Osobný spis zamestnanca: vzorka

Zamestnanci personálneho oddelenia musia mať presné, úplné a objektívne informácie o všetkých zamestnancoch podniku, ktorí sú jeho zamestnancami. Dokumentácia k jednotlivým záznamom, ktorá obsahuje informácie o odborných činnostiach každého pracovníka, sa zbiera ako druh dokumentácie. Ďalej uvažujeme o tom, ako sa vykonáva vytváranie osobných spisov zamestnancov v podniku.

Všeobecné informácie

Dokumentácia pre zamestnanca je potrebná na systematizáciu dostupných informácií a ich zhrnutie na jednom mieste. Osobný spis zamestnanca, ktorého vzor bude uvedený nižšie, je súbor dokumentov týkajúcich sa:

• Zamestnanosť.
• Propagačný proces.
• Dodržiavanie pravidiel pracovnej disciplíny.
• Ukončenie vzťahov so zamestnávateľom a iné.

Hlavné kategórie zamestnancov

Je potrebné poznamenať, že správa osobných spisov zamestnancov nie je povinná vo vzťahu k všetkým zamestnancom. Príkladom je federálny zákon č. 79. Ustanovuje povinnú registráciu osobných spisov zamestnancov, ktorí sú v štátnej službe. V prípade ostatných pracovníkov sa postup zostavovania dokumentácie môže určiť prostredníctvom regulačných aktov miestnej povahy. Osobné súbory môžu uchovávať títo zamestnanci:

1. Manažéri (vedúci podnikov, zástupcovia, asistenti).
2. Vedúci štruktúrnych odborov a ich zástupcovia.
3. Vedúci (hlavní) odborníci.
4. Zodpovední pracovníci.
5. Zamestnanci, ktorí sú zaradení do personálnej rezervy na presun na miesta osobitného významu.
6. Špecialisti zabezpečujúci činnosť prístrojov na riadenie podniku.

Výhody zostavenia dokumentácie

Je potrebné poznamenať, že osobný spis zamestnanca je veľmi pohodlným zdrojom údajov o každom pracovníkovi. V jednej zložke sa zhromažďujú všetky kópie osobných dokladov zamestnanca, objednávky prijaté v súvislosti s ním atď. To vám umožní čo najúplnejšie charakteristika zamestnanca, vziať na vedomie jeho skutkovú podstatu alebo naopak akékoľvek porušenia a zneužitie, ktoré spáchal počas svojej profesionálnej činnosti v podniku.

Interné akty podniku: osobný spis zamestnanca

Dokumenty zhromažďujú a zostavujú rôzni zamestnanci podľa uváženia vedenia. Ak sú priečinky s osobnými dokladmi určené všetkým zamestnancom, je vhodné vytvoriť vhodný miestny akt. Okrem toho by sa mala zahrnúť aj časť, ktorá zabezpečí potrebu otvoriť osobný spis zamestnanca pre každého zamestnanca na plný úväzok vrátane technického personálu. V niektorých podnikoch manažéri uprednostňujú vypracovanie samostatného aktu, ktorým sa ustanovia všetky špecifiká zostavovania dokumentácie.

Hlavné nuansy

Bez ohľadu na formu nariadenia o zostavovaní dokumentácie pre zamestnancov by ste pri práci s nimi mali určiť:

1. Kategórie zamestnancov, v ktorých sú uložené osobné spisy. Budú to všetci zamestnanci alebo iba ich oddelené skupiny. Napríklad to môžu byť iba manažéri všetkých oddelení riadenia.
2. Spôsob, akým sa zostavuje osobný spis zamestnanca. Vzorka by mala obsahovať všetky potrebné oddiely a stĺpce, do ktorých sa vkladajú informácie o špecialistovi.
3. Zloženie dokladov zhromaždených v dokumentácii. Zároveň sa uvádza, ktoré dokumenty sa podávajú vo forme kópií a ktoré sú v origináli.
4. Poradie, v ktorom sa dokumentácia zostavuje.
5. Pravidlá oboznámenia zamestnanca s dokladmi o ňom.
6. Postup uchovávania osobných spisov zamestnancov.

Vyžaduje sa dokumentácia pre prácu na kratší pracovný čas?

Závisí to od toho, či zamestnanec zastáva pozíciu, v ktorej je potrebný osobný spis zamestnanca. Súčasne sa zvyčajne začína nová dokumentácia pre externých časovačov a pre interné priečinky sa príslušné dokumenty ukladajú do existujúcich priečinkov. Ak podnik zabezpečuje povinné vykonávanie osobných vecí v regulačných predpisoch, potom sa v súlade so zavedeným postupom umiestni aj na prácu na čiastočný úväzok.

V prípade pracovníkov na kratší pracovný čas sa dokumentácia zostavuje podľa všeobecných pravidiel definovaných v každom konkrétnom podniku. Podľa čl. 283 Zákonníka práce občan, ktorý ho súčasne vymenúva na miesto, predkladá pas alebo iný doklad potvrdzujúci jeho totožnosť. Ak si pracovné miesto vyžaduje osobitné znalosti, zamestnávateľ má právo požiadať budúceho špecialistu o predloženie diplomu alebo iného dokladu o vzdelaní alebo odbornej príprave (alebo jeho kópie, riadne osvedčenej). Pri uchádzaní sa o podnik s ťažkými alebo nebezpečnými (škodlivými) pracovnými podmienkami môže zamestnávateľ požadovať osvedčenie o povahe a podmienkach činnosti na hlavnom mieste zamestnanca. Kópie predložených dokumentov sa musia uložiť do osobného spisu.

