I produktionsmiljön uppstår ofta en situation när en av de anställda beslutar att förmedla denna eller den informationen till sin ledning. Ett sådant överklagande, som anges skriftligen, kallas ett ”memorandum”. Vad är det här dokumentet och hur man sammanställer det? Det är värt att prata separat.
Grundläggande begrepp
Varje anställd har rätt att kontakta sin närmaste handledare. Han kan göra detta både muntligt och skriftligt. I det första fallet handlar det om en normal konversation som inte ålägger vardera parten till någonting. I det andra är överklagandet redan officiellt.
Ett sådant affärsdokument kallas ett "memo". Vad är skillnaden mellan ett sådant dokument och andra uttalanden riktade till ledningen? Kärnan i frågan ligger i dess namn. En anställd utarbetar sådant papper för att rapportera om en specifik situation eller händelse. Information kan relatera till en individ, en webbplats eller produktionen som helhet. Beroende på vem det skickas till kan minnet relatera till både interna och externa dokument. Det första alternativet är när medarbetaren adresserar chefen för vilken nivå som helst inom det givna företaget. Och den andra erhålls om han skickar sitt papper till en högre myndighet. Sedan går han naturligtvis till den yttre nivån.
Kärnan i problemet
Som regel utarbetas ett memorandum för ett specifikt syfte. Det kan skrivas för att:
- Korrigera situationen. Till exempel har en anställd fakta om att företaget vidtar åtgärder som stör den normala förloppet i arbetsprocessen. Han informerar sin ledning om detta med en begäran om att vidta lämpliga åtgärder.
- Skydda dig mot orättvisa. Detta händer när en person, som ser en partisk inställning, beslutar att meddela sitt omedelbara ledarskap om det. Han gör detta för att söka hjälp och skydd.
- Förbättra arbetet. Ibland märker en av de anställda att anställda på andra avdelningar eller strukturella enheter gör misstag som leder till minskad effektivitet. Sedan vänder han sig till ledaren för att hjälpa till att återställa ordningen.
- Undvik oönskat ansvar. Detta händer när en incident inträffar. Efter att ha berättat för sina överordnade om honom skapar den anställde gynnsamma villkor för sig själv när inga klagomål kan väckas mot honom.
I vart och ett av dessa fall förmedlar medarbetaren inte bara information utan ber om hjälp för att lösa problemet.
Rättvis straff
Arbetsdisciplin föreskriver en medborgares samvetsgrannhet för sina uppgifter medan han är på arbetsplatsen. Dessutom måste han följa den accepterade beställningen och följa alla arbetsgivares beställningar och beställningar. Men i livet händer inte allt så smidigt. Ibland avviker de anställdas handlingar från allmänt accepterade normer. I detta fall anser de omedelbara cheferna att det är deras skyldighet att informera företagsledningen om vad som händer. Resultatet av en sådan signal är ett memorandum om brott mot arbetsdisciplin.
I detta dokument gäller vanligtvis fallet:
- Underlåtenhet att följa specifika beställningar.
- Underlåtenhet att utföra direkta funktioner angående brottsens ställning.
- Brott mot arbetsdisciplin. Detta hänvisar till fall av frånvaro, att vara sen, dricka på din arbetsplats och andra.
- Begå olagliga handlingar som innebär administrativt eller straffrättsligt ansvar. I det här fallet talar vi om stöld, förstörelse, förskingring och andra brott.
I vart och ett av dessa fall måste förövaren bära den förtjänta straffen.
Dokumentförfattare
Oftast utarbetas ett memorandum om en anställd av hans omedelbara chef. I det förmedlar han ledningen de negativa aspekterna av hans underordnade aktiviteter.
Samtidigt innehåller dokumentet vanligtvis en personlig bedömning av författaren. Tillsammans med sin vision av problemet erbjuder han möjliga lösningar. Men det sista ordet kommer naturligtvis att vara för ledaren. Till exempel gjorde en anställd en truant. I det här fallet utarbetar hans chef ett dokument riktat till direktören, som vanligtvis börjar med orden ”Jag uppmärksammar er”. Sedan beskriver han i detalj när överträdelsen inträffade och erbjuder för sin del möjligheten att straffa en försumlig anställd. Eftersom en sådan anteckning avser interna dokument kan den utfärdas på ett vanligt tomt ark i A4-format. Texten presenteras i godtycklig form. Det kan villkorligt delas upp i två delar. Den ena innehåller en beskrivning av problemet, och den andra innehåller slutsatser och konkreta förslag om detta.
Särskilt fall av överträdelse
En av de typer av kränkningar av arbetsdisciplinen är den anställdes avbrott av den uppgift som chefen tilldelats honom. Detta kan hända om den anställde glömde, inte kunde eller helt enkelt ignorerade denna order.
En sådan åtgärd kan betraktas som en kränkning av disciplinen, och den närmaste handledaren utarbetar ett memorandum om underlåtenhet att fullgöra uppdraget. För ett sådant brott måste en person straffas. Men detta kommer att hända först efter att han har förklarat vad som hände. Om skälen som fick anställden till sådana handlingar verkar övertygande, kan han till och med undvika straff. Det är svårare att lösa problemet när den anställdas olydnad leder till negativa konsekvenser. Här är det osannolikt att han kan hålla sig borta. Speciellt om till följd av sådan utelämnad skada orsakades eller allvarlig skada har orsakats. Straffet i detta fall kommer att fastställas på grundval av relevanta lagar.
Hur gör jag en rapport?
En chef på alla nivåer bör veta hur man skriver ett memo. Ett prov kan övervägas med ett specifikt exempel. Anta att någon anställd inte kom i tid för att arbeta, och vid den tiden väntade en besökare på honom där för att underteckna ett viktigt kontrakt. Efter några timmar dök dock medarbetaren upp, men tiden förlorades och klienten hade redan lämnat. En sådan handling innehåller flera överträdelser samtidigt:
- sent för arbete;
- avbrott i en tid;
- skador orsakade till företaget genom att kontraktet inte undertecknats.
Om det inte är möjligt att ändra den aktuella situationen, är chefen skyldig att informera ledningen om detta.
Ett liknande dokument ska se ut så här:
- Först, i det övre högra hörnet skrivs "cap", som indikerar till vem och från vem det riktas.
- Vidare i mitten står namnet.
- Nedan visas huvudtexten där informationen placeras i en specifik ordning. Först kommer en beskrivning av situationen. Sedan följer en begäran för att hjälpa till att sortera den. Därefter görs en slutsats på grundval av alla ovanstående. Sammanfattningsvis kan författaren uttrycka sina idéer eller förslag på hur han, enligt hans åsikt, bäst kommer ut ur denna situation.
- Längst ner lägger han datum och signatur med fullständig utskrift av F. I. O. och innehaven.
Beroende på orsaken kan anteckningen vara rent informativ eller kräva att ledningen ingriper för att återställa ordningen.
