités indésirables. Cela se produit lorsqu'un incident se produit. Après en avoir parlé à ses supérieurs, le salarié crée des conditions favorables pour lui-même, aucune plainte ne pouvant être portée contre lui.

Dans chacun de ces cas, l'employé ne se contente pas de transmettre des informations, il demande de l'aide pour résoudre le problème.

Peine équitable

La discipline du travail permet au citoyen d'accomplir consciencieusement ses tâches lorsqu'il est au travail. De plus, il doit se conformer à l'ordre accepté et à tous les ordres et ordres de son employeur. Mais dans la vie, tout ne se passe pas si bien. Parfois, les actions des employés divergent des normes généralement acceptées. Dans ce cas, les chefs immédiats considèrent qu'il est de leur devoir d'informer la direction de l'entreprise de ce qui se passe. Le résultat d'un tel signal est un mémorandum de violation de la discipline du travail.

Habituellement, dans ce document, le cas concerne:

1. Défaut de se conformer à des ordres spécifiques.
2. Défaut d'accomplir des tâches directes concernant la position du délinquant.
3. Violations de la discipline du travail. Cela concerne les cas d'absentéisme, de retard, d'ivresse sur votre lieu de travail et autres.
4. Commettre des actes illicites impliquant une responsabilité administrative ou pénale. Dans ce cas, nous parlons de vol, détérioration, détournement de fonds et autres infractions.

Dans chacun de ces cas, l'auteur devra supporter la peine qui lui est due.

Auteur du document

Le plus souvent, un mémorandum sur un employé est rédigé par son supérieur immédiat. Dans ce document, il transmet aux dirigeants les aspects négatifs des activités de son subordonné.

Dans le même temps, le document contient généralement une évaluation personnelle de l'auteur. Avec sa vision du problème, il propose des solutions possibles. Mais le dernier mot, bien sûr, sera pour le chef. Par exemple, un employé a fait l'école buissonnière. Dans ce cas, son chef rédige un document adressé au réalisateur, qui commence généralement par les mots «Je porte à votre attention». Il décrit ensuite en détail la date de la violation et offre pour sa part la possibilité de punir un employé négligent. Comme une telle note fait référence à des documents à usage interne, elle peut être émise sur une feuille vierge ordinaire au format A4. Le texte est présenté sous forme arbitraire. Il peut être conditionnellement divisé en deux parties. L’une contient une description du problème et l’autre comprend des conclusions et des suggestions concrètes à ce sujet.

Cas particulier de violation

L’un des types de violation de la discipline du travail est la non-exécution par le salarié de la tâche qui lui est confiée par la tête. Cela peut arriver si l'employé a oublié, ne pouvait ou simplement ignoré cet ordre.

Une telle action constitue une violation de la discipline et le supérieur hiérarchique rédige un mémorandum sur le manquement. Pour une telle infraction, une personne devra être punie à juste titre. Mais cela ne se produira qu’après avoir fourni ses explications sur ce qui s’est passé. Si les raisons qui ont incité l'employé à de telles actions semblent convaincantes, il peut même éviter la punition. Il est plus difficile de résoudre le problème lorsque la désobéissance de l'employé entraîne des conséquences négatives. Ici, il est peu probable qu'il puisse rester à l'écart. Surtout si, à la suite d'une telle omission, un dommage a été causé ou un préjudice grave a été causé. La sanction dans ce cas sera déterminée sur la base des actes réglementaires pertinents.

Comment faire un rapport?

Un responsable, quel que soit son niveau, doit savoir rédiger un mémo. Un échantillon peut être considéré avec un exemple spécifique. Supposons qu'un employé ne soit pas venu à l'heure au travail et qu'un visiteur l'attendait alors pour signer un contrat important. Après quelques heures, l’employé a néanmoins comparu, mais le temps était perdu et le client était déjà parti. Un tel acte contient plusieurs violations à la fois:

• en retard au travail;
• perturbation d'un rendez-vous;
• dommages causés à l'entreprise par la non-signature du contrat.

S'il n'est pas possible de changer la situation actuelle, le chef est obligé d'informer la direction à ce sujet.

Un document similaire devrait ressembler à ceci:

1. Premièrement, dans le coin supérieur droit est écrit "cap", qui indique à qui et de qui il est destiné.
2. Plus loin au centre est écrit son nom.
3. Vous trouverez ci-dessous le texte principal dans lequel les informations sont placées dans un ordre spécifique. Vient d’abord une description de la situation. Ensuite, une demande suit pour aider à résoudre ce problème. Après cela, une conclusion est faite sur la base de tout ce qui précède. En conclusion, l'auteur peut exprimer ses idées ou ses suggestions sur la meilleure façon, à son avis, de sortir de cette situation.
4. Tout en bas, il met la date et la signature avec la transcription complète de F. I. O. et le poste occupé.

Selon la raison, le texte de la note peut être purement informatif ou nécessiter l'intervention de la direction pour rétablir l'ordre.