Το έργο κάθε οργανισμού, κατά κανόνα, συνδέεται με μεγάλο αριθμό εγγράφων. Αυτή είναι η εισερχόμενη αλληλογραφία και οι απαντήσεις που της αποστέλλονται, διάφορες εντολές και δηλώσεις υπαλλήλων, τεχνικές οδηγίες και λογιστικές εκθέσεις. Όλα αυτά απαιτούν έγκαιρη λογιστική και βελτιστοποίηση. Μια από τις επιλογές για την επίλυση αυτού του προβλήματος είναι μια απογραφή εγγράφων.
Σύμφωνα με το νόμο
Ο ειδικός που ασχολείται με την εργασία γραφείου στην επιχείρηση γνωρίζει καλύτερα τι είναι απογραφή των εγγράφων. Κατά τη διάρκεια του έτους περνάει μέσα από αυτό τεράστιο χαρτί. Όλα αυτά είναι σημαντικά, και κάθε ένα ξεχωριστά παίζει ένα ειδικό ρόλο στην επίλυση αυτού ή του θέματος. Είναι απλώς αδύνατο να πετάξετε τέτοιες αποσκευές, αφού κάθε μία από αυτές τις εφημερίδες έχει μια συγκεκριμένη περίοδο αποθήκευσης κατά την οποία είναι έγκυρη και μπορεί να έρθει χρήσιμη. Τέτοια έγγραφα συνήθως κατατίθενται στο αρχείο, όπου είναι συνεχώς.
Ανά πάσα στιγμή, μπορούν να ληφθούν από εκεί και να χρησιμοποιηθούν όπως προβλέπεται. Στον ομοσπονδιακό νόμο «για τα αρχειακά θέματα» του Οκτωβρίου 2004, ένας κατάλογος όλων των δυνατών είδη εγγράφων και κάθε ένα από αυτά έχει μια συγκεκριμένη προθεσμία για την οποία πρέπει να είναι με τον ιδιοκτήτη. Αλλά πώς να λάβετε υπόψη το τεράστιο ποσό των εγγράφων που ελήφθησαν για αποθήκευση; Για αυτό υπάρχει μια απογραφή εγγράφων. Καταρτίζεται από τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για την αρχειοθέτηση και είναι υποχρεωτική προσθήκη σε κάθε φάκελο ή υπόθεση που υποβάλλεται για μακροχρόνια αποθήκευση.
Αποστολή σημαντικών εγγράφων
Ο γραμματέας της επιχείρησης καταρτίζει επίσης συχνά κατάλογο εγγράφων. Αυτό δεν σημαίνει καταχώρηση εισερχόμενης ή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Για αυτό, κάθε γραμματέας έχει ένα ειδικό περιοδικό. Εκεί, η στιγμή της παραλαβής ή της αποστολής της επιστολής καταγράφεται αναλόγως, αναφέροντας την ημερομηνία, τον παραλήπτη και τον εκτελεστικό αξιωματικό. Ο κατάλογος μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις να βρίσκεται μέσα σε μια τέτοια αλληλογραφία.
Για παράδειγμα, ένας οργανισμός στέλνει ένα πακέτο εγγράφων στη διεύθυνση. Δεν μπορούν απλώς να τοποθετηθούν σε ένα φάκελο και να ριχτούν σε ένα κιβώτιο τοποθετώντας μια σφραγίδα. Πού είναι η εγγύηση ότι τα χαρτιά θα φτάσουν στο ακέραιο; Φυσικά, εάν πρόκειται για φυλλάδια ή απλά φυλλάδια, τότε μην ανησυχείτε. Ανά πάσα στιγμή μπορούν να σταλούν ξανά. Αλλά μερικές φορές πρέπει να στείλετε σοβαρά έγγραφα σε επίσημο αίτημα. Στην περίπτωση αυτή, εκτός από τους κύριους τίτλους, θα πρέπει να συμπεριληφθεί στη συσκευασία ένα συνοδευτικό έγγραφο και ένα απόθεμα, το οποίο θα είναι κατάλογος των εγγράφων που αποστέλλονται στη διεύθυνση αυτή.
Μεταφορά εγγράφων
Οι εργαζόμενοι που συμμετέχουν στις συμβάσεις γνωρίζουν πολύ καλά τι είναι απογραφή των εγγράφων. Μπορείτε εύκολα να κάνετε δείγμα από εσάς μόνοι σας.
Το κυριότερο είναι ότι το παρόν έγγραφο περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες:
- Το όνομα του αποστολέα γράφεται στην επάνω αριστερή γωνία ή τοποθετείται η σφραγίδα της εταιρείας.
- Στα δεξιά βρίσκονται τα στοιχεία του παραλήπτη (όνομα εταιρείας και πλήρες όνομα του προϊσταμένου του).
- Κάτω από το κέντρο είναι το όνομα. Για παράδειγμα, πρόκειται για "Λίστα εγγράφων που πρέπει να διαβιβαστούν στη σύμβαση", ο αριθμός και η ημερομηνία των οποίων πρέπει επίσης να αναγράφονται.
- Επιπλέον, καταρτίζεται τυχαία ένας πίνακας, στον οποίο πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον 4 στήλες (αριθμός προς σειρά, όνομα του εγγράφου, αριθμός και ημερομηνία, αριθμός αντιτύπων, αριθμός φύλλων).
- Μετά από αυτό, καταγράφεται τελικά ο αριθμός των εγγράφων που μεταφέρονται σύμφωνα με αυτόν τον κατάλογο. Πρέπει επίσης να υπολογίσετε τον συνολικό αριθμό φύλλων συνημμένων.
