La informació comercial és una combinació d’informació i dades sobre les activitats de l’empresa, la seva estructura organitzativa, les relacions externes i internes, les tecnologies de producció i la gamma de productes, així com altres qüestions relacionades amb les seves activitats.
Què es relaciona amb informació comercial
Sense una disposició sistemàtica i regular de l’organització amb tot tipus de dades, la seva tasca esdevindrà impossible. La informació següent es denomina informació comercial:
- dades sobre l’entorn extern de l’empresa (mercat, normes legislatives, així com les activitats dels competidors);
- informació interna (sobre activitats de producció, reserves, així com colls d’ampolla);
- informació sobre els consumidors dels productes i serveis de l’organització (les seves capacitats financeres, així com l’edat, la composició geogràfica nacional, etc.);
- informació sobre els competidors, és a dir, la gamma de productes, els mètodes de venda i política de preus;
- informació sobre béns i serveis que es venen al mercat (composició qualitativa, quantitativa, així com cost);
- dades de preus de mercat;
- informació sobre els canals de venda i distribució de productes, així com els mecanismes per portar-los al proveïdor final;
- materials publicitaris, així com informació sobre la seva efectivitat.
Principals components
Es poden distingir els components següents de la informació comercial:
- empresarial (es refereix a treballar amb contrapartes);
- científic i tècnic (descriu innovacions i tecnologia de producció);
- producció (indicadors de producció planificats i reals);
- gestió (organització de la direcció d’empreses);
- màrqueting (informació de mercat);
- financera (fluxos de caixa).
Distribució d'informació comercial
La informació sobre activitats comercials es pot difondre de dues maneres principals:
- a través de publicacions periòdiques: en forma de revistes i catàlegs especialitzats (val la pena assenyalar que cal actualitzar-los constantment a mesura que canvia la situació de l'empresa);
- mitjançant la creació de bases de dades electròniques, que puguin contenir informació completa per a cada empresa i detallar àrees individuals de les seves activitats comercials.
És important comprendre que la informació comercial inclou informació tant pública com privada. El primer inclou dades de contacte de l'organització, noms dels seus líders, àrees de producció i altres activitats, així com informació sobre alguns actius. Pel que fa a les dades classificades, es determinen segons la forma organitzativa de l'empresa (pot ser informació sobre préstecs, acords de col·laboració, tecnologies de producció, etc.) i no es poden difondre.
Tipus d’informació comercial
La informació d’una organització comercial es divideix en diverses varietats:
- dades públiques obertes (poden incloure dades de registre i de contacte de l’organització, de les seves activitats, així com de l’oferta de productes o la llista de serveis prestats i altres punts que la direcció de l’empresa no considera necessaris per ocultar);
- informació destinada a les autoritats reguladores (es tracta d’una varietat de formularis d’informació);
- només la gestió directa de l’empresa i un cercle limitat d’empleats tenen accés a informació classificada (es refereix a la tecnologia i materials de producció utilitzats, relacions contractuals, així com a altra informació que és un secret comercial).
El paper de la informació comercial
La informació comercial ha de ser fiable i rellevant per assegurar el bon funcionament de l’empresa i, en particular, el seu enllaç directiu. Permet valorar correctament la situació actual i prendre les mesures oportunes.En condicions modernes, la informació comercial té un valor particular, ja que es caracteritza per diversos avantatges:
- permet analitzar constantment la situació econòmica i de producció;
- utilitzat en la preparació de plans, previsions, així com en l’etapa de control; La recepció oportuna d’informació fiable proporciona a l’organització diversos avantatges competitius;
- permet esbrinar l’actitud davant l’empresa tant dels clients com dels socis i competidors;
- seguiment constant de la situació en l’entorn intern i extern;
- una quantitat suficient d'informació sobre l'empresa en el domini públic millora la seva imatge i augmenta el nivell de confiança;
- permet ajustar puntualment els objectius estratègics de l’organització; redueix el risc de pèrdua.
Fonts d'informació comercial
La informació comercial es pot obtenir a partir de les fonts següents:
- investigació de màrqueting (es pot dur a terme de manera independent i també es pot utilitzar la informació proporcionada pels socis i contractistes);
- documentació interna de l'empresa (diversos tipus d'informes, així com documents actuals que s'emeten per confirmar la realització de les operacions de producció);
- fonts externes (informació estadística de serveis especials, organitzacions i agències, que es publica en publicacions periòdiques i es troba en domini públic).
Classificació de la informació comercial
Val la pena assenyalar que la informació comercial és més aviat heterogènia. En aquest sentit, es va desenvolupar la següent classificació:
- Basat en el temps:
- retrospectiva (permet valorar la situació que hi havia en els períodes anteriors per ajustar els plans de futur);
- actual (dóna una idea dels resultats actuals de les activitats);
- predicció (determina l'estat de l'organització estimat en períodes futurs).
- Respecte a l’etapa de presa de decisions de gestió:
- indicant (descriu la situació actual de l'empresa en general, així com en les seves unitats individuals);
- explicatius (necessaris per comprendre els factors que van conduir a una situació particular);
- planificat (dóna una idea del futur estat de l’empresa);
- control (permet valorar el compliment dels indicadors actuals amb els declarats).
