תזכיר. מהות המסמך וכללי הכנתו

בסביבת הייצור נוצר לא פעם מצב שאחד העובדים מחליט להעביר מידע כזה או אחר להנהלתו. ערעור כזה, שנקבע בכתב, נקרא "מזכר". מהו מסמך זה וכיצד להרכיב אותו? כדאי לדבר על זה בנפרד.

מושגי יסוד

לכל עובד יש זכות לפנות לממונה עליו המיידי. הוא יכול לעשות זאת גם בעל פה וגם בכתב. במקרה הראשון הכל מסתכם בשיחה רגילה, שאינה מחייבת כל אחד מהצדדים לשום דבר. בשני, הערעור כבר רשמי.

מאמר עסקי כזה נקרא "תזכיר". מה ההבדל בין מסמך כזה לבין הצהרות אחרות המופנות להנהלה? מהות השאלה נעוצה בעצם שמה. עובד מכין מסמך כזה על מנת לדווח על מצב או אירוע ספציפי. מידע עשוי להתייחס לאדם פרטי, לאתר או להפקה כולה. תלוי למי הוא נשלח, התזכיר יכול להתייחס למסמכים פנימיים וחיצוניים כאחד. האפשרות הראשונה היא כאשר העובד פונה לראש רמה כלשהי בתוך המפעל הנתון. והשני מתקבל אם הוא שולח את העיתון שלו לרשות עליונה. ואז, באופן טבעי, הוא עובר לרמה החיצונית.

מהות הבעיה

ככלל, ערוך מזכר למטרה ספציפית. זה יכול להיות כתוב על מנת:

1. תקן את המצב. לדוגמא, לעובד יש עובדות שהחברה נוקטת בפעולות המפריעות למהלך הרגיל של תהליך העבודה. הוא מודיע להנהלתו על כך בבקשה לנקוט בצעדים מתאימים.
2. הגן על עצמך מפני חוסר צדק. זה קורה כשאדם רואה גישה מוטה מחליט להודיע ​​על כך למנהיגותו המיידית. הוא עושה זאת בחיפוש אחר עזרה והגנה.
3. שפר את העבודה. לפעמים אחד העובדים שם לב שעובדי מחלקות או יחידות מבניות אחרות טועים המביאים להפחתת היעילות. ואז הוא פונה למנהיג שיעזור להחזיר את הסדר.
4. הימנע מאחריות בלתי רצויה. זה קורה כאשר אירוע מתרחש. לאחר שסיפר לממונים עליו, העובד מייצר לעצמו תנאים נוחים כאשר לא ניתן להגיש נגדו תלונות.

בכל אחד מהמקרים העובד לא רק מעביר מידע, אלא מבקש עזרה בפתרון הבעיה.

ענישה הוגנת

משמעת עבודה מספקת את הביצוע המצפוני של אזרח לתפקידיו בזמן שהוא נמצא במקום העבודה. בנוסף עליו למלא אחר ההזמנה המקובלת ולציית לכל ההזמנות וההוראות של מעסיקו. אבל בחיים, לא הכל קורה בצורה כל כך חלקה. לפעמים פעולותיהם של עובדים נעות מנורמות מקובלות. במקרה זה הבוסים המיידים רואים בחובתם ליידע את הנהלת המיזם על הנעשה. התוצאה של איתות כזה היא מזכר של הפרת משמעת העבודה.

בדרך כלל במסמך זה הנושא נוגע ל:

1. אי מילוי של כל הוראות ספציפיות.
2. אי ביצוע פעולות ישירות ביחס למצב העבריין.
3. הפרות משמעת עבודה. הכוונה היא למקרים של היעדרות, איחור, שיכור במקום העבודה שלך ואחרים.
4. ביצוע מעשים בלתי חוקיים הכרוכים באחריות מנהלית או פלילית. במקרה זה מדובר על גניבה, קלקול, מעילה ועבירות אחרות.

בכל אחד מהמקרים הללו, העבריין יצטרך לשאת בעונש הראוי.

