Un libro de trabajo es un documento que durante varias décadas ha conservado una importancia clave en términos de procedimientos para registrar a una persona para trabajar. Debido en gran medida a su gran importancia, el legislador emitió varios actos jurídicos a la vez que regulan cómo deben conservarse y completarse los libros.
¿Cómo implementar correctamente ambos? ¿Existe una evolución de la legislación en esta dirección? ¿Cuáles son las características del uso del documento oficial este año, que es la instrucción para completar los libros de trabajo (2014)? Rusia, como saben, es un país con actos legales que cambian con frecuencia en diversos campos.
Antecedentes historicos
El informe sobre cómo llenar libros en Rusia se emite a nivel federal. La forma, los procedimientos para mantener y almacenar un documento como un libro de trabajo se remiten, de acuerdo con las normas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, a la competencia del Gobierno de Rusia. A continuación, consideraremos la esencia de los actos jurídicos emitidos por este órgano ejecutivo con más detalle (de hecho, serán la principal fuente de información para nosotros), pero por ahora, una breve digresión histórica.
Los libros de trabajo del nuevo modelo ruso (que reemplaza a los soviéticos) se introdujeron solo a principios de la década de 2000. Antes de esto, las reglas por las cuales se mantenían y almacenaban estaban consagradas (¡solo piensen!) En el Decreto del Consejo de Ministros del 6 de septiembre de 1973. Además, este documento se complementó con instrucciones especiales, obligatorias para su uso en empresas soviéticas. Fue publicado por el Comité Estatal del Trabajo el 20 de junio de 1974. Según varios investigadores, el legado soviético se remonta no solo a Rusia. Los países donde hay una instrucción similar para completar libros laborales similares a los nuestros son Ucrania, Bielorrusia.
En 2003, sin embargo, la legislación rusa experimentó cambios significativos. En lugar de las fuentes de derecho adoptadas en la época soviética, el gobierno ruso emitió nuevos actos que reflejan las realidades de la estructura moderna de la economía. Para entonces, el Código del Trabajo también se había actualizado.
Principal fuente de derecho
Las instrucciones para completar los libros de trabajo utilizados por los empleadores rusos tienen, como hemos dicho, un estado completamente oficial. Está consagrado en el documento correspondiente publicado por el Gobierno de la Federación de Rusia - "Sobre los libros de trabajo", así como en una resolución especial del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia. El primer documento fue aprobado el 16 de abril de 2003, pero después de su entrada en vigor, sufrió una serie de cambios en ediciones separadas. El segundo acto legal, que, de hecho, establece instrucciones para completar los libros de trabajo, de fecha 10.10.2003, 69 FZ, según el registro oficial. Considere los principales extractos de estas leyes.
Las leyes no han cambiado?
Muchos especialistas en personal se preguntan: "¿No ha cambiado nada en el campo de la regulación del trabajo con libros laborales durante más de 10 años desde la adopción de los actos legales anteriores?" Sí, todos los hechos indican que la instrucción para completar los libros de trabajo de 2014, que aparece en los últimos números de medios de personal, fuentes en línea, no tiene innovaciones significativas en comparación con la que funcionó en 2003. Algunos expertos creen que esto se debe a la relativa simplicidad y consistencia de las regulaciones establecidas por el Gobierno a principios de la década de 2000.
El año que brindó a los expertos la oportunidad de hablar sobre algunos ajustes en un documento como instrucciones para llenar libros de trabajo es 2013.El hecho es que el 1 de septiembre de este año, entró en vigor la nueva Ley Federal "sobre educación". Según él, las formas de capacitación en las universidades y algunas escuelas secundarias han cambiado significativamente. En particular, conceptos como "licenciatura" y "maestría" estaban consagrados en la ley.
Solo en el año en que pasaron 10 años desde que apareció la instrucción sobre cómo completar los libros de trabajo (2013), la plantilla para completar el documento principal del personal ha cambiado. Por lo tanto, se hizo necesario, en la sección "Sobre educación", ingresar los nombres correctos de las formas de educación correspondientes.
Pero, en general, tanto en el pasado como en el año en curso (¡solo para pensar cuántos años han estado vigentes las instrucciones para completar los libros de trabajo!), En 2014, el trabajo de los gerentes de recursos humanos y los oficiales de personal cumple con los requisitos establecidos en 2003.
Lo prescrito por la Ordenanza "Sobre libros de trabajo"
De acuerdo con el primero de los dos actos legales mencionados anteriormente, el trabajo con libros de trabajo se reduce al cumplimiento por parte de los empleadores de una serie de disposiciones generales. El Decreto también refleja el algoritmo para el correcto mantenimiento del documento utilizado en el empleo oficial.
