Οι εμπορικές πληροφορίες είναι ένας συνδυασμός πληροφοριών και δεδομένων σχετικά με τις δραστηριότητες της επιχείρησης, την οργανωτική δομή της, τις εξωτερικές και εσωτερικές σχέσεις, τις τεχνολογίες παραγωγής και το φάσμα των προϊόντων, καθώς και άλλα θέματα που σχετίζονται με τις δραστηριότητές της.
Τι σχετίζεται με εμπορικές πληροφορίες
Χωρίς τη συστηματική και τακτική παροχή της οργάνωσης με κάθε είδους δεδομένα, η δουλειά της θα καταστεί αδύνατη. Οι ακόλουθες πληροφορίες αναφέρονται ως εμπορικές πληροφορίες:
- δεδομένα σχετικά με το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης (αγορά, νομοθετικά πρότυπα, καθώς και δραστηριότητες ανταγωνιστών)
- εσωτερικές πληροφορίες (σχετικά με τις δραστηριότητες παραγωγής, τα αποθέματα, καθώς και τα σημεία συμφόρησης) ·
- πληροφορίες για τους καταναλωτές σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του οργανισμού (οικονομικές δυνατότητες, ηλικία, εθνική, γεωγραφική σύνθεση και ούτω καθεξής)
- - πληροφορίες σχετικά με τους ανταγωνιστές, δηλαδή το φάσμα των προϊόντων, τις μεθόδους πώλησης και - πολιτική τιμολόγησης;
- πληροφορίες σχετικά με αγαθά και υπηρεσίες που πωλούνται στην αγορά (ποιοτική, ποσοτική σύνθεση, καθώς και κόστος) ·
- δεδομένα τιμών αγοράς ·
- πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις και τους διαύλους διανομής των προϊόντων, καθώς και μηχανισμούς για την πρόσβασή τους στον τελικό προμηθευτή ·
- διαφημιστικό υλικό, καθώς και πληροφορίες σχετικά με την αποτελεσματικότητά τους.
Κύρια στοιχεία
Μπορούν να διακριθούν τα ακόλουθα στοιχεία των εμπορικών πληροφοριών:
- (αναφέρεται στην εργασία με τους αντισυμβαλλομένους) ·
- επιστημονική και τεχνική (περιγράφει τις καινοτομίες και την τεχνολογία παραγωγής) ·
- παραγωγή (προγραμματισμένοι και πραγματικοί δείκτες παραγωγής) ·
- διαχείριση (διοίκηση της διοίκησης επιχειρήσεων) ·
- μάρκετινγκ (πληροφορίες αγοράς) ·
- χρηματοοικονομικές (ταμειακές ροές).
Διανομή εμπορικών πληροφοριών
Οι πληροφορίες σε εμπορικές δραστηριότητες μπορούν να διαδοθούν με δύο βασικούς τρόπους:
- μέσω περιοδικών - με τη μορφή εξειδικευμένων περιοδικών και καταλόγων (αξίζει να σημειωθεί ότι πρέπει να ενημερώνονται διαρκώς καθώς αλλάζει η κατάσταση στην επιχείρηση).
- δημιουργώντας ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων, οι οποίες μπορούν να περιέχουν τόσο ολοκληρωμένες πληροφορίες για κάθε επιχείρηση όσο και λεπτομέρειες των μεμονωμένων τομέων των εμπορικών δραστηριοτήτων τους.
Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι οι εμπορικές πληροφορίες περιλαμβάνουν τόσο τα διαθέσιμα στο κοινό όσο και τα ιδιωτικά δεδομένα. Το πρώτο περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού, τα ονόματα των ηγετών του, τομείς παραγωγής και άλλες δραστηριότητες, καθώς και πληροφορίες σχετικά με ορισμένα περιουσιακά στοιχεία. Όσον αφορά τα ταξινομημένα δεδομένα, αυτά καθορίζονται από την οργανωτική μορφή της επιχείρησης (μπορεί να είναι πληροφορίες για δάνεια, συμφωνίες εταιρικής σχέσης, τεχνολογίες παραγωγής κλπ.) Και δεν μπορούν να διαδοθούν.
Τύποι Εμπορικών Πληροφοριών
Οι πληροφορίες μιας εμπορικής οργάνωσης χωρίζονται σε διάφορες ποικιλίες:
- ανοικτά δημόσια δεδομένα (αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία εγγραφής και επικοινωνίας του οργανισμού, τις δραστηριότητές του, καθώς και το εύρος των προϊόντων ή τον κατάλογο των παρεχόμενων υπηρεσιών και άλλα σημεία που η διοίκηση της εταιρείας δεν θεωρεί απαραίτητο να κρύψει).
