Nell'ambiente di produzione, una situazione si presenta spesso quando uno dei dipendenti decide di trasmettere questa o quella informazione alla sua direzione. Tale appello, presentato per iscritto, è chiamato un "memorandum". Cos'è questo documento e come compilarlo? Vale la pena parlarne separatamente.
Concetti di base
Ogni dipendente ha il diritto di contattare il proprio supervisore immediato. Può farlo sia oralmente che per iscritto. Nel primo caso, tutto si riduce a una normale conversazione, che non obbliga ciascuna delle parti a nulla. Nel secondo, l'appello è già ufficiale.
Tale documento commerciale è chiamato "memo". Qual è la differenza tra un documento del genere e altre dichiarazioni indirizzate al management? L'essenza della domanda sta nel suo stesso nome. Un dipendente elabora tale documento per riferire su una situazione o un evento specifici. Le informazioni possono riguardare un individuo, un sito o una produzione nel suo insieme. A seconda di chi viene inviato, il promemoria può riguardare sia i documenti interni che quelli esterni. La prima opzione è quando il dipendente si rivolge al capo di qualsiasi livello all'interno della determinata impresa. E il secondo si ottiene se invia il suo documento a un'autorità superiore. Quindi, naturalmente, passa al livello esterno.
L'essenza del problema
Di norma, viene redatto un memorandum per uno scopo specifico. Può essere scritto per:
- Correggi la situazione. Ad esempio, un dipendente ha fatto sapere che l'azienda intraprende azioni che interferiscono con il normale corso del processo di lavoro. Informa la sua direzione al riguardo con una richiesta di prendere le misure appropriate.
- Proteggiti dall'ingiustizia. Questo accade quando una persona, vedendo un atteggiamento distorto, decide di informarne immediatamente la sua leadership. Lo fa in cerca di aiuto e protezione.
- Migliorare il lavoro. A volte uno dei dipendenti nota che i dipendenti di altri dipartimenti o unità strutturali commettono errori che portano a una riduzione dell'efficienza. Quindi si rivolge al leader per aiutare a ripristinare l'ordine.
- Evitare responsabilità indesiderate. Questo accade quando si verifica un incidente. Avendo parlato con lui dei suoi superiori, il dipendente crea condizioni favorevoli per se stesso quando non possono essere presentati reclami contro di lui.
In ciascuno di questi casi, il dipendente non solo trasmette informazioni, ma chiede assistenza per risolvere il problema.
Una punizione equa
La disciplina del lavoro prevede l'esecuzione coscienziosa da parte di un cittadino delle sue funzioni mentre si trova sul posto di lavoro. Inoltre, deve rispettare l'ordine accettato e rispettare tutti gli ordini e gli ordini del suo datore di lavoro. Ma nella vita, non tutto accade così facilmente. A volte le azioni degli impiegati differiscono dalle norme generalmente accettate. In questo caso, i capi immediati ritengono che sia loro dovere informare il management dell'azienda su ciò che sta accadendo. Il risultato di tale segnale è un memorandum di violazione della disciplina del lavoro.
Di solito in questo documento, il caso riguarda:
- Mancato rispetto di ordini specifici.
- Mancata esecuzione di funzioni dirette relative alla posizione dell'autore del reato.
- Violazioni della disciplina del lavoro. Questo si riferisce a casi di assenteismo, ritardo, ubriachezza sul posto di lavoro e altri.
- Commettere atti illeciti che comportano responsabilità amministrative o penali. In questo caso stiamo parlando di furto, deterioramento, appropriazione indebita e altri reati.
In ciascuno di questi casi, l'autore dovrà subire la meritata punizione.
Autore del documento
Molto spesso, un memorandum su un dipendente è redatto dal suo superiore immediato. In esso, trasmette alla leadership gli aspetti negativi delle attività del suo subordinato.
Allo stesso tempo, il documento di solito contiene una valutazione personale dell'autore. Insieme alla sua visione del problema, offre possibili soluzioni. Ma l'ultima parola, ovviamente, sarà per il leader. Ad esempio, un dipendente ha fatto una domanda. In questo caso, il suo capo redige un documento indirizzato al regista, che di solito inizia con le parole "Porto alla tua attenzione". Quindi descrive in dettaglio quando si è verificata la violazione e da parte sua offre la possibilità di punire un dipendente negligente. Poiché tale nota si riferisce a documenti di uso interno, può essere emessa su un normale foglio bianco di formato A4. Il testo è presentato in forma arbitraria. Può essere condizionatamente diviso in due parti. Uno contiene una descrizione del problema e l'altro include conclusioni e suggerimenti concreti fatti al riguardo.
Caso speciale di violazione
Uno dei tipi di violazione della disciplina del lavoro è l'inadempimento da parte del dipendente del compito assegnatogli dal capo. Questo può accadere se il dipendente ha dimenticato, non ha potuto o semplicemente ignorato questo ordine.
Tale azione si qualifica come una violazione della disciplina e il supervisore immediato redige un memorandum sull'inadempimento dell'incarico. Per tale reato, una persona dovrà essere giustamente punita. Ma questo accadrà solo dopo aver fornito le sue spiegazioni su ciò che è accaduto. Se i motivi che hanno spinto il dipendente a tali azioni sembrano convincenti, allora può anche evitare la punizione. È più difficile risolvere il problema quando la disobbedienza del dipendente porta a conseguenze negative. Qui è improbabile che riesca a stare lontano. Soprattutto se a causa di tale omissione si sono verificati danni o si sono fatti gravi danni. La punizione in questo caso sarà determinata sulla base degli atti normativi pertinenti.
Come fare una segnalazione?
Un manager di qualsiasi livello dovrebbe sapere come scrivere un promemoria. Un campione può essere considerato con un esempio specifico. Supponiamo che un dipendente non sia arrivato in tempo per lavorare, e in quel momento un visitatore lo stava aspettando lì per firmare un contratto importante. Dopo alcune ore, il dipendente è apparso, ma il tempo è stato perso e il cliente era già partito. Tale atto contiene diverse violazioni contemporaneamente:
- tardi per lavoro;
- interruzione di un appuntamento;
- danni causati alla società dalla mancata firma del contratto.
Se non è possibile modificare la situazione attuale, il capo è tenuto a informare la direzione al riguardo.
Un documento simile dovrebbe apparire così:
- Innanzitutto, nell'angolo in alto a destra è scritto "cap", che indica a chi e da chi è diretto.
- Più lontano nel centro è scritto il suo nome.
- Di seguito è riportato il testo principale in cui le informazioni sono inserite in un ordine specifico. Prima arriva una descrizione della situazione. Quindi una richiesta segue per aiutare a risolverlo. Successivamente, una conclusione è fatta sulla base di tutto quanto sopra. In conclusione, l'autore può esprimere le sue idee o suggerimenti su come, a suo avviso, uscire da questa situazione.
- In fondo, mette la data e la firma con la trascrizione completa di F. I. O. e la posizione ricoperta.
A seconda del motivo, il testo della nota può essere puramente informativo o richiedere l'intervento della direzione per ripristinare l'ordine.
