Για κάθε οργανισμό υπάρχει μια σειρά πληροφοριών που ονομάζονται "λεπτομέρειες", χωρίς την οποία δεν μπορεί να εκτελέσει καμία ενέργεια. Πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε επιστολή, σύμβαση, εντολή πληρωμής και ένα άλλο έγγραφο για να αναγνωρίσει την εγκυρότητά του. Σε περίπτωση αλλαγής των στοιχείων αυτών, η εταιρεία πρέπει να στείλει στους αντισυμβαλλομένους της αντίστοιχη επιστολή σχετικά με την αλλαγή των στοιχείων.
Υποχρεωτικές πληροφορίες
Λεπτομέρειες - αυτά είναι τα στοιχεία που λαμβάνει κάθε εταιρεία όταν είναι καταχωρημένη. Αυτά υποδεικνύονται στο Τα συστατικά έγγραφα και αποτελούν προϋπόθεση για διάφορους τύπους επιχειρήσεων. Τέτοιες πληροφορίες αναφοράς θα πρέπει να περιέχουν όλα τα έγγραφα που συντάσσονται από την εν λόγω οργάνωση. Σε περίπτωση οποιωνδήποτε προσαρμογών, θα πρέπει να στείλει αμέσως στους εταίρους της επιστολή σχετικά με την αλλαγή των στοιχείων.
Κατά την εγγραφή, κάθε επιχείρηση έχει ανατεθεί:
- Αριθμός φορολογικού μητρώου (TIN).
- καταχωρημένη διεύθυνση ·
- Αριθμός πρωτοκόλλου πρωτοβάθμιου κράτους (OGRN);
- φυσική διεύθυνση (συγκεκριμένη τοποθεσία) ·
- ταχυδρομική διεύθυνση (ο τόπος όπου πρέπει να παραληφθεί η αλληλογραφία) ·
Επιπλέον, λαμβάνει ειδικούς κωδικούς από την Κρατική Στατιστική Υπηρεσία: OKVED, OKATO και OKPO. Επίσης, κάθε εταιρεία έχει τραπεζικά στοιχεία:
- κωδικός του λόγου για την καταχώρισή του (KPP) ·
- στοιχεία σχετικά με την εξουσιοδοτημένη τράπεζα μέσω της οποίας πραγματοποιεί όλες τις συναλλαγές διακανονισμού ·
- Κωδικός αναγνώρισης τράπεζας πληρωτή (BIC).
- λογαριασμούς διακανονισμού και ανταποκριτών.
Εάν τουλάχιστον ένα από αυτά τα δεδομένα αλλάξει, η εταιρεία πρέπει να ειδοποιήσει αμέσως τους οφειλέτες και τους αντισυμβαλλομένους. Η καθυστέρηση μπορεί να οδηγήσει σε πολύ σοβαρές συνέπειες. Η εταιρεία πρέπει να τους στείλει επιστολή σχετικά με την αλλαγή των στοιχείων.
Κανόνες για την κατάρτιση ενός εγγράφου
Στο επαγγελματική αλληλογραφία δεν υπάρχουν μικροδουλειές. Ειδικά αν αφορά τόσο σημαντικά στοιχεία, όπως λεπτομέρειες. Στη ζωή μπορούν να εμφανιστούν διαφορετικές καταστάσεις: αλλαγή ηγεσίας, εξουσιοδοτημένη τράπεζα ή μία από τις διαθέσιμες διευθύνσεις. Η εταιρεία υποχρεούται να ενημερώνει όσους συνεργάζονται άμεσα για οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις. Αυτό αναφέρεται ακόμη και στον Αστικό Κώδικα της Ρωσίας. Η επιστολή σχετικά με την αλλαγή των στοιχείων πρέπει να έχει ένα ορισμένο ομοιόμορφο ύφος. Ένα τέτοιο έγγραφο, κατά κανόνα, είναι μια δήλωση σε μια σειρά από τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Το όνομα του οργανισμού στον οποίο απευθύνεται.
- Πλήρες όνομα του κεφαλιού.
- Νέες και παλιές λεπτομέρειες.
- Ο λόγος που ώθησε την εταιρεία να κάνει τέτοιες αλλαγές.
