פרוטוקול האסיפה הכללית (מדגם). כיצד נערך פרוטוקול האסיפה הכללית?

במהלך פעילותם, גורמים משפטיים מקבלים לעיתים קרובות החלטות בנושאים המוגשים לאסיפה כללית, בה יכולים להשתתף מייסדים, בעלי מניות, ראשי יחידות וכן נציגים של גורמים שהם שותפים עסקיים. במצב כזה משימות שיש לפתור בישיבה נערכות באמצעות טופס כמו פרוטוקול האסיפה הכללית. זהו מסמך די ספציפי, שבצורה קצרה משקף את מהלך האירוע כולו, ויכול להכיל גם סיכום קצר של המידע המוצג.

סוגיות שנפתרו על בסיס פרוטוקול האסיפה הכללית

פרוטוקול האסיפה הכללית נחוץ לפיתרון בעיות שונות המהוות חלק בלתי נפרד מהארגון או הארגון. בעזרת מסמך זה ניתן לבצע שינויים בהרכב המייסדים או בעלי המניות, הנפקת מניות, ארגון מחדש או פירוק מיזם.

בעניינים בהם יש צורך בהחלטה קיבוצית, יש להשתמש בפרוטוקול האסיפה הכללית. מודל ההדרכה זהה לכל האירועים מסוג זה בתוך אותו ארגון. לפיכך, בהשתקפות הפעילות הכלכלית של המפעל, למסמך זה יש חשיבות משפטית חשובה.

פרוטוקול האסיפה הכללית, דוגמה של אוסף שלה וכללים החלים על תוכנו נקבעים על ידי פעולות חקיקה שונות של הפדרציה הרוסית. לפיכך, יש להקפיד על הדרישות שנקבעו לביצועה, מכיוון שלרשויות הרגולציה במהלך הבדיקות יש זכות לפסול החלטות של גורם משפטי על סמך הפרות קיימות ואי עמידה בדרישות הבסיסיות לפרוטוקול.

דרישות משפטיות לרישום

יש לקבוע פרוטוקולים של האסיפה הכללית של החברים המשתתפים בפעילות הכלכלית של הארגון לא יאוחר מ -15 יום ממועד החזקתו. המסמך מוכן בשכפול וחייב להכיל מערך נתונים ספציפי:

• תאריך ומקום המפגש.
• מספר הקולות בבעלות המשתתפים.
• המספר הכולל של הקולות שניתנו למשתתפים נעדרים.
• שם ושם של יו"ר הישיבה.
• הרכב הנשיאות.
• סדר היום.

ככלל, הפרוטוקול מציין בצורה של תקצירים את הנושאים העיקריים שהוגשו לדיון והצבעה, ואת התוצאות שאושרו.

מטרת פרוטוקול

פרוטוקול האסיפה הכללית - זהו מסמך מתווה את מהלך קבלת כל החלטות שקובעות את כיוון הישות המשפטית, באופן קולקטיבי. כל צורות וסוגי הפרוטוקולים מכוונים לתיעוד ההחלטות שהתקבלו על ידי גופים קולגיאלים. הפרוטוקול נערך גם במהלך ישיבות עסקיות, ישיבות ועדות, משא ומתן, ישיבות דיון. מטרת הפרוטוקול היא לתעד החלטות והסכמות קולגיאליות שהושגו.

כל עסק או ארגון צריך להשתמש בשיטות של קבלת החלטות קולגיאליות ולהיות מסוגל להכין נכון את פרוטוקול הישיבות שלהם. החשיבות של רישום החלטות שאומצו קולגיסטית היא עזרה טובה להתנהלות נכונה של פעילותם על ידי גורם משפטי.

אם מייסד או מנהל החברה מקבל החלטה יחידה לגבי קיום פעילויות עסקיות, בהכרח מקבץ פגישה מכוונת לקבלת החלטות חשובות לגבי החברה.כך, התחשבות בהחלטות מסוג זה ובנושאים המתעוררים נרשמת בפרוטוקול האסיפה הכללית.

