Komercijalne informacije su kombinacija podataka i podataka o aktivnostima poduzeća, njegovoj organizacijskoj strukturi, vanjskim i unutarnjim odnosima, proizvodnim tehnologijama i asortimanu proizvoda, kao i drugim pitanjima koja se odnose na njegove aktivnosti.
Što se odnosi na komercijalne informacije
Bez sustavnog i redovitog pružanja organizacije svim vrstama podataka njezin će rad postati nemoguć. Sljedeće informacije nazivaju se komercijalni podaci:
- podaci o vanjskom okruženju poduzeća (tržište, zakonodavni standardi, kao i aktivnosti konkurencije);
- interne informacije (o proizvodnim aktivnostima, rezervama, kao i uskim grlima);
- informacije o potrošačima proizvoda i usluga organizacije (njihove financijske mogućnosti, kao i dob, nacionalni, geografski sastav itd.);
- informacije o konkurentima, naime, asortiman proizvoda, načine prodaje i cjenovna politika;
- informacije o robama i uslugama koje se prodaju na tržištu (kvalitativni, kvantitativni sastav, kao i trošak);
- podaci o tržišnim cijenama;
- informacije o kanalima prodaje i distribucije proizvoda, kao i mehanizmima za dovođenje do krajnjeg dobavljača;
- reklamni materijali, kao i informacije o njihovoj učinkovitosti.
Glavne komponente
Mogu se razlikovati sljedeće komponente komercijalnih informacija:
- poslovanje (odnosi se na rad s drugim strankama);
- znanstvena i tehnička (opisuje inovacije i tehnologiju proizvodnje);
- proizvodnja (planirani i stvarni pokazatelji proizvodnje);
- upravljanje (organizacija upravljanja poduzećem);
- marketing (informacije o tržištu);
- financijski (novčani tokovi).
Distribucija komercijalnih informacija
Informacije u komercijalnim aktivnostima mogu se širiti na dva glavna načina:
- putem periodičnih publikacija - u obliku specijaliziranih časopisa i kataloga (vrijedno je napomenuti da ih je potrebno stalno ažurirati kako se stanje u poduzeću mijenja);
- stvaranjem elektroničkih baza podataka koje mogu sadržavati i sveobuhvatne informacije za svako poduzeće, kao i pojedinosti o pojedinim područjima njihovih komercijalnih aktivnosti.
Važno je razumjeti da komercijalne informacije uključuju i javno dostupne i privatne podatke. Prvi uključuju kontaktne podatke organizacije, imena njenih vođa, područja proizvodnje i drugih aktivnosti, kao i podatke o nekim sredstvima. Što se tiče klasificiranih podataka, oni su određeni organizacijskim oblikom poduzeća (to mogu biti podaci o kreditima, sporazumima o partnerstvu, proizvodnim tehnologijama itd.) I ne mogu se širiti.
Vrste komercijalnih informacija
Podaci komercijalne organizacije podijeljeni su u nekoliko varijanti:
- otvoreni javni podaci (to može uključivati podatke o registraciji i kontakt organizacije, aktivnosti, kao i raspon proizvoda ili popis pruženih usluga i druge točke koje rukovodstvo tvrtke ne smatra neophodnim skrivati);
- informacije namijenjene regulatornim tijelima (govorimo o raznim oblicima izvještavanja);
- samo izravno rukovodstvo tvrtke i ograničeni krug zaposlenika imaju pristup tajnim podacima (to se odnosi na tehnologiju proizvodnje i korištene materijale, ugovorne odnose, kao i druge podatke koji predstavljaju poslovnu tajnu).
