Actualmente, ninguna empresa dedicada a transacciones en efectivo puede prescindir de un departamento de contabilidad como una caja registradora, independientemente de la forma de establecimiento y el sistema fiscal. A su vez, esto también requiere el diseño correcto del libro de caja. Se discutirá más a fondo.
Libro de caja como documento principal del cajero
Las operaciones de caja son realizadas por un empleado de la organización de acuerdo con el pedido y las descripciones de trabajo. En las empresas pequeñas, este puede ser el jefe, pero la mayoría de las veces el cajero desempeña este papel. Se celebra un acuerdo de responsabilidad obligatoria con él. Puede haber varios cajeros en grandes empresas, en cuyo caso se reportan al cajero jefe.
El documento principal que confirma la aceptación y el gasto de fondos es el libro de caja (formulario 0310004). Consiste en una lista de entrantes (FFP) y órdenes de gastos (RKO) en la caja de efectivo del formulario establecido, y también contiene información sobre el saldo de efectivo al principio y al final del día. Las órdenes mismas se archivan en el informe del cajero (formulario de documento No. KO-3).
El libro de caja y el informe de caja son los documentos principales en la contabilidad para mantener facturas 50.
En el Decreto RF No. 88 del 18 de agosto de 1998 sobre la aprobación de formularios especiales de documentos primarios, se dan ejemplos de formularios de PKO No. 0310001, RKO No. 0310002 y formularios 0310004 del libro de caja.
El libro de caja debe estar atado, numerado, certificado con el sello de la organización, así como las firmas del jefe y el contador principal.
Reglas del libro de caja
Al registrar documentos en efectivo, las correcciones y borrones no se permitían previamente. Ahora, desde el 1 de junio de 2014, las correcciones son posibles en algunas formas, pero deben contener la fecha, las firmas y el nombre de las personas que descubrieron el error.
Todos los PKO están firmados por el contador principal y el empleado que realiza las tareas de un cajero, colocando un sello (si corresponde) en el recibo, y el RKO, a excepción de las personas mencionadas anteriormente, también debe estar firmado por el jefe de la organización.
El libro de caja, cuyas normas de cumplimentación deben cumplirse estrictamente, es verificado al final de cada día hábil por el contador principal controlando el diseño de los documentos de caja y su asignación correcta a las cuentas contables. Si todo está redactado correctamente, el contador principal coloca su firma cuando sea necesario.
Con base en los datos sobre los saldos de los libros de caja, el empleado que realiza las tareas de un cajero verifica el saldo de efectivo restante en la caja fuerte. Si no hubo movimiento de dinero durante el día, entonces no es necesario registrar nada.
KO-4 (libro de caja) se completa durante el año calendario, después del cual se inicia uno nuevo a principios del próximo año. Una entrada en el libro de caja es un documento separado, firmado y ejecutado.
Cómo elaborar correctamente las hojas del libro de caja
La primera hoja del libro de caja es la página del título, que contiene el nombre completo de la organización y el año de su formación.
La siguiente es una hoja, que consta de 2 partes: un informe de caja y una hoja de inserción. Aquí debe prestar atención al diseño de los campos.
Qué datos se muestran en filas y gráficos
En la columna "Cajero para" debe ser necesariamente la fecha del documento, y en la columna "Hoja" - su número de serie.
El campo "Número de documento" contiene el número de FFP y CTP, cada uno de ellos numerado por separado.
En líneas separadas habrá una indicación de quién recibió y a quién se emitieron los fondos, y también se indican los números de las cuentas correspondientes con 50 cuentas.
Rellenar el formulario 0310004
Un libro de caja, cuya muestra requiere cuidados especiales, no puede ser difícil para un contador. Se llena con el formulario KO-4, que contiene todas las columnas y líneas necesarias.
Puede completar un libro de caja de tres maneras que no están en contra de la ley: electrónicamente, usando una computadora y programas especiales, y también manualmente. En el segundo caso, el programa al final del día genera dos documentos de la misma composición: esta es la Hoja de inserción y el Informe del cajero. Su numeración debe ser consistente, en orden creciente, y comenzar de nuevo cada año.
Las pequeñas empresas pueden mantener todas las entradas en los formularios manualmente, sin hacer correcciones en la caja registradora y la caja registradora. Al mantener la caja registradora electrónicamente, lo que se ha convertido en permisible debido a cambios recientes en la ley, no se realizan errores ni correcciones en los documentos de la caja registradora.