Počiatočné zostavenie

Vytváranie osobných spisov sa vykonáva za účelom systematického zoskupovania zdokumentovaných informácií o zamestnancoch priamo v procese upevňovania pracovných vzťahov s nimi. Zostavovanie sa spravidla vykonáva v samostatnom priečinku pre každého zamestnanca. Táto forma vedenia osobných vecí sa považuje za najpohodlnejší spôsob usporiadania informácií. Zároveň treba pamätať na to, že je zakázané prijímať, spracúvať a pripájať k dokumentácii informácie uvádzajúce jeho politické, náboženské a iné viery, súkromný život, členstvo vo verejných organizáciách vrátane odborových zväzov.

Základné požiadavky

V praxi sa pri kompilácii osobných súborov ukladajú dokumenty do priečinka. Na svojej obálke je uvedené poradové číslo priradené k dokumentácii. Podľa nej je osobný spis zamestnanca zaznamenaný v príslušnom účtovnom denníku (knihe). Táto požiadavka je obsiahnutá v čl. 695, písmeno b) Zoznamu archívnych modelov vypracovaných v procese fungovania štátnych orgánov, miestnych orgánov s vyznačením doby uchovávania. Keď zamestnanec opustí podnik, jeho dokumentácia sa odstráni z priečinka. Potom sa osobný súbor vykoná na prenos do archívu a uloží sa.

Informácie o účtovnom denníku (knihe)

Tento dokument môže obsahovať nasledujúce údaje:

1. Číslo správy.
2. Celé meno špecialista.
3. Počet počiatočných dokumentácií.
4. Dátum odovzdania dokumentov do archívu.
5. Ďalšie poskytnuté informácie domáca politika podniku.

Počiatočné vykonanie zahŕňa zoskupenie dokladov preukazujúcich zamestnanie občana a potom všetky informácie súvisiace s odbornými činnosťami zamestnanca v organizácii.

Zoznam kmeňových dát

V právnych predpisoch nie je definovaný zoznam dokumentov, ktoré by sa mali zahrnúť do osobných spisov. V prípade štátnych zamestnancov sa stanovuje, že ich dokumentácia obsahuje osobné a iné údaje týkajúce sa prijatia do služby, jej odovzdania a prepustenia. Osobné údaje zahŕňajú aj informácie potrebné na zabezpečenie činnosti štátnej agentúry. Dokumentácia tiež obsahuje:

1. Interný zoznam príspevkov.
2. Osobný registračný list alebo formulár žiadosti.
3. Autobiografie.
4. kópie:

• doklad totožnosti;
• osvedčenie o poistení;
• DIČ (ak ho poskytuje zamestnanec);
• osvedčenia o vojenskej registrácii pre brancov a občanov podliehajúcich návrhu;
• cenné papiere potvrdzujúce právo odborníka na odpočty dane stanovené v čl. 218 daňový zákon;
• osvedčenia o stanovení úrovne obmedzení týkajúcich sa zdravotného postihnutia, zdravotného postihnutia (ak ich poskytuje špecialista);
• príkazy (objednávky) pri vstupe do štátu;
• popis práce;
• dohoda o prevzatí zodpovednosti (ak to pozícia ustanovuje);
• pracovná zmluva (ak je originál uložený v samostatnom priečinku).

5. Dokumenty týkajúce sa prístupu k informáciám, ktoré predstavujú tajomstvo chránené zákonom (ak výkon povinností špecialistu zahŕňa použitie takýchto informácií).

6. Výsledky predbežnej lekárskej prehliadky (prehliadky), ktorá sa vykonáva na účely preukázania odbornej spôsobilosti (v prípadoch ustanovených zákonom).

Dodatočné dokumenty

V priebehu práce odborníka môžu byť do jeho osobného spisu vložené tieto údaje:

1. Kópie dohôd o hlavnej zmluve (alebo ich kópie).
2. Oznámenia o zmenách podmienok pracovnej zmluvy z podnetu zamestnávateľa.
3. kópie:

• správy a vysvetľujúce poznámky, vyhlásenia a petície zamestnanca o rôznych záležitostiach;
• príkazy (príkazy) o prevode zamestnanca na inú činnosť (postavenie), o zrušení disciplinárnych sankcií, stimulov, ukončení činnosti v podniku;
• kniha práce.

4. Výsledky pravidelných (povinných) lekárskych prehliadok.

5. Certifikačné materiály (ak si situácia vyžaduje tieto opatrenia).

6. Ostatné dokumenty týkajúce sa činnosti špecialistu v podniku.

Odborná fotografia

Je tiež prítomná v osobnom spise. Spravidla sa používa fotografia 4x6. Na chrbte je napísané celé meno zamestnanca. Odporúča sa zmeniť fotografiu najmenej raz za 5 rokov alebo po dosiahnutí určitého veku. Táto otázka je upravená podľa uváženia orgánov.

Zmeniť podrobnosti

Pracovníci, ktorí sú zodpovední za prípravu a vedenie podniku, by mali monitorovať svoj stav a včas aktualizovať informácie. Nie je potrebné meniť dotazník ani registračný hárok, ani vyžadovať, aby odborník znova vyplnil papier. Všetky úpravy sa vykonávajú vypracovaním jednotlivých aktov. Nazývajú sa doplneniami do konkrétnej časti (napríklad do dotazníka). Spravidla sa predkladajú vo forme tabuľky. Vypracovanie vhodných formulárov je na uvážení zamestnávateľa.