- Πρόσθετες πληροφορίες.
- Ημερομηνία σύνταξης του παρόντος εγγράφου.
- Υπογραφή του επικεφαλής της εταιρείας.
Οι πληροφορίες μπορούν να σταλούν ταχυδρομικώς με υποχρεωτική ειδοποίηση. Αυτό πρέπει να γίνει εκ των προτέρων, ώστε τα δεδομένα κατά την παράδοση να μην είναι ξεπερασμένα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, συνιστάται να χρησιμοποιείτε ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να στέλνετε πληροφορίες μέσω φαξ.
Αλλαγή διεύθυνσης
Ορισμένες οργανώσεις δεν έχουν τις δικές τους εγκαταστάσεις και αναγκάζονται να τις νοικιάσουν συνάπτοντας σχετικές συμφωνίες. Αλλά μερικές φορές υπάρχει ανάγκη αλλαγής της θέσης. Σε αυτήν την περίπτωση, ένας μη ενημερωμένος πελάτης μπορεί να βρίσκεται σε δύσκολη κατάσταση. Για να μην συμβεί αυτό, πρέπει να γράψετε μια επιστολή σχετικά με την αλλαγή των λεπτομερειών της οργάνωσης και να την στείλετε σε όλους τους υπάρχοντες συνεργάτες.
Αυτό αφορά κυρίως τους εργολάβους και τους πιστωτές, δεδομένου ότι η εταιρεία βρίσκεται σε ορισμένες συμβατικές σχέσεις μαζί τους.Μια τέτοια επιστολή συνήθως συντάσσεται με επιστολόχαρτα. Σε ακραίες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φύλλο μορφής Α4 τοποθετώντας μια σφραγίδα γωνίας σε αυτό στο επάνω αριστερό μέρος. Πρώτον, δημιουργείται ένα λεγόμενο καπέλο. Βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία και αντιπροσωπεύει πληροφορίες για το ποιος στέλνει αυτό το μήνυμα. Ακολουθεί το όνομα του εγγράφου ("Επιστολή πληροφοριών" ή "Σχετικά με την αλλαγή των στοιχείων"). Στη συνέχεια, οι απαραίτητες πληροφορίες τοποθετούνται στο κύριο κείμενο. Το έγγραφο τελειώνει με την υπογραφή της κεφαλής και πιστοποιείται με στρογγυλή σφραγίδα.
Αλλαγή στοιχείων πληρωμής
Εάν μια επιχείρηση αλλάξει την τράπεζά της ή τουλάχιστον έναν από τους υφιστάμενους λογαριασμούς της, πρέπει επίσης να ενημερώσει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για τέτοιες ενέργειες. Σε αυτή την περίπτωση, μια επιστολή σχετικά με την αλλαγή τραπεζικών στοιχείων γίνεται με τη μορφή ανακοίνωσης. Μπορεί να απευθυνθεί σε μεμονωμένο αντισυμβαλλόμενο ή μπορεί να είναι ένα ενιαίο έγγραφο, το οποίο θα ονομάζεται "Ειδοποίηση αλλαγής τραπεζικών στοιχείων".
Οι κανόνες σχεδιασμού παραμένουν οι ίδιοι. Είναι αλήθεια ότι είναι καλύτερο να συνθέσετε το κείμενο σε αυτή την ακολουθία:
- Ο λόγος για την πραγματοποίηση αλλαγών που υποδεικνύουν τον αριθμό, την ημερομηνία και το όνομα του εγγράφου βάσει του οποίου γίνεται αυτό.
- Τη συγκεκριμένη ημερομηνία από την οποία θα γίνουν οι αλλαγές.
- Πληροφορίες για τις νέες λεπτομέρειες.
- Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα επόμενα βήματα. Θα πρέπει να σημειωθεί εδώ αν όλες οι συμφωνίες που έχουν συναφθεί προηγουμένως εξακολουθούν να ισχύουν.
Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να αναφέρονται λίγες ημέρες πριν συμβεί. Λάβετε υπόψη ότι η παράδοση μιας τέτοιας επιστολής θα χρειαστεί κάποιο χρόνο. Επιπλέον, ο εταίρος θα πρέπει επίσης να προβεί στις κατάλληλες αλλαγές.