- πληροφορίες για τις ρυθμιστικές αρχές (μιλάμε για μια ποικιλία εντύπων υποβολής εκθέσεων).
- μόνο η άμεση διαχείριση της εταιρείας και ένας περιορισμένος κύκλος εργαζομένων έχουν πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες (αφορά την τεχνολογία παραγωγής και τα χρησιμοποιούμενα υλικά, τις συμβατικές σχέσεις, καθώς και άλλες πληροφορίες που αποτελούν εμπορικό μυστικό).
Ο ρόλος των εμπορικών πληροφοριών
Οι εμπορικές πληροφορίες θα πρέπει να είναι αξιόπιστες και συναφείς για την εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της επιχείρησης και, ειδικότερα, της διαχειριστικής της σύνδεσης. Σας επιτρέπει να αξιολογήσετε σωστά την τρέχουσα κατάσταση και να λάβετε τα κατάλληλα μέτρα.Στις σύγχρονες συνθήκες, οι εμπορικές πληροφορίες έχουν ιδιαίτερη αξία, διότι χαρακτηρίζονται από μια σειρά πλεονεκτημάτων:
- καθιστά δυνατή τη συνεχή ανάλυση της κατάστασης της οικονομίας και της παραγωγής ·
- που χρησιμοποιούνται στην προετοιμασία των σχεδίων, των προβλέψεων, καθώς και στο στάδιο του ελέγχου · η έγκαιρη λήψη αξιόπιστων πληροφοριών παρέχει στον οργανισμό ορισμένα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.
- σας επιτρέπει να μάθετε τη στάση απέναντι στην εταιρεία τόσο από πελάτες όσο και από συνεργάτες και ανταγωνιστές.
- συνεχή παρακολούθηση της κατάστασης στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον ·
- μια επαρκής ποσότητα πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία στο δημόσιο τομέα βελτιώνει την εικόνα της και αυξάνει το επίπεδο εμπιστοσύνης.
- σας επιτρέπει να κάνετε έγκαιρες προσαρμογές στους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού. μειώνει τον κίνδυνο απώλειας.
Πηγές εμπορικών πληροφοριών
Οι εμπορικές πληροφορίες μπορούν να ληφθούν από τις ακόλουθες πηγές:
- έρευνα στον τομέα της μάρκετινγκ (μπορεί να πραγματοποιηθεί ανεξάρτητα, και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που παρέχονται από εταίρους και εργολάβους).
- εσωτερική τεκμηρίωση της εταιρείας (διάφορα είδη αναφοράς, καθώς και τρέχοντα έγγραφα που εκδίδονται για την επιβεβαίωση της διεξαγωγής των παραγωγικών εργασιών) ·
- εξωτερικές πηγές (στατιστικές πληροφορίες ειδικών υπηρεσιών, οργανισμών και οργανισμών, η οποία δημοσιεύεται σε περιοδικά και είναι δημόσιος τομέας).
Ταξινόμηση εμπορικών πληροφοριών
Αξίζει να σημειωθεί ότι οι εμπορικές πληροφορίες είναι μάλλον ετερογενείς. Από την άποψη αυτή, αναπτύχθηκε η ακόλουθη ταξινόμηση:
- Με βάση το χρόνο:
- αναδρομική (σας επιτρέπει να αξιολογήσετε την κατάσταση που επικρατούσε σε προηγούμενες περιόδους για να προσαρμόσετε τα μελλοντικά σχέδια).
- (δίνει μια ιδέα για τα τρέχοντα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων).
- πρόβλεψη (καθορίζει την εκτιμώμενη κατάσταση του οργανισμού σε μελλοντικές περιόδους).
- Όσον αφορά το στάδιο λήψης αποφάσεων διαχείρισης:
- δηλώνει (περιγράφει την τρέχουσα κατάσταση στην επιχείρηση στο σύνολό της, καθώς και στις επιμέρους μονάδες της) ·
- επεξηγηματικό (απαραίτητο για την κατανόηση των παραγόντων που οδήγησαν σε μια συγκεκριμένη κατάσταση) ·
- προγραμματιστεί (δίνει μια ιδέα για τη μελλοντική κατάσταση της επιχείρησης) ·
- έλεγχος (σας επιτρέπει να αξιολογήσετε τη συμμόρφωση των σημερινών δεικτών με τη δηλωθείσα).
