Mít akční plán v jakékoli situaci pomáhá dosáhnout cíle úspornějšími prostředky. Základní principy strategického plánování v řízení jsou základem pro organizování činností v podniku. Plán umožňuje koordinovat akce všech účastníků procesu a správně alokovat dostupné zdroje. Proto je v řízení tolik důležitý proces plánování.
Koncepce plánování
Od okamžiku, kdy člověk začal přemýšlet o svých vyhlídkách, se objeví nejjednodušší plánování. Lidstvo postupně získává zkušenosti a zlepšuje metody vytváření akčních programů, které vedou k výsledkům. Existuje tedy plánování, podstata, základní principy a metody, které dnes studuje celý vědecký management. Rozumí se to jako systém a sled akcí, které musí být dokončeny, aby bylo dosaženo jakéhokoli cíle. Jedná se o jakýsi most mezi současným stavem věcí a požadovaným stavem.
Strategie a plánování
Je obvyklé rozlišovat mezi strategickým a současným plánováním. Cíle a základní principy plánování organizace práce podniku spojené s řešením dlouhodobých úkolů nutně souvisejí se strategií společnosti. Potřeba strategie je vysvětlena potřebou usnadnit proces přijímání manažerských rozhodnutí. Manažer musí pochopit, kam společnost směřuje, a v tomto směru může rozhodovat. Rozvoj strategie je nejvyšší formou plánování a již jsou v jejím rámci implementovány jednodušší formy. Probíhající plánování je nemožné nebo neúčinné bez strategie. Stejně jako taktická rozhodnutí zajišťují realizaci dlouhodobých cílů, protože je nemožné je dosáhnout „v jednom kroku“.
Cíle a cíle
Cíle a hlavní úkoly, principy plánování, samozřejmě, jsou spojeny se specifikami společnosti, existují však univerzální cíle, které jsou charakteristické pro každý podnik. Mezi ně patří:
- potřeba optimalizovat výdaje na zdroje (peněžní, lidské, dočasné, výroba);
- přizpůsobení společnosti a managementu změnám vnějších podmínek a snížení rizik spojených s podnikáním;
- koordinace veškerého úsilí a procesů ve společnosti a uvolňování zdrojů;
- organizační zlepšení, zlepšení struktury společnosti a výrobních procesů s cílem zvýšit produktivitu a efektivitu podniku.
Základní principy
Jakékoli druh plánování Má jedinečné vlastnosti díky specifikám podniku. Existují však univerzální postuláty, které jsou charakteristické pro jakýkoli typ takové činnosti. Francouzský teoretik řízení A. Fayol hovořil o pěti pravidlech dobrého akčního programu, o základních principech plánování. V dnešním managementu najdete široký a úzký seznam klíčových ustanovení. Podle úzkého seznamu jsou základní principy plánování: jednota, přesnost, kontinuita, flexibilita, účast. V širší interpretaci se k nim přidávají následující postuláty: informační obsah, ekonomická proveditelnost, jakož i složitost, včasnost, zaměření, integrace. Mezi volitelné zásady patří optimálnost, stabilita, konzistence, konkrétnost a měřitelnost atd. Seznam může pokračovat, protože plánování je velmi složitý a rozmanitý proces. Proto tradičně v managementu hovoří o 5-7 univerzálních principech.
Jednota
Všechny základní principy plánování se řídí prvním hlavním pravidlem jednoty neboli holismu. Uvádí: všechny prvky plánování musí existovat v systému a interakce. Jednota je vyjádřena systematickým přístupem k stanovení cílů a výběr prostředků k jejich dosažení. Vztah mezi subjekty plánování a strukturálními prvky podniku by měl být zajištěn na horizontální a vertikální úrovni. Je nemožné plánovat činnost jedné jednotky odděleně od ostatních oddělení a služeb. Jakékoli změny v plánech jednoho strukturálního prvku organizace by měly být zohledněny a zohledněny v plánech všech ostatních útvarů. Pouze jediné komplexní plánování činností organizace nám umožňuje realizovat obecné cíle společnosti a dosahovat soukromých cílů oddělení a zaměstnanců.
Flexibilita
Rozumí se, že plán není dogma nebo věta, je ovlivňován mnoha faktory vnějšího a vnitřního prostředí. Proto by koncepce, základní zásady plánování, měla vždy splňovat pravidlo flexibility. Dokonce ani nejlepší a nejrozumnější plánování nedokáže všechno předvídat, takže plán by měl mít zpočátku určitou flexibilitu, aby mohl být včas aktualizován, pokud dojde ke změnám okolností a podmínek společnosti. To by však nemělo omezit další charakteristiky plánu: jeho konkrétnost, dosažitelnost, časovou jistotu atd. Flexibilita je nejčastěji vyjádřena ve skutečnosti, že v plánu jsou stanoveny přiměřené možné dodatečné investice a variabilita akcí v určitých situacích. Například v případě vyšší moci nebo v krizových případech.