Al completar el formulario KO-4 por un método automatizado, las hojas se pueden organizar tanto horizontal como verticalmente.
Las unidades estructurales ubicadas en un balance separado deben mantener su libro de caja por separado. La organización debe reflejar todas las características de mantener un libro de caja por divisiones estructurales en un documento especial llamado Metodología, y notificar al respecto bajo la firma de los empleados dedicados al mantenimiento de la caja registradora.
Cambios legislativos recientes. El procedimiento para realizar transacciones en efectivo.
El Banco Central de Rusia, en su documento No. 3210-U de fecha 11 de marzo de 2014, aprobó cambios al procedimiento para realizar transacciones en efectivo por parte de personas jurídicas. Entraron en vigor el 1 de junio de 2014 y simplificaron el procedimiento para procesar documentos en efectivo.
El anexo de este importante documento contiene un algoritmo para el cálculo independiente por parte de las organizaciones de su límite de efectivo individual, que se realiza de acuerdo con una fórmula especial que tiene en cuenta la cantidad de recibos de efectivo, así como su gasto en diversas necesidades.
Cabe señalar que si una entidad jurídica tiene varias unidades estructurales, cada una de ellas debe crear su propio límite, que difiere en tamaño. El dinero que excede el límite, que es en efectivo, también se entrega al banco.
Declaración personas responsables para control adicional sobre los gastos de la organización
La Directiva No. 3210-U también introdujo un documento adicional para recibir fondos de personas responsables. Esta es una declaración desarrollada en forma gratuita por cada entidad comercial. El documento contiene los siguientes elementos:
- período de retiro de efectivo (generalmente hasta tres días);
- Indicación de la cantidad requerida en números y palabras en rublos y kopeks;
- objetivos para los que se gastará dinero;
- Firma del gerente como base para recibir efectivo;
- fecha y firma del empleado responsable del dinero emitido.
Cabe señalar que ahora se puede emitir un solo pedido de recibo de efectivo no solo de acuerdo con el monto de la cinta de la caja registradora, sino también de acuerdo con los estrictos formularios de informe.
Ahora no es necesario compilar un registro de las cantidades depositadas para contabilizar los salarios, aunque es necesario reflejar la cantidad de los salarios no pagados.
Características de llevar a cabo la disciplina de efectivo por empresarios individuales
El 1 de junio de 2014, entró en vigor la Ordenanza 3210-U, que permitió mantener registros contables de acuerdo con reglas generales y simplificadas. El sistema simplificado se aplica a las pequeñas empresas y empresarios (209-FZ de Rusia contiene definiciones de asignación de entidades legales a una u otra categoría). Segun ellos pequeñas empresas y los empresarios individuales pueden no establecer un límite de efectivo en absoluto.
El libro de caja para empresarios individuales, así como el registro de servicios de liquidación de efectivo y servicios de caja registradora, ahora es opcional, especialmente si se lleva a cabo una contabilidad fiscal separada de los ingresos y gastos y los indicadores calculados se calculan por sí mismos.
Además, a partir del 1.06.2014, fue posible redactar documentos en la caja y para las personas que realizan la contabilidad de la empresa en virtud del contrato, que anteriormente estaba estrictamente prohibido.
Tipos de responsabilidad por violación de la disciplina de efectivo
El Servicio de Impuestos lleva a cabo la verificación de la implementación de la disciplina de efectivo por parte de las organizaciones, y este período no se da tipo de control no limitado Durante un año pueden verificar tantas veces como sea necesario.
La multa por infracciones en el mantenimiento de la cuenta 50 contiene el Código Administrativo de Rusia. El artículo 15, párrafo 1 de esta ley legislativa establece que la multa para la organización puede ascender a 50 mil rublos, y el plazo de prescripción para tales violaciones es de dos meses.
En relación con la cantidad perceptible de sanciones, esta sección de contabilidad siempre presta especial atención, así como la corrección del registro de documentos en efectivo.
Por lo tanto, como resultado de la entrada en vigor del 1 de junio de 2014, la Orden No. 3210-U, el procedimiento para realizar operaciones en la cuenta 50 se ha simplificado enormemente, especialmente para empresarios individuales que ahora pueden trabajar sin límite de efectivo y tienen el derecho de no redactar documentos en efectivo. Para las personas jurídicas, la oportunidad de mantener un libro de caja de forma electrónica utilizando una firma especial se ha convertido en un alivio significativo. En general, este documento contribuyó a la mejora de la contabilidad en la empresa.
Descargar el formulario de libro de caja