- Στο πεδίο εφαρμογής:
- γενικά (περιέχει δεδομένα για την επιχείρηση στο σύνολό της) ·
- τοπική (περιγράφει την κατάσταση των μεμονωμένων δομών και μονάδων του οργανισμού).
- Σύμφωνα με τον σκοπό:
- προγραμματιστεί (χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των μελλοντικών δεικτών) ·
- λογιστική (που καταγράφεται σε έγγραφα για να καθορίσει την τρέχουσα κατάσταση) ·
- κανονιστική αναφορά (χρησιμοποιείται για τη συμμόρφωση των διαδικασιών παραγωγής με τους κανόνες) ·
- στατιστική (σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τη δυναμική των δεικτών κατά τις τελευταίες περιόδους).
- marketing (περιγράφει την κατάσταση στην αγορά).
- Με βάση τη συχνότητα παραλαβής:
- διακριτική (φτάνει με μια ορισμένη περιοδικότητα)?
- επεισοδιακή (ενεργεί σε χρόνο, εάν είναι απαραίτητο).
- συνεχής (χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση της τρέχουσας κατάστασης).
Εμπορικές πληροφορίες και εμπορικά μυστικά
Υπάρχει ξεχωριστή κατηγορία δεδομένων που δεν μπορούν να διαδοθούν, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από έναν περιορισμένο κύκλο εργαζομένων. Αυτή είναι μια κατηγορία όπως οι εμπιστευτικές εμπορικές πληροφορίες. Πρόκειται για τεκμηριωμένες πληροφορίες, η πρόσβαση των οποίων περιορίζεται όχι μόνο από τον εσωτερικό χάρτη της εταιρείας, αλλά και από νομοθετικά πρότυπα.
Αξίζει να σημειωθεί ότι δεν μπορούν να εξομοιωθούν τέτοιες έννοιες όπως η εμπορική πληροφόρηση και το εμπορικό μυστικό. Το τελευταίο προστατεύεται από κανονιστικές πράξεις. Μπορούμε να πούμε ότι η κρατική νομοθεσία δίνει στον επιχειρηματία το δικαίωμα να ταξινομεί ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες της οργάνωσής του.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η δημοσίευση ορισμένων δεδομένων μπορεί να προκαλέσει σοβαρή υλική ζημιά. Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι ένα εμπορικό μυστικό φέρει μια ορισμένη αξία και όφελος για τον επιχειρηματία, εφόσον δεν είναι γνωστό σε τρίτους. Ωστόσο, η απόκρυψη τους δεν πρέπει να βλάψει την κοινωνία.
Εμπορικές μυστικές πληροφορίες
Οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων μπορούν να ταξινομηθούν ως εμπορικά μυστικά:
- επιστημονικές και τεχνικές πληροφορίες (τεχνολογία παραγωγής, σχεδιασμός εξοπλισμού, εφευρέσεις, διπλώματα ευρεσιτεχνίας, προϊόντα λογισμικού, μέθοδοι οργάνωσης της εργασίας στην επιχείρηση · τεχνολογικά σχέδια) ·
- τεχνολογικές πληροφορίες (σχέδια σχεδίασης, χημικοί τύποι, σχέδια παραγωγής και παραγωγής) ·
- οικονομικές πληροφορίες (αλγόριθμος τιμολόγησης, κέρδος από πωλήσεις προϊόντων, τραπεζικές εργασίες και χρηματοοικονομικές ροές) ·
- επιχειρηματικές πληροφορίες (όροι και προϋποθέσεις συμβάσεων και συμβάσεων, οργανωτικά ζητήματα, πληροφορίες σχετικά με τους αναδόχους, εμπορική αλληλογραφία).