- Στο κάτω μέρος της σελίδας, γίνεται μια σημείωση σχετικά με το ποιος μεταβίβασε και έλαβε αυτά τα έγγραφα με την ημερομηνία, το επώνυμο και τη θέση.
Αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος κατάλογος εγγράφων, ένα δείγμα του οποίου είναι γνωστό σε οποιονδήποτε υπάλληλο ως ταχυδρομική μορφή αριθμός 107. Έτοιμα έντυπα μπορούν να ληφθούν εκ των προτέρων σε οποιοδήποτε ταχυδρομείο, προκειμένου να συμπληρώσουν αργά και να τα ελέγξουν στο χώρο εργασίας.
Λεπτές αρχειοθέτησης
Κάθε υπάλληλος του αρχείου είναι εξοικειωμένος με τον κατάλογο των εγγράφων της υπόθεσης. Πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια της μεταφοράς των τίτλων για αποθήκευση. Αυτό το έγγραφο δεν είναι μόνο το περιεχόμενο ενός συγκεκριμένου φακέλου. Καθιστά δυνατή την ανά πάσα στιγμή εύρεση των απαραίτητων πληροφοριών σε έναν τεράστιο αριθμό εγγράφων.
Οι παραγγελίες, οι εκθέσεις και οι λοιπές επενδύσεις συστηματοποιούνται και συνοψίζονται σε έναν πίνακα ο οποίος πρέπει να περιέχει έξι απαιτούμενες στήλες:
- Σειριακός αριθμός.
- Δείκτης συγκεκριμένου εγγράφου σύμφωνα με την ονοματολογία.
- Την ημερομηνία (αυτή που υποδεικνύεται κατά την εγγραφή).
- Τίτλος (εντολή, επιστολή, σύμβαση).
- Αριθμοί φύλλων.
- Σημείωση
Ο πίνακας μπορεί να είναι αρκετά μεγάλος. Αλλά σε κάθε περίπτωση, στο τέλος, θα πρέπει να καταγραφεί τελικά ο αριθμός των εγγράφων που αναγράφονται σε αυτό, καθώς και ο συνολικός αριθμός σελίδων που υπολογίζονται. Τώρα, κοιτάζοντας έναν τέτοιο φάκελο, μπορείτε να βρείτε εύκολα το επιθυμητό χαρτί από τις απαιτούμενες παραμέτρους χωρίς να κάνετε ιδιαίτερη προσπάθεια.
Χαρακτηριστικά του αποθέματος
Ο εσωτερικός κατάλογος των εγγράφων απαιτεί ειδικές γνώσεις και ιδιαίτερη προσοχή από τον μεταγλωττιστή του. Μερικές φορές σφάλματα σχεδιασμού έχουν ως αποτέλεσμα το χαρτί απλά να χαθεί σε μια τεράστια ροή πληροφοριών. Όντας εκτός τόπου, πετάει έξω από το βλέμμα.
Για παράδειγμα, για προγραμματισμένη επιθεώρηση Η επιθεώρηση φορολογίας χρειάστηκε μια έκθεση πέρυσι, και κατατέθηκε με αμέλεια μαζί με άλλα έγγραφα. Υπήρξε μια κατάσταση κατά την οποία ένας υπάλληλος της επιχείρησης δεν μπορεί να επιβεβαιώσει αυτή ή τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν νωρίτερα. Μια τέτοια παρανόηση μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμο για την οργάνωση και τιμωρία για τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την παροχή πληροφοριών και την αποθήκευση εγγράφων. Το ποσό της απώλειας εξαρτάται από τη σημασία των ζητουμένων δεδομένων. Για να αποφευχθεί αυτό, τα αρχεία των εγγράφων πρέπει να τηρούνται καταλλήλως. Αυτή η διαδικασία, φυσικά, είναι πολύ σύνθετη και χρονοβόρα. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η πολυβάθμια και η ακολουθία της διαδικασίας.
Προσωπικά αρχεία των εργαζομένων
Η υπηρεσία προσωπικού οποιασδήποτε επιχείρησης ή οργανισμού είναι επίσης ένα τμήμα μέσω του οποίου περνούν πολλά διαφορετικά έγγραφα. Τα περισσότερα από αυτά συσσωρεύονται στα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων.
Αποθηκεύονται στη θέση τους μέχρι την απόλυση και μόνο μετά από την αρχειοθέτηση. Στην περίπτωση αυτή, ο υπάλληλος προσωπικού πρέπει να καταρτίσει κατάλογο των προσωπικών φακέλων. Αξίζει να σημειωθεί ότι στη νομοθεσία της Ρωσίας δεν υπάρχουν ορισμένοι κανόνες σχετικά με την προετοιμασία της. Όλοι οι κανόνες λαμβάνονται από τη σοβιετική εποχή. Σύμφωνα με αυτά, ένας τέτοιος κατάλογος πρέπει να είναι ένας πίνακας τύπου επτά στηλών:
- Αριθμός σε σειρά.
- Ευρετήριο συγκεκριμένου εγγράφου.
- Ημερομηνία
- Τίτλος και περίληψη του εγγράφου.
- Αριθμοί φύλλων.
- Ημερομηνία κατά την οποία το έγγραφο συμπεριλήφθηκε στο αρχείο.
- Σημείωση για ειδικές σημειώσεις.
Στο τέλος, υπολογίζεται ο συνολικός αριθμός των εγγράφων που απαριθμούνται στον κατάλογο. Όλα αυτά γίνονται με την υπογραφή του υπεύθυνου του προσωπικού που αναφέρει την ημερομηνία μεταβίβασης της υπόθεσης.
