Los empleados del departamento de personal deben tener información precisa, completa y objetiva sobre todos los empleados de la empresa que forman parte de su personal. La documentación de los registros individuales, que contiene información sobre las actividades profesionales de cada trabajador, se recopila en una especie de expediente. A continuación, consideramos cómo se lleva a cabo la formación de archivos personales de los empleados en la empresa. 
Información general
El expediente para el empleado es necesario para sistematizar la información disponible, resumirla en un solo lugar. El archivo personal del empleado, cuya muestra se presentará a continuación, es un conjunto de documentos relacionados con:
- Empleo
- Proceso de promoción.
- Cumplimiento de las normas de disciplina laboral.
- Terminación de relaciones con el empleador y otros.
Categorías principales de empleados
Cabe señalar que la gestión de los archivos personales de los empleados no es obligatoria en relación con todos los empleados. Un ejemplo es la Ley Federal Nº 79. Establece el registro obligatorio de los archivos personales de los empleados que están en el servicio civil. Para otros trabajadores, el procedimiento para compilar el expediente puede determinarse mediante actos reglamentarios de carácter local. Los siguientes empleados pueden conservar archivos personales:
- Gerentes (jefes de empresas, diputados, asistentes).
- Jefes de divisiones estructurales y sus diputados.
- Especialistas líderes (principales).
- Trabajadores responsables.
- Empleados que están incluidos en la reserva de personal para trasladar a puestos de especial importancia.
- Especialistas que proporcionan la actividad del aparato de gestión empresarial.
Beneficios de compilar un dossier
Cabe señalar que el archivo personal de un empleado es una fuente de datos muy conveniente sobre cada trabajador. En una carpeta, se recopilan todas las copias de los documentos personales del empleado, las órdenes tomadas en relación con él, etc. Esto te permite hacer el más completo característica para el empleado, señalar sus méritos o, por el contrario, cualquier violación y abuso cometido por él durante sus actividades profesionales en la empresa.
Actos internos de la empresa: el archivo personal del empleado
Los documentos son recopilados y compilados por varios empleados a discreción de la gerencia. Si se supone que las carpetas con documentos personales son para todos los empleados, entonces es aconsejable crear un acto local apropiado. Además, se debe incluir una sección que prevea la necesidad de abrir el archivo personal de un empleado para cada empleado a tiempo completo, incluido el personal técnico. En algunas empresas, los gerentes prefieren desarrollar un acto separado que arregle todos los detalles de la compilación del expediente. 
Los principales matices
Independientemente de la forma de regulación para compilar expedientes para los empleados, cuando trabaje con ellos, debe determinar:
- Categorías de empleados en los que se archivan archivos personales. ¿Serán todos los empleados o solo grupos separados de ellos? Por ejemplo, solo pueden ser gerentes de todos los departamentos de administración.
- La forma en que se compila el archivo personal del empleado. La muestra debe incluir todas las secciones y columnas necesarias en las que se ingresa información sobre el especialista.
- La composición de los documentos que se recogen en el dossier. Al mismo tiempo, se indica qué documentos se presentan en forma de copias y cuáles están en el original.
- El orden en que se compilan los expedientes.
- Reglas para familiarizar al empleado con los documentos sobre él.
- El procedimiento para almacenar archivos personales de empleados.
¿Se requiere un expediente para un trabajo a tiempo parcial?
Esto dependerá de si el empleado ocupa un puesto en el que el archivo personal del empleado es necesario. Al mismo tiempo, generalmente se inicia un nuevo expediente para los trabajadores a tiempo parcial externos, y para las carpetas internas, los documentos correspondientes se archivan en las carpetas existentes. Si la empresa prevé la conducta obligatoria de los asuntos personales en las disposiciones reglamentarias, también se los colocará en trabajos a tiempo parcial, de acuerdo con el procedimiento establecido.
Para los trabajadores a tiempo parcial, el expediente se compila de acuerdo con las reglas generales definidas en cada empresa en particular. Según el art. 283 del Código del Trabajo, un ciudadano, al nombrarlo para el puesto al mismo tiempo, presenta un pasaporte u otro documento que certifique su identidad. Si el puesto requiere un conocimiento especial, el empleador tiene derecho a pedirle al futuro especialista que presente un diploma u otro documento sobre educación o capacitación (o una copia del mismo, debidamente certificada). Al solicitar una empresa con condiciones de trabajo difíciles o peligrosas (nocivas), el empleador puede exigir un certificado de la naturaleza y condiciones de actividad en el lugar principal del empleado. Las copias de los documentos presentados deben archivarse en el archivo personal. 
