Προσωπικό αρχείο προσωπικού: σχεδιασμός δείγματος

Οι υπάλληλοι του προσωπικού πρέπει να έχουν ακριβείς, πλήρεις και αντικειμενικές πληροφορίες για όλους τους υπαλλήλους της επιχείρησης που απασχολούνται στο προσωπικό της. Η τεκμηρίωση των ατομικών αρχείων, η οποία περιέχει πληροφορίες για τις επαγγελματικές δραστηριότητες κάθε εργαζομένου, συλλέγεται σε ένα είδος φακέλου. Στη συνέχεια, εξετάζουμε τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται ο σχηματισμός των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων στην επιχείρηση.

Γενικές πληροφορίες

Ο φάκελος για τον εργαζόμενο είναι απαραίτητος για να συστηματοποιήσει τις διαθέσιμες πληροφορίες, να τις συνοψίσει σε ένα μέρος. Ο ατομικός φάκελος του υπαλλήλου, το δείγμα του οποίου θα παρουσιαστεί στη συνέχεια, είναι μια σειρά εγγράφων που αφορούν:

• Απασχόληση.
• Διαδικασία προώθησης.
• Συμμόρφωση με τους κανόνες της εργασιακής πειθαρχίας.
• Τερματισμός σχέσεων με τον εργοδότη και άλλους.

Κύριες κατηγορίες εργαζομένων

Πρέπει να σημειωθεί ότι η διαχείριση των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων δεν είναι υποχρεωτική σε σχέση με όλους τους εργαζομένους. Ένα παράδειγμα είναι ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 79. Προβλέπει την υποχρεωτική καταχώρηση των προσωπικών φακέλων των υπαλλήλων που βρίσκονται στη δημόσια διοίκηση. Για τους άλλους εργαζομένους, η διαδικασία σύνταξης του φακέλου μπορεί να καθοριστεί με ρυθμιστικές πράξεις τοπικού χαρακτήρα. Τα προσωπικά αρχεία μπορούν να τηρούνται από τους ακόλουθους υπαλλήλους:

1. Διευθυντές (επικεφαλής επιχειρήσεων, βουλευτές, βοηθοί).
2. Επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων και των αναπληρωτών τους.
3. Κύριοι (κύριοι) ειδικοί.
4. Οι εργαζόμενοι ευθύνονται.
5. Οι εργαζόμενοι που περιλαμβάνονται στο αποθεματικό προσωπικού για μεταφορά σε θέσεις ιδιαίτερης σημασίας.
6. Ειδικοί που παρέχουν τη δραστηριότητα της συσκευής διαχείρισης επιχειρήσεων.

Οφέλη από την κατάρτιση ενός φακέλου

Πρέπει να σημειωθεί ότι ο προσωπικός φάκελος ενός υπαλλήλου είναι μια πολύ βολική πηγή δεδομένων για κάθε εργαζόμενο. Σε ένα φάκελο συλλέγονται όλα τα αντίγραφα των προσωπικών εγγράφων του υπαλλήλου, οι εντολές που έχουν ληφθεί σε σχέση με αυτόν κ.ο.κ. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε την πιο ολοκληρωμένη χαρακτηριστικό για τον εργαζόμενο, να σημειώσει τα πλεονεκτήματά του ή, αντιθέτως, τυχόν παραβιάσεις και καταχρήσεις που διέπραξε κατά τη διάρκεια των επαγγελματικών του δραστηριοτήτων στην επιχείρηση.

Εσωτερικές πράξεις της επιχείρησης: ο ατομικός φάκελος του υπαλλήλου

Τα έγγραφα συλλέγονται και συντάσσονται από διάφορους υπαλλήλους κατά τη διακριτική ευχέρεια της διοίκησης. Εάν οι φάκελοι με προσωπικά έγγραφα υποτίθεται για όλους τους υπαλλήλους, τότε συνιστάται να δημιουργήσετε μια κατάλληλη τοπική πράξη. Επιπλέον, πρέπει να συμπεριληφθεί τμήμα που να προβλέπει την ανάγκη να ανοίξει ο ατομικός φάκελος του υπαλλήλου για κάθε εργαζόμενο πλήρους απασχόλησης, συμπεριλαμβανομένου του τεχνικού προσωπικού. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, οι διαχειριστές προτιμούν να αναπτύξουν ξεχωριστή πράξη που να καθορίζει όλες τις λεπτομέρειες της σύνταξης των φακέλων.

