Oikeushenkilöt tekevät toimintansa aikana usein päätöksiä asioista, jotka esitetään yhtiökokoukselle, johon voivat osallistua perustajat, osakkeenomistajat, yksiköiden päälliköt sekä liikekumppaneiden edustajat. Tällaisessa tilanteessa kokouksessa ratkaistavat tehtävät laaditaan sellaisella muodolla kuin yhtiökokouksen pöytäkirja. Tämä on melko tarkka asiakirja, joka kuvaa lyhyessä muodossa koko tapahtuman kulkua ja voi myös sisältää lyhyen yhteenvedon esitetyistä tiedoista.
Asiat ratkaistiin yhtiökokouksen pöytäkirjan perusteella
Yhtiökokouksen pöytäkirja on tarpeen useiden ongelmien ratkaisemiseksi, jotka ovat olennainen osa organisaatiota tai yritystä. Tämän asiakirjan avulla voidaan tehdä muutoksia perustajien tai osakkeenomistajien kokoonpanossa, osakkeiden antamisessa, yrityksen uudelleenorganisoinnissa tai selvitystilassa.
Asioissa, joissa tarvitaan yhteinen päätös, on käytettävä yhtiökokouksen pöytäkirjaa. Kokoonpanomalli on sama kaikille saman organisaation tapahtumille. Näin ollen tällä asiakirjalla, joka heijastaa yrityksen taloudellista toimintaa, on tärkeä juridinen merkitys.
Yhtiökokouksen pöytäkirja, näyte sen kokoamisesta ja sen sisältöön sovellettavat säännöt vahvistetaan Venäjän federaation useilla säädöksillä. Sen vuoksi on välttämätöntä noudattaa tiukasti sen täytäntöönpanoa koskevia vaatimuksia, koska sääntelyviranomaisilla on tarkastusten aikana oikeus mitätöidä oikeushenkilön päätökset olemassa olevien rikkomusten ja pöytäkirjan perusvaatimusten noudattamatta jättämisen perusteella.
Rekisteröintiä koskevat lakivaatimukset
Järjestön taloudelliseen toimintaan osallistuvien jäsenten yhtiökokouksen pöytäkirja on laadittava viimeistään 15 päivän kuluttua sen pitämisestä. Asiakirja on valmistettu kahtena kappaleena ja sen on sisällettävä erityinen tietojoukko:
- Kokouksen aika ja paikka.
- Osallistujien omistamien äänten lukumäärä.
- Poissa olleille osallistujille annettujen äänten kokonaismäärä.
- Kokouksen puheenjohtajan sukunimi ja nimi.
- Presidiumin kokoonpano.
- Esityslista.
Pääsääntöisesti pöytäkirjassa esitetään tiivistelmänä tärkeimmät keskustelulle ja äänestykseen esitetyt kysymykset ja hyväksytyt tulokset.
Protokollan tarkoitus
Yhtiökokouksen pöytäkirja - tämä on asiakirja hahmotellaan päätöksentekoa, jolla määritetään oikeushenkilön suunta yhdessä. Kaikkien pöytäkirjojen muotojen ja tyyppien tarkoituksena on dokumentoida kollegiaalisten elinten päätökset. Pöytäkirja laaditaan myös liikekokouksissa, komission kokouksissa, neuvotteluissa ja keskusteluissa. Pöytäkirjan tarkoituksena on dokumentoida saavutetut kollegiaaliset päätökset.
Kaikkien yritysten tai organisaatioiden on käytettävä kollegiaalisen päätöksenteon menetelmiä ja kyettävä laatimaan kokousten pöytäkirjat oikein. Kollegatiivisesti tehtyjen päätösten kirjaamisen merkitys on hyvä apu oikeussubjektien toiminnan asianmukaiselle suorittamiselle.
Jos yrityksen perustaja tai johtaja tekee yksinomaisen päätöksen liiketoiminnan harjoittamisesta, neuvottelukokous on välttämättä ryhmitelty tekemään tärkeitä päätöksiä yrityksestä.Siten tällaisten päätösten ja esiin nousevien kysymysten käsittely kirjataan yhtiökokouksen pöytäkirjaan.
Tärkeä menettely
Protokollan laatimisprosessi koostuu useista vaiheista:
- Esityslistan määritteleminen ja laatiminen.
