Всяка компания има определена позиция, фиксирана от специален документ, който, както знаете, се нарича таблица на персонала. Чрез извършване на корекции в него, ръководството управлява компанията, занимава се с отстраняване на грешки в системата на заплатите и оптимизиране на организационната структура. Нека да разберем как е най-добре да издадем заповед за промяна на таблицата на персонала, така че да не противоречи на закона и да съдържа всички необходими позиции.
Причина за изменение
И така, каква е основата за актуализирането на документа? От кого трябва да идва сигналът, какво е необходимо да направите промени в таблицата на персонала? Разбира се, това е прерогатив на ръководителя на предприятието. И въпреки че разнообразие от специалисти могат да участват в подготовката на проекта за промени, анализа на ефективността на съществуващата организационна структура, системата на подчиненост и възнаграждение, ключовата инициатива идва директно от ръководството.
Директорът дава устно нареждане да подготви заповед за промяна на кадровия лист за специалистите, отговорни за това, запознава се със съдържанието му и одобрява с личен подпис.
Поръчките, свързани с таблицата за персонал, са общи за предприятието, но е позволено да се зададе специален индекс за него, например „SR“, и да се съхранява в отделно свързващо устройство, за да се ограничи достъпа до лична информация на служителите (размер на заплатите).
Опции за промяна на персонала
По правило естеството на корекциите, направени в този документ, се определя от няколко възможни причини, а именно:
- необходимостта от промяна на заплатата или тарифната ставка за един или повече длъжности;
- поради съкращения на персонала;
- необходимостта от преименуване на публикация или звено;
- необходимостта от премахване на длъжността от списъка на персонала;
- необходимостта от замяна на заплатата с тарифната ставка или обратно.
В същото време, в зависимост от ситуацията, която повлия на избора на вариант на причината, преамбюлът на документа може да се промени (следва заглавието и предхожда констатиращата част, е основата за съставяне на поръчката). Преамбулата най-често започва с думите „в изпълнение“, „във връзка с“, „по цели“ и т.н.
Кой прави поръчката?
След като е взето решение за промяна на таблицата на персонала, се определят позициите, засегнати от корекцията, се приема специалист, който въплъщава плана. Законодателството не ограничава кръга от хора, на които е разрешено да извършват подобни дейности.
Но като правило това е отговорност на длъжностното лице, назначено с общата заповед за предприятието, докато съставя списъка на персонала, отговарящ за неговото формиране и редакцията. Тези задължения могат да бъдат посочени и в трудовия договор и в длъжностната характеристика на конкретен служител.
В малките организации функциите за попълване на такива поръчки най-често се възлагат на службата за персонал или счетоводство, по-рядко на адвокат. В големите предприятия поръчката се подготвя от планово-икономическия отдел или от отдела за труд и заплати. Е, за отделен предприемач тази работа се изпълнява от служител, счетоводител (ако има такива в държавата) или от самия предприемач.
Промяна в персонала, увеличаване на заплатите
Както знаете, Кодексът на труда не позволява намаляване на заплатите на служителите (с изключение на ситуации, посочени в член 74 от Кодекса на труда), освен ако не е свързано с намаляване на стандартната ставка.Следователно корекциите, засягащи таблицата на персонала, промените в заплатите и по-специално тарифните ставки, най-често могат да предполагат само тяхното увеличение.
Дружество с ограничена отговорност
"Строител"
ПОРЪЧКА
21 януари 2015 г. № 2-СР
За извършване на промени в съдържанието на списъка на персонала № ШР-1, одобрен със Заповед № 1 от 01.04.2014 г.
Във връзка с промяната в обема на извършената работа
ПОРЪЧАМ:
Направете следните промени в съдържанието на списъка на персонала № ШР-2:
1. От 1 февруари 2015 г. установете заплатата:
1.1. Технологичен инженер Смирнов Иван Петрович в размер на 55 000 (петдесет и пет хиляди) рубли.
2. Специалист по персонала Л. Соловьева да подготви допълнително споразумение към трудовия договор.
3. Отговорен за изпълнението на заповедта за назначаване на икономиста Тендер Л. И.
I. за. Директор В.Ф. Кудрин
Бюлетин: счетоводство, HR специалист, икономист
Изготвил: икономист Тендер Л. I
Промяна в таблицата за персонала, извадката от която е показана по-горе, може да се направи както за един, така и за няколко длъжности и служители едновременно в един документ. В същото време датата на одобрение на поръчката не трябва да съвпада с деня на влизане в сила.
Промяна на позицията в таблицата на персонала
Ако трябва да промените името на длъжността или на цялото звено, преамбюлът на заповедта може например да гласи следното: „Във връзка с необходимостта от привеждане на името на звеното (длъжност на служител)“ или „В съответствие с функционалното му натоварване (Всеруски класификатор на длъжностите на служителите)“.
Допълнителна промяна на реда извадка за персонал който е представен по-рано, ще съдържа ред от приблизително следния характер:
- От 1 август 2014 г. променете името на длъжността „адвокат“ на „юрисконсулт“.
- HR специалистът Соловьева Л. В., за да уведоми адвоката Крючков Ю. М. за промяната, да подготви съответните документи за персонал.
Характерно е, че всъщност преименуването на длъжност изисква писмена обосновка. Ако обаче позицията е свободна, присъствието й не е задължително.
Изключване на работа
Длъжности или отделни кадрови звена могат да бъдат изключени от списъка на персонала, ако са свободни, тоест няма служител, който да бъде ангажиран в съответната работа.