Οι κύριες αποχρώσεις

Ανεξάρτητα από τη μορφή της ρύθμισης για την κατάρτιση φακέλων για τους εργαζομένους, όταν εργάζεστε μαζί τους, θα πρέπει να καθορίσετε:

1. Κατηγορίες υπαλλήλων στους οποίους κατατίθενται προσωπικά αρχεία. Θα είναι όλοι οι υπάλληλοι ή μόνο ξεχωριστές ομάδες τους. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι μόνο διευθυντές όλων των τμημάτων διαχείρισης.
2. Ο τρόπος με τον οποίο καταρτίζεται ο προσωπικός φάκελος του υπαλλήλου. Το δείγμα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα τμήματα και στήλες στις οποίες εισάγονται πληροφορίες για τον ειδικό.
3. Η σύνθεση των εγγράφων που συλλέγονται στον φάκελο. Ταυτοχρόνως, αναφέρεται ποια έγγραφα υποβάλλονται με τη μορφή αντιγράφων και τα οποία είναι στο πρωτότυπο.
4. Η σειρά ταξινόμησης των φακέλων.
5. Κανόνες για την εξοικείωση του υπαλλήλου με έγγραφα σε αυτόν.
6. Η διαδικασία αποθήκευσης των προσωπικών αρχείων των εργαζομένων.

Απαιτείται φάκελος για εργασία με μερική απασχόληση;

Αυτό θα εξαρτηθεί από το αν ο εργαζόμενος κατέχει θέση στην οποία είναι απαραίτητος ο προσωπικός φάκελος του υπαλλήλου. Ταυτόχρονα, ένας νέος φάκελος ξεκινάει συνήθως για εξωτερικούς μερικούς χρονομετρητές και για εσωτερικούς φακέλους τα αντίστοιχα έγγραφα κατατίθενται σε υπάρχοντες φακέλους. Εάν η επιχείρηση προβλέπει την υποχρεωτική διεξαγωγή προσωπικών υποθέσεων σε ρυθμιστικές πράξεις, τότε θα είναι επίσης τοποθετημένες σε θέσεις μερικής απασχόλησης, σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία.

Για τους εργαζόμενους με μερική απασχόληση, ο φάκελος καταρτίζεται σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες που ορίζονται σε κάθε συγκεκριμένη επιχείρηση. Σύμφωνα με το άρθρο 283 του Κώδικα Εργασίας, ένας πολίτης, όταν τον διορίζει στη θέση, παρουσιάζει διαβατήριο ή άλλο έγγραφο που πιστοποιεί την ταυτότητά του. Εάν η θέση απαιτεί ειδικές γνώσεις, ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να ζητήσει από τον μελλοντικό ειδικό να παρουσιάσει δίπλωμα ή άλλο έγγραφο εκπαίδευσης ή κατάρτισης (ή αντίγραφο αυτού, δεόντως πιστοποιημένο). Κατά την υποβολή αίτησης για επιχείρηση με δυσχερείς ή επικίνδυνες (βλαβερές) συνθήκες εργασίας, ο εργοδότης μπορεί να ζητήσει πιστοποιητικό σχετικά με τη φύση και τους όρους δραστηριότητας στον κύριο χώρο του εργαζομένου. Αντίγραφα των υποβληθέντων εγγράφων πρέπει να κατατεθούν στον προσωπικό φάκελο.

