Tenir un pla d’acció en qualsevol situació ajuda a aconseguir l’objectiu amb mitjans més econòmics. Els principis bàsics de la planificació estratègica en la gestió són la base per organitzar activitats a l'empresa. El pla permet coordinar les accions de tots els participants en el procés i assignar correctament els recursos disponibles. Per tant, en la gestió se li dóna tanta importància als processos de planificació.
Concepte de planificació
Des del moment en què una persona va començar a pensar en les seves perspectives, apareix la planificació més senzilla. Gradualment, la humanitat va adquirint experiència, millorant mètodes per construir programes d’acció que condueixin a resultats. Així doncs, hi ha una planificació, l'essència, els principis i mètodes bàsics que avui han estudiat tota una gestió científica. S’entén com un sistema i seqüència d’accions que s’han de completar per assolir qualsevol objectiu. Es tracta d’una mena de pont entre l’estat actual i l’estat desitjat.
Estratègia i Planificació
S’acostuma a distingir entre la planificació estratègica i l’actual. Els objectius i principis bàsics de planificar l’organització del treball de l’empresa relacionats amb la solució de tasques a llarg termini estan necessàriament correlacionats amb l’estratègia de l’empresa. La necessitat d’una estratègia s’explica per la necessitat de facilitar el procés de presa de decisions directives. El directiu ha d'entendre cap a on es dirigeix l'empresa i, en aquesta direcció, pot prendre decisions. El desenvolupament d’estratègies és la forma més alta de planificació i ja dins del seu marc s’implementen formes més simples. Una planificació continuada és impossible o ineficaç sense una estratègia. De la mateixa manera que les decisions tàctiques asseguren la realització d’objectius a llarg termini, ja que és impossible assolir-los “en un sol pas”.
Objectius i objectius
Els objectius i les tasques principals, els principis de planificació, per descomptat, estan associats a les particularitats de l’empresa. Tot i així, hi ha objectius universals característics per a qualsevol empresa. Aquests inclouen:
- la necessitat d’optimitzar la despesa de recursos (monetària, humana, temporal, producció);
- adaptació de l'empresa i direcció al canvi de condicions externes i reducció de riscos relacionats amb la realització de negocis;
- coordinació de tots els esforços i processos de l'empresa i alliberament de recursos;
- millora organitzativa, millora de l'estructura de l'empresa i dels processos de producció per augmentar la productivitat i l'eficiència empresarial.
Principis bàsics
Qualsevol tipus de planificació Té propietats úniques per les particularitats de l'empresa. Tot i això, hi ha postulats universals característics per a qualsevol tipus d’aquesta activitat. El teòric de la direcció francès A. Fayol va parlar de les cinc regles d’un bon programa d’acció, sobre els principis bàsics de la planificació. En la gestió actual podeu trobar una llista àmplia i estreta de provisions claus. Segons una llista estreta, els principis bàsics de la planificació són: unitat, precisió, continuïtat, flexibilitat, participació. En una interpretació més àmplia, se li afegeixen els postulats següents: contingut d’informació, viabilitat econòmica, així com complexitat, actualitat, enfocament, integració. Els principis opcionals inclouen l’optimitat, l’estabilitat, la coherència, la concreció i la mesura, etc. La llista pot continuar, ja que la planificació és un procés extremadament complex i divers. Per tant, tradicionalment en gestió parlen de 5-7 principis universals.
Unitat
Tots els principis bàsics de la planificació obeeixen la primera norma líder d’unitat o holisme. Afirma: tots els elements de la planificació han de conviure en el sistema i la interacció. La unitat s’expressa mitjançant un enfocament sistemàtic de establir objectius i la selecció de mitjans per assolir-los. La relació entre els temes de planificació i els elements estructurals de l'empresa s'ha de garantir en els nivells horitzontal i vertical. És impossible planificar les activitats d’una sola unitat aïlladament d’altres departaments i serveis. Els canvis en els plans d’un element estructural de l’organització s’han de reflectir i tenir en compte en els plans de tots els altres departaments. Només una planificació única i final de les activitats de l’organització ens permet realitzar els objectius generals de l’empresa i assolir els objectius privats dels departaments i els empleats.
Flexibilitat
S’ha d’entendre que un pla no és un dogma ni una frase, sinó que està influenciat per molts factors de l’entorn extern i intern. Per tant, el concepte, els principis bàsics de la planificació han de complir sempre la norma de flexibilitat. Fins i tot, la planificació més òptima i raonable és incapaç de preveure-ho tot i que, inicialment, el pla hauria de tenir certa flexibilitat perquè es pugui actualitzar puntualment si hi ha canvis en les circumstàncies i les condicions de l’empresa. Tot i això, això no hauria de reduir les altres característiques del pla: la seva concreció, accessibilitat, seguretat temporal, etc. Molt sovint, la flexibilitat s’expressa en el fet que s’inclouen inversions addicionals raonables i variabilitat d’accions en determinades situacions. Per exemple, en cas de força major o casos de crisi.
