El llibre de treball és un dels documents clau que reforcen els fets legals relacionats amb les relacions jurídiques entre l’empresari i l’empleat. Per tant, els treballadors de recursos humans haurien d’apropar-se amb una responsabilitat especial per emplenar aquest document, així com per ajustar-lo. A quins matisos teniu en compte fer aquestes accions?
Expedient laboral
Considerem com fer una entrada al quadern de treball si l'inspector de l'OK té la tasca d'introduir dades de l'obra al document corresponent. Quines són les característiques específiques de treballar amb un llibre en aquest aspecte? Quins són els requisits de la normativa legislativa relacionats amb la resolució d'aquests problemes?
Un dels punts comuns de discussió relacionats amb l’entrada d’informació a la secció corresponent del llibre de treball és si cal incloure al document una frase que reflectís el fet que una persona no tenia antiguitat abans d’entrar al treball. Molts agents de personal practiquen aquesta acció. Però la legislació no exigeix això. Per tant, quan es sol·liciti una feina per a una persona per a la qual incorporar-se a l'empresa és la primera experiència, no anem a registrar informació que reflecteixi aquest fet al document corresponent.
Inserint la informació necessària a la secció del document que es consideri, l'especialista en recursos humans en tots els casos està obligat a registrar dades sobre les qualificacions de l'empleat; aquests són els requisits de les regles que regulen la manera de fer les inscripcions al quadern de treball. Per exemple, pot ser que tingui aquests escrits: "Una màquina fresadora acceptada en un taller com a tal categoria".
Un altre dels principals aspectes relatius al procediment per introduir informació a la secció sobre el treball del quadern de treball: no és necessari certificar la informació rellevant amb el segell de l’organització i la signatura del cap o d’un altre empleat autoritzat. El fet és que els detalls que certifiquen la informació del quadern de treball, a saber, la signatura i el segell, només s’han d’afegir al document només quan l’empleat surt.
Feina a temps parcial
Cal destacar els fets sobre una categoria legal com a llocs de treball múltiples. S’ha de sotmetre a l’entrada al llibre de treball que indiqui que l’empleat i l’empresari interaccionen en el marc del tipus de relació jurídica adequat, han de sotmetre’s a diversos matisos. Considereu-los.
És útil assenyalar que pel que fa a un fenomen com l’ocupació a temps parcial, les inscripcions al llibre de treball només es poden fer si el propi empleat ho desitja. La informació rellevant es registra en un document del departament de personal al lloc principal de treball de la persona en base a documents que confirmen el fet que l'empleat encara treballa en algun lloc, normalment és un certificat executat correctament d'un altre empresari.
Un matís interessant: encara que una persona deixi la seva feina a temps parcial, pot reflectir, tanmateix, el llibre de treball que es dedicava a realitzar activitats rellevants en una altra empresa. L’especialista de personal de la principal empresa ocupadora no té dret a negar-se a fixar la informació de què es tracti l’empleat.
Com introduir dades sobre la feina a temps parcial, sempre que la persona ja hagi abandonat la feina addicional? Molt senzill.A la primera columna del document s’indica la data de contractació de l’empleat en una altra empresa, a la segona columna s’informa la informació sobre la seva acceptació al personal de l’organització rellevant, a la quarta columna informació sobre el document, que és la base per fer entrades al quadern de treball. De la mateixa manera, es registra un registre al llibre de treball que reflecteix el fet de l’acomiadament d’una persona d’un lloc de treball addicional.
Traducció
Quan una persona és transferida d’una organització a una altra, s’ha de reflectir en el quadern de treball? Sí, és necessari. Tan aviat com s'hagi acabat la traducció, s'haurà de fer una entrada al quadern de treball que acrediti aquest procediment. Tanmateix, a la pràctica, la solució d’aquest problema pot anar acompanyada de certes dificultats. Amb què es relacionen?
Entre els punts comuns de discussió es troba la situació en què hi hauria d’haver una entrada al quadern de treball que reflecteixi el fet que una persona va ser transferida a una altra feina temporalment. Però després es va anar configurant allà de forma continuada degut a que es va abolir la vacant anterior i l’empleat va decidir continuar treballant en un lloc nou. Un escenari similar es reflecteix a l’article 722 del Codi del Treball de la Federació Russa.