Αρχική συλλογή

Η δημιουργία προσωπικών αρχείων πραγματοποιείται για την ομαλή ομαδοποίηση τεκμηριωμένων πληροφοριών σχετικά με τους υπαλλήλους που βρίσκονται άμεσα στη διαδικασία καθορισμού των εργασιακών σχέσεων με αυτούς. Η σύνταξη, κατά κανόνα, γίνεται σε ξεχωριστό φάκελο για κάθε εργαζόμενο. Αυτή η μορφή διεξαγωγής προσωπικών υποθέσεων θεωρείται ο πιο βολικός τρόπος για την οργάνωση πληροφοριών. Ταυτόχρονα, πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι απαγορεύεται η παραλαβή, επεξεργασία και επισύναψη στο φάκελο πληροφοριών που υποδεικνύουν τις πολιτικές, θρησκευτικές και άλλες πεποιθήσεις του, την ιδιωτική ζωή, τη συμμετοχή σε δημόσιους οργανισμούς, συμπεριλαμβανομένων των συνδικάτων.

Βασικές απαιτήσεις

Στην πράξη, κατά την κατάρτιση προσωπικών αρχείων, τα έγγραφα τοποθετούνται σε ένα φάκελο. Στο εξώφυλλο του επισυνάπτεται αύξων αριθμός στον φάκελο. Σύμφωνα με αυτό, ο ατομικός φάκελος του υπαλλήλου καταχωρείται στο αντίστοιχο περιοδικό (βιβλίο) λογιστικής. Η απαίτηση αυτή περιλαμβάνεται στο άρθρο. 695, παρ. Β του καταλόγου αρχειακών υποδειγμάτων που δημιουργήθηκαν κατά τη λειτουργία των κρατικών φορέων, των τοπικών αρχών με ένδειξη της περιόδου αποθεματοποίησης. Αφού ο εργαζόμενος εγκαταλείψει την επιχείρηση, ο φάκελός του αφαιρείται από το φάκελο. Στη συνέχεια, το προσωπικό αρχείο εκτελείται για μεταφορά στο αρχείο και κατατίθεται.

Λογιστικά στοιχεία βιβλίου (βιβλίου)

Αυτό το έγγραφο μπορεί να περιέχει τα ακόλουθα δεδομένα:

1. Αριθμός φακέλου.
2. Πλήρες όνομα ειδικός.
3. Ο αριθμός των αρχικών φακέλων.
4. Ημερομηνία μεταβίβασης των εγγράφων στο αρχείο.
5. Άλλες παρεχόμενες πληροφορίες εσωτερική πολιτική επιχειρήσεις.

Η αρχική εκτέλεση περιλαμβάνει μια ομαδοποίηση εγγράφων που πιστοποιούν την απασχόληση ενός πολίτη και, στη συνέχεια, όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με τις επαγγελματικές δραστηριότητες ενός υπαλλήλου στον οργανισμό.

Λίστα κύριων δεδομένων

Στη νομοθεσία δεν ορίζεται ο κατάλογος των εγγράφων που πρέπει να περιλαμβάνονται στα προσωπικά αρχεία. Για τους δημόσιους υπαλλήλους, προβλέπεται ότι ο φάκελός τους περιέχει προσωπικά και άλλα δεδομένα σχετικά με την είσοδο στην υπηρεσία, τη μετάδοσή της και την απόλυση. Οι προσωπικές πληροφορίες περιλαμβάνουν επίσης τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διασφάλιση των δραστηριοτήτων μιας κρατικής υπηρεσίας. Ο φάκελος περιέχει επίσης:

1. Εσωτερικός κατάλογος των εγγράφων.
2. Φύλλο προσωπικής εγγραφής ή έντυπο αίτησης.
3. Αυτοβιογραφία.
4. Αντίγραφα:

