Actualment, cap empresa dedicada a transaccions en efectiu no pot prescindir d’un departament comptable com una caixa registradora, independentment de la forma d’establiment i del sistema tributari. Al seu torn, això també requereix el correcte disseny del llibre de caixa. Es tractarà més endavant.
Llibre de caixa com a document principal del caixer
Les empleades de l'organització les realitzen les operacions de taquilla, d'acord amb la fitxa de la comanda i de la feina. En petites empreses, aquest pot ser el cap, però sovint el caixer té aquest paper. Amb ell es conclou un contracte de responsabilitat obligatòria. Pot ser que hi hagi diversos caixers en grans empreses, cas en què s'informa al caixer principal.
El principal document que confirma l’acceptació i la despesa dels fons és el llibre de caixa (formulari 0310004). Consisteix en una llista d’entrants (FFP) i comandes de despeses (RKO) a la caixa del formulari establert i també conté informació sobre el saldo de caixa al començament i al final del dia. Les comandes es presenten a l'informe del caixer (document núm. KO-3).
El llibre de caixa i l’informe de caixa són els principals documents en la comptabilitat del manteniment factures 50.
Al Decret RF núm. 88, del 18 d'agost de 1998, d'aprovació de formularis especials de documents primaris, es proporcionen exemples de formularis de PKO núm. 0310001, RKO núm. 0310002 i formularis 0310004 del llibre de caixa.
El llibre en efectiu s’ha de traçar, numerar, certificar amb el segell de l’organització, així com les signatures del responsable i comptable principal.
Normes de la llibreta de caixa
Quan es registraven documents de caixa, prèviament no s’admetien correccions i taques. Ara, a partir de l’1 de juny de 2014, es poden fer correccions en alguns formularis, però han de contenir la data, les signatures i el nom de les persones que van descobrir l’error.
Tots els PKO estan signats pel comptador principal i l’empleat que exerceix les funcions d’un caixer, aplicant un segell (si n’hi ha) al rebut, i el RKO, llevat de les persones anteriors, també està subjecte a signar el cap de l’organització.
El llibreter de caixa, les regles per emplenar-les que s’han d’observar estrictament, es compta al final de cada jornada laboral pel comptador principal mitjançant el control del disseny dels documents de caixa i la seva correcta assignació als comptes comptables. Si es redacta tot correctament, el comptable principal afegirà la seva signatura quan sigui necessari.
A partir de les dades sobre els saldos de llibres de caixa, l’empleat que exerceix les funcions d’un caixer comprova el saldo restant en caixa. Si no hi va haver cap moviment de diners per al dia, no s'ha de registrar res.
El KO-4 (llibre de caixa) s'emplena durant l'any natural, després del qual se'n comença a iniciar a principis de l'any vinent. Una entrada al llibre de caixa és un document separat, signat i executat.
Com elaborar correctament fulls de llibres de caixa
El primer full del llibre d'efectiu és la pàgina del títol, que conté el nom complet de l'organització i l'any de la seva formació.
El següent és un full que consta de 2 parts: un informe del caixer i un full d'inserció. Aquí heu de parar atenció al disseny dels camps.
Quines dades es mostren a files i gràfics
A la columna "Caixer per a" ha de ser necessàriament la data del document, i a la columna "Full" - el seu número de sèrie.
El camp "Número de document" conté el nombre de FFP i CTP, cadascun d'ells numerat per separat.
En línies separades hi haurà una indicació de qui va rebre i a qui es van lliurar els fons, i també s’indicaran els números dels comptes corresponents amb 50 comptes.
Emplenament del formulari 0310004
Un comptable, una mostra que requereix una cura especial, no pot ser difícil per a un comptable. S'emplena amb el formulari KO-4, que conté totes les columnes i línies necessàries.
Podeu emplenar un llibre de caixa de tres maneres que no estiguin en contra de la llei: electrònicament, mitjançant un ordinador i programes especials, i també manualment. En el segon cas, el programa al final del dia genera dos documents de la mateixa composició: es tracta del Full d’inserció i l’informe del caixer. La seva numeració ha de ser coherent, en ordre creixent, i tornar a començar cada any.
Les petites empreses poden conservar totes les entrades dels formularis manualment, sense fer correccions a la caixa registradora i la caixa registradora. Quan es mantingui el taulell de caixa de forma electrònica, que ha esdevingut admissible a causa dels canvis recents de la llei, no es produeixen errors ni correccions en els documents de la caixa.