Entre los extractos útiles de este acto legal:
- registro de empleo: el principal documento oficial para los empleados;
- la empresa empleadora está obligada a mantener un libro para cada empleado que ha trabajado en él durante más de cinco días (siempre que este sea el lugar principal donde una persona realiza actividades laborales);
- la información sobre el empleado, la naturaleza de las funciones que realiza en la empresa, la información sobre el movimiento entre organizaciones, los despidos, los premios se registran en el documento en cuestión;
- el libro de trabajo puede mantenerse en ruso o, si es utilizado por un empleador registrado en una de las repúblicas nacionales, en el segundo idioma estatal del tema de la Federación;
- El empleador debe, previa solicitud por escrito del empleado, dentro de los tres días, transmitir una copia del libro de trabajo o un extracto del mismo, que esté correctamente certificado.
En la Ley "Sobre libros" publicada por el Gobierno, como ya hemos dicho, los algoritmos para mantener este documento se describen en detalle. Sin embargo, en este caso, nos interesan las instrucciones para completar los libros de trabajo, aprobados por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10.10.2003. 69 es su número de serie. De acuerdo con esta ley reguladora, el empleador recibe un manual, según el cual está obligado a completar libros, inserciones en ellos, así como duplicados de este tipo de documento.
Como y que escribir
Las instrucciones oficiales para completar los libros de trabajo requieren que la empresa empleadora registre las fechas con un bolígrafo (tipo de gel o bolígrafo, rodillo, bola). Las palabras en el documento deben estar completas, sin abreviaturas. No puede, por ejemplo, escribir "distribución". como abreviatura de "eliminación".
Si estamos hablando de una sección en la que se indica información sobre los lugares de trabajo de la persona, es imposible tachar o corregir cualquier dato (si, por ejemplo, se ingresaron incorrectamente). Si se necesita cambiar algo en lo que está escrito, entonces todo lo que se debe hacer es ingresar una nueva línea en la parte inferior de la página con el número de serie y la fecha en la cual ingresar (en la columna 3): "La entrada para el número (indíquelo) no es válida".
Luego, agregue de inmediato la redacción correcta que refleje la aceptación de la persona al puesto, y en la columna 4, los motivos de las enmiendas (esto puede ser, por ejemplo, la fecha y el número de la orden del empleador). De manera similar, corrigiendo información incorrecta sobre despidos, se llevan a cabo movimientos entre empresas que emplean.
Las instrucciones para completar los libros de trabajo también requieren que los empleadores emitan a los empleados, previa solicitud por escrito, un duplicado del documento relevante, en el que faltará información falsa. Es cierto que, en este caso, el libro de trabajo contendrá una inscripción del formulario "duplicado" en la primera página.
Una "copia legal" de un documento, por cierto, como su original, tiene su propio número de serie.
Introducir información personal en un libro
Consideremos cómo las instrucciones para completar los libros de trabajo requieren que los empleadores ingresen datos sobre los empleados empleados en el documento correspondiente.
En cuanto al nombre completo, son obligatorios fijos por completo, sin abreviaturas ni el uso de iniciales.
Puede ingresar información sobre la educación recibida por el empleado (en cualquier tipo de institución educativa: escuela, liceo, universidad) solo si hay un original o una copia certificada de un diploma, certificado (u otro documento similar) de manera apropiada.
Si el nuevo empleado estudió en algún lugar, pero no se graduó, se puede hacer la entrada correspondiente si se muestra algún documento que muestre las etapas de la capacitación (tarjeta de identificación del estudiante o, por ejemplo, "registro" o copias de la misma).
Reglas similares - con respecto a la profesión, especialidad, calificación. Todo debe ser confirmado por documentos, en el original o en forma de copias debidamente certificadas.
Por supuesto, no nos olvidamos del año en que se hicieron modificaciones a la Ley Federal "sobre educación", según la cual, en la práctica, las instrucciones para completar los libros de trabajo han cambiado ligeramente (2013). Las correcciones o los nuevos datos introducidos por los oficiales de personal, si el diploma de un nuevo empleado dice "licenciatura" o "maestría", debe ser correcto en relación con la redacción del acto legal del perfil.
El cambio del nombre (por ejemplo, después de que el empleado se ha casado) se registra en la primera página del libro de trabajo. La información previa se puede tachar con una línea e ingresar de inmediato los datos correctos. Al mismo tiempo, en la portada del libro (su lado interno), debe indicar en función de qué documentos se realizan los cambios.