הליך חשוב

תהליך עריכת הפרוטוקול מורכב מכמה שלבים:

• הגדרת סדר היום והכנתו.
• עריכת והכנת התיעוד הנדרש.
• הודעה לכל המשתתפים על מקום האסיפה הכללית.
• הפצת המידע הדרוש על מנת שהמשתתפים יתכוננו לסדר היום של הפגישה, בכיסוי חלק מהנושאים שלו.

לפני תחילת המשא ומתן, יש צורך לרשום את נתוני הרישום של משתתפי הישיבות בפרוטוקול. לצורך כך נערכה רשימה של כל המשתתפים, שמספרם נדרש להתאים למספר הקולות הנדרש לקבלת החלטה משפטית משפטית.

כדי לתעד מידע נוסף על ההחלטות שהתקבלו ועל מהלך האסיפה הכללית, משתמשים באמצעים טכניים מודרניים להקלטת סאונד או וידאו, המשמשים לסטנוגרפיה ולעיבוד כל הנאומים וההחלטות שהתקבלו. כמו כן, במקביל להקלטה, יש צורך לנסח טיוטת פרוטוקול בכתב לאורך כל הישיבה. הקפידו לציין את רשימת המסמכים שהשתתפו בהגשת שאלות לצורך הצבעה או דיון. אלה דוחות, פרויקטים, הפניות המשמשות באסיפה הכללית.

כללים לרישום

על הפרוטוקולים של האסיפה הכללית של בעלי או משתתפים להיות ערוכים במיומנות ולעמוד במלואם בדרישות הרגולציה של החקיקה של הפדרציה הרוסית.

על פי תוכנו, המסמך יכול להיות גם פירוט וגם סיכום של הפגישה. כל הנאומים שהתקיימו באסיפה הכללית של הגוף המכונן מוצגים בצורה מלאה. הטופס הקצר מכיל רק מידע אודות הדוברים, נושא הנאום שנשא. הטופס הקצר נקרא סכמת פרוטוקול. טופס ניסוח הפרוטוקול נקבע על ידי יו"ר הישיבה או במהלך ההחלטה הקולגיאלית. להלן דגימה מדגימה של האסיפה הכללית של המשתתפים.

מסמך זה נערך תוך התאמה לכל הנורמות והדרישות של עבודות משרדיות לצורך ביצוע הפרטים בהתאם ל- GOST.

תוכן הפרוטוקול. נתוני הארגון

פרוטוקולים של האסיפה הכללית, שדגימה בה נמצאת בפיתוח, חייבים להכיל בהכרח נתונים על שמו המלא של הארגון, כמו גם קיצורים מקובלים לגבי הטופס החוקי (LLC, JSC וכו '). במקרה זה, השם צריך להיות תואם לזה שצוין באמנת המיזם ונכנס בפנקס המדינה המאוחדת, וכן לפענוח מלא ללא שימוש בקיצורים.

אם זהו הפרוטוקול של האסיפה הכללית של LLC, המדגם נערך על פי אותם כללים ותקנים כמו לארגונים בעלי צורת בעלות שונה על החוק. היא קובעת את מיקומה של הישות המשפטית, הבאה לידי ביטוי בצורה של תיעוד הכתובת המשפטית של הארגון, וצריכה להתאים לזו שהוזנה במסמכי המרכיב, כמו גם רישום בפנקס המדינה המאוחדת.

נתוני מפגש

בסעיף הבא, לאחר ציון הנתונים החוקיים המשקפים את שמו בפועל של מיקום המיזם, יש צורך לציין מידע הקשור לזמן וצורת הפגישה. ראשית כל מצוין סוג האסיפה הכללית שיכולה להיות שנתית, יוצאת דופן, מתוכננת וכו '. הפרוטוקול של האסיפה הכללית של משתתפי LLC על פי החקיקה הנוכחית נקבע בתדירות של לפחות פעם בשנה.

טפסי פגישה

ניתן להגדיר את צורת הפגישה כ:

• נוכחות אישית של נציגים מורשים או חברי מניות.
• טופס התכתבות באמצעות איסוף תיעוד שנשלח מוקדם יותר בכדי להבהיר חוות דעת בנושאי הצבעה.