Účast
Při vyjmenování základních principů plánování by se měl člověk zvlášť soustředit na účast: na procesu plánování by se měl podílet co největší počet zaměstnanců společnosti, nejlépe všichni zaměstnanci. Účast na plánování umožňuje člověku emocionálně splnit své cíle a toto zapojení je motivuje k efektivnější práci. Participativní plánovací styl odhaluje tvůrčí potenciál zaměstnanců, zajišťuje integraci úsilí při tvorbě plánu, což zvyšuje jeho kvalitu a efektivitu. Účast na plánování také prospívá společnosti tím, že rozvíjí zaměstnance a motivuje ho k úvahám o osudu podniku. Společná práce na plánu organizace vytváří ve společnosti zvláštního firemního ducha, posiluje činnost a inovaci týmu.
Kontinuita
Navzdory skutečnosti, že plán by měl mít vždy časovou lhůtu pro provedení, vyjmenovávající základní principy plánování organizace práce, A. Fayol hovoří o kontinuitě tohoto procesu. Neexistuje konec plánování v řízení, protože i při zahájení provádění akčního programu je nutné sledovat situaci a kontrolovat soulad plánu se současnými okolnostmi. V případě potřeby lze plán vždy upravit. Po dosažení cílů je nutné vyhodnotit účinnost plánu, s ohledem na úspěchy a chyby, zahájit nový plánovací cyklus. Praxe ukazuje, že manažer nejprve vyvine strategii, poté naplánuje probíhající akce s různou naléhavostí, poté provede týdenní a denní plánování. Všechny jeho akce jsou tedy spojeny s procesy plánování.
Přesnost
Stejně jako ostatní základní principy plánování závisí přesnost na vnějším a vnitřním dopadu na organizaci. Kdy by se však plánování mělo usilovat o co největší konkretizaci a detaily. Čím přesnější je plán, tím snazší je jeho implementace. Strategické plány mají obvykle menší granularitu než současné a taktické plány.Čím kratší je časové období a blíže k současnému okamžiku, pro který je akční program vyvíjen, tím přesněji můžete naplánovat kroky k dosažení cíle. Přesnost by měla být vyjádřena v měřitelnosti cílů, ve stanovených lhůtách, v jistotě vynaložených zdrojů.
Informativita
Všechny základní principy plánování jsou založeny na široké informativní podpoře. Pro vytvoření efektivních plánů musí manažeři vlastnit mnoho dat: ekonomické, průmyslové, sociální. Analýza makroekonomických a mikroekonomických okolností, objasnění postavení společnosti na trhu, posouzení konkurenceschopnosti a stability podniku - to vše je možné pouze s kvalitní informativní plánovací podporou. Organizace by proto měla vybudovat spolehlivý a účinný informační systém, který doprovází práci manažera.
Ekonomická proveditelnost
Základní principy a metody plánování jsou vždy zaměřeny na dosažení ekonomického úspěchu společnosti. Proto musí manažer pochopit, že všechny jeho cíle a plány by měly být pro organizaci ekonomicky životaschopné a ekonomicky odůvodněné. Jakékoli plánované rozhodnutí by mělo být učiněno na základě ekonomických kritérií. Plán by se měl snažit maximalizovat ziskovost společnosti, pokud se nejedná o sociální neziskovou organizaci. Konečná rozhodnutí o plánování by proto měla být učiněna na základě podrobné systémové analýzy, ekonomického předpovědi a odůvodnění.
Fáze plánování
Jakékoli plánování sestává z přibližně stejných sekvenčních akcí. Kroky plánování zahrnují:
- posouzení současné vnější a vnitřní situace ve společnosti;
- stanovení cílů plánu;
- generování nápadů o možnostech dosažení cílů, hodnocení a hodnocení těchto nápadů;
- stanovení souboru nezbytných a možných opatření;
- vývoj časových řad a sledu akcí;
- stanovení dostupných a nezbytných zdrojů;
- vytvoření plánu;
- příprava variant plánu v případě vyšší moci, vypracování harmonogramu práce a jasný akční program;
- provádění plánu, kontrola průběhu akcí, oprava plánu;
- dosažení výsledku, posouzení produktivity plánu.