- Laaditaan ja valmistellaan tarvittavat asiakirjat.
- Kaikille osallistujille ilmoittaminen yhtiökokouksen paikasta.
- Jakelu tarvittaville tiedoille osanottajille valmistautua kokouksen esityslistalle kattaen joitain sen aiheista.
Ennen neuvottelujen aloittamista on tarpeen tallentaa kokouksen osanottajien rekisteröintitiedot pöytäkirjaan. Tätä tarkoitusta varten kootaan luettelo kaikista osallistujista, ja niiden määrän on vastattava laillisesti oikeudellisen päätöksen tekemiseen tarvittavaa äänimäärää.
Jotta dokumentoitaisiin edelleen päätöksiä ja yhtiökokouksen kulkua, käytetään nykyaikaisia ääni- tai videotallennuksen teknisiä välineitä, joita käytetään kaikkien puheiden ja tehtyjen päätösten stenografisointiin ja käsittelyyn. Samanaikaisesti nauhoituksen kanssa on tarpeen laatia pöytäkirjaluonnos kirjallisesti koko kokouksen ajan. Ilmoita ehdottomasti luettelo asiakirjoista, jotka osallistuivat kysymysten jättämiseen äänestykseen tai keskusteluun. Nämä ovat yhtiökokouksessa käytettyjä raportteja, projekteja, referenssejä.
Rekisteröintisäännöt
Omistaja- tai osallistujien yhtiökokouksen pöytäkirjan on oltava asianmukaisesti laadittu ja sen on oltava täysin Venäjän federaation lainsäädännön lakisääteisten vaatimusten mukainen.
Sisältönsä mukaan asiakirja voi olla sekä yksityiskohtainen että yhteenveto kokouksesta. Kaikki neuvottelukunnan yhtiökokouksessa pidetyt puheet esitetään kokonaisuudessaan. Lyhyt lomake sisältää vain tietoja puhujista, jaetun puheen aiheesta. Lyhytmuotoa kutsutaan protokollakaaviona. Pöytäkirjan laatimismuodon päättää kokouksen puheenjohtaja tai kollegiaalinen päätös. Alla on näytepöytäkirja osallistujien yhtiökokouksesta.
Tämä asiakirja on laadittu noudattaen kaikkia toimistotyön normeja ja vaatimuksia yksityiskohtien valmistamiseksi GOST: n mukaisesti.
Protokollan sisältö. Organisaatiotiedot
Yhtiökokouksen pöytäkirjan, jonka mallia kehitetään parhaillaan, on välttämättä sisällytettävä tiedot organisaation koko nimestä sekä hyväksytyt lyhenteet oikeudellisesta muodosta (LLC, JSC jne.). Tässä tapauksessa nimen on vastattava yrityksen peruskirjassa määriteltyä ja Unified State Register -rekisteriin merkittyä nimeä, ja sillä on oltava täysi dekoodaus ilman lyhenteitä.
Jos tämä on LLC: n yhtiökokouksen pöytäkirja, näyte laaditaan samojen sääntöjen ja standardien mukaisesti kuin organisaatioille, joilla on erilainen juridinen omistusmuoto. Se vahvistaa oikeushenkilön sijainnin, joka näkyy organisaation juridista osoitetta koskevan tietueen muodossa, ja sen on vastattava perustamisasiakirjoihin merkittyä kirjaa sekä rekisteröinti Unified State Register -rekisteriin.
Kokoustiedot
Kun seuraavassa osassa on määritetty oikeudelliset tiedot, jotka heijastavat yrityksen todellista nimeä, on tarpeen ilmoittaa kokouksen ajankohtaa ja muotoa koskevat tiedot. Ensinnäkin ilmoitetaan yhtiökokouksen tyyppi, joka voi olla vuosittainen, ylimääräinen, suunniteltu jne. Nykyisen lainsäädännön mukainen LLC-osanottajien yhtiökokouksen pöytäkirja määritetään vähintään kerran vuodessa.
Kokouslomakkeet
Kokouksen muoto voidaan määritellä seuraavasti:
- Valtuutettujen edustajien tai osakkeenomistajien henkilökohtainen läsnäolo.
