Informațiile comerciale reprezintă o combinație de informații și date despre activitățile întreprinderii, structura organizațională a acesteia, relațiile externe și interne, tehnologiile de producție și gama de produse, precum și alte aspecte legate de activitățile sale.
Ceea ce se referă la informații comerciale
Fără furnizarea sistematică și regulată a organizației cu tot felul de date, activitatea acesteia va deveni imposibilă. Următoarele informații sunt denumite informații comerciale:
- date despre mediul extern al întreprinderii (piață, standarde legislative, precum și activitățile concurenților)
- informații interne (privind activitățile de producție, rezerve, precum și blocaje);
- informații despre consumatorii produselor și serviciilor organizației (capacitățile financiare ale acestora, precum și vârsta, componența națională, geografică etc.);
- informații despre concurenți, și anume, gama de produse, metodele de vânzare și politica de prețuri;
- informații despre bunurile și serviciile care sunt vândute pe piață (compoziție calitativă, cantitativă, precum și cost);
- date despre prețul pieței;
- informații despre canalele de vânzare și distribuție a produselor, precum și mecanisme de aducere a acestora la furnizorul final;
- materiale publicitare, precum și informații despre eficacitatea acestora.
Componente principale
Se pot distinge următoarele componente ale informațiilor comerciale:
- afaceri (se referă la colaborarea cu contrapartide);
- științific și tehnic (descrie inovațiile și tehnologia de producție);
- producție (indicatori de producție planificați și efectivi);
- management (organizarea managementului întreprinderii);
- marketing (informații despre piață);
- financiar (fluxuri de numerar).
Distribuirea informațiilor comerciale
Informațiile din activitățile comerciale pot fi diseminate în două moduri principale:
- prin periodice - sub formă de reviste și cataloage de specialitate (este demn de remarcat faptul că acestea trebuie actualizate constant pe măsură ce se schimbă situația întreprinderii);
- prin crearea bazelor de date electronice, care pot conține atât informații complete pentru fiecare întreprindere, cât și detalierea zonelor individuale ale activităților comerciale ale acestora.
Este important să înțelegem că informațiile comerciale includ atât date publice, cât și date private. Primele includ datele de contact ale organizației, numele liderilor acesteia, zonele de producție și alte activități, precum și informații despre unele active. În ceea ce privește datele clasificate, acestea sunt determinate de forma organizatorică a întreprinderii (acestea pot fi informații despre împrumuturi, acorduri de parteneriat, tehnologii de producție etc.) și nu pot fi diseminate.
Tipuri de informații comerciale
Informațiile unei organizații comerciale sunt împărțite în mai multe soiuri:
- date publice deschise (acestea pot include informații de înregistrare și de contact ale organizației, activitățile acesteia, precum și gama de produse sau lista serviciilor furnizate și alte puncte pe care conducerea companiei nu consideră necesar să le ascundă);
- informații destinate autorităților de reglementare (vorbim despre o varietate de formulare de raportare);
- numai conducerea directă a companiei și un cerc limitat de angajați au acces la informații clasificate (aceasta se referă la tehnologia și materialele de producție utilizate, relațiile contractuale, precum și alte informații care reprezintă un secret comercial).
Rolul informațiilor comerciale
Informațiile comerciale ar trebui să fie fiabile și relevante pentru a asigura buna funcționare a întreprinderii, în special - legătura managerială a acesteia. Vă permite să evaluați corect situația actuală și să luați măsurile adecvate.În condiții moderne, informațiile comerciale au o valoare deosebită, deoarece se caracterizează printr-o serie de avantaje:
- permite analiza constantă a situației economice și de producție;
- utilizat la pregătirea planurilor, previziuni, precum și în stadiul de control; Primirea în timp util a informațiilor fiabile oferă organizației o serie de avantaje competitive;
- vă permite să aflați atitudinea față de companie atât din partea clienților, cât și a partenerilor și a concurenților;
- monitorizarea constantă a situației în mediul intern și extern;
- o cantitate suficientă de informații despre companie în domeniul public își îmbunătățește imaginea și crește nivelul de încredere;
- vă permite să faceți ajustări în timp util la obiectivele strategice ale organizației; reduce riscul de pierdere.
Surse de informații comerciale
Informațiile comerciale pot fi obținute din următoarele surse:
- cercetare de marketing (poate fi efectuată independent și puteți utiliza informațiile furnizate de parteneri și contractanți);
- documentația internă a companiei (diverse tipuri de raportare, precum și documente curente care sunt emise pentru a confirma desfășurarea operațiunilor de producție);
- surse externe (informații statistice ale serviciilor, organizațiilor și agențiilor speciale, care sunt publicate în publicații periodice și se află în domeniul public).
Clasificarea informațiilor comerciale
De remarcat este faptul că informațiile comerciale sunt destul de eterogene. În acest sens, a fost elaborată următoarea clasificare:
- Pe baza timpului:
- retrospectivă (vă permite să evaluați situația care a predominat în perioadele anterioare pentru a ajusta planurile viitoare);
- actual (oferă o idee despre rezultatele actuale ale activităților);
- prognoza (determină starea organizației estimată în perioadele viitoare).
- În ceea ce privește stadiul luării deciziilor de management:
- menționarea (descrie situația actuală a întreprinderii în ansamblul său, precum și în unitățile individuale ale acesteia);
- explicativ (necesar pentru a înțelege factorii care au dus la o anumită situație);
- planificat (oferă o idee despre starea viitoare a întreprinderii);
- control (vă permite să evaluați conformitatea indicatorilor actuali cu cele declarate).
