Трудова книжка е документ, който в продължение на няколко десетилетия запазва ключово значение по отношение на процедурите за регистриране на човек за работа. До голяма степен поради голямото си значение законодателят издава няколко правни акта наведнъж, които регламентират как книгите трябва да се водят и попълват.
Как правилно да приложите и двете? Има ли еволюция на законодателството в тази посока? Какви са характеристиките на използването на официалния документ през тази година, което е инструкцията за попълване на работни книжки (2014 г.)? Русия, както знаете, е страна с често променящи се правни актове в различни области.
Исторически произход
Брифингът за попълване на книги в Русия се провежда на федерално ниво. Формата, процедурите за поддържане и съхраняване на такъв документ като трудова книжка, се отнасят, съгласно нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, в компетенцията на правителството на Русия. По-нататък ще разгледаме по-подробно същността на правните актове, издадени от този изпълнителен орган (всъщност те ще са основният източник на информация за нас), но засега - кратък исторически отстъп.
Трудови книжки на руския, нов, образец (заместващ съветските) бяха въведени едва в началото на 2000-те. Преди това правилата, чрез които те са били поддържани и съхранявани, са залегнали (помислете само!) В постановлението на Министерския съвет от 6 септември 1973 г. Освен това този документ беше допълнен със специални инструкции, задължителни за използване в съветските предприятия. Тя е публикувана от Държавния комитет по труда на 20 юни 1974 г. Според редица изследователи съветското наследство се проследява не само в Русия. Държавите, в които има подобно указание за попълване на трудови книжки, подобни на нашите, са Украйна, Беларус.
През 2003 г. обаче руското законодателство претърпя значителни промени. Вместо източници на право, приети още в съветско време, руското правителство издава нови актове, отразяващи реалностите на съвременната структура на икономиката. По това време самият Кодекс на труда също беше актуализиран.
Основен източник на закон
Инструкциите за попълване на работни книжки, използвани от руските работодатели, имат, както казахме, напълно официален статус. Той е залегнал в съответния документ, публикуван от правителството на Руската федерация - "Трудови книжки", както и в специална резолюция на Министерството на труда на Руската федерация. Първият документ е одобрен на 16 април 2003 г., но след влизането му в сила, той претърпя редица промени в отделни издания. Вторият правен акт, който всъщност определя инструкции за попълване на работни книжки от 10.10.2003 г. 69 FZ, според официалния регистър. Помислете за основните извлечения от тези закони.
Законите не са се променили?
Много специалисти по въпросите на персонала си задават въпроса: „Нищо ли не се е променило в областта на регулирането на работата с трудовите книжки за повече от 10 години от приемането на горепосочените нормативни актове?“ Да, всички факти показват, че инструкцията за попълване на трудови книжки за 2014 г., която се появява в най-новите издания на кадровите медии, онлайн източници, няма значителни новости в сравнение с тази, действаща през 2003 г. Някои експерти смятат, че това се дължи на относителната простота и последователност на регулациите, установени от правителството в началото на 2000-те години.
Годината, която даде повод на експертите да говорят за някои корекции в такъв документ като инструкции за попълване на работни книжки, е 2013 г.Факт е, че на 1 септември тази година влезе в сила новият федерален закон „За образованието“. Според него формите на обучение в университети и някои средни училища са се променили значително. По-специално, такива понятия като „студенти“ и „магистър“ бяха залегнали в закона.
Само в годината, в която са изминали 10 години от появата на инструкцията за попълване на работни книжки (2013 г.), шаблонът за попълване на основния документ за персонал се е променил. По този начин стана необходимо в раздела „За образованието“ да се въведат правилните имена на съответните форми на обучение.
Но като цяло, както през изминалата, така и през настоящата година (за да се мисли само колко години са в сила инструкциите за попълване на работни книжки!), През 2014 г. работата на HR мениджърите и служителите на персонала всъщност е в пълно съответствие с изискванията, установени през 2003 г.
Какво се предписва от Наредбата "За трудовите книжки"
Според първия от двата правни акта, споменати по-горе, работата с трудовите книжки се свежда до спазване от работодателите на редица общи разпоредби. Декретът отразява и алгоритъма за правилното поддържане на документа, използван при официалната заетост.
