Un cahier de travail est un document qui, depuis plusieurs décennies, conserve une importance capitale en termes de procédures d’enregistrement d’une personne au travail. En grande partie en raison de sa grande importance, le législateur a adopté plusieurs lois à la fois qui réglementent la manière dont les livres doivent être tenus et remplis.
Comment implémenter correctement les deux? La législation évolue-t-elle dans cette direction? Quelles sont les caractéristiques de l'utilisation du document officiel cette année, qui explique comment remplir des cahiers de travail (2014)? Comme vous le savez, la Russie est un pays où les lois changent fréquemment dans divers domaines.
Historique
Le briefing sur le remplissage des livres en Russie est publié au niveau fédéral. Conformément aux normes du Code du travail de la Fédération de Russie, la forme et les procédures de conservation et de stockage d’un tel document en tant que cahier de travail relèvent de la compétence du gouvernement de la Russie. Ensuite, nous examinerons plus en détail l’essence des actes juridiques émanant de cet organe exécutif (en fait, ils constitueront la principale source d’informations pour nous), mais pour l’instant, une brève digression historique.
Les livrets de travail du russe, nouveau modèle (remplaçant ceux soviétiques) ont été introduits seulement au début des années 2000. Auparavant, les règles qui régissaient leur conservation et leur stockage étaient enchâssées (pensez seulement!) Dans le décret du Conseil des ministres du 6 septembre 1973. Ce document a également été complété par des instructions spéciales, dont l'utilisation est obligatoire dans les entreprises soviétiques. Il a été publié par le Comité national du travail le 20 juin 1974. Selon un certain nombre de chercheurs, l'héritage soviétique n'est pas uniquement retracé en Russie. L’Ukraine et la Biélorussie sont des pays où il existe une instruction similaire pour remplir des carnets de travail similaires aux nôtres.
En 2003, toutefois, la législation russe a subi des modifications importantes. Au lieu des sources de loi adoptées à l'époque soviétique, le gouvernement russe a promulgué de nouvelles lois reflétant les réalités de la structure moderne de l'économie. À cette époque, le Code du travail lui-même avait également été mis à jour.
Source principale du droit
Les instructions pour remplir les cahiers utilisés par les employeurs russes ont, comme nous l'avons dit, un statut totalement officiel. Il est inscrit dans le document correspondant publié par le gouvernement de la Fédération de Russie - "On Labour Books", ainsi que dans une résolution spéciale du ministère du Travail de la Fédération de Russie. Le premier document a été approuvé le 16 avril 2003, mais après son entrée en vigueur, il a été modifié à plusieurs reprises au sein d’éditions séparées. Le deuxième acte juridique, qui établit en fait des instructions pour la rédaction de cahiers de travail, daté du 10.10.2003, 69 FZ, selon le registre officiel. Considérez les principaux extraits de ces lois.
Les lois n'ont pas changé?
De nombreux spécialistes du personnel se demandent: «Rien n’a changé dans le domaine de la réglementation du travail avec livre de bord depuis plus de 10 ans depuis l’adoption des lois susmentionnées?» Oui, tous les faits indiquent que l'instruction de remplir les cahiers d'exercices de 2014, qui figure dans les derniers numéros des médias du personnel, sources en ligne, ne présente aucune innovation significative par rapport à celle de 2003. Certains experts estiment que cela est dû à la relative simplicité et à la cohérence des réglementations édictées par le gouvernement au début des années 2000.
L'année 2013 a été l'occasion pour les experts de parler de quelques ajustements dans un tel document, tels que des instructions pour remplir des cahiers de travail.Le fait est que le 1 er septembre de cette année, la nouvelle loi fédérale sur l’éducation est entrée en vigueur. Selon lui, les formes de formation dans les universités et dans certaines écoles secondaires ont considérablement changé. En particulier, des concepts tels que «premier cycle» et «maître» étaient inscrits dans la loi.
Ce n'est que l'année où 10 ans se sont écoulés depuis que l'instruction de remplir des cahiers de travail (2013) est apparue, le modèle pour remplir le document principal relatif au personnel a changé. Il est donc devenu nécessaire, dans la section "Sur l'éducation", de saisir les noms exacts des formes d'éducation correspondantes.
Mais en général, tant dans le passé que dans l’année en cours (pour ne penser qu’au nombre d’années pour lesquelles les instructions de remplissage des cahiers ont été remplies!), En 2014, le travail des responsables des ressources humaines et des responsables du personnel est en totale conformité avec les exigences établies en 2003.
Ce qui est prescrit par l'ordonnance "sur les cahiers de travail"
Selon le premier des deux actes législatifs susmentionnés, le travail dans les cahiers du travail est réduit au respect par les employeurs d'un certain nombre de dispositions générales. Le décret reflète également l’algorithme permettant de maintenir correctement le document utilisé dans l’emploi officiel.
