Les informations commerciales sont une combinaison d'informations et de données sur les activités de l'entreprise, sa structure organisationnelle, ses relations externes et internes, les technologies de production et la gamme de produits, ainsi que d'autres questions liées à ses activités.
Qu'est-ce qui concerne l'information commerciale
Sans mise à disposition systématique et régulière de toutes sortes de données par l’organisation, son travail deviendra impossible. Les informations suivantes sont appelées informations commerciales:
- données sur l'environnement externe de l'entreprise (marché, normes législatives ainsi que les activités des concurrents);
- informations internes (sur les activités de production, les réserves et les goulots d'étranglement);
- des informations sur les consommateurs des produits et services de l’organisation (leurs capacités financières, ainsi que leur âge, leur composition nationale, géographique, etc.);
- informations sur les concurrents, à savoir la gamme de produits, les méthodes de vente et politique de prix;
- informations sur les biens et services vendus sur le marché (données qualitatives, quantitatives et coûts);
- données sur les prix du marché;
- des informations sur les circuits de vente et de distribution des produits, ainsi que sur les mécanismes permettant de les transmettre au fournisseur final;
- matériel publicitaire, ainsi que des informations sur leur efficacité.
Composants principaux
Les composants suivants des informations commerciales peuvent être distingués:
- entreprise (se réfère à travailler avec des contreparties);
- scientifique et technique (décrit les innovations et la technologie de production);
- production (indicateurs de production prévus et réels);
- gestion (organisation de la gestion d'entreprise);
- marketing (information sur le marché);
- financière (flux de trésorerie).
Distribution d'informations commerciales
Les informations relatives aux activités commerciales peuvent être diffusées de deux manières principales:
- par le biais de périodiques - sous la forme de magazines et de catalogues spécialisés (il convient de noter qu'ils doivent être constamment mis à jour en fonction de l'évolution de la situation dans l'entreprise);
- en créant des bases de données électroniques pouvant contenir à la fois des informations complètes sur chaque entreprise et des informations détaillées sur des domaines particuliers de leurs activités commerciales.
Il est important de comprendre que les informations commerciales incluent à la fois des données publiques et des données privées. Le premier comprend les coordonnées de l'organisation, les noms de ses dirigeants, les zones de production et autres activités, ainsi que des informations sur certains actifs. En ce qui concerne les données classifiées, elles sont déterminées par la forme organisationnelle de l'entreprise (il peut s'agir d'informations sur les prêts, les accords de partenariat, les technologies de production, etc.) et ne peuvent pas être diffusées.
Types d'informations commerciales
L'information d'une organisation commerciale est divisée en plusieurs variétés:
- données publiques ouvertes (cela peut inclure les informations d'enregistrement et de contact de l'organisation, ses activités, ainsi que la gamme de produits ou la liste des services fournis et d'autres points que la direction de l'entreprise ne juge pas nécessaire de cacher);
- informations destinées aux autorités de réglementation (nous parlons d'une variété de formulaires de rapport);
- Seules la direction directe de l'entreprise et un cercle restreint d'employés ont accès à des informations classifiées (il s'agit de la technologie de production et des matériaux utilisés, des relations contractuelles ainsi que d'autres informations constituant un secret commercial).
Le rôle de l'information commerciale
Les informations commerciales doivent être fiables et pertinentes pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise et, en particulier, son lien de gestion. Cela vous permet d'évaluer correctement la situation actuelle et de prendre les mesures appropriées.Dans les conditions modernes, les informations commerciales revêtent une importance particulière car elles se caractérisent par de nombreux avantages:
- permet d'analyser en permanence la situation économique et de production;
- utilisé dans la préparation des plans, des prévisions, ainsi que dans la phase de contrôle; la réception en temps voulu d'informations fiables confère à l'organisation un certain nombre d'avantages concurrentiels;
- vous permet de connaître l'attitude de l'entreprise vis-à-vis de la clientèle, des partenaires et des concurrents;
- surveillance constante de la situation dans l'environnement interne et externe;
- une quantité suffisante d'informations sur l'entreprise appartenant au domaine public améliore son image et accroît le niveau de confiance;
- vous permet d’ajuster en temps voulu les objectifs stratégiques de l’organisation; réduit le risque de perte.
Sources d'informations commerciales
Les informations commerciales peuvent être obtenues auprès des sources suivantes:
- études de marché (peuvent être effectuées indépendamment et vous pouvez également utiliser les informations fournies par les partenaires et les contractants);
- documentation interne de la société (divers types de rapports, ainsi que les documents actuels délivrés pour confirmer le déroulement des opérations de production);
- sources externes (informations statistiques de services spéciaux, organisations et agences, publiées dans des périodiques et relevant du domaine public).
Classification de l'information commerciale
Il est à noter que les informations commerciales sont plutôt hétérogènes. À cet égard, la classification suivante a été développée:
- Basé sur le temps:
- rétrospective (vous permet d’évaluer la situation qui prévalait au cours des périodes précédentes pour ajuster les plans futurs);
- en cours (donne une idée des résultats actuels des activités);
- prévision (détermine l’état estimé de l’organisation pour les périodes futures).
- En ce qui concerne l’étape de la prise de décisions de gestion:
- énonçant (décrit la situation actuelle dans l’entreprise dans son ensemble, ainsi que dans ses différentes unités);
- explicatif (nécessaire pour comprendre les facteurs qui ont conduit à une situation particulière);
- planifié (donne une idée de l’état futur de l’entreprise);
- contrôle (permet d’évaluer la conformité des indicateurs actuels avec ceux déclarés).