Сред полезните откъси от този правен акт:
- трудова книжка - основният официален документ за служителите;
- фирмата, която работи, е длъжна да води книга за всеки служител, който работи в нея повече от пет дни (при условие че това е основното място, в което човек извършва трудова дейност);
- информация за служителя, естеството на функциите, които той изпълнява във фирмата, информация за движението между организации, уволнения, награди се записват във въпросния документ;
- трудовата книжка може да се води на руски или, ако се използва от работодател, регистриран в една от националните републики, на втория държавен език на предмета на Федерацията;
- работодателят трябва, при писмено искане на служителя, в тридневен срок да предаде копие от трудовата книжка или извлечение от нея, което е надлежно заверено.
В закона „За работните книжки“, публикуван от правителството, както вече казахме, алгоритмите за поддържане на този документ са описани подробно. В случая обаче се интересуваме от инструкции за попълване на работни книжки, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. 69 е нейният сериен номер. Според този нормативен акт работодателят получава наръчник, според който е длъжен да попълва книги, вложки в тях, както и дубликати от този вид документи.
Как и какво да напиша
Официалните инструкции за попълване на трудовите книжки изискват наемащата компания да записва дати с химикалка (тип гел или химикалка, валяк, топка). Думите в документа трябва да са пълни, без съкращения. Не можете например да напишете „дистрибуция“. като кратко за „изхвърляне“.
Ако говорим за такъв раздел, в който е посочена информация за работните места на човека, тогава е невъзможно да се зачеркнат или коригират някакви данни (ако например са въведени неправилно). Ако нещо трябва да бъде променено в написаното, тогава всичко, което трябва да се направи, е да въведете нов ред в долната част на страницата със серийния номер и датата, на която да въведете (в колона 3): „Записът за номера (посочете го) е невалиден“.
След това веднага добавете правилната формулировка, отразяваща приемането на лицето на длъжността, и в колона 4, основанията за изменения (това може да бъде например датата и номерът на заповедта на работодателя). По подобен начин се извършва коригиране на неточна информация за съкращения, придвижвания между наемащи фирми.
Инструкциите за попълване на работни книжки изискват също така работодателите да издават на служителите при писмено искане дубликат на съответния документ, в който невярна информация да липсва. Вярно е, че в този случай работната книга ще съдържа надпис на формата "дубликат" на първата страница.
Между другото „законно копие“ на документ, подобно на неговия оригинал, има собствен сериен номер.
Въвеждане на лична информация в книга
Нека помислим как инструкциите за попълване на трудовите книжки изискват от работодателите да въведат данни за заетите служители в съответния документ.
Що се отнася до пълното име, те са задължително фиксирани изцяло, без съкращения и използването на инициали.
Можете да въведете информация за образованието, получено от служителя (във всеки тип образователна институция - училище, лицей, университет), само ако има оригинално или заверено копие на диплома, сертификат (или друг подобен документ) по подходящ начин.
Ако новият служител е учил някъде, но не е завършил, тогава съответният запис може да бъде направен, ако се покаже някакъв документ, показващ етапите на обучение (лична карта на студент или, например, "запис" или копия от него).
Подобни правила - по отношение на професията, специалността, квалификацията. Всичко трябва да бъде потвърдено с документи - в оригинал или под формата на надлежно заверени копия.
Не забравяме, разбира се, и за годината, в която бяха направени изменения във Федералния закон „За образованието“, според които на практика инструкцията за попълване на трудовите книжки леко се е променила (2013 г.). Поправки или нови данни, въведени от служители на персонала, ако в дипломата на нов служител се казва „бакалавърска“ или „магистърска степен“, трябва да бъдат правилни по отношение на формулировката на правния акт на профила.
Промяната на името (например след като служителят е сключил брак) се записва на първата страница на трудовата книжка. Предишната информация може да се зачеркне с един ред и веднага да се въведат правилните данни. В същото време на корицата на книгата (нейната вътрешна страна) трябва да посочите въз основа на какви документи се правят промените.
Попълнете информацията за работата
Какви инструкции относно вписванията в раздел „Информация за работата“ съдържа инструкции за попълване на работни книжки от 10.10.2003 г. (69 Регламент на Министерството на труда)?
