V průběhu své činnosti se právnické osoby často rozhodují o záležitostech předložených valné hromadě, kterých se mohou účastnit zakladatelé, akcionáři, vedoucí jednotek, jakož i zástupci stran, které jsou obchodními partnery. V takové situaci jsou úkoly, které mají být na valné hromadě vyřešeny, vypracovány pomocí formuláře, jako je zápis z valné hromady. Jedná se o spíše specifický dokument, který stručně odráží průběh celé akce a může také obsahovat stručné shrnutí prezentovaných informací.
Záležitosti byly vyřešeny na základě zápisu z valné hromady
Zápis z valné hromady je nezbytný pro řešení různých problémů, které jsou nedílnou součástí organizace nebo podniku. Pomocí tohoto dokumentu lze provést změny ve složení zakladatelů nebo akcionářů, vydávání akcií, reorganizaci nebo likvidaci podniku.
Ve věcech, pro které je nutné kolektivní rozhodnutí, musí být použit protokol valné hromady. Kompilační model je stejný pro všechny takové události ve stejné organizaci. Tento dokument, který je odrazem hospodářské činnosti podniku, má tedy důležitý právní význam.
Zápis z valné hromady, vzorek jejího sestavení a pravidla vztahující se na její obsah jsou stanoveny různými legislativními akty Ruské federace. Je proto nezbytné striktně dodržovat stanovené požadavky na jeho provedení, protože regulační orgány při inspekcích mají právo zrušit rozhodnutí právnické osoby na základě existujících porušení a nedodržení základních požadavků protokolu.
Právní požadavky na registraci
Zápis z valné hromady členů, kteří se podílejí na hospodářských činnostech organizace, musí být vypracován nejpozději do 15 dnů ode dne jejího držení. Dokument je připraven ve dvou vyhotoveních a musí obsahovat specifický soubor údajů:
- Datum a místo setkání.
- Počet hlasů vlastněných účastníky.
- Celkový počet hlasů udělených nepřítomným účastníkům.
- Příjmení a jméno předsedy schůze.
- Složení prezidia.
- Program jednání.
Zpravidla zápisy uvádějí formou abstrakt hlavní otázky předložené k diskusi a hlasování a výsledky, které byly schváleny.
Účel protokolu
Zápis z valné hromady - toto je dokument nastínění průběhu přijímání rozhodnutí, která určují směr právnické osoby, společně. Cílem všech forem a typů protokolů je dokumentovat rozhodnutí učiněná kolegiálními orgány. Protokol je vypracován také při obchodních jednáních, schůzích komisí, jednáních, poradách. Účelem protokolu je dokumentovat kolegiální rozhodnutí a dosažené dohody.
Každý podnik nebo organizace by měl používat metody kolektivního rozhodování a měl by být schopen správně vypracovat zápis ze svých schůzek. Důležitost zaznamenávání kolektivně přijatých rozhodnutí je dobrou pomocí pro správné provádění jejich činnosti právnickou osobou.
Pokud zakladatel nebo ředitel společnosti učiní jediné rozhodnutí týkající se výkonu podnikatelské činnosti, je nutně seskupeno poradní jednání, aby se o společnosti dala důležitá rozhodnutí.Posouzení těchto rozhodnutí a vznikajících otázek je tak zaznamenáno v zápisu z valné hromady.
Důležitý postup
Proces sestavování protokolu se skládá z několika fází:
- Definování a příprava agendy.
- Vypracování a příprava potřebné dokumentace.
- Oznámení všech účastníků o místě konání valné hromady.
- Distribuce potřebných informací pro účastníky, aby se mohli připravit na agendu schůzky, pokrývající některé její problémy.
Před zahájením vyjednávání je nutné zaznamenat registrační údaje účastníků schůzky do protokolu. Za tímto účelem se sestavuje seznam všech účastníků, jejichž počet musí odpovídat počtu hlasů potřebných k právně právnímu rozhodnutí.
K další dokumentaci informací o přijatých rozhodnutích a průběhu valné hromady se používají moderní technické prostředky pro záznam zvuku nebo videa, které se používají ke stenografii a zpracování všech provedených projevů a rozhodnutí. Současně s nahrávkou je také třeba během zasedání vypracovat písemný návrh zápisu. Nezapomeňte uvést seznam dokumentů, které se účastnily předkládání otázek k hlasování nebo diskusi. Jedná se o zprávy, projekty, reference používané na valné hromadě.
Pravidla registrace
Zápis z valné hromady vlastníků nebo účastníků musí být vypracován kompetentně a plně v souladu s regulačními požadavky právních předpisů Ruské federace.
Podle obsahu může být dokument podrobným i shrnutím schůzky. Všechny projevy, které se konaly na valné hromadě poradního orgánu, jsou zobrazeny v plné podobě. Stručný formulář obsahuje pouze informace o řečnících, tématu přednesené řeči. Krátká forma se nazývá schéma protokolu. Formulář návrhu protokolu je určen předsedou schůzky nebo během kolektivního rozhodnutí. Níže je uveden příklad zápisu z valné hromady účastníků.