Compilación inicial
La creación de archivos personales se lleva a cabo para una agrupación ordenada de información documentada sobre los empleados directamente en el proceso de fijación de las relaciones laborales con ellos. La compilación, como regla, se realiza en una carpeta separada para cada empleado. Esta forma de conducir asuntos personales se considera la forma más conveniente de organizar la información. Al mismo tiempo, debe recordarse que está prohibido recibir, procesar y adjuntar al expediente información que indique sus creencias políticas, religiosas y de otro tipo, su vida privada, su membresía en organizaciones públicas, incluidos los sindicatos.
Requisitos básicos
En la práctica, al compilar archivos personales, los documentos se colocan en una carpeta. En su portada figura el número de serie asignado al dossier. Debajo, el archivo personal del empleado se registra en el correspondiente diario (libro) de contabilidad. Este requisito está contenido en el art. 695, párrafo b de la Lista de documentos modelo de archivo creados en el proceso de funcionamiento de los organismos estatales, las autoridades locales con una indicación del período de almacenamiento. Después de que el empleado deja la empresa, su expediente se elimina de la carpeta. Luego, el archivo personal se ejecuta para transferirlo al archivo y se deposita. 
Información del diario contable (libro)
Este documento puede contener los siguientes datos:
- Número de expediente.
- Nombre completo especialista
- El número de expedientes iniciales.
- Fecha de transferencia de documentos al archivo.
- Otra información provista política domestica empresas.
La ejecución inicial implica una agrupación de documentos que dan testimonio del empleo de un ciudadano, y luego toda la información relacionada con las actividades profesionales de un empleado en la organización.
Lista de datos maestros
En la legislación, la lista de documentos que deben incluirse en los archivos personales no está definida. Para los funcionarios públicos, se establece que su expediente contiene datos personales y de otro tipo con respecto a la admisión al servicio, su aprobación y su despido. La información personal también incluye la información necesaria para garantizar las actividades de una agencia estatal. 
El dossier también contiene:
- Lista interna de trabajos.
- Hoja de registro personal o formulario de solicitud.
- Autobiografía
- Copias:
- documento de identidad;
- certificado de seguro;
- TIN (si lo proporciona un empleado);
- certificados de registro militar para reclutas y ciudadanos sujetos a borrador;
- valores que confirman el derecho del especialista a deducciones fiscales, que se establecen en el art. 218 código tributario;
- certificados de establecer el nivel de restricciones sobre discapacidad, discapacidad (cuando lo proporciona un especialista);
- órdenes (órdenes) en la admisión al estado;
- descripción del trabajo;
- un acuerdo sobre aceptación de responsabilidad (si el puesto lo estipula);
- contrato laboral (si el original se almacena en una carpeta separada).
5. Documentos sobre el acceso a la información que constituye un secreto protegido por la ley (si el desempeño de las funciones de un especialista implica el uso de dicha información).
6. Los resultados del examen médico preliminar (examen), que se lleva a cabo para establecer la idoneidad profesional (en los casos previstos por la ley).
Papeles adicionales
Durante el curso del trabajo del especialista, se puede archivar lo siguiente en su archivo personal:
- Copias de acuerdos al contrato principal (o sus copias).
- Notificaciones de cambios en las condiciones del contrato laboral por iniciativa del empleador.
- Copias:
- informes y notas explicativas, declaraciones y peticiones del empleado sobre diversos temas;
- órdenes (órdenes) sobre la transferencia de un empleado a otra actividad (posición), sobre la eliminación de sanciones disciplinarias, incentivos, terminación de la actividad en la empresa;
- libro de trabajo.
4. Los resultados de los exámenes médicos periódicos (obligatorios).
5. Materiales de certificación (si el puesto requiere estas medidas).
6. Otros documentos relacionados con las actividades del especialista en la empresa. 
Foto especialista
Ella también está presente en el archivo personal. Por lo general, se utiliza una fotografía de 4x6. En su reverso está escrito el nombre completo empleado Es aconsejable cambiar la foto al menos una vez cada 5 años o cuando se alcanza cierta edad. Este tema está regulado a discreción de las autoridades.
Cambiar detalles
Los trabajadores del personal responsables de la preparación y realización de los negocios deben controlar su estado y actualizar la información oportunamente. No es necesario enmendar el cuestionario o la hoja de registro, ni se requiere un especialista para completar el documento nuevamente. Todos los ajustes se realizan mediante la elaboración de actos individuales. Se llaman adiciones a una sección en particular (adición al cuestionario, por ejemplo). Como regla, se presentan en forma de tabla. El desarrollo de formularios apropiados queda a discreción del empleador.
