Fitxer personal dels empleats: disseny de mostra

Els empleats del departament de personal han de disposar d’informació precisa, completa i objectiva sobre tots els empleats de l’empresa que es troben en el seu personal. La documentació dels registres individuals, que conté informació sobre les activitats professionals de cada treballador, es recull en una espècie de dossier. A continuació, considerem com es duu a terme la formació dels fitxers personals dels empleats de l'empresa.

Informació general

El dossier de l’empleat és necessari per sistematitzar la informació disponible, resumir-la en un sol lloc. El fitxer personal de l’empleat, que s’exposarà a continuació, és un conjunt de treballs relacionats amb:

• Ocupació.
• Procés de promoció.
• Compliment de les normes de disciplina laboral.
• Finalització de les relacions amb l'empresari i altres.

Principals categories d’empleats

Cal destacar que la gestió dels fitxers personals dels empleats no és obligatòria en relació amb tots els empleats. Un exemple és la Llei Federal núm. 79. Preveu el registre obligatori dels fitxers personals dels empleats que es troben en la funció pública. Per a la resta de treballadors, el procediment per a la compilació del dossier es pot determinar mitjançant actes normatius de caràcter local. Els següents empleats poden conservar fitxers personals:

1. Directius (caps d’empreses, diputats, assistents).
2. Caps de divisions estructurals i els seus diputats.
3. Principals especialistes.
4. Treballadors responsables.
5. Els empleats que s'inclouen a la reserva de personal per traslladar-los a llocs de particular importància.
6. Especialistes en l'activitat dels aparells de gestió de l'empresa

Beneficis de la compilació d’un dossier

Cal destacar que el fitxer personal d’un empleat és una font de dades molt convenient sobre cada treballador. En una carpeta, es recullen totes les còpies dels papers personals de l'empleat, les ordres realitzades en relació amb ell, etc. Això permet treure el màxim rendiment característica per a l’empleat, prendre nota dels seus mèrits o, per contra, de les violacions i abusos comesos per ell durant les seves activitats professionals a l'empresa.

Actes interns de l’empresa: el fitxer personal de l’empleat

Diversos empleats recopilen i recopilen documents a discreció de la direcció. Si es suposa que les carpetes amb papers personals siguin per a tots els empleats, convé crear un acte local adequat. A més, s'hauria d'incloure una secció que preveu la necessitat d'obrir un fitxer personal d'un empleat per a cada empleat a temps complet, inclòs el personal tècnic. En algunes empreses, els directius prefereixen desenvolupar un acte independent que resolgui totes les particularitats de la recopilació de dossiers.

Els principals matisos

Independentment de la forma de reglament per a la compilació de dossiers per als empleats, quan treballin amb ells, haureu de determinar:

1. Categories dels empleats en què s’arxiven fitxers personals. Seran tots els empleats o només grups separats. Per exemple, només poden ser gestors de tots els departaments de gestió.
2. La manera en què es compila el fitxer personal de l’empleat. La mostra ha d'incloure totes les seccions i columnes necessàries en què s'introdueix informació sobre l'especialista.
3. La composició dels treballs que es recullen al dossier. Alhora, s’indica quins documents s’arxiven en forma de còpies i quins es troben en l’original.
4. L’ordre en què es compilen els dossiers.
5. Normes per familiaritzar l’empleat amb papers sobre ell.
6. Procediment per emmagatzemar fitxers personals dels empleats.

Cal un dossier per a un treball a temps parcial?

Això dependrà de si l’empleat ocupa una posició en què sigui necessari l’arxiu personal de l’empleat. Al mateix temps, se sol iniciar un nou dossier per als temporitzadors de part externs, i per a les carpetes internes, els documents corresponents s’arxiven a les carpetes existents. Si l’empresa preveu la realització obligatòria dels assumptes personals en disposicions reglamentàries, també s’incorporaran a feines a temps parcial, d’acord amb el procediment establert.

Per als treballadors a temps parcial, el dossier es compila segons les regles generals definides en cada empresa. Segons l’art. 283 del Codi del treball, un ciutadà, quan el designa al càrrec simultàniament, presenta un passaport o un altre document que certifiqui la seva identitat. Si el càrrec requereix coneixements especials, l’empresari té dret a demanar al futur especialista que presenti un diploma o un altre document sobre formació o formació (o una còpia d’aquest, degudament certificada). Quan es sol·liciti una empresa amb condicions laborals difícils o perilloses (nocives), l’empresari pot requerir un certificat de la naturalesa i les condicions d’activitat al lloc principal de l’empleat. S'han de presentar còpies dels documents presentats al fitxer personal.

