Práca akejkoľvek organizácie je spravidla spojená s veľkým počtom dokumentov. Ide o prichádzajúcu korešpondenciu a odpovede na ňu, rôzne objednávky a výkazy zamestnancov, technické pokyny a účtovné výkazy. Všetky vyžadujú včasné účtovníctvo a optimalizáciu. Jednou z možností riešenia tohto problému je súpis dokumentov.
V súlade so zákonom
Špecialista, ktorý vykonáva kancelársku prácu v podniku, vie najlepšie, čo je to súpis dokumentov. Počas roka ním prechádza obrovské množstvo papierov. Všetky z nich sú dôležité a každý z nich zohráva pri riešení tejto alebo tej istej otázky osobitnú úlohu. Je jednoducho nemožné vyhodiť takúto batožinu, pretože každý z týchto dokladov má určitú dobu skladovania, počas ktorej je platný a môže sa hodiť. Takéto dokumenty sa zvyčajne ukladajú v archíve, kde sú stále.
Kedykoľvek ich môžu odtiaľ odobrať a používať podľa určenia. Vo federálnom zákone o archívnych veciach z októbra 2004 je zoznam všetkých možných typy dokumentov a každý z nich má osobitný termín, pre ktorý musia byť s majiteľom. Ako však brať do úvahy obrovské množstvo papierov prijatých na uskladnenie? Na tento účel existuje zoznam dokumentov. Zostavuje ho zamestnanec zodpovedný za archiváciu a je povinným doplnením každej zložky alebo prípadu predloženého na dlhodobé uloženie.
Zasielanie dôležitých príspevkov
Tajomník v podniku tiež často zostavuje súpis dokumentov. To neznamená registráciu prichádzajúcej alebo odchádzajúcej korešpondencie. Každý tajomník má na tento účel špeciálny denník. Tam sa podľa toho zaznamená okamih prijatia alebo odoslania listu, v ktorom je uvedený dátum, adresát a výkonný úradník. Inventár môže byť v niektorých prípadoch vnútri takejto korešpondencie.
Napríklad organizácia pošle balík dokumentov na adresu. Nemôžu sa dať len do obálky a hodiť do škatule nalepením pečiatky. Kde je záruka, že sa dokumenty dostanú v plnom rozsahu? Samozrejme, ak ide o brožúry alebo jednoduché letáky, nebojte sa. Kedykoľvek môžu byť zaslané znova. Niekedy však musíte na oficiálnu žiadosť poslať vážne dokumenty. V tomto prípade by sa okrem hlavných záruk mal priložiť k balíku aj sprievodný list a súpis, ktorý bude zoznamom dokumentácie zaslanej na túto adresu.
Prenos dokumentov
Zamestnanci, ktorí sa zúčastňujú na uzatváraní zmlúv, veľmi dobre vedia, čo je to súpis dokumentov. Môžete si to ľahko urobiť sami.
Hlavné je, že tento dokument obsahuje všetky potrebné informácie:
- Meno odosielateľa je napísané v ľavom hornom rohu alebo je vložená pečiatka spoločnosti.
- Vpravo sú údaje o adresátovi (názov spoločnosti a celé meno jeho vedúceho).
- Pod stredom je názov. Napríklad bude to „Zoznam dokumentov, ktoré sa majú zaslať do zmluvy“, ktorých číslo a dátum sa musia uviesť.
- Ďalej sa náhodne zostaví tabuľka, v ktorej musia byť najmenej 4 stĺpce (číslo v poradí, názov dokumentu, jeho číslo a dátum, počet kópií, počet listov).
- Potom sa urobí konečný záznam o tom, koľko dokumentov sa podľa tohto zoznamu prevedie. Musíte tiež vypočítať celkový počet listov príloh.
- V samom dolnom rohu stránky sa nachádza poznámka o tom, kto tieto dokumenty previedol a prijal s dátumom, priezviskom a pozíciou.
Toto je najbežnejší zoznam dokumentov, ktorých vzorka je každému úradníkovi dobre známa ako poštové číslo 107. Hotové formuláre je možné vopred prijať na ktorejkoľvek pošte, aby sa pomaly vyplnili a skontrolovali na pracovisku.
Jemnosti archivácie
Zoznam zamestnancov je oboznámený so všetkým zamestnancom archívu. Vyrába sa počas prevodu cenných papierov na uskladnenie. Tento dokument nie je iba obsahom konkrétneho priečinka. Umožní kedykoľvek nájsť potrebné informácie medzi obrovským počtom článkov.
Objednávky, výkazy a iné investície sú systematizované a zhrnuté v tabuľke, ktorá by mala obsahovať šesť požadovaných stĺpcov:
- Sériové číslo.
- Register osobitného dokumentu v súlade s nomenklatúrou.
- Jeho dátum (dátum uvedený pri registrácii).
- Názov (objednávka, list, zmluva).
- Čísla hárkov.
- Poznámka.
Stôl môže byť dosť veľký. V každom prípade by sa však na konci mal urobiť konečný záznam o tom, koľko dokumentov je v ňom uvedených, ako aj o celkovom počte vypočítaných strán. Teraz, pri pohľade do takejto zložky, môžete ľahko nájsť požadovaný papier podľa požadovaných parametrov bez vynaloženia osobitného úsilia.
Funkcie súpisu
Interný zoznam dokumentov si vyžaduje osobitné znalosti a osobitnú pozornosť od jeho kompilátora. Chyby dizajnu niekedy vedú k tomu, že sa papier stratí v obrovskom množstve informácií. Keďže je mimo miesta, letí mimo dohľad.
Napríklad pre plánovaná inšpekcia Daňový inšpektorát potreboval správu minulý rok a bola podaná s nedbalosťou spolu s ďalšími dokumentmi. Vyskytla sa situácia, keď zamestnanec podniku nemôže potvrdiť túto alebo uvedenú informáciu skôr. Takéto nedorozumenie môže mať za následok pokutu pre organizáciu a trest pre zamestnancov zodpovedných za poskytovanie informácií a uchovávanie dokumentov. Výška straty závisí od dôležitosti požadovaných údajov. Aby sa tomu zabránilo, záznamy dokladov sa musia uchovávať náležite. Tento proces je, samozrejme, veľmi zložitý a časovo náročný. Okrem toho je potrebné zohľadniť viacstupňový a postupný postup.
Osobné záznamy zamestnancov
Personálna služba každého podniku alebo organizácie je tiež časťou, cez ktorú prechádza veľa rôznych dokumentov. Väčšina z nich sa hromadí v osobných spisoch zamestnancov.
Sú uložené na mieste až do odvolania a až potom sa archivujú. V takom prípade musí dôstojník personálu zostaviť súpis osobných spisov. Je potrebné poznamenať, že v ruských právnych predpisoch neexistujú určité pravidlá týkajúce sa ich prípravy. Všetky pravidlá sú prevzaté zo sovietskej éry. V súlade s nimi by takýto inventár mal byť typovou tabuľkou siedmich stĺpcov:
- Číslo v poriadku.
- Register konkrétneho dokumentu.
- Dátum.
- Názov a zhrnutie dokumentu.
- Čísla hárkov.
- Dátum, kedy bol dokument zahrnutý do súboru.
- Poznámka pre špeciálne poznámky.
Na konci sa počíta celkový počet dokumentov uvedených v zozname. Toto všetko sa vykonáva na základe podpisu úradníka s uvedením dátumu odovzdania veci.