Uloga komercijalnih informacija
Komercijalne informacije trebaju biti pouzdane i relevantne kako bi se osigurao nesmetan rad poduzeća, a posebno njegova upravljačka veza. Omogućuje vam ispravnu procjenu trenutne situacije i poduzimanje odgovarajućih mjera.U modernim uvjetima komercijalne informacije imaju posebnu vrijednost, jer se odlikuju nizom prednosti:
- omogućava stalnu analizu ekonomske i proizvodne situacije;
- koristi se u pripremi planova, predviđanja, kao i u fazi kontrole; pravodobno primanje pouzdanih informacija organizaciji pruža niz konkurentskih prednosti;
- omogućuje vam da otkrijete odnos prema tvrtki i od kupaca i od partnera i konkurenata;
- stalno praćenje stanja u unutarnjem i vanjskom okruženju;
- dovoljna količina informacija o tvrtki u javnom domenu poboljšava njezin imidž i povećava razinu povjerenja;
- omogućuje vam pravovremenu prilagodbu strateških ciljeva organizacije; smanjuje rizik od gubitka.
Izvori komercijalnih informacija
Komercijalne informacije mogu se dobiti iz sljedećih izvora:
- marketinška istraživanja (mogu se provesti samostalno, a možete koristiti i informacije koje pružaju partneri i izvođači);
- interna dokumentacija poduzeća (razne vrste izvještaja, kao i trenutni dokumenti koji se izdaju za potvrdu vođenja proizvodnih operacija);
- vanjski izvori (statistički podaci posebnih službi, organizacija i agencija koji se objavljuju u periodičnim časopisima i koji su u javnoj domeni).
Klasifikacija komercijalnih podataka
Vrijedi napomenuti da su komercijalne informacije prilično raznolike. S tim u vezi razvijena je sljedeća klasifikacija:
- Na temelju vremena:
- retrospektiva (omogućuje vam procjenu situacije koja je vladala u prethodnim razdobljima radi prilagođavanja budućih planova);
- trenutni (daje predstavu o trenutnim rezultatima aktivnosti);
- prognoza (određuje procijenjeno stanje organizacije u budućim razdobljima).
- Što se tiče faze donošenja upravljačkih odluka:
- navođenje (opisuje trenutnu situaciju u poduzeću u cjelini, kao i u pojedinim jedinicama);
- objašnjenje (potrebno za razumijevanje čimbenika koji su doveli do određene situacije);
- planirani (daje ideju o budućem stanju poduzeća);
- kontrola (omogućuje vam procjenu usklađenosti trenutnih pokazatelja s deklariranim).
- U opsegu:
- općenita (sadrži podatke o poduzeću kao cjelini);
- lokalni (opisuje stanje pojedinih struktura i jedinica organizacije).
- U skladu s namjenom:
- planirani (koriste se za određivanje budućih pokazatelja);
- računovodstvo (zabilježeno u dokumentima za popravljanje trenutnog stanja);
- regulatorna referenca (koristi se za usklađivanje proizvodnih procesa s pravilima);
- statistički (omogućuje praćenje dinamike pokazatelja u posljednjih nekoliko razdoblja);
- marketing (opisuje situaciju na tržištu).
- Po učestalosti primanja:
- diskretna (stiže s određenom periodičnošću);
- epizodna (djeluje odjednom, ako je potrebno);
- kontinuirano (koristi se za praćenje trenutne situacije).
Komercijalne informacije i poslovne tajne
Postoji zasebna kategorija podataka koja se ne može širiti, ali ih može koristiti samo ograničeni krug zaposlenika. Ovo je kategorija poput povjerljivih komercijalnih podataka. To su dokumentirane informacije, kojima je pristup ograničen ne samo internom poveljom tvrtke, već i zakonodavnim standardima.
Vrijedi napomenuti da se takvi pojmovi kao komercijalne informacije i poslovna tajna ne mogu izjednačiti. Potonje je zaštićeno regulatornim pravnim aktima. Možemo reći da državno zakonodavstvo daje poduzetniku pravo da klasificira niz informacija o aktivnostima svoje organizacije.To je zbog činjenice da objavljivanje nekih podataka može prouzrokovati ozbiljnu materijalnu štetu. Dakle, možemo reći da trgovačka tajna nosi određenu vrijednost i korist za poduzetnika sve dok trećim osobama nije poznata. Međutim, njihovo prikrivanje ne bi trebalo naštetiti društvu.
