Termini di conservazione degli ordini sul personale. Regole per la contabilità e la conservazione dei documenti del personale

È importante che ogni datore di lavoro sappia quali periodi di conservazione degli ordini per il personale hanno luogo. Dopo tutto, la sicurezza della documentazione è la responsabilità che ogni azienda si assume. Dovrebbe non solo raccogliere informazioni sul personale dei dipendenti, ma anche garantirne la conservazione. E a colpo sicuro. Solo non tutti sanno cosa implica questa documentazione. E ancora di più, molti non comprendono i principi di archiviazione e registrazione degli ordini per il personale. Tutti i dettagli relativi a questi problemi sono presentati di seguito. Aiuteranno a capire quante e esattamente come sono archiviate le informazioni sui dipendenti, così come altri documenti che possono essere attribuiti alla documentazione del personale.

Cos'è questo?

Il primo passo è capire cosa è in gioco. Cosa sono gli ordini in termini di personale? Dopotutto, prima di iniziare a memorizzare qualcosa, è necessario comprendere appieno la documentazione con cui lavorare.

Ordini del personale - Documenti normativi rapporti di lavoro tra dipendente e datore di lavoro. Questa documentazione è tutto ciò che può indicare file e informazioni relativi all'attività. Tutti gli ordini sono suddivisi in diverse categorie:

• Documenti di conservazione a lungo termine.
• Documenti a breve termine.
• Ordini temporanei.

Di conseguenza, ciascuna delle categorie ha le sue caratteristiche. Pertanto, prima di iniziare a studiare la teoria della memorizzazione e della documentazione contabile per il personale dell'azienda, è necessario comprendere a quale tipo appartiene questo o quel documento. Solo dopo sarà possibile, senza violare le regole stabilite, eseguire i processi studiati. Quali sono i periodi di conservazione degli ordini del personale? Cosa dovrebbe sapere ogni datore di lavoro in questo momento?

Documenti a lungo termine

Ora è il momento di considerare ogni tipo di documenti precedentemente elencati. È già stato detto che ciò contribuirà a comprendere appieno quanto conservare la documentazione. Ma la contabilità per tutti i tipi di titoli è la stessa. Pertanto, la domanda è di solito semplice. Tempo di conservazione documenti del personale dipende direttamente dal tipo di carta. Il primo riguarda gli ordini di archiviazione a lungo termine. Non è difficile indovinare che saranno presi in considerazione dal datore di lavoro e conservati a lungo. Quanto esattamente? Più su questo più tardi.

Cosa può essere attribuito a questa documentazione? Si tratta di documenti che descrivono il rapporto di lavoro tra datore di lavoro e subordinati e indicano anche importanti fattori di lavoro. Cosa può essere loro attribuito? Questo è:

1. Un contratto di lavoro con un ordine di lavoro.
2. Documenti di traduzione.
3. Ordini relativi all'istituzione di un determinato salario in una posizione particolare.
4. Certificati che confermano il premio o il bonus dei dipendenti.
5. Articoli su viaggi di lavoro (lunghi, stranieri).
6. File personali
7. Moduli di domanda compilati durante l'occupazione.
8. Ordini di licenziamento.

Non da parte del personale

Ora è chiaro quali documenti sono a lungo termine. L'unica cosa è che l'ordine per l'assunzione di un dipendente è un documento che fa riferimento al personale. Ma c'è una leggera eccezione alla regola. Va ricordato.

Di cosa stai parlando? Non tutti gli ordini di lavoro, insieme a un contratto di lavoro, sono ordini di personale. Articoli simili hanno un'eccezione. Esistono i cosiddetti ordini per l'attività principale. Questi includono i seguenti:

• Un contratto di lavoro con un ordine adeguato.
• Modifiche al contratto di lavoro (ad esempio per il trasferimento in un'altra posizione).
• Documenti sul licenziamento della cornice.

Si noti che per l'attività principale questi titoli saranno considerati solo in relazione ai singoli. In genere, si tratta di dirigenti aziendali, nonché di ragionieri, capi, vice. Questo personale è spesso prescritto nella carta dell'azienda. Questa regola dovrebbe essere ricordata se il datore di lavoro vuole scoprire quali sono i termini per la memorizzazione degli ordini sul personale. Non tutti i documenti rientrano in questa categoria.

