El treball de qualsevol organització, per regla general, està associat a un gran nombre de documents. Es tracta de la correspondència entrant i les respostes enviades, diverses comandes i declaracions dels empleats, instruccions tècniques i informes de comptabilitat. Tots ells necessiten una comptabilització i una oportuna optimització. Una de les opcions per resoldre aquest problema és un inventari de documents.
D’acord amb la llei
L’especialista que es dedica al treball d’oficina a l’empresa sap millor què és un inventari de documents. Durant l'any, hi passen una gran quantitat de papers. Totes elles són importants i cadascú juga un paper especial en la resolució d’aquest o d’aquest problema. Simplement és impossible llençar aquest equipatge, ja que cadascun d’aquests papers té un període d’emmagatzematge determinat durant el qual és vàlid i pot resultar útil. Aquests documents es dipositen generalment a l'arxiu, on es troben sempre.
En qualsevol moment, es poden treure d’allà i utilitzar-los com es pretenia. A la Llei Federal "sobre afers arxivístics" d'octubre de 2004, una llista de tots els possibles tipus de documents i cadascun d’ells té un termini específic per al qual han d’estar amb el propietari. Però, com tenir en compte la gran quantitat de papers rebuts per emmagatzemar? Per a això hi ha un inventari de documents. La compila l’empleat responsable de l’arxivatge i és una addició obligatòria a cada carpeta o cas enviat per a emmagatzematge a llarg termini.
S'està enviant papers importants
El secretari de l'empresa també sol elaborar un inventari de documents. Això no significa registrar la correspondència entrant o sortint. Per a això, cada secretari té un diari especial. Allà es registra en conseqüència el moment de la recepció o de l’enviament de la carta, indicant la data, el destinatari i el directiu executiu. En alguns casos, l'inventari es troba dins d'aquesta correspondència.
Per exemple, una organització envia un paquet de documents a l’adreça. No es poden ficar dins d’un sobre i llençar-los a una caixa enganxant un segell. On és la garantia que arribaran als papers? Per descomptat, si es tracta de fulletons o fulletons senzills, no us preocupeu. En qualsevol moment es poden tornar a enviar. Però a vegades cal enviar documents seriosos a petició oficial. En aquest cas, a més dels principals títols, cal incloure una carta de presentació i un inventari al paquet, que serà una llista de la documentació enviada a aquesta adreça.
Transferència de documents
Els empleats que participen en la contractació saben molt bé què és un inventari de documents. Podeu fer-ne una mostra fàcilment.
El més important és que aquest article conté tota la informació necessària:
- El nom de l’emissor s’escriu a la cantonada superior esquerra o es posa el segell de l’empresa.
- A la dreta es troben les dades del destinatari (nom de l'empresa i nom complet del seu responsable).
- A sota del centre hi ha el nom. Per exemple, serà una “llista de documents que s’ha de transmetre al contracte”, que també s’ha d’indicar el número i la data.
- A més, es compila de forma aleatòria una taula en la qual hi ha d’haver almenys 4 columnes (número d’ordre, nom del document, número i data, nombre de còpies, nombre de fulls).
- Després d’això, es fa un registre final sobre quants documents es transfereixen segons aquest inventari. També heu de calcular el nombre total de fulls adjunts.
- Al final de la pàgina, es fa una nota sobre qui va transferir i rebre aquests papers amb la data, cognoms i posició.
Aquesta és la llista més comuna de documents, que un exemple de qualsevol secretari és conegut per qualsevol número de formulari postal 107. Els formularis llestos es poden agafar amb antelació en qualsevol oficina postal per omplir-los i comprovar-los lentament al lloc de treball.
Sotilitats d’arxivatge
Qualsevol empleat de l'arxiu està familiaritzat amb la llista de documents de casos. Es realitza durant la transferència de valors per emmagatzematge. Aquest document no és només el contingut d’una carpeta específica. Permet trobar en qualsevol moment la informació necessària entre un gran nombre de treballs.
Les comandes, informes i altres inversions es sistematitzen i es resumeixen en una taula que ha de contenir sis columnes necessàries:
- Número de sèrie.
- Índex d’un document específic d’acord amb la nomenclatura.
- La seva data (la que s’indica al registre).
- Títol (comanda, carta, contracte).
- Xifres de fulls.
- Nota
La taula pot ser força gran. Però, en qualsevol cas, al final, s’hauria de fer un registre final sobre quants documents hi figuren, així com el nombre total de pàgines calculades. Ara, buscant una carpeta d’aquest tipus, podeu trobar fàcilment el paper desitjat segons els paràmetres requerits sense fer cap esforç especial.
Característiques de l'inventari
La llista interna de documents requereix un coneixement especial i una atenció especial del seu compilador. De vegades, els errors de disseny es tradueixen en la pèrdua del paper en una enorme informació. Al no estar fora de lloc, ella vola fora de la vista.
Per exemple, per inspecció programada La inspecció fiscal necessitava un informe fa l’any passat i es va presentar amb negligència juntament amb altres documents. Es va trobar una situació en què un empleat de l'empresa no pot confirmar aquesta o aquella informació proporcionada anteriorment. Aquest malentès pot comportar una multa per a l'organització i un càstig per als empleats responsables de proporcionar informació i emmagatzemar documents. La quantitat de pèrdues depèn de la importància de les dades que es busquen. Per evitar que això passi, cal conservar adequadament els registres de documents. Per descomptat, aquest procés és molt complex i requereix molt de temps. A més, cal tenir en compte la fase i la seqüència del procediment.
Arxius personals dels empleats
El servei de personal de qualsevol empresa o organització és també una secció per la qual passen molts documents diferents. La majoria s’acumulen als fitxers personals dels empleats.
S’emmagatzemen al seu lloc fins a l’acomiadament, i només després s’arxiven. En aquest cas, l’oficial de personal ha d’elaborar un inventari d’expedients personals. Val la pena assenyalar que a la legislació de Rússia no hi ha certes normes sobre la seva preparació. Totes les normes es prenen de l’època soviètica. D'acord amb ells, un inventari hauria de ser una taula tipus de set columnes:
- Número en ordre.
- Índex d’un document específic.
- Data
- Títol i resum del document.
- Xifres de fulls.
- Data de la inclusió del document al fitxer.
- Nota per a notes especials.
Al final, es calcula el nombre total de documents que figuren a la llista. Tot això es realitza amb la signatura del responsable de personal que indica la data de trasllat del cas.