Parmi les extraits utiles de cet acte juridique:
- fiche d'emploi - le document officiel principal pour les employés;
- l'entreprise qui l'emploie est tenue de tenir un livre pour chaque employé qui y travaille depuis plus de cinq jours (à condition qu'il s'agisse du lieu principal où une personne exerce des activités professionnelles);
- des informations sur l'employé, la nature des fonctions qu'il exerce dans l'entreprise, des informations sur les mouvements d'une organisation à l'autre, les licenciements, les récompenses sont consignées dans le document en question;
- le livre de travail peut être conservé en russe ou, s'il est utilisé par un employeur inscrit dans l'une des républiques nationales, dans la deuxième langue officielle du sujet de la Fédération;
- à la demande écrite du salarié, l'employeur doit transmettre dans les trois jours une copie du carnet de travail ou un extrait de celui-ci, qui est correctement certifiée.
Dans la loi "sur les cahiers" publiée par le gouvernement, comme nous l'avons déjà dit, les algorithmes de maintenance de ce document sont décrits en détail. Cependant, dans ce cas, nous sommes intéressés par les instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de la Russie du 10.10.2003. 69 est son numéro de série. Selon cet acte normatif, l'employeur reçoit un manuel selon lequel il est obligé de remplir des cahiers, des encarts, ainsi que des duplicata de ce type de document.
Comment et quoi écrire
Les instructions officielles pour remplir les cahiers de travail exigent que la société employeuse enregistre les dates avec un stylo (type gel ou stylo, rouleau, bille). Les mots du document doivent être complets, sans abréviations. Vous ne pouvez pas, par exemple, écrire "distribution". comme raccourci pour "élimination".
Si nous parlons d’une telle section où des informations sur les lieux de travail de la personne sont indiquées, il est impossible de rayer ou de corriger des données (si, par exemple, elles ont été entrées de manière incorrecte). Si quelque chose doit être changé dans ce qui est écrit, il suffit alors de saisir une nouvelle ligne au bas de la page avec le numéro de série et la date dans laquelle entrer (dans la colonne 3): "L'entrée pour le numéro (l'indiquer) est invalide."
Ajoutez ensuite immédiatement le libellé correct reflétant l'acceptation de la personne au poste, et dans la colonne 4, les motifs de modification (par exemple, la date et le numéro de la commande de l'employeur). De la même manière, on corrige des informations incorrectes sur les licenciements, les mouvements entre les entreprises employeuses.
Les instructions pour remplir les cahiers de travail exigent également que les employeurs délivrent aux employés, sur demande écrite, un duplicata du document pertinent dans lequel des informations fausses seront manquantes. Certes, dans ce cas, le cahier de travail contiendra une inscription de la forme "dupliquer" sur la première page.
Une "copie légale" d'un document, d'ailleurs, comme son original, possède son propre numéro de série.
Saisie d'informations personnelles dans un livre
Voyons comment les instructions pour remplir les cahiers de travail obligent les employeurs à saisir des données sur les employés dans le document correspondant.
Quant au nom complet, il est obligatoire de les fixer complètement, sans aucune abréviation ni utilisation d’initiales.
Vous pouvez entrer des informations sur l’éducation reçue par l’employé (dans n’importe quel type d’établissement éducatif - école, lycée, université) uniquement s’il existe un original ou une copie certifiée conforme d’un diplôme, certificat (ou autre document similaire) de manière appropriée.
Si le nouvel employé a étudié quelque part mais n’a pas obtenu son diplôme, l’entrée correspondante peut être créée si un document indiquant les étapes de la formation (carte d’étudiant ou, par exemple, "enregistrement" ou une copie de celui-ci) est affiché.
Règles similaires - concernant la profession, la spécialité, la qualification. Tout doit être confirmé par des documents - dans l'original ou sous la forme de copies dûment certifiées.
Nous n'oublions pas, bien sûr, l'année au cours de laquelle des modifications ont été apportées à la loi fédérale "sur l'éducation", selon laquelle, dans la pratique, les instructions relatives à la rédaction de carnets de travail ont légèrement changé (2013). Les corrections ou les nouvelles données introduites par les agents du personnel, si le diplôme d'un nouvel employé indique "premier cycle" ou "master", doivent être correctes par rapport à la formulation de l'acte juridique de profil.
La modification du nom (par exemple, après le mariage de l'employé) est enregistrée sur la première page du cahier de travail. Les informations précédentes peuvent être barrées d’une ligne et saisir immédiatement les données correctes. Dans le même temps, sur la couverture du livre (côté intérieur), vous devez indiquer sur quels documents les modifications ont été apportées.
Remplissez les informations de travail
Quel type d'instructions concernant les entrées dans la section "Informations sur le travail" contient des instructions pour remplir des cahiers de travail en date du 10.10.2003 (69 Règlement du ministère du Travail)?
