Memo. La esencia del documento y las reglas para su preparación.

En el entorno de producción, a menudo surge una situación cuando uno de los empleados decide transmitir esta o aquella información a su gerencia. Dicha apelación, establecida por escrito, se denomina "memorando". ¿Qué es este documento y cómo compilarlo? Vale la pena hablar de esto por separado.

Conceptos basicos

Cualquier empleado tiene derecho a contactar a su supervisor inmediato. Él puede hacer esto tanto oralmente como por escrito. En el primer caso, todo se reduce a una conversación normal, que no obliga a cada una de las partes a nada. En el segundo, el recurso ya es oficial.

Dicho documento comercial se llama "memo". ¿Cuál es la diferencia entre dicho documento y otras declaraciones dirigidas a la gerencia? La esencia de la pregunta radica en su propio nombre. Un empleado redacta dicho documento para informar sobre una situación o evento específico. La información puede relacionarse con un individuo, sitio o producción en su conjunto. Dependiendo de a quién se envíe, la nota puede relacionarse tanto con documentos internos como externos. La primera opción es cuando el empleado se dirige al jefe de cualquier nivel dentro de la empresa dada. Y el segundo se obtiene si envía su trabajo a una autoridad superior. Luego, naturalmente, va al nivel externo.

La esencia del problema

Como regla general, se redacta un memorando para un propósito específico. Se puede escribir para:

1. Corrige la situación. Por ejemplo, un empleado tiene hechos de que la compañía toma medidas que interfieren con el curso normal del proceso de trabajo. Informa a su gerencia sobre esto con una solicitud para tomar las medidas apropiadas.
2. Protégete de la injusticia. Esto sucede cuando una persona, al ver una actitud sesgada, decide notificar a su liderazgo inmediato al respecto. Lo hace en busca de ayuda y protección.
3. Mejora el trabajo. A veces, uno de los empleados se da cuenta de que los empleados de otros departamentos o unidades estructurales cometen errores que conducen a una menor eficiencia. Luego se dirige al líder para ayudar a restablecer el orden.
4. Evitar la responsabilidad no deseada. Esto sucede cuando ocurre un incidente. Habiendo contado a sus superiores sobre él, el empleado crea condiciones favorables para sí mismo cuando no se pueden presentar quejas contra él.

En cada uno de estos casos, el empleado no solo transmite información, sino que solicita asistencia para resolver el problema.

Castigo justo

La disciplina laboral proporciona el desempeño concienzudo por parte de un ciudadano de sus deberes mientras está en el lugar de trabajo. Además, debe cumplir con la orden aceptada y cumplir con todas las órdenes y órdenes de su empleador. Pero en la vida, no todo sucede tan bien. A veces, las acciones de los empleados difieren de las normas generalmente aceptadas. En este caso, los jefes inmediatos consideran su deber informar a la gerencia de la empresa sobre lo que está sucediendo. El resultado de tal señal es un memorando de violación de la disciplina laboral.

Generalmente en este documento, el caso se refiere a:

1. Incumplimiento de cualquier orden específica.
2. No realizar funciones directas con respecto a la posición del delincuente.
3. Violaciones de la disciplina laboral. Esto se refiere a casos de absentismo, llegar tarde, estar borracho en su lugar de trabajo y otros.
4. Cometer actos ilegales que impliquen responsabilidad administrativa o penal. En este caso estamos hablando de robo, deterioro, malversación y otros delitos.

En cada uno de estos casos, el autor tendrá que soportar el castigo merecido.

Autor del documento

Muy a menudo, su superior inmediato redacta un memorando sobre un empleado. En él, transmite al liderazgo los aspectos negativos de las actividades de su subordinado.

Al mismo tiempo, el documento generalmente contiene una evaluación personal del autor. Junto con su visión del problema, ofrece posibles soluciones. Pero la última palabra, por supuesto, será para el líder. Por ejemplo, un empleado hizo una ausencia injustificada. En este caso, su jefe redacta un documento dirigido al director, que generalmente comienza con las palabras "atraigo su atención". Luego describe en detalle cuándo ocurrió la violación y, por su parte, ofrece la opción de castigar a un empleado negligente. Dado que dicha nota se refiere a documentos de uso interno, puede emitirse en una hoja en blanco ordinaria de formato A4. El texto se presenta en forma arbitraria. Se puede dividir condicionalmente en dos partes. Uno contiene una descripción del problema, y ​​el otro incluye conclusiones y sugerencias concretas hechas al respecto.

Caso especial de violación

Uno de los tipos de violación de la disciplina laboral es el incumplimiento por parte del empleado de la tarea que le asignó el jefe. Esto puede suceder si el empleado olvidó, no pudo o simplemente ignoró esta orden.

Dicha acción califica como una violación de la disciplina, y el supervisor inmediato redacta un memorando de incumplimiento de la asignación. Por tal delito, una persona tendrá que ser castigada con justicia. Pero esto sucederá solo después de que proporcione sus explicaciones sobre lo que sucedió. Si las razones que llevaron al empleado a tales acciones parecen convincentes, incluso puede evitar el castigo. Es más difícil resolver el problema cuando la desobediencia del empleado tiene consecuencias negativas. Aquí es poco probable que pueda mantenerse alejado. Especialmente si como resultado de tal omisión se causó daño o se hizo un daño grave. El castigo en este caso se determinará sobre la base de los actos reglamentarios pertinentes.

¿Cómo hacer un informe?

Un gerente de cualquier nivel debe saber cómo escribir un memo. Se puede considerar una muestra con un ejemplo específico. Supongamos que algún empleado no llegara a tiempo al trabajo, y en ese momento un visitante lo estaba esperando allí para firmar un contrato importante. Después de unas horas, el empleado apareció, pero perdió el tiempo y el cliente ya se había ido. Tal acto contiene varias violaciones al mismo tiempo:

• tarde al trabajo;
• interrupción de una cita;
• daños causados ​​a la empresa por la no firma del contrato.

Si no es posible cambiar la situación actual, entonces el jefe está obligado a informar a la gerencia sobre esto.

Un documento similar debería verse así:

1. Primero, en la esquina superior derecha está escrito "cap", que indica a quién y de quién se dirige.
2. Más adelante en el centro está escrito su nombre.
3. A continuación se muestra el texto principal en el que la información se coloca en un orden específico. Primero viene una descripción de la situación. Luego sigue una solicitud para ayudar a resolverlo. Después de eso, se hace una conclusión sobre la base de todo lo anterior. En conclusión, el autor puede expresar sus ideas o sugerencias sobre la mejor manera, en su opinión, de salir de esta situación.
4. En la parte inferior, pone la fecha y la firma con la transcripción completa de F. I. O. y el puesto que ocupa.

Dependiendo de la razón, el texto de la nota puede ser puramente informativo o requerir la intervención de la administración para restablecer el orden.