Podaci o tajnoj trgovini
Sljedeće kategorije podataka mogu se klasificirati kao poslovne tajne:
- znanstvene i tehničke informacije (tehnologija proizvodnje, dizajn opreme, izumi, patenti, softverski proizvodi, metode organizacije rada u poduzeću; tehnološki planovi);
- tehnološke informacije (crteži dizajna, kemijske formule, planovi za proizvodnju i proizvodnju);
- financijske informacije (algoritam za određivanje cijene, dobit od prodaje proizvoda, bankarske operacije i financijski tokovi);
- poslovne informacije (uvjeti i ugovori, organizacijska pitanja, informacije o izvođačima, komercijalna korespondencija).
Što ne može biti poslovna tajna
Sljedeći se poslovni podaci ne mogu klasificirati kao povjerljivi:
- dokumenti koji se odnose na sastavni dio, kao i registracija i potvrde o dozvoli;
- financijski izvještaji koji se podnose poreznoj i drugim regulatornim tijelima, kao i podaci koji pokazuju solventnost;
- podatke o broju, strukturi i sastavu osoblja, kao i o razini nagrađivanja i udovoljavanju njegovim sigurnosnim standardima;
- podaci o prodaji potencijalno opasnih proizvoda za ljude, kao i dokumenti koji potvrđuju poštivanje antitrustovskih zakona;
- podaci o uključenju službenih osoba u poduzetničke aktivnosti.
Zaštita komercijalnih podataka
Da bi spriječili širenje povjerljivih podataka, poduzeća koriste određena sredstva. Sljedeća zaštita može se pružiti komercijalnim informacijama:
- razvoj posebnih uputstava koja objašnjavaju zaposlenicima značajke i pravila rada s podacima;
- imenovanje osoba odgovornih za čuvanje poslovne tajne;
- stvaranje kontrolnog sustava u skladu s kojim će radnicima biti omogućen pristup određenim podacima;
- obavezan trenutak je potpisivanje dokumenata o neotkrivanju poslovne tajne sa svakim zaposlenikom;
- uvođenje sustava dodatnih poticaja za zaposlenike koji se bave tajnim podacima;
- automatizaciju sustava informacijske sigurnosti;
- kontinuirana kontrola od strane uprave.
Beskrupulozne metode dobivanja komercijalnih informacija
Skup podataka o unutarnjem i vanjskom okruženju poduzeća su komercijalne informacije. Brojna poduzeća mogu ga pokušati dobiti nepoštenim metodama:
- širenje podataka od strane samih zaposlenika (svjesno ili nenamjerno);
- ucjenjivanje uprave ili zaposlenika s pristupom relevantnim podacima;
- provokativna ili vodeća pitanja tijekom konferencija ili prezentacija;
- krađa identiteta;
- prikriveni nadzor (neovisan, uz pomoć zaposlenika ili posebnom opremom);
- zapošljavanje zaposlenika iz konkurentske firme;
- podmićivanje zaposlenika;
- prisluškivanje ili presretanje poruka.
nalazi
Upotreba komercijalnih informacija u velikoj mjeri određuje učinkovito funkcioniranje poduzeća. Ovo je potpuni skup podataka o aktivnostima poduzeća, koje šef koristi za donošenje odluka uprave, kao i vanjski korisnici kako bi se upoznali s organizacijom.
Vrijedi napomenuti da komercijalne informacije mogu biti i otvorene (dostupne svima, bez iznimke) i zatvorene (što može koristiti samo određeni krug osoba).Istovremeno, zakonodavstvo jasno uređuje popis podataka koji se ne mogu klasificirati. Što se tiče prikrivanja određenih činjenica, ono ne bi trebalo naštetiti društvu.
U cilju zaštite komercijalnih informacija organizacija poduzima određene mjere. Dakle, krug osoba koje imaju pristup njemu je ograničen, a sa zaposlenicima se potpisuje ugovor o nedopuštenosti otkrivanja. Odgovornost se objavljuje za otkrivanje povjerljivih podataka. Prioritet je automatizacija sustava informacijske sigurnosti korištenjem suvremene računalne tehnologije. Međutim, uprava također mora osobno nadgledati ovaj problem.
