El trabajo de cualquier organización, como regla, está asociado con una gran cantidad de documentos. Esta es la correspondencia entrante y las respuestas que se le envían, varias órdenes y declaraciones de empleados, instrucciones técnicas e informes contables. Todos ellos requieren contabilidad y optimización oportunas. Una de las opciones para resolver este problema es un inventario de documentos.
De acuerdo con la ley
El especialista que se dedica al trabajo de oficina en la empresa sabe mejor qué es un inventario de documentos. Durante el año, una gran cantidad de documentos lo atraviesan. Todos ellos son importantes, y cada uno individualmente juega un papel especial en la resolución de este o aquel problema. Es simplemente imposible tirar ese equipaje, ya que cada uno de estos documentos tiene un cierto período de almacenamiento durante el cual es válido y puede ser útil. Dichos documentos generalmente se depositan en el archivo, donde están todo el tiempo.
En cualquier momento, se pueden tomar de allí y usar según lo previsto. En la Ley Federal "Sobre Asuntos de Archivo" de octubre de 2004, una lista de todos los posibles tipos de documentos y cada uno de ellos tiene una fecha límite específica por la cual deben estar con el propietario. Pero, ¿cómo tener en cuenta la gran cantidad de documentos recibidos para el almacenamiento? Para esto hay un inventario de documentos. Es compilado por el empleado responsable del archivo, y es una adición obligatoria a cada carpeta o caso enviado para almacenamiento a largo plazo.
Enviar documentos importantes
El secretario de la empresa también a menudo elabora un inventario de documentos. Esto no significa el registro de correspondencia entrante o saliente. Para esto, cada secretaria tiene un diario especial. Allí, el momento de recepción o envío de la carta se registra en consecuencia, indicando la fecha, el destinatario y el funcionario ejecutivo. El inventario puede en algunos casos estar dentro de dicha correspondencia.
Por ejemplo, una organización envía un paquete de documentos a la dirección. No se pueden poner en un sobre y tirar en una caja pegando un sello. ¿Dónde está la garantía de que los documentos llegarán en su totalidad? Por supuesto, si se trata de folletos o folletos simples, no se preocupe. En cualquier momento pueden ser enviados nuevamente. Pero a veces tiene que enviar documentos serios a pedido oficial. En este caso, además de los valores principales, se debe incluir una carta de presentación y un inventario en el paquete, que será una lista de la documentación enviada a esta dirección.
Transferencia de documentos
Los empleados que participan en la contratación saben muy bien qué es un inventario de documentos. Usted mismo puede hacer una muestra fácilmente.
Lo principal es que este documento contiene toda la información necesaria:
- El nombre del remitente se escribe en la esquina superior izquierda o se coloca el sello de la empresa.
- A la derecha están los datos del destinatario (nombre de la empresa y nombre completo de su titular).
- Debajo del centro está el nombre. Por ejemplo, será una "Lista de documentos que se transmitirán al contrato", cuyo número y fecha también deben indicarse.
- Además, se compila una tabla al azar, en la que debe haber al menos 4 columnas (número en orden, nombre del documento, número y fecha, número de copias, número de hojas).
- Después de eso, se realiza un registro final sobre cuántos documentos se transfieren de acuerdo con este inventario. También debe calcular el número total de hojas adjuntas.
- Al final de la página, se hace una nota sobre quién transfirió y recibió estos documentos con la fecha, apellido y posición.
Esta es la lista más común de documentos, una muestra de los cuales es bien conocida por cualquier empleado como el formulario postal número 107. Los formularios listos se pueden tomar con anticipación en cualquier oficina de correos para completarlos lentamente y verificarlos en el lugar de trabajo.
Sutilezas del archivo
Cualquier empleado del archivo está familiarizado con la lista de documentos de casos. Se realiza durante la transferencia de valores para su almacenamiento. Este documento no es solo el contenido de una carpeta específica. Permite en cualquier momento encontrar la información necesaria entre una gran cantidad de documentos.
Los pedidos, informes y otras inversiones se sistematizan y resumen en una tabla, que debe contener seis columnas obligatorias:
- Número de serie
- Índice de un documento específico de acuerdo con la nomenclatura.
- Su fecha (la indicada en el registro).
- Título (orden, carta, contrato).
- Números de hoja.
- Nota
La mesa puede ser bastante grande. Pero en cualquier caso, al final, se debe hacer un registro final sobre cuántos documentos figuran en él, así como el número total de páginas calculadas. Ahora, buscando en esa carpeta, puede encontrar fácilmente el papel deseado por los parámetros requeridos sin hacer ningún esfuerzo especial.
Características del inventario.
La lista interna de documentos requiere un conocimiento especial y atención especial de su compilador. A veces, los errores de diseño provocan que el papel simplemente se pierda en una gran cantidad de información. Al estar fuera de lugar, ella vuela fuera de la vista.
Por ejemplo, para inspección programada La inspección fiscal necesitaba un informe el año pasado, y fue presentado por negligencia junto con otros documentos. Hubo una situación en la que un empleado de la empresa no puede confirmar esta o aquella información provista anteriormente. Tal malentendido puede resultar en una multa para la organización y un castigo para los empleados responsables de proporcionar información y almacenar documentos. La cantidad de pérdida depende de la importancia de los datos buscados. Para evitar que esto suceda, los registros de los documentos deben mantenerse adecuadamente. Este proceso, por supuesto, es muy complejo y requiere mucho tiempo. Además, es necesario tener en cuenta las etapas múltiples y la secuencia del procedimiento.
Archivos personales de los empleados
El servicio de personal de cualquier empresa u organización también es una sección a través de la cual pasan muchos documentos diferentes. La mayoría de ellos se acumulan en los archivos personales de los empleados.
Se almacenan en su lugar hasta el despido, y solo después de eso se archivan. En este caso, el oficial de personal debe elaborar un inventario de archivos personales. Vale la pena señalar que en la legislación de Rusia no hay ciertas reglas con respecto a su preparación. Todas las reglas están tomadas de la era soviética. De acuerdo con ellos, dicho inventario debe ser una tabla de tipo de siete columnas:
- Número en orden.
- Índice de un documento específico.
- Fecha
- Título y resumen del documento.
- Números de hoja.
- Fecha en que el documento se incluyó en el archivo.
- Nota para notas especiales.
Al final, se calcula el número total de documentos enumerados en la lista. Todo esto se realiza bajo la firma del funcionario de personal que indica la fecha de transferencia del caso.
