Per ogni organizzazione, esiste un determinato corpus di informazioni chiamato "dettagli", senza il quale non può eseguire alcuna operazione. Devono essere contenuti in qualsiasi lettera, contratto, ordine di pagamento e un altro documento per riconoscerne la validità. In caso di modifica di tali dati, la società deve inviare alle proprie controparti una lettera corrispondente in merito alla modifica dei dettagli.
Informazioni obbligatorie
Dettagli: questi sono i dati che ogni azienda riceve quando è registrata. Sono indicati in Documenti costitutivi e sono un prerequisito per vari tipi di operazioni. Tali informazioni di riferimento dovrebbero contenere tutti i documenti compilati da questa organizzazione. In caso di eventuali adeguamenti, dovrebbe immediatamente inviare una lettera ai suoi partner in merito alla modifica dei dettagli.
Al momento della registrazione, a ciascuna impresa vengono assegnati:
- codice fiscale (TIN);
- indirizzo registrato;
- Numero di registrazione dello stato primario (OGRN);
- indirizzo fisico (posizione specifica);
- indirizzo postale (il luogo in cui ricevere la corrispondenza);
Inoltre, riceve codici speciali dal Servizio statistico statale: OKVED, OKATO e OKPO. Inoltre, qualsiasi azienda ha coordinate bancarie:
- codice del motivo della registrazione (KPP);
- dati sulla banca autorizzata attraverso la quale effettua tutte le transazioni di regolamento;
- codice identificativo della banca del pagatore (BIC);
- conti di regolamento e corrispondenti.
Se almeno uno di questi dati cambia, la società deve informare immediatamente i propri debitori e controparti. Il ritardo può portare a conseguenze abbastanza gravi. La società deve inviare loro una lettera relativa alla modifica dei dettagli.
Regole per la compilazione di un documento
il corrispondenza commerciale non ci sono inezie. Soprattutto se riguarda cose così importanti come i dettagli. Nella vita, possono verificarsi diverse situazioni: un cambio di leadership, una banca autorizzata o uno degli indirizzi disponibili. La società è obbligata a informare coloro con i quali collabora direttamente su uno di questi casi. Questo è anche notato nel codice civile della Russia. La lettera sul cambio di dettagli deve avere un certo stile uniforme. Tale documento, di regola, è una dichiarazione in una determinata sequenza delle seguenti informazioni:
- Il nome dell'organizzazione a cui è diretto.
- Nome completo della testa.
- Dettagli vecchi e nuovi.
- Il motivo che ha spinto l'azienda a apportare tali modifiche.
- Ulteriori informazioni
- Data di compilazione di questo documento.
- Firma del capo dell'azienda.
Le informazioni possono essere inviate per posta con un avviso obbligatorio. Questo deve essere fatto in anticipo in modo che i dati durante la consegna non siano obsoleti. In alcuni casi, si consiglia di utilizzare newsletter elettroniche o di inviare informazioni via fax.
Cambio di indirizzo
Alcune organizzazioni non hanno i propri locali e sono costrette a noleggiarle stipulando accordi pertinenti. Ma a volte è necessario modificare la posizione. In questo caso, un client non informato potrebbe trovarsi in una situazione difficile. Per evitare che ciò accada, è necessario scrivere una lettera sulla modifica dei dettagli dell'organizzazione e inviarla a tutti i partner esistenti.
Ciò riguarda principalmente gli appaltatori e i creditori, poiché la società intrattiene determinati rapporti contrattuali con essi.Tale lettera viene solitamente redatta su carta intestata. In casi estremi, è possibile utilizzare un foglio di formato A4 posizionando un timbro d'angolo in alto a sinistra. Innanzitutto, viene creato un cosiddetto cappello. Si trova nell'angolo in alto a destra e rappresenta le informazioni su chi viene inviato questo messaggio. Il prossimo è il nome del documento ("Lettera informativa" o "Sulla modifica dei dettagli"). Successivamente, le informazioni necessarie vengono inserite nel testo principale. Il documento termina con la firma della testa ed è certificato da un sigillo tondo.
Modifica dei dettagli di pagamento
Se un'impresa cambia la propria banca o almeno uno dei suoi conti esistenti, deve anche informare tutte le parti interessate di tali azioni. In questo caso, una lettera sulla modifica delle coordinate bancarie viene effettuata sotto forma di avviso. Può essere indirizzato a una singola controparte o può essere un singolo documento, che verrà chiamato "Notifica di una modifica delle coordinate bancarie".
Le regole di progettazione rimangono le stesse. È vero, è meglio comporre il testo in questa sequenza:
- Il motivo per apportare modifiche indicando il numero, la data e il nome del documento sulla base del quale viene fatto.
- La data specifica da cui verranno apportate le modifiche.
- Informazioni sui nuovi dettagli.
- Ulteriori informazioni sui passaggi successivi. Va notato qui se tutti gli accordi precedentemente conclusi rimangono validi.
Tali informazioni devono essere segnalate alcuni giorni prima che si verifichino. Si prega di notare che la consegna di tale lettera richiederà del tempo. Inoltre, il partner dovrà anche apportare le modifiche appropriate.