Recopilació inicial

La creació d’arxius personals es realitza per agrupar ordenadament informació documentada sobre els empleats directament en el procés de fixació de relacions laborals amb aquests. La compilació, per regla general, es fa en una carpeta independent per a cada empleat. Aquesta forma de conduir assumptes personals es considera la forma més convenient d’organitzar informació. Al mateix temps, cal recordar que està prohibit rebre, processar i adjuntar al dossier informació que indiqui les seves creences polítiques, religioses i altres, la vida privada, la pertinença a organitzacions públiques, inclosos els sindicats.

Requisits bàsics

A la pràctica, quan es compilen fitxers personals, es col·loquen documents en una carpeta. A la portada hi havia un número de sèrie assignat al dossier. Sota ell, el fitxer personal de l’empleat està registrat al diari (llibre) de comptabilitat corresponent. Aquest requisit està recollit a l’art. 695, paràgraf b de la llista de documents de model d’arxiu creats en el procés de funcionament dels organismes estatals, les autoritats locals amb indicació del període d’emmagatzematge. Després que l’empleat abandoni l’empresa, el seu dossier s’elimina de la carpeta. A continuació, s'executa el fitxer personal per transferir-lo a l'arxiu i dipositar-lo.

Informació sobre el diari de comptabilitat (llibre)

Aquest document pot contenir les dades següents:

1. Dossier número.
2. Nom complet especialista.
3. El nombre de dossiers inicials.
4. Data de la transferència de papers a l’arxiu.
5. Altres dades facilitades política domèstica empreses.

L’execució inicial consisteix en agrupar papers que testimonien l’ocupació d’un ciutadà i, tot seguit, tota la informació relacionada amb les activitats professionals d’un empleat de l’organització.

Llista de dades mestres

A la legislació, no es defineix la llista de documents que s’han d’incloure als fitxers personals. Per als funcionaris públics, es preveu que el seu dossier contingui dades personals i altres sobre l’ingrés al servei, la superació i l’acomiadament. La informació personal també inclou la informació necessària per assegurar les activitats d’una agència estatal. El dossier també conté:

1. Llista interna de treballs.
2. Full de registre personal o formulari de sol·licitud.
3. Autobiografia.
4. Còpies:

• document d’identitat;
• certificat d’assegurança;
• TIN (si proporciona un empleat);
• certificats de registre militar per a reclusos i ciutadans objecte d’esborrany;
• valors que confirmin el dret de l’especialista a deduccions fiscals, previstos a l’art. 218 Codi Tributari;
• certificats d’establiment del nivell de restriccions a la discapacitat, discapacitat (quan l’ofereixi un especialista);
• ordres d’entrada a l’estat;
• descripció del lloc de treball;
• un acord sobre l'acceptació de responsabilitat (si la posició ho preveu);
• contracte laboral (si l’original es guarda en una carpeta independent).

5. Documents sobre l'accés a la informació que constitueixi un secret protegit per la llei (si l'exercici de les funcions d'un especialista implica l'ús d'aquesta informació).

6. Els resultats de l’examen mèdic previ (examen), que es realitza per establir la idoneïtat professional (en els casos previstos per la llei).

Articles addicionals

Durant el decurs del treball de l’especialista, es pot presentar al fitxer personal el següent:

1. Còpies dels acords del contracte principal (o de les seves còpies).
2. Notificacions de canvis en les condicions del contracte laboral per iniciativa de l'empresari.
3. Còpies:

• informes i notes explicatives, declaracions i peticions de l’empleat sobre diversos temes;
• ordres (comandes) de trasllat d’un empleat a una altra activitat (càrrec), d’eliminació de sancions disciplinàries, incentius, finalització de l’activitat a l’empresa;
• llibre de treball.

4. Els resultats dels exàmens mèdics periòdics (obligatoris).

5. Materials de certificació (si la posició requereix aquestes mesures).

6. Altres documents relacionats amb les activitats de l'especialista en l'empresa.

Foto especialista

També hi és present al fitxer personal. Normalment, s'utilitza una fotografia 4x6. A la seva esquena hi ha el nom complet empleat. És aconsellable canviar la foto almenys una vegada cada 5 anys o quan arribi una certa edat. Aquesta qüestió està regulada a discreció de les autoritats.

Canvia els detalls

Els treballadors que siguin responsables de la preparació i la realització de l’empresa han de supervisar el seu estat i la informació d’actualització oportuna. No cal que esmeni el qüestionari o el full de registre ni es requereixi que un especialista empleni el document de nou. Tots els ajustaments es realitzen mitjançant actes individuals. S’anomenen addicions a una secció determinada (a més del qüestionari, per exemple). Per regla general, es presenten de forma tabular. L’elaboració de formes adequades és a discreció de l’empresari.