Il est important que, dans la 3ème colonne, le nom complet de la société employant soit toujours indiqué (et éventuellement abrégé). À droite de cette entrée se trouve la date à laquelle la personne est allée travailler dans un nouvel endroit, à gauche - le numéro de série de la ligne.
Si un employé en train d'effectuer des activités dans l'organisation est muté d'un poste à un autre, cela devrait également être consigné dans cette section. Dans ce cas, la 3ème colonne indique le nom du département ou de l’autre structure de la société qui l’emploie, ainsi que la sonorité du poste ou du nouveau métier.
Dans les deux cas, comme indiqué ci-dessus, il est nécessaire d'indiquer la base sur laquelle les entrées appropriées sont effectuées, à chaque fois dans la colonne 4. En règle générale, la date et le numéro de la commande ou de la commande sont écrits, en fonction desquels une personne est embauchée (ou passe d'un poste à un autre).
Nous réparons un travail à temps partiel
Selon les exigences, qui contiennent des instructions pour remplir des cahiers de travail (et des encarts pour ceux-ci, d'ailleurs), des informations sur d'autres lieux de travail d'une personne sont entrées dans le document correspondant à sa demande. Il est seulement nécessaire de montrer au principal employeur de l'entreprise un papier confirmant l'exécution des tâches de travail à temps partiel.
Les informations sont enregistrées dans "Informations sur le travail". Un nouveau numéro de série de la ligne est mis, dans la 2ème colonne, la date est enregistrée lorsque la personne a commencé à travailler à temps partiel, dans la 3ème colonne, un enregistrement de la société dans laquelle il a commencé à travailler. La quatrième colonne contient des liens vers des documents donnant la raison de saisir des informations sur un lieu supplémentaire où une personne peut effectuer des tâches.
Il est à noter que combiner et combiner ne sont pas la même chose. La première implique qu'une personne travaille pour une entreprise-employeur, qui est, d'une part, une autre personne morale, et d'autre part,exerce ses fonctions professionnelles dans un autre bureau (c'est l'interprétation la plus courante de l'expression "temps partiel" parmi les avocats russes). La combinaison consiste à occuper deux ou plusieurs postes dans une même entreprise. Par conséquent, les spécialistes des ressources humaines qui remplissent le registre de l'emploi d'un employé doivent garder à l'esprit qu'il existe une telle nuance.
Prix - officiellement
Un fait intéressant est que les informations sur la récompense d'un employé (par exemple, les diplômes) devraient également figurer dans le cahier de travail. Il y a une section spéciale pour cela. Cela s'appelle - "Informations sur le prix." Sa structure est également représentée par 4 graphiques. Le principe de remplissage de chacun d'eux est similaire aux algorithmes pour "Information sur le travail" - d'abord le numéro de série, ensuite - la date de l'attribution, après - la description de l'attribution et le nom du document qui donne la raison de consigner l'écriture correspondante dans le livre.
Laisse la lettre de la loi
Si une personne quitte, ce fait doit également être correctement enregistré dans le cahier de travail. Pour ce faire, vous devez effectuer une entrée appropriée dans le document, reflétant, en règle générale, la résiliation du contrat entre l'employé et l'entreprise qui l'emploie. L'algorithme de son introduction nous semblera probablement familier - il consiste également en un travail séquentiel avec 4 graphes. Dans la première, le numéro de ligne est écrit, dans la seconde - la date de licenciement, dans la troisième le motif de la résiliation du contrat de travail est indiqué, et dans la quatrième, les informations sur les documents sur lesquels est fondée la saisie correspondante dans le cahier de travail sont indiquées (en règle générale, il s'agit de l'ordre de la tête).
Pour quels motifs les employés peuvent-ils être licenciés? Bien souvent, les employés des entreprises russes sont relevés de leurs fonctions sur la base de critères formels de «licenciement». Ce terme, entre-temps, était déjà très populaire en 2003, lorsque les lois régissant le travail des livres ont été promulguées.
Dans le même temps, les règles sont restées pertinentes pour l'année qui a marqué une décennie de réformes de la législation du travail, au moment de la parution d'actes contenant des instructions pour remplir des cahiers de travail (2013). Avec des exemples licenciements pour réduire États, les officiers d'état-major russes traitent toujours, malgré le "progressisme" de la législation dans de nombreux domaines.
Le licenciement "par accord des parties" ne perd pas sa pertinence. Qu'en 2003, cette formulation était maintenant utilisée régulièrement par les officiers d'état-major. Cependant, aujourd’hui, et par exemple au cours de l’année du dixième anniversaire de l’adoption du décret, qui définit les instructions à suivre pour remplir des cahiers de travail (2013), un bref résumé de la réunion d’information sur la bonne exécution du licenciement est une source indispensable. Par conséquent, nous expliquerons comment saisir les données pertinentes dans le livre pour les deux motifs de cessation d'activité indiqués.