L’especificitat d’aquests casos és que la informació sobre transferències temporals d’una obra a una altra no es pot introduir al quadern de treball. Només si una persona posteriorment pren forma en un lloc nou constantment, es pot fer l’entrada corresponent al llibre de treball. En aquest cas, la data d’ingrés ha de correspondre al moment de la transferència legal d’un empleat a una vacant permanent. Les fonts legislatives que regularien la introducció d’aquestes dades no contenen exemples de la redacció necessària.
Però, al cap i a la fi, com es fan aquests registres en els llibres de treball? Un exemple d'esquema per introduir aquesta informació pot ser el següent. La segona columna del document indica la data que reflecteix el fet que es va fer una entrada de transferència al quadern de treball (tan aviat com l'empresari emet una comanda que confirma que la persona comença a exercir les seves funcions de manera continuada). A la 3a columna, es registra un registre que reflecteix la traducció, però també s’indica la data d’inici del treball real d’una persona en un nou lloc de treball. La quarta columna conté dades de dues comandes: sobre les quals una persona es va transferir a una nova empresa i sobre les quals va començar a treballar de forma continuada.
Correccions del llibre de treball
Quins criteris hauria d’utilitzar un funcionari de personal si té l’encàrrec de corregir una entrada al quadern de treball? La importància pràctica d’aquestes accions es produeix en els casos en què l’especialista necessita corregir informació inexacta o inexacta. Molt sovint això s'aplica a seccions que contenen informació sobre el treball, així com als premis dels empleats. D’acord amb la normativa vigent, és impossible esborrar dades incorrectes als quaderns de treball. Haurien de ser reescrits completament, tal com es modifiquen. Aquest procediment es caracteritza per una sèrie de matisos.
En primer lloc, un registre que conté errors no només s’ha de reescriure, sinó que s’ha de complementar amb una explicació adequada: per què fa aquest procediment l’especialista en recursos humans. Per regla general, n’hi ha prou amb limitar-se a un comentari que reflecteixi el fet que un registre assignat a un tal i un número així es reconeix com a no vàlid. A continuació, s’introdueix informació correcta al quadern de treball amb referència a documents que certifiquen la legalitat d’indicar informació nova.
Acomiadament
Un dels procediments més difícils, que reflecteix la relació legal amb la participació de l’empleat i l’empresari, és l’acomiadament. Es pot fer constar al llibre de treball, que registra l’acomiadament d’una persona del seu càrrec, per diferents motius. Considerem alguns d’ells.
Escenari estàndard: quan un empleat marxa d’acord amb la clàusula 3 77 articles del Codi del Treball de la Federació Russa, és a dir, de la seva pròpia voluntat.El principal punt de discussió respecte a ell és quina redacció cal introduir, fixant l’acomiadament. L’entrada al quadern de treball, realitzada per un especialista en el departament de personal d’una empresa, pot no ser similar a la de les lletres dels companys d’altres empreses.
Per exemple, alguns funcionaris poden escriure que una persona va ser acomiadat d’acord amb l’article 77 del paràgraf 3 del Codi del treball de la Federació Russa, mentre que d’altres registren que el contracte de treball es rescindeix d’acord amb aquesta disposició de la llei. Que bé?
Els experts assenyalen que ambdues formulacions són acceptables. Tot depèn de quines actes legislatives específiques guien el funcionari de personal. Hi ha dos documents bàsics que regulen la manera de fer les entrades al quadern de treball un cop acomiadat. El primer és el Decret del Ministeri de Treball núm. 69, publicat el 10.10.2003. D'acord amb ell, es fa una nota al quadern de treball que indica que la persona ha estat acomiadat. Una altra font de dret és el TC mateix, concretament l'article 84.1. Segons les seves disposicions, l’oficial de personal té el dret d’introduir al quadern de treball una redacció que reflecteix no la rescissió d’un empleat, sinó la rescissió del contracte sobre la base adequada.