Participació
Enumerar els principis bàsics de la planificació, cal afegir sobretot a la participació: el màxim nombre d’empleats de l’empresa haurien de participar en el procés de planificació, idealment, de tots els empleats. La participació en la planificació permet que una persona s’ajusti emocionalment als seus objectius i aquesta implicació la motiva a treballar de manera més eficient. Un estil de planificació participativa revela el potencial creatiu dels empleats, assegura la integració dels esforços en la creació d’un pla, que augmenta la seva qualitat i eficàcia. La participació en la planificació també beneficia l’empresa desenvolupant un empleat, motivant-lo a reflexionar sobre el destí de l’empresa. El treball conjunt sobre el pla de l’organització crea un esperit corporatiu especial a l’empresa, reforça l’activitat i la innovació de l’equip.
Continuïtat
Tot i que el pla sempre ha de tenir un termini per a la seva implementació, enumerar els principis bàsics de la planificació del treball de l'organització, A. Fayol parla sobre la continuïtat d'aquest procés. No hi ha cap finalitat en la planificació en la gestió, ja que fins i tot començar la implementació d’un programa d’acció, és necessari supervisar la situació i controlar el compliment del pla amb les circumstàncies actuals. Si cal, sempre es poden fer ajustaments al pla. Després d’assolir els objectius, cal avaluar l’efectivitat del pla, tenint en compte els èxits i els errors, iniciar un nou cicle de planificació. La pràctica demostra que primer el gestor desenvolupa una estratègia, després planifica accions en curs d’urgències diferents, després realitza una planificació setmanal i diària. Així, totes les seves accions estan relacionades amb els processos de planificació.
Precisió
Igual que altres principis bàsics de planificació, la precisió depèn de l'impacte extern i intern sobre l'organització. Tanmateix, quan es planifica s’ha d’esforçar la major concreció i detall possibles. Com més precís sigui el pla, més fàcil és implementar-lo. Típicament, els plans estratègics tenen menys granularitat que els actuals i tàctics.Com més curt sigui el període de temps i més proper al moment actual per al qual s’està desenvolupant el programa d’acció, més precisa podreu planificar passos per aconseguir l’objectiu. La precisió s'ha d'expressar en la mesura de les fites, en els terminis establerts, en la seguretat dels recursos destinats.
Contingut informatiu
Tots els principis bàsics de la planificació es basen en un ampli suport informatiu. Per desenvolupar plans efectius, els gestors han de posseir moltes dades: econòmiques, industrials, socials. L’anàlisi de les circumstàncies macro i microeconòmiques, l’elucidació de la posició de l’empresa en el mercat, l’avaluació de la competitivitat i l’estabilitat de l’empresa - tot això només és possible amb un suport informatiu d’alta qualitat. Per tant, l’organització hauria de construir un sistema d’informació fiable i eficaç que acompanyi la feina del gestor.
Viabilitat econòmica
Els principis bàsics i els mètodes de planificació sempre estan dirigits a assolir en última instància l’èxit econòmic de l’empresa. Per tant, el directiu ha d'entendre que tots els seus objectius i plans haurien de ser econòmicament viables per a l'organització i justificats econòmicament. Qualsevol decisió prevista s’hauria de prendre sobre la base de criteris econòmics. El pla ha d’esforçar-se per maximitzar la rendibilitat de l’empresa, tret que es tracti d’una organització social sense ànim de lucre. Per tant, les decisions de planificació final s’han de prendre sobre la base d’una anàlisi detallada del sistema, previsió econòmica i justificació.
Etapes de planificació
Qualsevol planificació consisteix aproximadament en les mateixes accions seqüencials. Els passos de planificació inclouen:
- avaluació de la situació interna i externa actual de l’empresa;
- establir objectius per al pla;
- generar idees sobre les possibilitats d’assolir objectius, avaluar i classificar aquestes idees;
- determinació del conjunt d’accions necessàries i possibles;
- desenvolupament de terminis i seqüència d’accions;
- determinació dels recursos disponibles i necessaris;
- la formació del pla;
- preparació d’opcions del pla en cas de força major, desenvolupament d’un calendari de treball i un programa d’acció clar;
- implementació del pla, control del curs de les accions, correcció del pla;
- assoliment del resultat, avaluació de la productivitat del pla.