- Kirjeenvaihtolomake keräämällä aikaisemmin lähetettyjä asiakirjoja äänestyskysymysten selvittämiseksi.
Neuvoa-antavan komitean kokouksen päivämäärä ja paikka on myös merkitty, ilmoitettu todellinen osoite, johon osallistujat kokoontuivat.
Protokollan pääosa
Aihe, aiheet, joista kokous pidettiin. Vuotuisten kokousten tapauksessa laki määrittelee joukon asioita, jotka on otettava huomioon. Muussa kokouksessa osallistujat voivat vapaasti valita ratkaisemiseksi tarvittavat aiheet.
Osallistumiseen ja keskusteluun osallistumiseen oikeutettujen henkilöiden rekisteröinnin alkamis- ja päättymisaika on ilmoitettava. Järjestäjä tai sihteeri suorittaa tällöin kaikkien saapuvien rekisteröintimenettelyn vahvistamalla läsnä olevien henkilöllisyyden ja syöttämällä nämä tiedot protokollan "Nykyinen" -osaan. Muista ilmoittaa osallistuja sekä hänen hallussaan oleva asema ja äänimäärä. Osakeyhtiöiden osalta voidaan syöttää myös tiedot henkilötodistuksesta tai annetusta valtakirjasta.
Myös tässä osassa ilmoitetaan kollegiaalisen kokouksen avaamisen ja päättämisen aika, äänestystulokset, jotka on vahvistettu ääntenlaskun ajankohtaan.
Harkittaessa kutakin esityslistan kohtaa on mainittava seuraava:
- Kokoukseen osallistumiseen oikeutettujen äänten lukumäärä.
- Annettujen äänten lukumäärä.
- Eri äänestysvaihtoehtoista annettujen äänten lukumäärä.
- Tehtyjen päätösten sanamuoto.
Tätä seuraa kohta, jossa kaikki kuulemien puheiden tärkeimmät säännökset kirjataan sekä kussakin aiheesta puhuneiden henkilöiden nimet. Tiedot esitetään tiivistelminä, jotka muodostavat yhteenvedon puheista.
Viimeinen osa
Perustajien, osakkeenomistajien tai muiden osallistujien yhtiökokouksen pöytäkirjan laatimisen jälkeen hallituksen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset on suljettava. Myös sen valmistelupäivämäärä on asetettu, mikä ei välttämättä ole sama kuin kokouksen päivämäärä.
Erityiset pöytäkirjat ja kokoukset
Toinen mielenkiintoinen esimerkki tällaisesta dokumentoinnista on talon omistajien yhtiökokouksen pöytäkirja puutarha-alan kumppanuus. Tällaiset kokoukset ja niiden nauhoittaminen eroavat toisistaan sillä, että osallistujilla on yhtäläiset oikeudet, ja jos suuri joukko ihmisiä ei ilmesty, päätöksiä voidaan silti tehdä keskusteluun saatettujen asioiden ratkaisemiseen saapuneiden ja osallistuneiden mielipiteiden perusteella. Tällaisen pöytäkirjan perusteella loput asuntokannan tai puutarhanhoitoyhtiön jäsenet ovat velvollisia noudattamaan tehtyjä päätöksiä riippumatta siitä, osallistuivatko he kokoukseen.
Suoritettaessa tällaista asiakirjaa, siinä ilmoitetaan yleensä uudelleenkomitean kokoonpano. Sekä valtuutetut että läsnä olevien osallistujien äänestämällä valitut henkilöt voivat toimia kokouksen puheenjohtajana ja sihteerinä. tapa kerrostalon hallinta tai puutarhanhoitoyhdistyksen valitsee asuintilojen tai maan omistajien yhtiökokous. Näistä asioista tehdyt päätökset sitovat kaikkia omistajia.
Yhtiökokouksen pöytäkirjan toteuttaminen vaatii erityistä huomiota ja tiettyjä dokumenttitaitoja. Tämän asiakirjan täytäntöönpanoa koskevien sääntöjen laiminlyöntiä ei pitäisi sallia, koska se on ainoa asiakirjallinen heijastus kollegiaalisen kokouksen päätösten laillisuudesta, jotka ovat tärkeitä ja joilla on myös suuri oikeusvoima ja jotka annetaan aikana tarkastukset sääntelyviranomaiset.