Важно е, че в 3-та колона винаги се посочва пълното име на наемащата компания (и ако има такава, след това се съкращава). Вдясно от този запис е датата, когато лицето е отишло да работи на ново място, вляво - серийният номер на линията.
Ако служител в процеса на извършване на дейности в организацията се прехвърли от една позиция на друга, това също трябва да бъде записано в този раздел. В този случай в третата колона се посочва името на отдела или друга структура в рамките на наемащата компания, както и как звучи длъжността или новата професия.
И в двата случая, както бе отбелязано по-горе, е необходимо да се посочи основата за извършване на съответните записи, всеки път в колона 4. Като правило се изписват датата и номерът на заповедта или поръчката, според която човек е нает (или се премества от една публикация на друга).
Ние определяме работа на непълно работно време
Според изискванията, които съдържат инструкции за попълване на работни книжки (и вложки за тях, между другото), информация за други места на работа на човек се вписва в съответния документ по негово искане. Необходимо е само да се покаже на основната фирма-работодател документ, потвърждаващ изпълнението на функциите на непълно работно време.
Информацията се записва в „Информация за произведението“. Поставен е нов сериен номер на реда, във 2-ра колона се записва датата, когато лицето е започнало да работи на непълно работно време, в 3-та колона има запис на фирмата, в която е започнал да работи, позиция. Четвъртата колона отразява връзките към документи, които дават основание да се въведе информация за допълнително място за дадено лице за изпълнение на трудови функции.
Струва си да се отбележи, че комбинирането и комбинирането не са едно и също нещо. Първият предполага, че човек работи за фирма-работодател, която е, първо, друго юридическо лице и второ, т.е.изпълнява трудовите си функции в друга служба (това е най-честото тълкуване на термина „непълно работно време“ сред руските юристи). От своя страна, комбинацията е работа на две или повече позиции в една компания. Затова специалистите по човешки ресурси, попълвайки трудовата книжка на служител, трябва да имат предвид, че има такъв нюанс.
Награда - официално
Интересен факт е, че информацията за възнаграждението на служител (например дипломи) също трябва да бъде отразена в трудовата книжка. За това има специален раздел. Нарича се - „Информация за наградата“. Структурата му също е представена от 4 графики. Принципът на попълване на всеки от тях е подобен на алгоритмите за „Информация за работата“ - първо серийният номер, след това - датата на възлагането, след това - описанието на наградата и името на документа, което дава основание да се направи съответното вписване в книгата.
Оставете буквата на закона
Ако човек се откаже, то и този факт трябва да бъде правилно записан в трудовата книжка. За да направите това, трябва да направите подходящо вписване в документа, което отразява по правило прекратяването на договора между служителя и наемащата компания. Алгоритъмът на неговото въвеждане вероятно ще ни се стори познат - той също се състои от последователна работа с 4 графики. В първия се пише номерът на реда, във втория - датата на уволнението, в третата се посочва причината за прекратяване на трудовия договор, а в четвъртата се посочва информацията в документите, даващи основание за извършване на съответното вписване в трудовата книжка (като правило това е заповедта на ръководителя).
На какво основание служителите могат да бъдат уволнени? Доста често служителите на руските компании се освобождават от длъжностите си въз основа на такава формална основа като „съкращения“. Междувременно този термин беше широко популярен още през 2003 г., когато бяха издадени самите законови актове, регулиращи работата с книги.
В същото време правилата остават актуални за годината, която бележи десетилетие на реформите в трудовото законодателство, когато се появиха актове, съдържащи инструкции за попълване на трудови книжки (2013). С примери съкращения за намаляване държави, руските служители все още се занимават, въпреки „прогресивността“ на законодателството в много области.
Уволнението „по споразумение на страните“ не губи своята актуалност. Това през 2003 г., че сега тази формулировка се използва редовно от служителите от персонала. Въпреки това, днес и например в годината, която отбеляза десетата годишнина от приемането на Указа, който определя инструкции за попълване на работни книжки (2013 г.), кратко обобщение на инструктажа за правилното изпълнение на уволнението е много необходим източник. Затова ще очертаем как да въведем съответните данни в книгата на двете отбелязани основания за прекратяване на дейността.