- Per àmbits:
- general (conté dades sobre l'empresa en general);
- local (descriu l’estat d’estructures i unitats individuals de l’organització).
- D’acord amb la finalitat:
- planificat (utilitzat per determinar futurs indicadors);
- comptabilitat (registrada en documents per solucionar l'estat actual de les coses);
- referència reguladora (usada per alinear els processos de producció amb les regles);
- estadística (permet fer un seguiment de la dinàmica dels indicadors dels darrers períodes);
- màrqueting (descriu la situació del mercat).
- Per freqüència de recepció:
- discret (arriba amb una certa periodicitat);
- episòdic (actua alhora, si cal);
- contínua (usada per controlar la situació actual).
Informació comercial i secrets comercials
Hi ha una categoria separada de dades que no es poden difondre, però només poden ser utilitzades per un cercle limitat d'empleats. Aquesta és una categoria, com ara informació comercial confidencial. Es tracta d’informació documentada, l’accés a la qual està limitat no només la carta interna de l’empresa, sinó també els estàndards legislatius.
Val la pena assenyalar que no es poden equiparar conceptes com informació comercial i secret comercial. Aquesta última està protegida per actes legals reguladors. Podem dir que la legislació estatal dóna a l’emprenedor el dret a classificar una sèrie d’informació sobre les activitats de la seva organització.Això es deu al fet que la publicació d’algunes dades pot causar greus danys materials. Així, podem dir que un secret comercial té un determinat valor i benefici per a l’emprenedor sempre que no sigui conegut per tercers. Tanmateix, la seva ocultació no ha de perjudicar la societat.
Informació de secret comercial
Es poden classificar com a secrets comercials les categories següents de dades:
- informació científica i tècnica (tecnologia de producció, disseny d’equips, invencions, patents, productes de programari, mètodes d’organització del treball a l’empresa; plans tecnològics);
- informació tecnològica (dibuixos de disseny, fórmules químiques, plans de producció i producció);
- informació financera (algorisme de preus, benefici rebut per vendes de productes, operacions bancàries i fluxos financers);
- informació comercial (termes i condicions dels contractes i contractes, qüestions organitzatives, informació sobre contractistes, correspondència comercial).
Què no pot ser un secret comercial
La informació comercial següent no es pot classificar com a confidencial:
- documents relacionats amb components constitutius, certificats de registre i permís;
- els estats financers que es remeten a l’autoritat fiscal i altres autoritats reguladores, així com dades que mostrin solvència;
- informació sobre el nombre, l’estructura i la composició del personal, així com el nivell de retribució i el compliment de les seves normes de seguretat;
- dades sobre la venda de productes potencialment perillosos per als humans, així com documents que confirmen el compliment de les lleis antimonopoli;
- dades sobre si funcionaris estan implicats en activitats emprenedores.
Protecció d’informació comercial
Per tal d’evitar la difusió de dades confidencials, les empreses utilitzen determinats mitjans. Per a informació comercial es pot proporcionar la protecció següent:
- desenvolupament d’instruccions específiques que expliquin als empleats les característiques i regles de treball amb dades;
- nomenament de persones responsables de mantenir secrets comercials;
- la creació d’un sistema de control d’acord amb el qual es permetrà als treballadors accedir a determinades dades;
- un moment obligatori és la signatura de documents sobre la no divulgació de secrets comercials amb cada empleat;
- implantació d’un sistema d’incentius addicionals per als empleats que tractin dades classificades;
- automatització de sistemes de seguretat de la informació;
- control continu per part de la direcció.
Mètodes sense escrúpols per obtenir informació comercial
El conjunt de dades sobre l’entorn intern i extern de l’empresa és informació comercial. Algunes empreses poden intentar obtenir-ho mitjançant mètodes deshonestos:
- difusió de dades pels propis empleats (de manera conscient o involuntària);
- xantatge de la direcció o empleats amb accés a dades rellevants;
- preguntes provocatives o dirigents durant conferències o presentacions;
- robatori d’identitat;
- vigilància encoberta (independent, amb l'ajuda d'empleats o mitjançant equips especials);
- reclutar empleats d’una empresa competidora;
- suborn d’empleats;
- cablejat o interceptació de missatges.
Conclusions
L’ús d’informació comercial determina en gran mesura el funcionament efectiu de l’empresa. Es tracta d’un conjunt complet d’informació sobre les activitats de l’empresa, que fa servir el cap per prendre decisions de gestió, així com usuaris externs per conèixer-se amb l’organització.
Val la pena assenyalar que la informació comercial pot ser tant oberta (accessible a tothom, sense excepció), com tancada (que només pot ser utilitzada per un determinat cercle de persones).Al mateix temps, la legislació regula clarament la llista de dades que no es poden classificar. Pel que fa a l’ocultació de determinats fets, no hauria de perjudicar la societat.
Per tal de protegir la informació comercial, l'organització pren algunes mesures. Així doncs, el cercle de persones que hi accedeixen és limitat, i es signen un acord amb els empleats sobre la inadmissió de la divulgació. Es revela responsabilitat per a la divulgació de dades confidencials. L’automatització del sistema de seguretat de la informació utilitzant tecnologia informàtica moderna és prioritària. Tanmateix, la direcció també ha de controlar personalment aquest problema.