És possible una variant en què un empleat inicia el seu acomiadament per raons que comporten algunes prestacions i preferències establertes per la llei. Per exemple, pot ser necessari deixar de treballar, perquè cal que tingui cura d’una persona.
Un altre escenari és l'acomiadament, que implica el trasllat d'un empleat d'una empresa a una altra. A la legislació hi pot haver diversos motius: traducció a petició personal de l’empleat i per iniciativa de l’empresari, però amb el consentiment d’un especialista. Aquestes són les disposicions de l’article 77 del paràgraf 5 del Codi del treball de la Federació Russa. L'elecció d'una redacció específica determina quines entrades es faran al llibre de treball.
El matís més important a què s’ha de prestar atenció als especialistes dels departaments de personal de les empreses quan treballen amb quaderns de treball durant l’acomiadament és el següent: és impossible referir-se a l’article 80 del Codi del treball de la Federació Russa quan es determina la base legal per acabar amb les relacions jurídiques amb un empleat. No pot ser motiu d’acomiadament, només conté disposicions que aclareixen en quin ordre s’ha de rescindir el contracte si l’empleat surt a petició seva.
És permès corregir errors a la pàgina del títol?
Un altre aspecte problemàtic habitual en la pràctica de la feina dels oficials de personal rus són les correccions a la pàgina de títol del quadern de treball. En què han de parar atenció els especialistes? Es pot fer correccions al quadern de treball si es tracta d’ajustar la informació a la seva portada?
Un fet interessant és que a les fonts legals actuals no hi ha disposicions que regulin oficialment la forma en què el funcionari de personal hauria de corregir dades errònies a la part corresponent del formulari. Per tant, molts advocats solen creure que la pàgina de títol d’un document no és susceptible d’ajustar-se. Immediatament heu de fer les entrades correctes al llibre de treball, en aquest element. Si la persona que omple el document s'equivoca, es considera que no és vàlida.
Però hi ha un altre punt de vista. D’acord amb això, es pot fer una entrada al quadern de treball per tal d’ajustar la seva pàgina de títol, ja que aquesta no està prohibida per la llei. Els canvis es registraran d’acord amb els mateixos estàndards que s’estableixen per treballar amb seccions del document que contenen el nom de l’empleat. És a dir, heu d’explicar la informació incorrecta i introduir-ne la correcta. D’altra banda, si tenim en compte que aquest tipus d’informació s’introdueix durant l’emplenament inicial del formulari, seria molt més fàcil (i més correcte) elaborar un nou document.
On podeu obtenir la impressió a la portada?
Penseu en un altre aspecte interessant del treball amb llibres de treballs pel que fa al disseny de la pàgina de títol d’un document.D’acord amb la legislació que regula l’obra amb aquest tipus de documentació, l’apartat corresponent ha de contenir el segell de l’organització que primer va emetre el llibre per a la persona. A la pràctica de les relacions laborals, hi ha casos en què l’empresa, per algun motiu, no aplica els accessoris adequats. En aquest cas, el document no s'ha de considerar vàlid? No, no perd la força legal. Tanmateix, cal ajustar-los als criteris previstos per la llei.
En el cas general, l’anterior empresa ocupadora, tal i com van assenyalar els advocats, hauria d’ajudar una persona a vetllar per la correcció d’omplir el document de treball principal i de segellar-lo. Però és possible que l'empresa ja hagi estat liquidada. I en aquest cas, l’empleat pot fer els passos següents. 
Primer, pot anar a l’arxiu per demanar-hi documents que l’ajudaran a demostrar que va treballar en una determinada organització. En segon lloc, una persona pot presentar-se al jutjat redactant un comunicat segons el qual s’ha de constatar el fet de la seva activitat laboral a l’empresa.
L’oficial de personal de la nova empresa, després d’haver rebut documents que l’empleat va aconseguir obtenir mitjançant els mètodes indicats, pot posar un segell a la pàgina del títol. Però amb això l’empresa confirma que es pot considerar que la informació introduïda al llibre de treball per l’empresari anterior.
Qui pot corregir les entrades?