- În funcție de obiectiv:
- general (conține date despre întreprindere în ansamblu);
- local (descrie starea structurilor individuale și a unităților organizației).
- În conformitate cu scopul:
- planificat (folosit pentru a determina indicatorii viitori);
- contabilitate (înregistrată în documente pentru remedierea stării actuale);
- referință de reglementare (folosită pentru alinierea proceselor de producție la reguli);
- statistică (vă permite să urmăriți dinamica indicatorilor din ultimele perioade);
- marketing (descrie situația de pe piață).
- După frecvența de primire:
- discret (ajunge cu o anumită periodicitate);
- episodic (acționează simultan, dacă este necesar);
- continuu (utilizat pentru monitorizarea situației actuale).
Informații comerciale și secrete comerciale
Există o categorie separată de date care nu pot fi difuzate, dar pot fi utilizate doar de un cerc limitat de angajați. Aceasta este o categorie precum informațiile comerciale confidențiale. Este vorba despre informații documentate, accesul acestora fiind limitat nu numai de statutul intern al companiei, ci și de standardele legislative.
Este de remarcat faptul că nu pot fi echivalate concepte precum informații comerciale și secret comercial. Acesta din urmă este protejat de acte juridice de reglementare. Putem spune că legislația de stat oferă unui antreprenor dreptul de a clasifica o serie de informații despre activitățile organizației sale.Acest lucru se datorează faptului că publicarea unor date poate provoca pagube materiale grave. Astfel, putem spune că un secret comercial are o anumită valoare și un beneficiu pentru antreprenor atâta timp cât acesta nu este cunoscut de către terți. Totuși, ascunderea lor nu ar trebui să dăuneze societății.
Informații despre secret comercial
Următoarele categorii de date pot fi clasificate ca secrete comerciale:
- informații științifice și tehnice (tehnologie de producție, proiectare de echipamente, invenții, brevete, produse software, metode de organizare a muncii la întreprindere; planuri tehnologice);
- informații tehnologice (desene de proiectare, formule chimice, planuri de producție și producție);
- informații financiare (algoritmul de stabilire a prețurilor, profitul primit din vânzările de produse, operațiuni bancare și fluxuri financiare);
- informații despre afaceri (termeni și condiții ale contractelor și contractelor, probleme organizatorice, informații despre contractori, corespondență comercială).
Ceea ce nu poate fi un secret comercial
Următoarele informații despre afaceri nu pot fi clasificate drept confidențiale:
- documente referitoare la componente, precum și certificate de înregistrare și autorizație;
- situații financiare care sunt transmise fiscale și altor autorități de reglementare, precum și date care prezintă solvabilitate;
- informații despre numărul, structura și componența personalului, precum și nivelul de remunerare și respectarea standardelor sale de siguranță;
- date despre vânzarea de produse potențial periculoase pentru oameni, precum și documente care confirmă respectarea legilor antitrust;
- date despre dacă funcționarii sunt implicați în activități antreprenoriale.
Protecția informațiilor comerciale
Pentru a preveni răspândirea datelor confidențiale, întreprinderile folosesc anumite mijloace. Informațiile comerciale pot fi furnizate următoarea protecție:
- dezvoltarea instrucțiunilor specifice care să explice angajaților caracteristicile și regulile de lucru cu datele;
- numirea persoanelor responsabile pentru păstrarea secretelor comerciale;
- crearea unui sistem de control în conformitate cu care lucrătorilor li se va permite accesul la anumite date;
- un moment obligatoriu este semnarea documentelor privind nedivulgarea secretelor comerciale cu fiecare angajat;
- introducerea unui sistem de stimulente suplimentare pentru angajații care se ocupă de date clasificate;
- automatizarea sistemului de securitate a informațiilor;
- control continuu de către conducere.
Metode fără scrupule de obținere a informațiilor comerciale
Ansamblul de date privind mediul intern și extern al întreprinderii reprezintă informații comerciale. O serie de întreprinderi pot încerca să-l obțină prin metode necinstite:
- diseminarea datelor de către angajații înșiși (în cunoștință de cauză sau fără intenție);
- santaj al conducerii sau al angajatilor cu acces la date relevante;
- întrebări provocatoare sau conducătoare în timpul conferințelor sau prezentărilor;
- furt de identitate;
- supraveghere ascunsă (independentă, cu ajutorul angajaților sau prin echipamente speciale);
- recrutarea angajaților de la o firmă concurentă;
- luare de mită a angajaților;
- conectarea prin mesaje sau interceptarea mesajelor.
constatări
Utilizarea informațiilor comerciale determină în mare măsură funcționarea eficientă a companiei. Acesta este un set complet de informații despre activitățile întreprinderii, care este utilizat de către șef pentru a lua decizii de conducere, precum și de utilizatori externi pentru a face cunoștință cu organizația.
De remarcat este faptul că informațiile comerciale pot fi atât deschise (accesibile tuturor, fără excepție), cât și închise (care pot fi utilizate doar de un anumit cerc de persoane).În același timp, legislația reglementează clar lista de date care nu pot fi clasificate. În ceea ce privește ascunderea anumitor fapte, aceasta nu ar trebui să dăuneze societății.
Pentru a proteja informațiile comerciale, organizația ia anumite măsuri. Deci, cercul de persoane care au acces la acesta este limitat, iar un contract este semnat cu angajații cu privire la inadmisibilitatea divulgării. Responsabilitatea este dezvăluită pentru divulgarea datelor confidențiale. Automatizarea sistemului de securitate a informațiilor folosind tehnologia computerizată modernă este o prioritate. Cu toate acestea, conducerea trebuie să monitorizeze personal această problemă.
