Στο περιβάλλον παραγωγής, συχνά δημιουργείται μια κατάσταση όταν ένας από τους υπαλλήλους αποφασίζει να μεταφέρει αυτή ή αυτές τις πληροφορίες στη διοίκησή του. Μια τέτοια έκκληση, που αναφέρεται γραπτώς, ονομάζεται "μνημόνιο". Τι είναι αυτό το έγγραφο και πώς να το συντάξω; Αυτό αξίζει να μιλάμε ξεχωριστά.
Βασικές έννοιες
Κάθε υπάλληλος έχει το δικαίωμα να επικοινωνήσει με τον άμεσο προϊστάμενό του. Μπορεί να το κάνει τόσο προφορικά και γραπτώς. Στην πρώτη περίπτωση, όλα καταλήγουν σε μια συνηθισμένη συζήτηση, η οποία δεν υποχρεώνει κανένα από τα μέρη σε τίποτα. Στη δεύτερη, η προσφυγή είναι ήδη επίσημη.
Ένα τέτοιο επιχειρηματικό χαρτί ονομάζεται "σημείωμα". Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός τέτοιου εγγράφου και άλλων δηλώσεων που απευθύνονται στη διοίκηση; Η ουσία της ερώτησης έγκειται στο ίδιο το όνομά της. Ένας υπάλληλος καταρτίζει ένα τέτοιο έγγραφο για να αναφέρει μια συγκεκριμένη κατάσταση ή ένα γεγονός. Οι πληροφορίες μπορεί να αφορούν ένα άτομο, έναν τόπο ή μια παραγωγή στο σύνολό του. Ανάλογα με το ποιος αποστέλλεται, το σημείωμα μπορεί να αναφέρεται τόσο σε εσωτερικά όσο και σε εξωτερικά έγγραφα. Η πρώτη επιλογή είναι όταν ο υπάλληλος απευθύνεται στον επικεφαλής οποιουδήποτε επιπέδου εντός της συγκεκριμένης επιχείρησης. Και το δεύτερο επιτυγχάνεται αν στέλνει το έγγραφό του σε ανώτερη αρχή. Στη συνέχεια, φυσικά, πηγαίνει στο εξωτερικό επίπεδο.
Η ουσία του προβλήματος
Κατά κανόνα, καταρτίζεται ένα μνημόνιο για συγκεκριμένο σκοπό. Μπορεί να γραφτεί για να:
- Διορθώστε την κατάσταση. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος έχει γεγονότα ότι η εταιρεία λαμβάνει μέτρα που παρεμβαίνουν στην κανονική πορεία της εργασίας. Ενημερώνει σχετικά τη διοίκησή του με αίτημα να λάβει τα κατάλληλα μέτρα.
- Προστατεύστε τον εαυτό σας από την αδικία. Αυτό συμβαίνει όταν ένα άτομο, βλέποντας μια προκατειλημμένη συμπεριφορά, αποφασίζει να ειδοποιήσει την άμεση ηγεσία του γι 'αυτό. Το κάνει αυτό σε αναζήτηση βοήθειας και προστασίας.
- Βελτίωση της εργασίας. Μερικές φορές, ένας από τους υπαλλήλους παρατηρεί ότι οι υπάλληλοι άλλων τμημάτων ή διαρθρωτικών μονάδων κάνουν λάθη που οδηγούν σε μειωμένη απόδοση. Στη συνέχεια γυρίζει στον ηγέτη για να βοηθήσει στην αποκατάσταση της τάξης.
- Αποφύγετε την ανεπιθύμητη ευθύνη. Αυτό συμβαίνει όταν συμβεί κάποιο περιστατικό. Αφού είπε στους ανωτέρους του για τον ίδιο, ο εργαζόμενος δημιουργεί ευνοϊκές συνθήκες για τον εαυτό του όταν δεν μπορεί να ασκηθεί παράπονο εναντίον του.
Σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις, ο εργαζόμενος δεν μεταδίδει μόνο πληροφορίες, αλλά ζητά βοήθεια για την επίλυση του προβλήματος.
Δίκαιη τιμωρία
Η πειθαρχία της εργασίας προβλέπει τη συνειδητή εκτέλεση από τον πολίτη των καθηκόντων του ενώ βρίσκεται στο χώρο εργασίας. Επιπλέον, πρέπει να συμμορφώνεται με την αποδεκτή εντολή και να συμμορφώνεται με όλες τις εντολές και τις εντολές του εργοδότη του. Αλλά στη ζωή, δεν συμβαίνουν όλα τόσο ομαλά. Μερικές φορές οι ενέργειες των εργαζομένων αποκλίνουν από γενικά αποδεκτούς κανόνες. Στην περίπτωση αυτή, οι άμεσοι προϊστάμενοι θεωρούν ότι είναι καθήκον τους να ενημερώνουν τη διεύθυνση της επιχείρησης για το τι συμβαίνει. Το αποτέλεσμα ενός τέτοιου σήματος είναι ένα μνημόνιο παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας.
Συνήθως σε αυτό το έγγραφο η υπόθεση αφορά:
- Παράλειψη συμμόρφωσης με συγκεκριμένες παραγγελίες.
- Παράλειψη εκτέλεσης άμεσων λειτουργιών σχετικά με τη θέση του δράστη.
- Παραβιάσεις της εργασιακής πειθαρχίας. Αυτό αναφέρεται σε περιπτώσεις απουσιών, καθυστερημένων, μεθυσμένων στο χώρο εργασίας σας και άλλων.
- Δέσμευση παράνομων πράξεων που συνεπάγονται διοικητική ή ποινική ευθύνη. Σε αυτήν την περίπτωση μιλάμε για κλοπή, αλλοίωση, υπεξαίρεση και άλλα αδικήματα.
Σε κάθε μια από αυτές τις περιπτώσεις, ο δράστης θα πρέπει να φέρει την τιμηθείσα τιμωρία.
Συγγραφέας εγγράφου
Τις περισσότερες φορές, ένα μνημόνιο για έναν υπάλληλο καταρτίζεται από τον άμεσο ανώτερο. Σε αυτό, μεταφέρει στην ηγεσία τις αρνητικές πτυχές των δραστηριοτήτων των υπαρχόντων του.
Ταυτόχρονα, το έγγραφο περιέχει συνήθως μια προσωπική αξιολόγηση του συγγραφέα. Μαζί με το όραμά του για το πρόβλημα, προσφέρει πιθανές λύσεις. Αλλά η τελευταία λέξη, φυσικά, θα είναι για τον ηγέτη. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος έκανε μια περιουσία. Σε αυτή την περίπτωση, ο προϊστάμενός του συντάσσει ένα έγγραφο που απευθύνεται στον σκηνοθέτη, το οποίο αρχίζει συνήθως με τις λέξεις "έρχομαι στην αντίληψή σας". Στη συνέχεια, περιγράφει λεπτομερώς πότε συνέβη η παραβίαση και από την πλευρά του προσφέρει την επιλογή να τιμωρήσει έναν αμελής υπάλληλο. Δεδομένου ότι μια τέτοια σημείωση αναφέρεται σε έγγραφα εσωτερικής χρήσης, μπορεί να εκδοθεί σε ένα συνηθισμένο φύλλο τυπου A4. Το κείμενο παρουσιάζεται σε αυθαίρετη μορφή. Μπορεί να χωριστεί υπό όρους σε δύο μέρη. Το ένα περιέχει μια περιγραφή του προβλήματος και το άλλο περιέχει συμπεράσματα και συγκεκριμένες προτάσεις σχετικά με αυτό.
Ειδική περίπτωση παραβίασης
Ένας από τους τύπους παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας είναι η μη εκπλήρωση από τον υπάλληλο της αποστολής που του έχει ανατεθεί από τον επικεφαλής. Αυτό μπορεί να συμβεί αν ο υπάλληλος ξεχάσει, δεν θα μπορούσε απλά να αγνοήσει αυτή τη σειρά.