Complete la información del trabajo
¿Qué tipo de instrucciones sobre cómo realizar entradas en la sección "Información sobre el trabajo" contiene instrucciones para completar los libros de trabajo con fecha del 10.10.2003 (69 Reglamento del Ministerio de Trabajo)?
Es importante que en la tercera columna siempre se indique el nombre completo de la empresa empleadora (y si la hay, se abreviará). A la derecha de esta entrada está la fecha en que la persona fue a trabajar a un lugar nuevo, a la izquierda, el número de serie de la línea.
Si un empleado en el proceso de llevar a cabo actividades en la organización se transfiere de un puesto a otro, esto también debe registrarse en esta sección. En este caso, la tercera columna indica el nombre del departamento u otra estructura dentro de la empresa empleadora, así como también cómo suena el puesto o la nueva profesión.
En ambos casos, como se señaló anteriormente, es necesario indicar la base para realizar las entradas relevantes, cada vez en la columna 4. Como regla general, se escribe la fecha y el número de la orden u orden, según la cual se contrata a una persona (o se mueve de una publicación a otra).
Arreglamos un trabajo a tiempo parcial
De acuerdo con los requisitos, que contienen instrucciones para completar los libros de trabajo (e inserciones para ellos, por cierto), la información sobre otros lugares de trabajo de una persona se ingresa en el documento correspondiente a pedido. Solo es necesario mostrarle a la empresa-empleador principal un documento que confirme el desempeño de las funciones laborales a tiempo parcial.
La información se registra en la "Información sobre el trabajo". Se coloca un nuevo número de serie de la línea, en la segunda columna se registra la fecha en que la persona comenzó a trabajar a tiempo parcial, en la tercera columna hay un registro de la empresa en la que comenzó a trabajar, posición. La cuarta columna refleja enlaces a documentos que dan razones para ingresar información sobre un lugar adicional para que una persona realice funciones laborales.
Vale la pena señalar que combinar y combinar no son lo mismo. El primero implica que una persona trabaja para una empresa-empleador, que es, en primer lugar, otra entidad jurídica, y en segundo lugar,realiza sus funciones laborales en otra oficina (esta es la interpretación más común del término "a tiempo parcial" entre los abogados rusos). A su vez, la combinación es trabajar en dos o más puestos en una empresa. Por lo tanto, los especialistas en recursos humanos, al completar el libro de empleo de un empleado, deben tener en cuenta que existe tal matiz.
Premio - oficialmente
Un hecho interesante es que la información sobre la recompensa de un empleado (por ejemplo, diplomas) también debe reflejarse en el libro de trabajo. Hay una sección especial para esto. Se llama - "Información sobre el premio". Su estructura también está representada por 4 gráficos. El principio de llenar cada uno de ellos es similar a los algoritmos para "Información en el trabajo" - primero, el número de serie, luego - la fecha del premio, después - la descripción del premio y el nombre del documento que da razón para hacer la entrada correspondiente en el libro.
Deja la letra de la ley
Si una persona renuncia, entonces este hecho también debe registrarse correctamente en el libro de trabajo. Para hacer esto, debe hacer una entrada apropiada en el documento, que refleje, por regla general, la terminación del contrato entre el empleado y la empresa empleadora. El algoritmo de su introducción probablemente nos parecerá familiar: también consiste en un trabajo secuencial con 4 gráficos. En el primero, se escribe el número de línea, en el segundo, la fecha de despido, en el tercero se indica el motivo de la terminación del contrato de trabajo y en el cuarto se indica la información en los documentos que dan la base para hacer la entrada correspondiente en el libro de trabajo (como regla, este es el orden del jefe).
¿Por qué motivos se puede despedir a los empleados? Muy a menudo, los empleados de las empresas rusas son relevados de sus cargos sobre la base de una base tan formal como los "despidos". Este término, mientras tanto, era ampliamente popular ya en 2003, cuando se emitieron los actos legales que regulaban el trabajo con libros.
Al mismo tiempo, las reglas siguieron siendo relevantes para el año que marcó una década de reformas en la legislación laboral, cuando aparecieron actos que contenían instrucciones para completar los libros de trabajo (2013). Con ejemplos despidos para reducir Estados, los oficiales de personal rusos todavía están tratando, a pesar de la "progresividad" de la legislación en muchas áreas.
El despido "por acuerdo de las partes" no pierde su relevancia. Que en 2003, que ahora esta formulación fue utilizada por oficiales de personal regularmente. Sin embargo, hoy, y, por ejemplo, en el año que marcó el décimo aniversario de la adopción del Decreto, que establece instrucciones para completar los libros de trabajo (2013), un breve resumen de la sesión informativa sobre la correcta ejecución del despido es una fuente muy necesaria. Por lo tanto, describiremos cómo ingresar los datos relevantes en el libro sobre los dos motivos señalados para la terminación de la actividad.