Αυτό που δεν μπορεί να είναι εμπορικό μυστικό
Τα παρακάτω επιχειρηματικά στοιχεία δεν μπορούν να χαρακτηριστούν ως εμπιστευτικά:
- τα έγγραφα σχετικά με το συστατικό στοιχείο, καθώς και τα πιστοποιητικά εγγραφής και αδειών ·
- οικονομικές καταστάσεις που υποβάλλονται στις φορολογικές και άλλες ρυθμιστικές αρχές, καθώς και στοιχεία που δείχνουν φερεγγυότητα ·
- πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό, τη δομή και τη σύνθεση του προσωπικού, καθώς και το ύψος της αμοιβής και τη συμμόρφωση με τα πρότυπα ασφαλείας του ·
- δεδομένα σχετικά με την πώληση δυνητικά επικίνδυνων προϊόντων στον άνθρωπο, καθώς και έγγραφα που επιβεβαιώνουν τη συμμόρφωση με τους νόμους περί αντιμονοπωλιακής νομοθεσίας ·
- στοιχεία σχετικά με το εάν οι υπάλληλοι συμμετέχουν σε επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Προστασία εμπορικών πληροφοριών
Προκειμένου να αποφευχθεί η διάδοση εμπιστευτικών δεδομένων, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ορισμένα μέσα. Η ακόλουθη προστασία μπορεί να παρέχεται στις εμπορικές πληροφορίες:
- ανάπτυξη συγκεκριμένων οδηγιών που εξηγούν στους υπαλλήλους τα χαρακτηριστικά και τους κανόνες εργασίας με τα δεδομένα.
- διορισμός των υπευθύνων διατήρησης του εμπορικού απορρήτου ·
- τη δημιουργία ενός συστήματος ελέγχου σύμφωνα με το οποίο οι εργαζόμενοι θα έχουν πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα ·
- μια υποχρεωτική στιγμή είναι η υπογραφή εγγράφων σχετικά με τη μη δημοσιοποίηση των εμπορικών μυστικών με κάθε εργαζόμενο.
- εισαγωγή ενός συστήματος πρόσθετων κινήτρων για τους εργαζομένους που ασχολούνται με διαβαθμισμένα δεδομένα ·
- αυτοματοποίηση του συστήματος ασφάλειας πληροφοριών ·
- συνεχή έλεγχο από τη διοίκηση.
Ασταθείς μέθοδοι απόκτησης εμπορικών πληροφοριών
Το σύνολο δεδομένων για το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης είναι εμπορικές πληροφορίες. Ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να προσπαθήσουν να το αποκτήσουν με ανέντιμες μεθόδους:
- διάδοση δεδομένων από τους ίδιους τους εργαζομένους (εν γνώσει ή ακούσια) ·
- εκβιασμό της διοίκησης ή των εργαζομένων με πρόσβαση σε σχετικά δεδομένα ·
- προκλητικές ή προκλητικές ερωτήσεις κατά τη διάρκεια διασκέψεων ή παρουσιάσεων ·
- κλοπή ταυτότητας ·
- μυστική παρακολούθηση (ανεξάρτητη, με τη βοήθεια υπαλλήλων ή μέσω ειδικού εξοπλισμού) ·
- την πρόσληψη υπαλλήλων από μια ανταγωνιστική επιχείρηση.
- δωροδοκία υπαλλήλων ·
- υποκλοπές ή παρεμπόδιση μηνυμάτων.
Συμπεράσματα
Η χρήση εμπορικών πληροφοριών καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας. Πρόκειται για ένα πλήρες σύνολο πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες της επιχείρησης, οι οποίες χρησιμοποιούνται από τον επικεφαλής για τη λήψη διαχειριστικών αποφάσεων, καθώς και για τους εξωτερικούς χρήστες, προκειμένου να εξοικειωθούν με τον οργανισμό.
Αξίζει να σημειωθεί ότι οι εμπορικές πληροφορίες μπορούν να είναι ανοικτές (προσβάσιμες σε όλους, χωρίς εξαίρεση) και κλειστές (οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από έναν συγκεκριμένο κύκλο προσώπων).Ταυτόχρονα, η νομοθεσία ρυθμίζει σαφώς τον κατάλογο των δεδομένων που δεν μπορούν να ταξινομηθούν. Όσο για την απόκρυψη ορισμένων γεγονότων, δεν πρέπει να βλάψει την κοινωνία.
Για την προστασία των εμπορικών πληροφοριών, ο οργανισμός λαμβάνει ορισμένα μέτρα. Επομένως, ο κύκλος των προσώπων που έχουν πρόσβαση σε αυτό είναι περιορισμένος και έχει υπογραφεί συμφωνία με τους εργαζομένους σχετικά με το απαράδεκτο της αποκάλυψης. Η αποκάλυψη ευθυνών αποκαλύπτεται για εμπιστευτικά δεδομένα. Η αυτοματοποίηση του συστήματος ασφάλειας πληροφοριών με τη χρήση σύγχρονης τεχνολογίας υπολογιστών αποτελεί προτεραιότητα. Ωστόσο, η διεύθυνση πρέπει επίσης να παρακολουθεί προσωπικά αυτό το ζήτημα.