Si nous parlons de "réduction de personnel", dans la colonne 2, nous écrivons le dernier jour travaillé par le salarié licencié dans l'entreprise. Dans la troisième colonne, le libellé reste inchangé: "licenciement pour réduction de personnel". Il devrait être complété par le membre de phrase suivant: "paragraphe 2 Article 81 du code du travail Fédération de Russie. "
«Licenciement par licenciement» est pertinent pour 2003 et l'année qui a marqué le dixième anniversaire de l'adoption de l'instruction sur la rédaction de carnets de travail (2013), à savoir un libellé type. Il n’est pas nécessaire d’avoir peur, disent les experts, en suivant les instructions d’il ya dix ans. Le terme "licenciement" a alors été compris et est maintenant compris exactement de la même manière.
Si une personne est licenciée par accord des parties, nous écrivons ce qui suit: "licenciement par accord des parties", en se référant au même paragraphe 1 Article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie. À propos, il y a une autre option, c'est tout à fait correct et souvent pratiqué. À savoir: "rejeté de sa propre volonté." Cette base, à son tour, est écrite en référence au 3e paragraphe de l'art. 77.
Travailler avec un duplicata, insérer
Comme nous l'avons dit plus haut, dans certains cas, l'employé peut demander un duplicata du carnet de travail aux agents du personnel. Cette règle a été établie en 2003, elle n’a pas disparu au cours de l’année, ce qui marque les 10 années écoulées depuis la parution de l’instruction "fédérale" relative à la rédaction de carnets de travail (2013). Insert de classeur À propos, c’est un autre document important et exigeant, accompagné d’un duplicata, d’un document supplémentaire. Nous allons aussi apprendre à travailler avec lui aujourd'hui.
Premièrement, comment remplir correctement le duplicata.
Si l'employé embauché a déjà une expérience de travail, il est nécessaire de fixer en quelque sorte la durée de son expérience de travail. Ceci est fait dans la colonne de la 3ème section, où des informations sur le travail sont indiquées. La durée du service est enregistrée au total en années, en mois et en jours de travail, mais sans préciser les entreprises et les postes. Cependant, vous devez toujours "décrypter" les données, tout en ayant des documents confirmant le travail. Dans chaque nouvelle ligne, le nom des entreprises, des postes et des conditions d’exécution des tâches précédentes est indiqué.
Maintenant à propos de la doublure. Cet élément est ajouté au classeur si toutes les pages de l'une des sections sont pleines. La structure de l'insertion est complètement identique au document principal. Les règles de remplissage sont exactement les mêmes. Il est important de savoir que sans carnet de travail, ce n'est pas valide. L'insert, quant à lui, est le même document officiel. Il est fabriqué sur un formulaire spécial avec des éléments anti-contrefaçon. La loi impose aux employeurs de disposer d'un nombre suffisant de formulaires vierges (ainsi que d'échantillons de cahiers vierges).
Bureau bilingue
Nous avons dit plus haut que lors de l’enregistrement des employés chez des employeurs inscrits dans les républiques nationales, les données figurant dans les livres sont indiquées non seulement en russe, mais également dans la langue du sujet de la Fédération. La principale exigence ici est l’apparence uniforme (style de remplissage, couleur de l’encre, etc.) des disques. Le contenu sémantique des informations en russe et dans la langue nationale des républiques devrait coïncider complètement. Certains avocats disent qu'il est nécessaire de renseigner les informations dans les deux dialectes avec un spécialiste des cadres, afin que l'écriture manuscrite soit la même.
La structure et les règles de base pour utiliser un tel document en tant qu’instruction pour remplir un cahier de travail sont approximativement les mêmes. L'année 2013 est l'année où l'algorithme de saisie des entrées qui y est décrit a été complété par des formulations issues de sources de droit fédéral connexes. Toutefois, en règle générale, les règles établies par le gouvernement de la Fédération de Russie en 2003 restent pertinentes à ce jour.
Bien entendu, nous n'avions pas pour tâche de refléter l'évolution des lois relatives au travail avec des cahiers d'exercices, dont les résultats se dérouleraient dans une année qui marquerait 10 ans à compter de l'émergence d'une source de droit telle que des instructions pour remplir des cahiers d'exercices (2013). Dans les images et les diagrammes, ses principales dispositions, requises pour l’étude de nombreux autres actes législatifs, ne sont probablement pas non plus pratiques à afficher. Mais nous étions convaincus de la simplicité et de la cohérence des exigences énoncées dans les résolutions du gouvernement de la Fédération de Russie et de ses départements. Et par conséquent, les officiers du personnel modernes ne devraient pas avoir de difficultés à travailler avec des cahiers de travail.