מחבר המסמכים

לרוב, תזכיר העובד מנוסח על ידי הממונה המיידי שלו. בתוכו הוא מעביר להנהגה את ההיבטים השליליים בפעילות הכפופה לו.

במקביל, המסמך מכיל בדרך כלל הערכה אישית של המחבר. יחד עם חזונו של הבעיה הוא מציע פתרונות אפשריים. אבל המלה האחרונה, כמובן, תהיה למנהיג. לדוגמה, עובד עשה טרנטה. במקרה זה, הבוס שלו מנסח מסמך המופנה לבמאי, שבדרך כלל מתחיל במילים "אני מביא את תשומת ליבך". ואז הוא מתאר בפירוט מתי התרחשה ההפרה, ומצידו מציע אפשרות להעניש עובד רשלני. מכיוון שהערה כזו מתייחסת למסמכי שימוש פנימיים, ניתן להנפיק אותה על גיליון ריק רגיל בפורמט A4. הטקסט מוצג בצורה שרירותית. ניתן לחלק אותו על תנאי לשני חלקים. האחד מכיל תיאור של הבעיה, והשני כולל מסקנות והצעות קונקרטיות שהועלו בנושא.

מקרה מיוחד של הפרה

אחד הסוגים של הפרת תחום העבודה הוא אי מילוי העובד של המשימה שהוטלה עליו על ידי הראש. זה יכול לקרות אם העובד שכח, לא יכול היה או פשוט להתעלם מההוראות.

פעולה כזו מתיימרת כהפרה של המשמעת, והמפקח המיידי ערוך תזכרון של אי מילוי המשימה. בגין עבירה כזו, על האדם להיענש בצדק. אבל זה יקרה רק לאחר שיספק את הסבריו לגבי מה שקרה. אם הסיבות שהניעו את העובד למעשים כאלה נראות משכנעות, אז הוא עשוי אף להימנע מעונש. קשה יותר לפתור את הבעיה כאשר אי ציות העובד מביא לתוצאות שליליות. כאן לא סביר שהוא יצליח להתרחק. במיוחד אם כתוצאה ממחדל כזה נגרם נזק או נגרם נזק קשה. העונש במקרה זה ייקבע על סמך מעשי הרגולציה הרלוונטיים.

איך להכין דוח?

מנהל בכל רמה צריך לדעת לכתוב תזכיר. ניתן לשקול דוגמה בעזרת דוגמה ספציפית. נניח שחלק מהעובדים לא הגיעו בזמן לעבודה, ובאותה שעה אורח חיכה לו שם לחתום על חוזה חשוב. לאחר מספר שעות העובד בכל זאת הופיע, אך הזמן אבד והלקוח כבר עזב. מעשה כזה מכיל כמה הפרות בו זמנית:

• מאוחר לעבודה;
• שיבוש פגישה;
• נזק שנגרם לחברה עקב אי חתימת החוזה.

אם לא ניתן לשנות את המצב הנוכחי, הבוס מחויב להודיע ​​להנהלה על כך.

מסמך דומה אמור להיראות כך:

1. ראשית, בפינה הימנית העליונה כתוב "כובע", המציין למי ולמי הוא מופנה.
2. עוד במרכז כתוב שמו.
3. להלן הטקסט הראשי בו מידע ממוקם בסדר מסוים. ראשית מגיע תיאור המצב. לאחר מכן מתבקשת בקשה שתסייע במיון. לאחר מכן מסקנת מסקנה על בסיס כל האמור לעיל. לסיכום, המחבר יכול לבטא את רעיונותיו או הצעותיו כיצד לדעתו לצאת מהמצב הטוב ביותר.
4. בתחתית ממש הוא שם את התאריך והחתימה עם התמליל המלא של F. I. O. ואת העמדה המוחזקת.

תלוי בסיבה, הטקסט של הפתק עשוי להיות אינפורמטיבי בלבד או לדרוש התערבות של ההנהלה כדי להחזיר את הסדר.