Μια τέτοια ενέργεια χαρακτηρίζεται ως παραβίαση της πειθαρχίας και ο άμεσος επιβλέπων καταρτίζει μνημόνιο μη εκπλήρωσης της αποστολής. Για ένα τέτοιο αδίκημα, ένα άτομο θα πρέπει να τιμωρείται δίκαια. Αλλά αυτό θα συμβεί μόνο αφού παράσχει τις εξηγήσεις του σχετικά με το τι συνέβη. Εάν οι λόγοι που ώθησαν τον υπάλληλο σε τέτοιες πράξεις μοιάζουν πειστικές, τότε μπορεί να αποφύγει την τιμωρία. Είναι πιο δύσκολο να επιλυθεί το ζήτημα όταν η ανυπακοή του υπαλλήλου έχει αρνητικές συνέπειες. Εδώ είναι απίθανο να είναι σε θέση να μείνει μακριά. Ειδικά αν, ως αποτέλεσμα τέτοιας παράλειψης, προκλήθηκαν ζημίες ή έγινε σοβαρή βλάβη. Η τιμωρία στην περίπτωση αυτή θα καθοριστεί με βάση τις σχετικές κανονιστικές πράξεις.
Πώς να κάνετε μια αναφορά;
Ένας διαχειριστής σε οποιοδήποτε επίπεδο πρέπει να γνωρίζει πώς να γράψει ένα σημείωμα. Ένα δείγμα μπορεί να εξεταστεί με ένα συγκεκριμένο παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι κάποιος υπάλληλος δεν έρχεται εγκαίρως για να εργαστεί και εκείνη τη στιγμή ένας επισκέπτης τον περιμένει να υπογράψει ένα σημαντικό συμβόλαιο. Μετά από λίγες ώρες, ο εργαζόμενος εμφανίστηκε, αλλά ο χρόνος χάθηκε και ο πελάτης είχε ήδη φύγει. Μια τέτοια πράξη περιέχει πολλές παραβιάσεις την ίδια στιγμή:
- αργά για δουλειά;
- διακοπή ραντεβού ·
- ζημία που προκλήθηκε στην εταιρεία από τη μη υπογραφή της σύμβασης.
Εάν δεν είναι δυνατό να αλλάξετε την τρέχουσα κατάσταση, τότε ο προϊστάμενος υποχρεούται να ενημερώσει τη διοίκηση για αυτό.
Ένα παρόμοιο έγγραφο θα πρέπει να φαίνεται ως εξής:
- Κατ 'αρχάς, στην πάνω δεξιά γωνία γράφεται "cap", που δείχνει σε ποιον και από ποιον απευθύνεται.
- Περαιτέρω στο κέντρο γράφεται το όνομά του.
- Παρακάτω είναι το κύριο κείμενο στο οποίο τοποθετούνται πληροφορίες σε συγκεκριμένη σειρά. Πρώτα έρχεται μια περιγραφή της κατάστασης. Στη συνέχεια, ακολουθεί ένα αίτημα για να το λύσετε. Μετά από αυτό, συνάγεται το συμπέρασμα με βάση όλα τα παραπάνω. Εν κατακλείδι, ο συντάκτης μπορεί να εκφράσει τις ιδέες του ή τις προτάσεις του σχετικά με τον καλύτερο τρόπο, κατά τη γνώμη του, να βγούμε από αυτή την κατάσταση.
- Στον πυθμένα, βάζει την ημερομηνία και την υπογραφή με το πλήρες αντίγραφο του F.I. O. και τη θέση που κατέχει.
Ανάλογα με τον λόγο, το κείμενο της σημείωσης μπορεί να είναι καθαρά ενημερωτικό ή να απαιτεί την παρέμβαση της διοίκησης για την αποκατάσταση της τάξης.