• έγγραφο ταυτότητας ·
• πιστοποιητικό ασφάλισης ·
• TIN (εφόσον παρέχεται από έναν υπάλληλο).
• πιστοποιητικά στρατιωτικής εγγραφής για τους στρατιώτες και τους πολίτες που υπόκεινται σε σχέδιο ·
• τίτλους που επιβεβαιώνουν το δικαίωμα του ειδικού για φορολογικές εκπτώσεις, οι οποίες προβλέπονται στο άρθρο. 218 Φορολογικός κώδικας.
• πιστοποιητικά καθορισμού του επιπέδου των περιορισμών στην αναπηρία, την αναπηρία (όταν παρέχεται από ειδικό) ·
• εντολές (παραγγελίες) σχετικά με την είσοδο στο κράτος ·
• περιγραφή εργασίας
• συμφωνία σχετικά με την αποδοχή της ευθύνης (εάν η θέση το προβλέπει) ·
• σύμβαση εργασίας (εάν το πρωτότυπο είναι αποθηκευμένο σε ξεχωριστό φάκελο).

5. Έγγραφα σχετικά με την πρόσβαση σε πληροφορίες που αποτελούν μυστικό που προστατεύεται από το νόμο (εάν η άσκηση των καθηκόντων ενός ειδικού συνεπάγεται τη χρήση τέτοιων πληροφοριών).

6. Τα αποτελέσματα της προκαταρκτικής ιατρικής εξέτασης (εξέτασης), η οποία διεξάγεται για να διαπιστωθεί η επαγγελματική καταλληλότητα (στις περιπτώσεις που προβλέπονται από το νόμο).

Πρόσθετα έγγραφα

Κατά τη διάρκεια της εργασίας του ειδικού, μπορούν να κατατεθούν στον προσωπικό του φάκελο:

1. Αντίγραφα των συμφωνιών στην κύρια σύμβαση (ή τα αντίγραφά τους).
2. Κοινοποιήσεις αλλαγών στους όρους της σύμβασης εργασίας με πρωτοβουλία του εργοδότη.
3. Αντίγραφα:

• εκθέσεις και επεξηγηματικές σημειώσεις, δηλώσεις και αναφορές του υπαλλήλου για διάφορα θέματα.
• παραγγελίες για τη μεταβίβαση εργαζομένου σε άλλη δραστηριότητα (θέση), για την κατάργηση πειθαρχικών κυρώσεων, κινήτρων, διακοπής της δραστηριότητας στην επιχείρηση,
• βιβλίο εργασίας.

4. Τα αποτελέσματα περιοδικών (υποχρεωτικών) ιατρικών εξετάσεων.

5. Πιστοποιητικά υλικά (εάν η θέση απαιτεί αυτά τα μέτρα).

6. Άλλα έγγραφα σχετικά με τις δραστηριότητες του ειδικού στην επιχείρηση.

Ειδική φωτογραφία

Είναι επίσης παρούσα στο προσωπικό αρχείο. Συνήθως χρησιμοποιείται μια φωτογραφία 4x6. Στην πίσω πλευρά του γράφεται το πλήρες όνομα εργαζόμενος. Συνιστάται να αλλάξετε τη φωτογραφία τουλάχιστον μία φορά κάθε 5 χρόνια ή όταν φτάσετε σε κάποια ηλικία. Το θέμα αυτό ρυθμίζεται κατά την κρίση των αρχών.

Αλλαγή λεπτομερειών

Οι υπάλληλοι του προσωπικού που είναι υπεύθυνοι για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή των επιχειρήσεων θα πρέπει να παρακολουθούν το καθεστώς τους και να ενημερώνουν εγκαίρως τις πληροφορίες. Δεν χρειάζεται να τροποποιήσετε το ερωτηματολόγιο ή το φύλλο εγγραφής, καθώς και να ζητήσετε από έναν ειδικό να συμπληρώσει ξανά το χαρτί. Όλες οι προσαρμογές πραγματοποιούνται με την εκπόνηση μεμονωμένων πράξεων. Ονομάζονται προσθήκες σε ένα συγκεκριμένο τμήμα (επιπλέον του ερωτηματολογίου, για παράδειγμα). Κατά κανόνα παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα. Η ανάπτυξη κατάλληλων εντύπων είναι στη διακριτική ευχέρεια του εργοδότη.