Si estamos hablando de "reducción de personal", en la columna número 2 escribimos el último día trabajado por el empleado despedido en la empresa. En la tercera columna, la redacción no cambiará: "despedido para reducir el personal". Debe completarse con la frase: "párrafo 2 Artículo 81 del Código del Trabajo. Federación de Rusia ".
“Despido por despidos” es relevante tanto para 2003 como para el año que marcó 10 años desde el momento en que se adoptó la instrucción sobre cómo completar los libros de trabajo (2013), una redacción de muestra. No hay necesidad de tener miedo, dicen los expertos, siguiendo las instrucciones de hace una década. El término "despido" se entendió entonces, y ahora se entiende exactamente de la misma manera.
Si una persona es despedida por acuerdo de las partes, entonces escribimos lo siguiente: "despedido por acuerdo de las partes", refiriéndose al mismo párrafo 1 Artículo 77 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Por cierto, hay otra opción, es bastante correcta y a menudo practicada. A saber: "despedido de su propio libre albedrío". Esta base, a su vez, está escrita con referencia al tercer párrafo del art. 77)
Trabajar con un duplicado, insertar
Como dijimos anteriormente, en algunos casos, el empleado puede solicitar un duplicado del libro de trabajo a los oficiales de personal. Esta regla se estableció en 2003, no desapareció en el año, que marcó los 10 años que han pasado desde que apareció la instrucción "federal" para llenar libros de trabajo (2013). Insertar libro de trabajo Por cierto, este es otro documento importante y exigido, junto con un documento adicional duplicado. También aprenderemos cómo trabajar con él hoy.
Primero, cómo completar el duplicado correctamente.
Si el empleado contratado ya tiene experiencia laboral, entonces es necesario fijar de alguna manera la duración de su experiencia laboral. Esto se hace en la columna de la tercera sección, donde se indica la información sobre el trabajo. La duración del servicio se registra en total en años, meses y también días de trabajo, pero sin especificar empresas y puestos de trabajo. Sin embargo, aún necesita "descifrar" los datos, mientras tiene documentos que confirman el trabajo allí. En cada nueva línea se indica el nombre de las empresas empleadas anteriores, los puestos y los términos de desempeño de las funciones laborales.
Ahora sobre el trazador de líneas. Este elemento se agrega al libro de trabajo si todas las páginas de cualquiera de las secciones están llenas. La estructura de inserción es completamente idéntica al documento principal. Las reglas para llenar son exactamente las mismas. Es importante saber que sin un libro de trabajo no es válido. El inserto, mientras tanto, es el mismo documento oficial. Está hecho en una forma especial con elementos antifalsificación. La ley requiere que los empleadores tengan un número suficiente de formularios en blanco (así como también libros de trabajo de muestra en blanco).
Funcionarios bilingües
Dijimos anteriormente que cuando se registran empleados con empleadores registrados en las repúblicas nacionales, los datos en los libros se indican no solo en ruso, sino también en el idioma del tema de la Federación. El requisito principal aquí es la apariencia uniforme (estilo de relleno, color de tinta, etc.) de los registros. El contenido semántico de la información en ruso y en el idioma nacional de las repúblicas debería coincidir completamente. Algunos abogados dicen que es necesario completar la información en ambos dialectos con un especialista en cuadros, para que la escritura sea la misma.
La estructura y las reglas básicas para trabajar con un documento como una instrucción para completar un libro de trabajo son aproximadamente las mismas. 2013 es el año en que el algoritmo para realizar entradas esbozado en él se complementó con formulaciones de fuentes relacionadas de la ley federal. Sin embargo, en general, las normas establecidas por el Gobierno de la Federación de Rusia en 2003 siguen siendo relevantes hasta nuestros días.
Por supuesto, no nos enfrentamos a la tarea de reflejar la evolución de las leyes relacionadas con el trabajo con libros de trabajo, cuyos resultados tendrían lugar en un año que marca 10 años desde el momento en que apareció una fuente de ley como las instrucciones para completar los libros de trabajo (2013). En imágenes y diagramas, sus disposiciones clave, como se requiere en el estudio de muchos otros actos legislativos, probablemente tampoco sean prácticas para mostrar. Pero estábamos convencidos de la simplicidad y la coherencia de los requisitos establecidos en las Resoluciones del Gobierno de la Federación de Rusia y sus departamentos. Y, por lo tanto, los oficiales de personal modernos no deberían tener dificultades para trabajar con libros de trabajo.