En el cas general, només s’ha d’esmenar el llibre de personal per part d’un especialista del departament de personal de l’empresa ocupant només que permeti registrar la informació incorrecta al document de l’empleat. Però és possible un escenari en què un altre empresari també tingui dret a corregir la informació del llibre de treball. Per fer-ho, cal posar un document a disposició de l'oficial de personal de l'empresa, que es considerarà la base oficial per realitzar canvis. Aquesta pot ser una còpia de la comanda de contractació d'un empleat, així com de l'acomiadament.
Canvi de l’estat de l’empresa
Un altre cas comú: s’està reorganitzant una empresa patronal. Per exemple, podria ser la seva presa de possessió per part d’una empresa més gran. Com a resultat, els empleats de l'empresa, que va passar a formar part d'una altra estructura, comencen a treballar per a una altra persona jurídica. En aquest cas, cal actualitzar l'entrada del quadern de treball? Els llocs poden seguir sent els mateixos, hi ha algun sentit legal en la implementació dels ajustos pertinents? 
En el número 75 del Codi del Treball de la Federació Russa, es diu que el canvi de propietat de la propietat d'una empresa no pot servir de base per cancel·lar els contractes laborals. Les excepcions només s'estableixen per als alts directius de l'empresa. La direcció de l’organització, els seus diputats, així com el comptable en cap cas estan obligats a elaborar nous contractes de treball. En conseqüència, la informació dels seus quaderns de treball hauria de ser actualitzada.
Omplir quaderns de treball amb empresaris
Com sabeu, els empresaris, així com les persones jurídiques, estan obligats a guardar els llibres de treball per als empleats. Quines són les característiques de l’ompliment d’aquest document per part dels empresaris? Hi ha poques diferències fonamentals entre els procediments específics per treballar amb la documentació de persones jurídiques i empresaris individuals. La legislació reguladora de com un agent de personal pot fer una inscripció al quadern de treball ha de ser interpretada per persones jurídiques i per empresaris individuals. Però encara hi ha alguns matisos que reflecteixen les particularitats de treballar amb un document en organitzacions que operen en la condició d’empresaris individuals.
Les inscripcions realitzades en el document pertinent, mentre que l'empleat es dedica a activitats laborals a l'organització, ha de ser certificat amb la signatura de l'empresari o d'un especialista en recursos humans competent. Si un empresari individual va contractar un oficial o secretari responsable del manteniment de llibres de treball, no hi ha problemes: omple els formularis i els posa els detalls necessaris per un especialista contractat.
Però, si l’empresari individual va optar per no contractar assistents i dirigir llibres de treball de manera independent? Un empresari de jure no és un empleat de la seva pròpia empresa. Pel que fa a la LLC, normalment no hi ha cap problema: fins i tot si el funcionari no és acceptat al personal, les seves funcions les pot fer el cap: té tot el dret a treballar amb un document com un llibre de treball. El director pot fer una entrada, corregir, afegir, és a dir, fer les accions necessàries amb el document.
La propietat intel·lectual, per descomptat, pot prendre forma com a líder, malgrat que no és rendible (a causa de la necessitat de pagar l’IRPF i les contribucions a fons). Però el legislador és força liberal pel que fa a l'aspecte del treball amb les llibretes de treball: IE pot tenir plenament la condició de "empresari", que està directament establert pel Codi del treball de la Federació Russa. Com es pot fer, en aquest cas, inscripcions en llibres de treball? Pot ser un exemple del patró d’ompliment adequat per a una IP. Suposem que estem contractant una persona. A la segona columna escrivim la data d’execució de la comanda pertinent (la IP també l’hauria de publicar). A continuació, realitzem una entrada al quadern de treball on es reflecteix informació sobre on va venir a treballar la persona i en quina posició s’informa la informació a la tercera columna. Escrivim íntegrament: "L'empresari individual Ivanov Peter Sidorovich". A continuació, ens fixem que una persona és “acceptada en la posició de tal”. A la quarta columna indiquem sobre la base de quin ordre ha acreditat la persona al personal de l'organització. OGRNIP i altres detalls que identifiquen l’emprenedor, no és necessari entrar en aquesta secció del llibre de treball.