Archiviazione a breve termine

Successivamente, è necessario comprendere cosa può essere attribuito ai documenti di archiviazione a breve termine. Naturalmente, verrà effettuata una sorta di contabilità degli ordini del personale in questa situazione. Ma dopo un breve periodo di tempo tali documenti verranno distrutti. Cosa può essere attribuito a questa categoria? I documenti di archiviazione a breve termine sono chiamati ordini, che regolano prontamente le prestazioni di un dipendente di una determinata attività lavorativa. Cioè, questi non sono documenti così seri come documenti sul licenziamento o un contratto di lavoro. Più specificamente, possiamo distinguere:

1. Ordini di vacanza.
2. Indicazioni per brevi viaggi.
3. Documenti che indicano una varietà di azioni disciplinari.
4. Ordini di invio di personale a corsi di formazione o formazione continua.

Ma non è tutto. Le regole di archiviazione per i documenti studiati hanno molte caratteristiche e sfumature. Oltre alle opzioni già considerate, si può distinguere l'archiviazione temporanea e permanente. Questi casi non sono troppo comuni.

Temporaneamente e permanentemente

I documenti temporanei sono ordini e istruzioni che non svolgono un ruolo significativo per il lavoro. Di solito sono importanti a un certo punto. E dopo che non sono più necessari, vengono distrutti. Ci sono anche ordini per lo stoccaggio permanente. Molto spesso, solo i fascicoli personali di dirigenti e altri funzionari prescritti nella carta della società possono essere distinti dai documenti sul personale. La contabilità e l'archiviazione di tale documentazione sono effettuate su base continuativa. E viene distrutto solo dopo la chiusura dell'azienda.

Molto tempo

Quali sono i periodi di conservazione degli ordini del personale? È già stato detto che molto dipende dal tipo di titoli in questione. Esiste documentazione per l'archiviazione a lungo termine. Dovrebbe essere sistematizzato e preso in considerazione secondo le regole stabilite. E tali documenti sono conservati a lungo.

Dato che solo alcune aziende sono in grado di lavorare a lungo dopo l'apertura, possiamo dire che la carta di conservazione a lungo termine non dovrebbe essere distrutta su base continuativa. Perché? Il fatto è che gli ordini del personale di questa categoria vengono conservati per 75 anni. E solo dopo questo periodo puoi fare la distruzione. Solo alcune società riescono a lavorare più del periodo specificato.

È corto?

E quali sono i periodi di conservazione dei documenti del personale classificati come a breve termine? Tale documentazione può ancora passare attraverso la fase di distruzione senza chiudere o liquidare l'organizzazione. I documenti a breve termine vengono generalmente conservati per 5 anni. In alcuni casi (se è prescritto nella carta) - 10. Ma non di più.

Informazioni su contabilità e archiviazione

Quanti ordini di personale vengono archiviati? Rispondi a questa domanda non è difficile. Ora puoi prestare attenzione alle regole di contabilità per questi documenti. Questo è anche un punto importante che ogni datore di lavoro dovrebbe conoscere. Dopotutto, se ci sono documenti che vengono conservati per un certo periodo di tempo, è necessario in qualche modo tenere un registro di questi, altrimenti si possono perdere ordini importanti.

Ora ci sono diversi tipi di archiviazione dei documenti. In qualsiasi azienda, devono essere implementati. Ora le aziende devono creare elenchi speciali di contabilità per i loro titoli sul personale sia in forma cartacea che elettronica.A proposito, il secondo può essere trascurato. Ma la forma di presentazione su carta generalmente accettata è un must. Ma come effettuare la contabilità? I principi per le versioni elettroniche e dei materiali sono gli stessi. Su di loro ulteriormente.

Principi contabili di base

Pertanto, la contabilizzazione degli ordini sul personale è una questione responsabile ed è regolata da standard generalmente accettati. Tutti i documenti del personale devono essere registrati. In caso contrario, non è possibile archiviare questo o quel foglio. Nessuna registrazione - nessun documento. Cosa si intende con questo processo?