Ако говорим за „намаляване на персонала“, тогава в колона номер 2 пишем последния работен ден от уволнения служител във фирмата. В третата колона формулировката ще бъде непроменена: „уволнен за намаляване на персонала“. Той трябва да бъде допълнен с израза: „параграф 2 Член 81 от Кодекса на труда Руска федерация. "
„Уволнение от съкращения“ е от значение както за 2003 г., така и за годината, която бележи 10 години от момента на приемане на инструкцията за попълване на работни книжки (2013 г.), примерна формулировка. Няма нужда да се страхувате, казват експертите, следвайки инструкции от преди десетилетие. Понятието „съкращаване“ се разбираше и сега се разбира по абсолютно същия начин.
Ако дадено лице бъде уволнено по споразумение на страните, тогава пишем следното: „уволнено по съгласие на страните“, позовавайки се на същия параграф 1 Член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация. Между другото, има и друг вариант, той е доста правилен и често се практикува. А именно: „уволнен по собствена свободна воля“. Това основание от своя страна е написано с позоваване на 3-ти параграф на чл. 77.
Работете с дубликат, вмъкнете
Както казахме по-горе, в някои случаи служителят може да поиска от служителите по персонала дубликат на трудовата книжка. Това правило е установено през 2003 г., то не изчезна през годината, която бележи 10 години, изминали от появата на "федералната" инструкция за попълване на трудови книжки (2013). Вложка за работна книга Между другото, това е друг важен и изискан, заедно с дубликат, допълнителен документ. Ще научим и как да работим с него днес.
Първо, как да попълните дубликата правилно.
Ако наемният служител вече има трудов стаж, тогава е необходимо по някакъв начин да се определи продължителността на трудовия му стаж. Това се прави в колоната на 3-ти раздел, където е посочена информация за работата. Трудовият стаж се записва общо в години, месеци, а също и дни на работа, но без да се посочва наемането на фирми и длъжности. Все пак трябва да „дешифрирате“ данните, като същевременно имате документи, потвърждаващи работата там. Във всеки нов ред се посочва името на предишните наемащи фирми, длъжности, срокове за изпълнение на трудовите функции.
Сега за лайнера. Този елемент се добавя към работната книга, ако всички страници в някой от секциите са пълни. Структурата на вмъкването е напълно идентична с основния документ. Правилата за попълване са абсолютно еднакви. Важно е да знаете, че без трудова книжка не е валидно. Междувременно вложката е един и същ официален документ. Направен е на специална форма с елементи против фалшификати. Законодателите са длъжни да имат достатъчен брой празни формуляри (както и празни примерни работни книжки).
Двуезична официалност
По-горе казахме, че при регистриране на служители при работодатели, регистрирани в националните републики, данните в книгите са посочени не само на руски, но и на езика на темата на Федерацията. Основното изискване тук е равномерният вид (стил на пълнене, цвят на мастилото и т.н.) на записите. Семантичното съдържание на информация на руски и на националния език на републиките трябва напълно да съвпада. Някои юристи казват, че е необходимо да се попълва информацията в двата диалекта с един кадър специалист, така че стилът да е еднакъв.
Структурата и основните правила за работа с такъв документ като инструкция за попълване на работна книга са приблизително еднакви. 2013 е годината, в която алгоритъмът за извършване на записи, описани в него, беше допълнен с формулировки от свързани източници на федералното законодателство. Но като цяло правилата, установени от правителството на Руската федерация през 2003 г., остават актуални и до днес.
Разбира се, нямахме задача да отразяваме еволюцията на законите, свързани с работата с трудови книжки, резултатите от които ще настъпят в годината, която отбелязва 10 години от момента на появата на такъв източник на закона като инструкции за попълване на трудови книжки (2013). В снимките и диаграмите основните му разпоредби, както се изисква при проучването на много други законодателни актове, вероятно също са непрактични за показване. Но бяхме убедени в простотата и последователността на изискванията, изложени в Резолюциите на правителството на Руската федерация и нейните ведомства. Ето защо съвременните служители не трябва да имат трудности при работата с трудовите книжки.
