Pre každú organizáciu existuje určitý súbor informácií nazývaných „podrobnosti“, bez ktorých nemôže vykonávať žiadne operácie. Musia byť obsiahnuté v každom liste, zmluve, platobný príkaz a ďalší dokument potvrdzujúci jeho platnosť. V prípade zmeny týchto údajov musí spoločnosť zaslať svojim protistranám zodpovedajúci list o zmene údajov.
Povinné informácie
Podrobnosti - to sú údaje, ktoré každá spoločnosť dostane, keď je zaregistrovaná. Sú uvedené v Základné dokumenty a sú predpokladom pre rôzne typy operácií. Takéto referenčné informácie by mali obsahovať všetky dokumenty zostavené touto organizáciou. V prípade akýchkoľvek úprav by mala okamžite zaslať svojim partnerom list o zmene podrobností.
Pri registrácii sa každému podniku pridelí:
- daňové identifikačné číslo (DIČ);
- registrovaná adresa;
- Registračné číslo primárneho štátu (OGRN);
- fyzická adresa (konkrétne miesto);
- poštová adresa (miesto, na ktoré sa má korešpondencia prijímať);
Okrem toho dostáva špeciálne kódy od štátnej štatistickej služby: OKVED, OKATO a OKPO. Tiež, každá spoločnosť má bankové údaje:
- kód dôvodu registrácie (KPP);
- údaje o autorizovanej banke, prostredníctvom ktorej vykonáva všetky zúčtovacie transakcie;
- identifikačný kód banky platiteľa (BIC);
- zúčtovacie a korešpondenčné účty.
Ak sa zmení aspoň jedna z týchto údajov, spoločnosť musí o tom okamžite informovať svojich dlžníkov a protistrany. Oneskorenie môže mať dosť vážne následky. Spoločnosť im musí poslať list o zmene podrobností.
Pravidlá zostavovania dokumentu
obchodná korešpondencia nie sú žiadne maličkosti. Najmä ak ide o také dôležité veci, ako sú podrobnosti. V živote sa môžu vyskytnúť rôzne situácie: zmena vedenia, autorizovaná banka alebo niektorá z dostupných adries. Spoločnosť je povinná informovať o ktorýchkoľvek z týchto prípadov tých, s ktorými priamo spolupracuje. Toto je dokonca zaznamenané v Občianskom zákonníku Ruska. List o zmene podrobností musí mať určitý jednotný štýl. Takýto dokument je spravidla vyhlásením v určitom poradí nasledujúcich informácií:
- Názov organizácie, ktorej je adresovaná.
- Úplný názov hlavy.
- Nové a staré podrobnosti.
- Dôvod, ktorý prinútil spoločnosť k takýmto zmenám.
- Doplňujúce informácie.
- Dátum zostavenia tohto dokumentu.
- Podpis vedúceho spoločnosti.
Informácie je možné zaslať poštou s povinným oznámením. Musí sa to urobiť vopred, aby údaje počas dodávky neboli zastarané. V niektorých prípadoch sa odporúča používať e-mailové informačné bulletiny alebo zasielať informácie faxom.
Zmena adresy
Niektoré organizácie nemajú vlastné priestory a sú nútené si ich prenajať uzatvorením príslušných dohôd. Niekedy je však potrebné zmeniť umiestnenie. V takom prípade môže byť neinformovaný klient v ťažkej situácii. Aby ste tomu zabránili, musíte napísať list o zmene podrobností o organizácii a poslať ho všetkým existujúcim partnerom.
Týka sa to predovšetkým dodávateľov a veriteľov, pretože spoločnosť je s nimi v určitých zmluvných vzťahoch.Taký list je obyčajne vypracovaný na hlavičkovom papieri. V extrémnych prípadoch môžete použiť hárok formátu A4 umiestnením rohovej pečiatky na ňu v ľavom hornom rohu. Najprv sa vytvorí tzv. Klobúk. Nachádza sa v pravom hornom rohu a predstavuje informácie o tom, komu je táto správa odoslaná. Ďalej je názov dokumentu („Informačný list“ alebo „O zmene podrobností“). Potom sa do hlavného textu vložia potrebné informácie. Doklad končí podpisom hlavy a je potvrdený okrúhlou pečaťou.
Zmena platobných údajov
Ak podnik zmení svoju banku alebo aspoň jeden zo svojich existujúcich účtov, musí o takýchto krokoch informovať aj všetky zainteresované strany. V takom prípade sa list o zmene bankových údajov podáva formou oznámenia. Môže byť adresovaný jednotlivej protistrane alebo môže byť jediným dokumentom, ktorý sa bude nazývať „Oznámenie o zmene bankových údajov“.
Pravidlá dizajnu zostávajú rovnaké. Je pravda, že je lepšie zostaviť text v tomto poradí:
- Dôvod vykonania zmien s uvedením čísla, dátumu a názvu dokumentu, na základe ktorého sa postupuje.
- Konkrétny dátum, od ktorého sa vykonajú zmeny.
- Informácie o nových detailoch.
- Prečítajte si ďalšie informácie o ďalších krokoch. Tu by sa malo poznamenať, či všetky predtým uzavreté dohody zostávajú v platnosti.
Tieto informácie sa musia nahlásiť niekoľko dní pred ich výskytom. Upozorňujeme, že doručenie takéhoto listu bude nejaký čas trvať. Partner bude tiež musieť vykonať príslušné zmeny.