La registrazione degli ordini sul personale è il trasferimento dei dettagli scritti su documenti in moduli di documentazione specializzata con la successiva assegnazione di un numero e la data di approvazione del documento come registrato. Cioè, con un'interpretazione su carta e con una elettronica, è necessario assegnare una designazione digitale a ciascun ordine. E anche scriverlo in una forma o nell'altra. Questo è un articolo richiesto

I dati sono registrati nei registri degli ordini del personale. Inoltre, l'ingresso avviene in banche dati e archivi elettronici. Questo è l'unico modo per registrare e archiviare completamente i documenti. Le aziende prevedono la libera scelta del modulo per il salvataggio della documentazione. La carta deve contenere regole in base alle quali tutti gli ordini (o quelli specifici) vengono archiviati sia in versione cartacea che elettronica. Vale la pena notare che il primo paragrafo è generalmente obbligatorio. È un documento materiale in grado di confermare un particolare ordine.

Ordine del diario

La pratica più comune di registrare e archiviare la documentazione è un libro degli ordini emesso dall'azienda per il personale. Questo documento è un piccolo taccuino. Contiene il numero di ordini, nonché i loro dati principali (dettagli). Ad esempio, nome e data di approvazione. Il giornale degli ordini registra un documento di deposito permanente, a lungo e breve termine. Ma se stiamo parlando di documentazione temporanea, allora non dovrebbe essere inserito in un tale taccuino. A meno che la società non fornisca una carta per un giornale separato, destinato esclusivamente a ordini temporanei. È riempito fino alla fine. Non appena i fogli vuoti finiscono, è necessario inserire un nuovo documento contabile in funzione. Quello vecchio viene archiviato e inviato per la conservazione. A proposito, questo è un documento di contabilità costante.

record

Indipendentemente dagli ordini di cui parla il personale, ogni azienda provvede all'archiviazione di documenti. Questa è la forma più comune di contabilità cartacea. E tutti quanti. Non necessariamente nel personale. Tutti i dati vengono inviati agli archivi dopo che non sono più necessari. O quelli già eseguiti. Per esempio file personali dei dipendenti. Non appena firmato ordine di licenziamento così come il caso è chiuso, deve essere inviato all'archivio per l'archiviazione per un periodo specificato. Esistono diversi tipi di ordinamento dei dati, ma ne parleremo più avanti.

Per cominciare, va notato che gli archivi possono essere presentati in formato cartaceo (obbligatorio), oltre che elettronico. Indipendentemente da ciò, l'azienda sceglie i principi di organizzazione delle informazioni memorizzate. I dati di archivio hanno un inventario. Fornisce un breve elenco di tutta la documentazione memorizzata. L'archiviazione dei documenti è la forma più conveniente di registrazione dei dati. È utilizzato sia in formato cartaceo che elettronico. Va notato che i documenti temporanei non sono archiviati. Sono collegati ai titoli principali e quindi distrutti. Si consiglia di inviare tutti gli ordini di deposito temporaneo in un luogo separato e di non combinarli con ordini a lungo termine o a breve termine.

Suggerimenti per la sistematizzazione

I periodi di conservazione dei documenti del personale sono comprensibili. Di solito ha 5 e 75 anni. Ma non è tutto. Particolare attenzione è richiesta agli archivi.Dopo aver registrato l'ordine, oltre a averlo inserito nell'archivio, è necessario in qualche modo sistematizzare tutti i dati disponibili. A tal fine, le aziende utilizzano diversi principi:

• Archiviazione della documentazione in cartelle separate con divisione in documenti a breve e lungo termine. Si consiglia di non impilare tutti i fogli insieme.
• Sistematizzazione per anno, mese e data. Ogni cartella con documenti è ordini di un certo periodo di tempo. All'interno, tutti i documenti sono disposti tenendo conto della loro registrazione nel giornale contabile (per mesi e giorni). Pertanto, il compito di trovare un particolare documento è facilitato.
• Utilizzo della posizione in base ai numeri di ordine tenendo conto dell'ordine alfabetico. Già all'interno di ogni cartella, si consiglia di sistematizzare in base ai numeri di ordine e alla lettera maiuscola.

Fine della contabilità

Cosa fare dopo la scadenza della memorizzazione di un documento negli archivi? Un servizio speciale in azienda controlla i documenti. Quindi li sistematizza e dà alcuni ordini di distruzione. In genere, i documenti vengono masterizzati o passati attraverso un distruggidocumenti. In ogni caso, gli ordini non possono essere semplicemente buttati via. È proprio per distruggerli. Per assegnare documenti all'uno o all'altro tipo, è coinvolta una commissione speciale. Apprezza l'importanza degli ordini, assegna loro una durata. E solo allora vengono inseriti negli archivi in ​​una forma o nell'altra.