Quan ompliu el formulari KO-4 mitjançant un mètode automatitzat, les làmines es poden disposar tant en horitzontal com en vertical.
Les unitats estructurals ubicades en un balanç independent han de mantenir el seu llibre de caixa per separat. L’organització hauria de reflectir totes les característiques de mantenir un llibre de caixa per divisions estructurals en un document especial anomenat Metodologia, i notificar-ho amb la signatura dels empleats que es dediquen a mantenir la caixa registradora.
Canvis legislatius recents. Procediment per a la realització de transaccions en efectiu
El Banc Central rus, en el seu document núm. 3210-U de l'11 de març de 2014, va aprovar canvis al procediment per a la realització de transaccions en efectiu per part de persones jurídiques. Van entrar en vigor l’1 de juny de 2014 i van simplificar el procediment per a la tramitació de documents en efectiu.
L’annex d’aquest important document conté un algoritme de càlcul independent per part d’organitzacions del seu límit d’efectiu individual, que es realitza segons una fórmula especial que té en compte la quantitat de rebuts en efectiu, així com la seva despesa en diverses necessitats.
Cal destacar que si una persona jurídica té diverses unitats estructurals, cadascuna d’elles hauria de crear el seu propi límit, que difereix de mida. Els diners que excedeixen el límit, que és en efectiu, també es lliuren al banc.
Declaració persones responsables per control addicional sobre les despeses d’organització
La Directiva núm. 3210-U també va introduir un document addicional per rebre fons per part de persones responsables. Aquesta és una declaració desenvolupada de forma gratuïta per cada entitat comercial. El document conté els següents elements:
- període de retirada d’efectiu (normalment fins a tres dies);
- Indicació de la quantitat necessària en nombres i paraules en rubles i copecs;
- objectius pels quals es destinarà diners;
- Signatura del gerent com a base per rebre efectiu;
- data i signatura de l'empleat responsable dels diners emesos.
Cal destacar que ara es pot emetre una única comanda de rebuda de caixa no només segons l’import de la cinta registradora, sinó també segons els estrictes formularis d’informació.
Ara no cal compilar un registre dels imports dipositats per comptabilitzar els salaris, tot i que cal reflectir la quantitat de salaris no pagats.
Característiques de la conducció de la disciplina en efectiu per emprenedors individuals
L’1 de juny de 2014 va entrar en vigor l’Ordenança 3210-U, que va permetre el manteniment de registres comptables segons normes generals i simplificades. El sistema simplificat s’aplica a petites empreses i empresaris (el 209-FZ de Rússia inclou definicions d’assignar persones jurídiques a una o altra categoria). Segons ells petites empreses i els empresaris individuals no podran establir cap límit d’efectiu.
El llibre de caixa per a emprenedors individuals, així com el registre de serveis de liquidació de caixa i serveis de caixa registradora, ara és opcional, sobretot si es fa una comptabilitat tributària separada d’ingressos i despeses i es calculen els indicadors per compte propi.
A més, a partir de l’1.06.2014 es va fer possible l’elaboració de documents a la caixa de caixa i a persones que realitzessin la comptabilitat de l’empresa en virtut del contracte, que abans estava estrictament prohibida.
Tipus de responsabilitat per infracció de la disciplina en efectiu
El Servei Tributari la fa la verificació de la implementació de la disciplina en efectiu per part de les organitzacions i aquest termini no es dóna tipus de control no limitat. Durant un any poden comprovar tantes vegades com sigui necessari.
La pena per infraccions en el manteniment del compte 50 conté el codi administratiu de Rússia. L’article 15, paràgraf 1 d’aquest acte legislatiu, estableix que la multa de l’organització pot ascendir a 50 mil rubles, i l’estatut de les limitacions per a aquestes infraccions és de dos mesos.
En relació amb la quantitat perceptible de les penalitzacions, aquesta secció de comptabilitat sempre presta una atenció especial, així com la correcció de registre de documents d'efectiu.
Així, com a conseqüència de l’entrada en vigor l’1 de juny de 2014 de l’Ordre núm. 3210-U, el procediment per a la realització d’operacions al compte 50 s’ha simplificat molt, especialment per als empresaris individuals que ara poden treballar sense límit d’efectiu i tenen dret a no elaborar documents de caixa. Per a les persones jurídiques, l’oportunitat de guardar un llibre de caixa electrònicament mitjançant una signatura especial ha esdevingut un alleujament important. En general, aquest document va contribuir a la millora de la comptabilitat a l'empresa.
Descarregueu el formulari de llibre d'efectiu
