Kullakin organisaatiolla on tietty joukko tietoja, nimeltään “yksityiskohdat”, joita ilman organisaatio ei voi suorittaa mitään toimintoja. Niiden on oltava kaikissa kirjeissä, sopimuksissa, maksumääräys ja toinen asiakirja sen pätevyyden tunnistamiseksi. Jos tällaiset tiedot muuttuvat, yrityksen on lähetettävä vastapuolilleen vastaava kirje yksityiskohtien muutoksesta.
Pakolliset tiedot
Tiedot - nämä ovat tiedot, jotka kukin yritys saa rekisteröinnin yhteydessä. Ne on merkitty Perustamisasiakirjat ja ovat ennakkoedellytyksiä erityyppisille operaatioille. Tällaisten viitetietojen tulisi sisältää kaikki tämän organisaation laatimat asiakirjat. Jos muutoksia tehdään, hänen tulee lähettää välittömästi kumppaneilleen kirje yksityiskohtien muutoksesta.
Rekisteröinnin yhteydessä jokaiselle yritykselle annetaan:
- verotunnus (TIN);
- rekisteröity osoite;
- Ensisijaisen valtion rekisteröintinumero (OGRN);
- fyysinen osoite (tietty sijainti);
- postiosoite (paikka, josta kirjeenvaihto tulisi vastaanottaa);
Lisäksi se vastaanottaa erityisiä koodeja valtion tilastolaitokselta: OKVED, OKATO ja OKPO. Lisäksi kaikilla yrityksillä on pankkitiedot:
- rekisteröinnin syyn koodi (KPP);
- tiedot valtuutetusta pankista, jonka kautta se suorittaa kaikki maksutapahtumat;
- maksajan pankkitunnus (BIC);
- selvitys- ja kirjetilit.
Jos ainakin yksi näistä tiedoista muuttuu, yrityksen on ilmoitettava siitä välittömästi velallisilleen ja vastapuolilleen. Viivästyminen voi johtaa melko vakaviin seurauksiin. Yrityksen on lähetettävä heille kirje tietojen muutoksesta.
Säännöt asiakirjan laatimisesta
liikekirjeenvaihto siellä ei ole pieniä yksityiskohtia. Varsinkin jos se koskee niin tärkeitä asioita kuin yksityiskohdat. Elämässä voi tapahtua erilaisia tilanteita: johdon vaihtaminen, valtuutettu pankki tai jokin käytettävissä olevista osoitteista. Yrityksen on ilmoitettava kaikista näistä tapauksista niille, joiden kanssa se tekee suoraan yhteistyötä. Tämä on todettu jopa Venäjän siviililaissa. Yksityiskohtien muutosta koskevalla kirjeellä on oltava tietty yhtenäinen tyyli. Tällainen asiakirja on pääsääntöisesti seuraavien tietojen tietyssä järjestyksessä oleva lausunto:
- Sen organisaation nimi, jolle se on suunnattu.
- Pään koko nimi.
- Uudet ja vanhat yksityiskohdat.
- Syy, joka sai yrityksen tekemään tällaisia muutoksia.
- Lisätietoja.
- Tämän asiakirjan laatimispäivämäärä.
- Yrityksen päällikön allekirjoitus.
Tiedot voidaan lähettää postitse pakollisella ilmoituksella. Tämä on tehtävä etukäteen, jotta toimituksen aikana olevat tiedot eivät olisi vanhentuneita. Joissakin tapauksissa on suositeltavaa käyttää sähköisiä uutiskirjeitä tai lähettää tietoja faksilla.
Osoitteenmuutos
Joillakin organisaatioilla ei ole omia toimitiloja, ja heidän on pakko vuokrata ne tekemällä asiaankuuluvia sopimuksia. Mutta joskus sijainti on tarpeen muuttaa. Tässä tapauksessa tietämätön asiakas voi olla vaikeassa tilanteessa. Jotta tätä ei tapahdu, sinun on kirjoitettava kirje organisaation tietojen muuttamisesta ja lähetettävä se kaikille olemassa oleville kumppaneille.
Tämä koskee ensisijaisesti urakoitsijoita ja velkojia, koska yhtiöllä on tiettyjä sopimussuhteita heidän kanssaan.Tällainen kirje laaditaan yleensä kirjelomakkeelle. Äärimmäisissä tapauksissa voit käyttää A4-arkkia asettamalla kulmaleiman vasempaan yläosaan. Ensin tehdään ns. Hattu. Se sijaitsee oikeassa yläkulmassa ja edustaa tietoja kenelle tämä viesti lähetetään. Seuraava on asiakirjan nimi ("Tiedotuskirje" tai "Tietojen muutoksesta"). Sen jälkeen tarvittavat tiedot sijoitetaan päätekstiin. Asiakirja päättyy pään allekirjoituksella ja varmennetaan pyöreällä sinetillä.
Maksutietojen muutos
Jos yritys muuttaa pankkiaan tai ainakin yhtä olemassa olevista tileistään, sen on myös ilmoitettava kaikille asianomaisille osapuolille tällaisista toimista. Tässä tapauksessa pankkitietojen muutoksesta lähetetään kirje ilmoituksen muodossa. Se voidaan osoittaa yksittäiselle vastapuolelle tai se voi olla yksi asiakirja, jota kutsutaan ”Ilmoitus pankkitietojen muutoksesta”.
Suunnittelusäännöt pysyvät samoina. Totta, on parempi säveltää teksti tässä järjestyksessä:
- Syy muutoksille, joissa ilmoitetaan sen asiakirjan numero, päivämäärä ja nimi, jonka perusteella tämä tehdään.
- Erityinen päivämäärä, josta lähtien muutokset tehdään.
- Tietoja uusista yksityiskohdista.
- Lisätietoja seuraavista vaiheista. Tässä yhteydessä on huomattava, pysyvätkö kaikki aiemmin tehdyt sopimukset voimassa.
Tällaiset tiedot on ilmoitettava muutamaa päivää ennen niiden syntymistä. Huomaa, että tällaisen kirjeen toimitus vie jonkin aikaa. Lisäksi kumppanin on myös tehtävä asianmukaiset muutokset.
