Pour chaque organisation, il existe un certain ensemble d'informations appelé «détails», sans lequel elle ne peut effectuer aucune opération. Ils doivent figurer dans toute lettre, contrat, ordre de paiement et un autre document reconnaissant sa validité. En cas de modification de ces données, la société doit envoyer à ses contreparties une lettre correspondante concernant la modification des données.
Informations obligatoires
Détails - Il s'agit des données que chaque entreprise reçoit lors de son enregistrement. Ils sont indiqués dans Documents constitutifs et sont une condition préalable pour divers types d'opérations. Ces informations de référence doivent contenir tous les documents compilés par cette organisation. En cas d'ajustement, elle devrait immédiatement envoyer à ses partenaires une lettre concernant le changement de détail.
Lors de l’enregistrement, chaque entreprise se voit attribuer:
- numéro d'identification fiscale (TIN);
- adresse enregistrée;
- Numéro d'enregistrement d'état primaire (OGRN);
- adresse physique (emplacement spécifique);
- adresse postale (le lieu où la correspondance doit être reçue);
En outre, il reçoit des codes spéciaux du service statistique d’État: OKVED, OKATO et OKPO. En outre, toute entreprise a coordonnées bancaires:
- code de la raison de son enregistrement (KPP);
- données sur la banque agréée par laquelle elle effectue toutes les transactions de règlement;
- code d'identification de la banque du payeur (BIC);
- règlement et comptes de correspondant.
Si au moins une de ces données change, la société doit immédiatement en informer ses débiteurs et ses contreparties. Tout retard peut avoir des conséquences assez graves. La société doit leur envoyer une lettre concernant le changement de détails.
Règles pour la compilation d'un document
Dans correspondance commerciale il n'y a pas de bagatelles. Surtout s'il s'agit de choses aussi importantes que les détails. Dans la vie, différentes situations peuvent se produire: un changement de direction, une banque autorisée ou l'une des adresses disponibles. L'entreprise est obligée d'informer les personnes avec lesquelles elle coopère directement de ces cas. Ceci est même noté dans le code civil de la Russie. La lettre sur le changement de détails doit avoir un certain style uniforme. En règle générale, un tel document est une déclaration dans un certain ordre des informations suivantes:
- Le nom de l'organisation à laquelle il est destiné.
- Nom complet de la tête.
- Nouveaux et anciens détails.
- La raison qui a incité la société à apporter de tels changements.
- Informations complémentaires
- Date de compilation de ce document.
- Signature du responsable de l'entreprise.
Les informations peuvent être envoyées par courrier avec un préavis obligatoire. Cela doit être fait à l'avance pour que les données lors de la livraison ne soient pas obsolètes. Dans certains cas, il est recommandé d'utiliser des newsletters électroniques ou d'envoyer des informations par fax.
Changement d'adresse
Certaines organisations ne disposent pas de leurs propres locaux et sont obligées de les louer en concluant des accords pertinents. Mais parfois, il est nécessaire de changer d’emplacement. Dans ce cas, un client non informé peut être dans une situation difficile. Pour éviter cela, vous devez écrire une lettre expliquant comment modifier les détails de l'organisation et l'envoyer à tous les partenaires existants.
Cela concerne principalement les entrepreneurs et les créanciers, puisque la société entretient certaines relations contractuelles avec eux.Une telle lettre est généralement rédigée sur du papier à en-tête. Dans les cas extrêmes, vous pouvez utiliser une feuille de format A4 en y plaçant un tampon d’angle en haut à gauche. Tout d'abord, un soi-disant chapeau est fabriqué. Il est situé dans le coin supérieur droit et représente des informations sur les destinataires de ce message. Vient ensuite le nom du document ("Lettre d'information" ou "Changement de détail"). Après cela, les informations nécessaires sont placées dans le texte principal. Le document se termine par la signature de la tête et est certifié par un sceau rond.
Changement de détails de paiement
Si une entreprise change de banque ou d'au moins un de ses comptes existants, elle doit également informer toutes les parties intéressées de ces actions. Dans ce cas, une lettre concernant le changement de coordonnées bancaires est envoyée sous forme d’avis. Il peut être adressé à une contrepartie individuelle ou peut être un document unique, intitulé «Notification d’un changement de coordonnées bancaires».
Les règles de conception restent les mêmes. Certes, il est préférable de composer le texte dans cet ordre:
- Le motif des modifications indiquant le numéro, la date et le nom du document sur la base duquel cela est effectué.
- La date précise à partir de laquelle les modifications seront apportées.
- Informations sur les nouveaux détails.
- En savoir plus sur les prochaines étapes. Il convient de noter ici si tous les accords conclus précédemment restent valables.
Ces informations doivent être signalées quelques jours avant leur publication. Veuillez noter que l'envoi d'une telle lettre prendra un certain temps. En outre, le partenaire devra également apporter les modifications appropriées.