Tento dokument je vypracován v souladu se všemi normami a požadavky kancelářské práce tak, aby podrobnosti byly v souladu s GOST.
Obsah protokolu. Data organizace
Zápis z valné hromady, jejíž vzorek se právě vyvíjí, musí nutně obsahovat údaje o úplném názvu organizace, jakož i přijaté zkratky týkající se právní formy (LLC, JSC atd.). V tomto případě musí název odpovídat jménu uvedenému v zakládací listině podniku a zapsanému do Sjednoceného státního rejstříku, jakož i úplnému dekódování bez použití zkratek.
Pokud se jedná o protokol valné hromady LLC, je vzorek sestaven podle stejných pravidel a standardů jako pro organizace mající jinou právní formu vlastnictví. Stanovuje umístění právnické osoby, které se odráží ve formě záznamu o adrese sídla organizace, a musí odpovídat místu zapsanému v zakládajících dokumentech, jakož i zápisu do sjednoceného státního rejstříku.
Data schůzek
V další části, po zadání právních údajů odrážejících skutečný název místa podnikání, je nezbytné uvést informace týkající se času a formy schůzky. Nejprve je uveden typ valné hromady, který může být každoroční, mimořádný, plánovaný atd. Protokol valné hromady účastníků LLC podle platné legislativy je stanovován s periodicitou nejméně jednou ročně.
Setkání formulářů
Forma schůzky může být definována jako:
- Osobní přítomnost pověřených zástupců nebo společníků.
- Korešpondenční formulář shromažďováním dříve odeslané dokumentace k objasnění názorů na hlasování.
Rovněž je vyznačeno datum a místo zasedání poradní rady, přičemž byla uvedena skutečná adresa, na které se účastníci shromáždili.
Hlavní část protokolu
Je uvedeno téma, záležitosti, na nichž se schůzka konala. V případě výročních schůzek zákon definuje řadu otázek, které je třeba zvážit. Po zbytek schůzky si mohou účastníci vybrat témata nezbytná pro řešení.
Musí být uveden začátek a konec registrace osob s právem účastnit se a účastnit se diskuse. V takovém případě organizátor nebo tajemník provede postup registrace všech příchozích tím, že zjistí totožnost přítomných a vloží tyto údaje do části „Přítomný“ protokolu. Nezapomeňte to uvést účastníka, jakož i zastávanou pozici a počet hlasů, které drží. V případě akciových společností lze rovněž uvést údaje na občanském průkazu nebo vydané plné moci.
V této části je rovněž uveden čas zahájení a ukončení kolegiační schůzky, výsledky hlasování, které jsou stanoveny podle času sčítání hlasů.
Při zvažování každého bodu pořadu jednání musí být uvedeno:
- Počet hlasů způsobilých k účasti na schůzi.
- Počet odevzdaných hlasů.
- Počet odevzdaných hlasů pro různé možnosti hlasování.
- Znění přijatých rozhodnutí.
Následuje oddíl, ve kterém jsou zaznamenána všechna hlavní ustanovení slyšených projevů, jakož i jména osob, které hovořily o každém čísle. Informace jsou prezentovány ve formě abstraktů, které tvoří shrnutí projevů.
Závěrečná část
Po vyhotovení zápisu z valné hromady zakladatelů, akcionářů nebo jiných účastníků se podpisy předsedy a tajemníka valné hromady zapečetí. Rovněž je stanoveno datum jeho přípravy, které se nemusí shodovat s datem schůzky.
Zvláštní protokoly a schůzky
Dalším zajímavým příkladem takové dokumentace jsou zápisy z valné hromady vlastníků domu nebo zahradnické partnerství. Taková setkání a jejich zaznamenávání se vyznačují tím, že účastníci mají stejná práva, a v případě, že se velký počet lidí neobjeví, mohou být rozhodnutí stále přijímána na základě názorů těch, kteří přišli a podíleli se na řešení otázek předložených k diskusi. Na základě takového protokolu jsou zbývající členové bytového fondu nebo zahradnického partnerství povinni se podřídit přijatým rozhodnutím bez ohledu na to, zda se tohoto setkání zúčastnili nebo ne.
Při přípravě takového dokumentu obvykle označuje složení výboru pro přepočítávání. Předseda a tajemník schůze mohou jednat jak oprávněné osoby, tak osoby vybrané na základě hlasování přítomných účastníků. Tak řízení bytového domu nebo zahradnické partnerství vybere valná hromada vlastníků bytových prostor nebo pozemků. Rozhodnutí o těchto otázkách jsou závazná pro všechny majitele.
Vyhotovení zápisu z valné hromady vyžaduje zvláštní pozornost a určité dokumentární dovednosti. Nemělo by být dovoleno zanedbávat pravidla stanovená pro provádění tohoto dokumentu, protože je to jediný dokumentární odraz zákonnosti rozhodnutí kolegia, která jsou důležitá a mají také velkou právní sílu a jsou poskytována během audity regulační orgány.