- Portée:
- général (contient des données sur l'entreprise dans son ensemble);
- local (décrit l'état des structures individuelles et des unités de l'organisation).
- En accord avec le but:
- planifié (utilisé pour déterminer les indicateurs futurs);
- comptabilité (consignée dans des documents permettant de déterminer l'état actuel des choses);
- référence réglementaire (utilisée pour aligner les processus de production sur les règles);
- statistique (vous permet de suivre la dynamique des indicateurs au cours des dernières périodes);
- marketing (décrit la situation sur le marché).
- Par fréquence de réception:
- discret (arrive avec une certaine périodicité);
- épisodique (agit à la fois, si nécessaire);
- continu (utilisé pour surveiller la situation actuelle).
Informations commerciales et secrets commerciaux
Il existe une catégorie distincte de données qui ne peuvent pas être diffusées, mais ne peuvent être utilisées que par un cercle restreint d'employés. C’est une catégorie telle que les informations commerciales confidentielles. Il s’agit d’une information documentée, dont l’accès est limité non seulement par la charte interne de la société, mais également par les normes législatives.
Il convient de noter que des concepts tels que l'information commerciale et le secret commercial ne peuvent être assimilés. Ce dernier est protégé par des actes juridiques réglementaires. Nous pouvons dire que la législation en vigueur donne à un entrepreneur le droit de classer un certain nombre d'informations sur les activités de son organisation.Cela est dû au fait que la publication de certaines données peut causer de graves dommages matériels. Ainsi, nous pouvons dire qu'un secret commercial a une certaine valeur et un avantage pour l'entrepreneur tant qu'il n'est pas connu des tiers. Cependant, leur dissimulation ne devrait pas nuire à la société.
Informations sur le secret commercial
Les catégories de données suivantes peuvent être classées comme secrets commerciaux:
- informations scientifiques et techniques (technologie de production, conception d'équipements, inventions, brevets, logiciels, méthodes d'organisation du travail dans l'entreprise; plans technologiques);
- informations technologiques (dessins de conception, formules chimiques, plans de production et de production);
- informations financières (algorithme de tarification, bénéfice tiré des ventes de produits, opérations bancaires et flux financiers);
- informations commerciales (termes et conditions des contrats et contrats, questions d'organisation, informations sur les contractants, correspondance commerciale).
Ce qui ne peut pas être un secret commercial
Les informations commerciales suivantes ne peuvent pas être classées comme confidentielles:
- les documents relatifs aux constituants, ainsi que les certificats d'enregistrement et de permis;
- les états financiers soumis aux autorités fiscales et autres autorités de réglementation, ainsi que des données sur la solvabilité;
- des informations sur le nombre, la structure et la composition du personnel, ainsi que sur le niveau de rémunération et le respect des normes de sécurité;
- des données sur la vente de produits potentiellement dangereux aux humains, ainsi que des documents confirmant le respect des lois antitrust;
- des données indiquant si les fonctionnaires sont impliqués dans des activités entrepreneuriales.
Protection des informations commerciales
Afin de prévenir la propagation de données confidentielles, les entreprises utilisent certains moyens. La protection suivante peut être fournie aux informations commerciales:
- élaboration d'instructions spécifiques expliquant aux employés les caractéristiques et les règles d'utilisation des données;
- désignation des personnes responsables de la conservation des secrets commerciaux;
- la création d'un système de contrôle en vertu duquel les travailleurs seront autorisés à accéder à certaines données;
- un moment impératif est la signature de documents sur la non-divulgation de secrets commerciaux avec chaque employé;
- introduction d'un système d'incitations supplémentaires pour les employés qui traitent des données classifiées;
- automatisation du système de sécurité de l'information;
- contrôle continu par la direction.
Des méthodes peu scrupuleuses pour obtenir des informations commerciales
L'ensemble de données sur l'environnement interne et externe de l'entreprise est une information commerciale. Un certain nombre d'entreprises peuvent essayer de l'obtenir par des méthodes malhonnêtes:
- diffusion des données par les employés eux-mêmes (sciemment ou non);
- le chantage de la direction ou des employés ayant accès aux données pertinentes;
- questions provocantes ou suggestives lors de conférences ou de présentations;
- vol d'identité;
- surveillance secrète (indépendante, avec l'aide d'employés ou au moyen d'équipements spéciaux);
- recruter des employés d'une entreprise concurrente;
- la corruption d'employés;
- écoutes téléphoniques ou interception de messages.
Conclusions
L'utilisation d'informations commerciales détermine en grande partie le fonctionnement efficace de l'entreprise. Il s’agit d’un ensemble complet d’informations sur les activités de l’entreprise, qui permet au responsable de prendre des décisions de gestion, ainsi qu’aux utilisateurs externes qui se familiarisent avec l’organisation.
Il convient de noter que les informations commerciales peuvent être à la fois ouvertes (accessibles à tous, sans exception) et fermées (qui ne peuvent être utilisées que par un certain cercle de personnes).Dans le même temps, la législation réglemente clairement la liste des données qui ne peuvent pas être classées. Quant à la dissimulation de certains faits, elle ne devrait pas nuire à la société.
Afin de protéger les informations commerciales, l'organisation prend certaines mesures. Le cercle des personnes qui y ont accès est donc limité et un accord est signé avec les employés sur l'interdiction de divulgation. La responsabilité de la divulgation de données confidentielles est divulguée. L'automatisation du système de sécurité de l'information à l'aide de la technologie informatique moderne est une priorité. Cependant, la direction doit également surveiller personnellement ce problème.