Като преамбюл можете да използвате например такива формулировки: „с цел оптимизиране на организационната структура“, „във връзка с необходимостта от производство“, „поради намаляване на обема на работа на звеното“ и т.н.
Съдържанието на административната част изглежда така:
"1. От 20 декември 2014 г. за изключване на следните длъжности от списъка на персонала:
1.1. Водопроводчик на трето ниво с тарифна ставка 82,50 (осемдесет и две рубли и 50 копейки) - 2 служители. “
В този случай не е необходимо да се посочва размера на заплатата или тарифна ставка. Ако в различни подразделения има сходни работни места и професии на работниците по име, тогава в заповедта трябва да се посочва кое точно отделение става въпрос.
Позиция Въведение
Пример за промяна в персонала, когато той е допълнен от нова длъжност или персонал, е много подобен на предишния. По правило въвеждането на промени в персонала се оправдава с увеличаване на обема на работа в звеното, необходимостта от повишаване на ефективността на отделна служба или предприятие като цяло, отваряне на ново производствено съоръжение и др.
Формулировката, използвана за създаване на поръчката, може да бъде следната:
"1. От 1 април 2015 г. в таблицата с персонала трябва да се добавят следните публикации:
1.1. Търговски директор със заплата 51 000 (петдесет и една хиляда) рубли - 1 бр. единица.
1.2. Коуч по продажбите със заплата 42 000 (четиридесет и две хиляди) рубли - 1 бр. единица. "
Ако в предприятието има няколко подразделения, тогава в реда трябва да направите бележка за присвояване на длъжностите, които да бъдат възложени на една от тях. В случаите, когато се създава нов отдел от новонаети служители, това също трябва да бъде посочено в това административен документ.
Намаление на персонала
Намаляването на персонала се отнася до премахването на единици, които не са свободни от списъка на персонала. В тази ситуация Кодексът на труда изисква от работодателите да предупреждават служителите за намаление за 2 месеца. Това е труден процес, включващ много нюанси, предоставени от държавата за защита правата на работниците.
Редът за промяна на персонала в този случай задължително трябва да е общ за предприятието, с подходяща номерация и индекс. По правило по-голямата част от тези документи в обосновка имат приблизително следната причина: „Поради трудното финансово състояние на организацията, като действие за оптимизиране на разходите за труд“.
Нека разгледаме по-подробно съдържанието на административната част на заповедта за намаляване на персонала:
„Да се направят следните промени в съдържанието на списъка на персонала № ШР-1 от 04/01/2011:
1. От 1 август 2014 г. от списъка на персонала следва да бъдат отстранени следните длъжности:
1.1. Старши инженер - 1 бр. единица.
1.2. Касиер - 1 бр. единица.
Отговорник - икономист Tender L. I.
2. От 1 август 2015 г. в списъка на персонала трябва да се добавят следните длъжности:
2.1. Старши инженер - 0,5 длъжности.
Отговорник - икономист Tender L. I.
3. Специалист по кадри Л. Соловьева по начина, установен от действащото трудово законодателство:
- представят на вниманието на служителите информация за предстоящото уволнение за намаляване на персонала;
- да предлага свободни позиции на лица, попадащи под намалението;
- представят на вниманието на органите по заетостта информация относно освобождаването на служителите.
4. Да назначи комисия за съкращаване на персонала, състояща се от:
Председател на комисията - директор А. А. Чугунов
Членовете на комисията са HR специалист Соловьова Л. В., юрисконсулт Крючкова Ю. М., икономист Нежна Л. И., главен счетоводител Попова М. С. "
Трябва да се отбележи, че създаването на комисия за съкращаване на персонала е много важно, нейните членове най-често присъстват при предаване на уведомления на служителите, а също така са отговорни за осигуряването на коректността на подготовката на документи, свързани с намалението.
Промяна на заплатата към почасовата тарифна ставка
Има ситуации, когато е необходимо да се промени начина на формиране на заплатите за един или повече служители. С други думи, в таблицата за персонала заменете заплатата или тарифната ставка с размера на почасовата тарифна ставка. Това може да се случи, например, поради редовното настъпване на рафиниране, както и увеличаване на продължителността на работния ден, за удобство при изчисляване на заплатите и водене на записи на отработените часове.
Отново такива промени изискват обосновка; те се извършват само по споразумение със служителя, те не трябва да намаляват размера на плащанията. В този случай административната част на заповедта ще изглежда така:
"1. От 16 август 2012 г. следните длъжности трябва да бъдат премахнати от списъка на персонала:
1.1. Шофьор на 4-ти клас с тарифна ставка от 9082,50 рубли. - 1 бр. единица.
2. От 16 август 2012 г. да се въведат следните длъжности в списъка на персонала:
2.1. Шофьор на 4-ти клас с тарифна ставка на час от 55,04 рубли. - 1 бр. единица.
3. Специалист по персонала Л. Соловьева, за да уведоми водача от 4-та категория Иванов И. И. за промяната, да подготви съответните документи за персонал. "
Поръчайте поръчка за съхранение
Както вече споменахме, заповедта за промяна на таблицата на персонала се отнася до поръчки за основни дейности, но е позволено да се публикува под специален индекс и да се съхранява в отделна папка, за да се гарантира поверителността на личните данни на служителите. Важно е документите да бъдат предоставени незабавно в случай на разрешена проверка или по искане на ръководството.
Що се отнася до срока на годност, според действащото законодателство поръчките за основни дейности се запазват през цялото съществуване на предприятието.