כמו כן מסומנים תאריך ומקום ישיבת הוועדה המייעצת, צוין הכתובת בפועל בה התכנסו המשתתפים.

החלק העיקרי של הפרוטוקול

הנושא, הנושאים עליהם התקיימה הפגישה מצוין. במקרה של ישיבות שנתיות, החוק מגדיר מספר סוגיות שצריך לקחת בחשבון. בשאר הפגישה המשתתפים חופשיים לבחור את הנושאים הנחוצים לפתרון.

יש לציין את זמן ההתחלה והסיום של רישום אנשים עם זכות השתתפות והשתתפות בדיון. במקרה זה, המארגן או המזכירה מבצעים את נוהל הרישום לכל המגיעים על ידי קביעת זהות הנוכחים והזנת נתונים אלה בסעיף "הווה" בפרוטוקול. הקפד לציין המשתתף, כמו גם התפקיד שנערך ומספר ההצבעות שנערך על ידו. במקרה של חברות בעלות מניות משותפות, ניתן להזין גם נתונים על תעודת זהות או ייפוי כוח שהונפק.

כמו כן בחלק זה מצוין זמן פתיחת וסגירת הישיבה הקולגיאלית, תוצאות ההצבעה, אשר נקבעות לפי זמן ספירת ההצבעה, מצויין.

כאשר בוחנים כל סעיף באג'נדה, יצוינו הדברים הבאים:

• מספר הקולות הזכאים להשתתף בישיבה.
• מספר ההצבעות.
• מספר הקולות הניתנים לאפשרויות הצבעה שונות.
• נוסח ההחלטות שהתקבלו.

אחריה מופיע קטע בו נרשמים כל ההוראות העיקריות בנאומים שנשמעו, כמו גם שמות האנשים שדיברו בכל נושא. המידע מוצג בצורה של תקצירים המרכיבים סיכום של הנאומים.

החלק האחרון

לאחר עריכת פרוטוקול האסיפה הכללית של מייסדים, בעלי מניות או משתתפים אחרים, ייחתמו חתימותיו של היו"ר וכן מזכיר האסיפה. נקבע גם מועד הכנתו, אשר עשוי שלא יעלה בקנה אחד עם מועד הישיבה.

פרוטוקולים ומפגשים מיוחדים

מופע מעניין נוסף לתיעוד כזה הוא פרוטוקול האסיפה הכללית של בעלי הבית או שותפות גננות. ישיבות כאלה והקלטתן נבדלות על ידי העובדה שלמשתתפים יש זכויות שוות, ובמקרה שמספר גדול של אנשים שלא יופיעו, עדיין ניתן לקבל החלטות על סמך חוות הדעת של מי שהגיעו והשתתפו בפתרון סוגיות שהוגשו לדיון. על בסיס פרוטוקול כזה, שאר החברים במלאי הדיור או בשותפות הגינון מחויבים להיכנע להחלטות שהתקבלו, ללא קשר אם השתתפו בישיבה זו או לא.

בעת עריכת מסמך כזה הוא בדרך כלל מציין את הרכב הוועדה לספר. גם המורשים וגם אלה שנבחרו בהצבעה מהמשתתפים הנוכחים רשאים לשמש כיו"ר ומזכיר הישיבה. דרך ניהול דירות או שנבחרה שותפות גננות על ידי האסיפה הכללית של בעלי הנחות מגורים או קרקעות. ההחלטות שהתקבלו בנושאים אלה מחייבות את כל הבעלים.

ביצוע פרוטוקול האסיפה הכללית דורש תשומת לב מיוחדת וכישורים תיעודיים מסוימים. אין להתיר הזנחה של הכללים שנקבעו לביצוע מסמך זה, מכיוון שזהו ההשתקפות התיעודית היחידה של חוקיות החלטות הישיבה הקולגיאלית, שהם חשובים, ובעלי כוח משפטי רב והם ניתנים במהלך ביקורת רשויות רגולטוריות.